1 Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Osloregionen Godkjent i Osloregionens styre 19.09.06 12.09.06 GS
2 INNHOLD: FORORD 3 1. Formålet med informasjon- og kommunikasjonsstrategien 1.1 Grunnlag for samarbeidsalliansens løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid 1.2 Mål for Osloregionens informasjons- og kommunikasjonsarbeid 2. Status og utfordringer for Osloregionen som region og organisasjon 2.1 Osloregionens rolle, nasjonalt og internasjonalt 2.2 Osloregionen som funksjonell hovedstadsregion 2.3 Osloregionen som organisasjon 3. Målgrupper 3.1 Interne målgrupper 3.2 Eksterne målgrupper 4. Budskap 4.1 Prinsipper for utforming av regionale budskap 4 5 7 8 4.2 Strategier for formidling og påvirkning 4.2.1 Internasjonal profilering og synliggjøring av Osloregionen 4.2.2 Nasjonal markedsføring av Osloregionen skape nasjonal aksept for hovedstadsregionens rolle 4.2.3 Påvirkning av regionens rammebetingelser 4.2.4 Utvikling av egen region: Mål og retning, samordning og partnerskap 5. Arbeidsformer og kanaler 5.1 Arbeidsformer for å sikre innsyn og forankring 5.1.1 Bred politisk og administrativ organisering 5.1.2 Oversiktlig og prosessorientert årsplanlegging 5.1.3 Samordning som arbeidsform 10 5.2 Kanaler for informasjon, påvirkning og dialog 5.2.1 Relasjonsbygging og dialog 5.2.2 En relevant og oppdatert verktøykasse for presentasjon av Osloregionen 5.2.3 Elektronisk spredning av informasjon 5.2.4 Media som målgruppe og kanal 6. Roller og ansvar 6.1 Formelle fullmakter 13 6.2 Roller og ansvar i informasjons- og kommunikasjonsarbeidet 6.2.1 Styret 6.2.2 Sekretariatet 6.2.3 Koordineringsgruppen 6.2.4 Faggrupper 6.2.5 Prosjekter og ad hoc-grupper 7. Oppfølging og rullering 15 VEDLEGG: Osloregionens politiske og administrative organer roller og oppgaver
3 FORORD Dette strategidokumentet inneholder mål og prinsipper som skal legges til grunn i samarbeidsalliansens løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid. En strategi betyr fravær av tilfeldigheter. Avklarte prinsipper og rutiner for informasjon og kommunikasjon legger til rette for målrettet ressursbruk, et godt forhold til medlemmer og omverden, og større gjennomslag for våre synspunkter. Informasjon og kommunikasjon er ett av flere virkemidler for å nå Osloregionens mål, og fungerer best i bevisst samspill med andre virkemidler som ledelse, organisering og økonomi. Informasjons- og kommunikasjonsstrategien skal bidra til å oppfylle Osloregionens overordnede mål om å være en konkurransedyktig og bærekraftig region i Europa. Osloregionen ønsker å bruke informasjons- og kommunikasjonsstrategien både til å informere og påvirke. Strategidokumentet har derfor en todelt målsetting: 1. innsyn i og forankring av samarbeidsalliansens arbeid blant medlemmene i Osloregionen, gjennom klare rutiner for informasjon, dialog, arbeidsformer og deltakelse. 2. gjennomslag og resultater, gjennom at vi er klare på hva Osloregionen som organisasjon vil oppnå og hvordan vi skal arbeide for å få dette til. Samarbeidsalliansen ble opprettet 01.01.05. Det er en utfordring for en ny organisasjon å bygge opp identitet og legitimitet fra bunnen av. Men det å være et ubeskrevet blad byr også på helt unike muligheter til å skape et positivt omdømme og bevise sin eksistensberettigelse. De første virkeårene for samarbeidsalliansen vil trolig være kritiske for hvilke legitimitet og status den får, både internt og eksternt. Et viktig element i slik legitimitetsbygging, er å velge fokus og arbeidsformer som er skreddersydd til organisasjonens karakter. Dette strategidokumentet utdyper prinsipper for og innhold i Osloregionens informasjons- og kommunikasjonsarbeid, og avklarer målgrupper, arbeidsformer og ansvar. Dokumentet er et viktig grunnlag i samarbeidsalliansens løpende plan- og utviklingsarbeid, og det legges opp til jevnlige vurderinger av hvordan de ulike aktørene følger opp sitt ansvar. Strategidokumentet evalueres etter to år, og rulleres med bakgrunn i evalueringen. Dokumentet er godkjent i Osloregionens styre 19.09.06. Oslo, september 2006 Erling Lae, byrådsleder, Oslo kommune Leder av Osloregionens styre
4 1. Formålet med informasjons- og kommunikasjonsstrategien 1.1 Grunnlag for samarbeidsalliansens løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid Dette strategidokumentet inneholder mål og prinsipper som skal legges til grunn i samarbeidsalliansens løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid. En strategi betyr fravær av tilfeldigheter. Avklarte prinsipper og rutiner for informasjon og kommunikasjon legger til rette for målrettet ressursbruk, et godt forhold til medlemmer og omverden, og større gjennomslag for våre synspunkter. Informasjon og kommunikasjon er ett av flere virkemidler for å nå Osloregionens mål, og fungerer best i bevisst samspill med andre virkemidler som ledelse, organisering og økonomi. 1.2 Mål for Osloregionens informasjons- og kommunikasjonsarbeid Informasjons- og kommunikasjonsstrategien skal bidra til å oppfylle Osloregionens overordnede målsetting om å være en konkurransedyktig og bærekraftig region i Europa. Osloregionen ønsker å bruke informasjons- og kommunikasjonsstrategien både til å informere og påvirke. Strategidokumentet har derfor en todelt målsetting: 3. innsyn i og forankring av samarbeidsalliansens arbeid blant medlemmene i Osloregionen, gjennom klare rutiner for informasjon, dialog, arbeidsformer og deltakelse. 4. gjennomslag og resultater, gjennom at vi er klare på hva Osloregionen som organisasjon vil oppnå og hvordan vi skal arbeide for å få dette til. Osloregionens overordnede mål: EN KONKURRANSEDYKTIG OG BÆREKRAFTIG REGION I EUROPA Satsingsområder for å nå målet og forene aktørene: felles profilering kompetanse og verdiskaping utbyggingsmønster, samferdsel og kommunikasjon sosial infrastruktur Fra samarbeidsplattformen for Osloregionen, vedtatt i stiftelsesmøtet 17.12.04. Mål for intern kommunikasjon Vi vil sikre innsyn, forankring og økt interessefellesskap ved å: - gjøre samarbeidsalliansen Osloregionen kjent i medlemsorganisasjonene - fokusere på mulighetene og gevinstene ved økt samarbeid - synliggjøre resultatene av samarbeidet - sikre folkevalgtes vilje til å støtte opp om samarbeidet - sikre ansattes motivasjon for å bidra i samarbeidet Mål for ekstern kommunikasjon Nasjonalt vil vi sikre gjennomslag og resultater ved å: - ha samordnet opptreden utad - klart budskap gjennom riktig kanal til riktig målgruppe - tydeliggjøre samarbeidsalliansens rolle i det regionale samarbeidet, slik at den fremstår som unik og nyttig - fremstå som en pålitelige og etterrettelige aktør i det regionale partnerskapet Internasjonalt vil vi styrke Osloregionen som en konkurransedyktig og bærekraftig region gjennom å være en aktiv bidragsyter i den internasjonale profileringen av Osloregionen Informasjons- og kommunikasjonsstrategien er også viktig for å sikre allmennheten lett tilgang til informasjon om samarbeidsalliansens virksomhet.
5 2. Status og utfordringer for Osloregionen som region og organisasjon Den strategiske samarbeidsalliansen Osloregionen ble etablert 01.01.05, og består av 56 kommuner, inkludert Oslo kommune, og to fylkeskommuner i hovedstadsområdet. Dannelsen av samarbeidsalliansen er svar på en situasjon der Osloregionen som geografisk område opplever sterkt vekstpress i et nasjonalt perspektiv, og samtidig skjerpet konkurranse fra stadig sterkere europeiske storbyer. Som nydannet samarbeidsorganisasjon skal Osloregionen befeste sin rolle og relevans i forhold til hovedstadsregionens utfordringer. 2.1 Osloregionens rolle, nasjonalt og internasjonalt Som hovedstad har Oslo en viktig rolle som motor, både regionalt og nasjonalt. En velfungerende hovedstadsregion er viktig for landet, og det er en gjensidig avhengighet mellom hovedstadsregionen og landet for øvrig. Det er viktig at regionale og statlige myndigheter erkjenner den gjensidige avhengigheten. Det er behov for et sterkere politisk engasjement nasjonalt og regionalt for å styrke den næringsmessige utviklingen av Osloregionen. Oppretting av samarbeidsalliansen Osloregionen er et svar på en situasjon der Osloregionen opplever skjerpet konkurranse fra stadig sterkere europeiske storbyregioner. Osloregionen er landets viktigste innfallport for det internasjonale samfunn og næringsliv. Det er derfor bekymringsfullt at regionen er i ferd med å tape kampen om skandinaviske hovedkontor for internasjonale selskaper. Osloregionen har: 1/3 av landets befolkning halvparten av landets befolkningsvekst 1/3 av landets boliger 40 % av landets boligbygging 1/3 av landets sysselsetting En analyse av Osloregionens muligheter for næringsutvikling i et internasjonalt perspektiv peker på regionens styrker og svakhet i dag, og muligheter og trusler i fremtiden (SWOT-analyse) 1. For å møte truslene og utnytte mulighetene offensivt anbefaler SWOT-analysen: Utforming av en helhetlig territoriell politikk: - nasjonal aksept for en hovedstadspolitikk - målrettet samordning av offentlige midler Videreutvikling og etablering av samhandlingsarenaer: - næringsklynger - FoU (bl.a. forskningsprogrammer for innovasjon innen regionens sterke områder) - polysentrisk (flerkjernet) bystruktur/infrastruktur Utvikling av en tydelig visjon for Osloregionen, som fokuserer på mulighetene i de fremtidige sterke næringene i regionen Internasjonal profilering av regionens sterke sider 1 Osloregionens muligheter for næringsutvikling i et internasjonalt perspektiv, hovedrapport, mai 2005, Asplan Analyse m.fl. Oppdragsgiver: Kommunal- og regionaldepartementet i samarbeid med Akershus fylkeskommune og Oslo kommune.
6 SWOT-ANALYSE AV OSLOREGIONENS MULIGHETER FOR NÆRINGSUTVIKLING I ET INTERNASJONALT PERSPEKTIV Styrker Sterk økonomi Gode levekår, høy livskvalitet Teknisk avansert Nasjonalt tyngdepunkt Muligheter Innovasjonspotensialet Profilering som moderne velferdsregion Interessante nærings-klynger Utvikle sterkere nasjonal storbybevissthet Bedre samordning i regionen Svakheter Lokalisering i periferien Pris og kostnadsnivået Lite FoU i næringslivet Mangel på innovasjonskapital Ingen nasjonal territoriell strategi Trusler Styringsfunksjonene tynnes ut: Filialbyen Kuwaitøkonomi - ikke tilstrekkelig insentiver til å forberede seg på en annen og kanskje mer negativ situasjon Utviklingen i resten av landet Offentlige oppgaver knyttet til verdiskaping, næringsutvikling og innovasjon er i liten grad avhengig av administrative grenser. Gjennom samarbeidsalliansen ligger det godt til rette for å utvikle et mer formalisert samarbeid på disse områdene. I Osloregionens videre utvikling er samspill et viktig stikkord, både mellom Oslo og omlandet, med landet for øvrig og med det internasjonale samfunn. 2.2 Osloregionen som funksjonell hovedstadsregion Osloregionen har over 1,5 mill. innbyggere, og dekker et geografiske område som utgjør hele den funksjonelle arbeids-, bolig- og serviceregionen (ABS-regionen) rundt hovedstaden. En rekke trender peker mot ytterligere sentralisering og konsentrasjon til regionen i fremtiden. Dette skaper både utfordringer og muligheter. Utredninger om styringsutfordringer i Osloregionen 2 viser at styrings- og samordningsbehovene i Osloregionen først og fremst er knyttet til areal og transport. Behovet for å finne nye og brede løsninger innen areal- og transportpolitikken var et viktig hensyn da Osloregionen ble dannet. Samarbeidsalliansens målsetting om en utvikling som både er konkurransedyktig og bærekraftig forutsetter bl.a. et utbyggingsmønster og en infrastruktur som bidrar til økt verdiskaping samtidig som naturressursene forvaltes på en forsvarlig måte. Felles overordnede strategier for regionen kan bidra til å konkretisere nasjonale og regionale areal- og transportstrategier, og gi et mer målrettet samspill mellom de ulike geografiske (by)områdene i regionen. På samme måte er det interessant å prøve ut tettere samhandling innenfor områder som tjenesteproduksjon, kultur og miljø, jfr. satsingsområdene for samarbeidet. 2.3 Osloregionen som organisasjon Osloregionen er en ung samarbeidsallianse for et geografisk område med relativt svak felles identitet. I tillegg til å befeste seg som én funksjonell hovedstadsregion, har Osloregionen behov for å utvikle seg og bli kjent som organisasjon. I Osloregionens stiftelsesmøte 17.12.04 ble det vedtatt en samarbeidsplattform som bl.a. gir følgende rammer: Strukturert og målrettet regionalt samarbeid skal gi grunnlag for samordnet opptreden i saker som er viktige for regionen. 2 Jfr. bl.a. rapportene Styringsutfordringer i Osloregionen og Alternative styringsmodeller for Osloregionen, utarbeidet av Agenda Utredning og Asplan Analyse på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet, i samarbeid med Akershus fylkeskommune og Oslo kommune.
7 Samarbeidet skal rettes inn mot områder der samordning av deltakernes innsats vil være viktig, enten fordi oppgavene ikke kan ivaretas alene eller fordi det i dag ikke er arenaer som ivaretar oppgavene tilstrekkelig godt Samarbeidet er basert på frivillighet og et tillitsbasert interessefellesskap. Gjennom å gå inn i alliansen har deltakerne markert tilhørighet til den arbeids-, bolig- og serviceregionen som hovedstadsområdet utgjør. Osloregionen er et interessefellesskap som først og fremst skal drive utviklingsarbeid og påvirkningsarbeid til beste for medlemmene, og som i liten grad har formell beslutningsmyndighet. For Osloregionen vil balansegangen mellom gjennomføringskraft, åpenhet og forankring være en løpende utfordring. Samarbeidsalliansens organisering og arbeidsformer må støtte opp under denne viktige balansegangen. En oversikt over Osloregionens politiske og administrative organer er gitt i vedlegg. 3. Målgrupper For å drive målrettet informasjons- og kommunikasjonsarbeid må det være klart hem som er mottaker. Målgruppene må avklares og prioriteres i lys av hva som ønskets oppnådd. Dette strategidokumentet har som mål både å sikre forankring innad og gjennomslag utad (jfr. pkt. 1). Det er derfor naturlig å skille mellom interne og eksterne mål- og interessegrupper. Samarbeidsalliansens arbeid er basert på frivillighet og likeverd, ikke bare innad blant medlemmene, men også i samhandlingen med andre regionale aktører. Denne partnerskapstanken som ligger til grunn for dannelsen av alliansen bør også være retningsgivende for hvordan alliansen driver sitt informasjons- og kommunikasjonsarbeid, bl.a. gjennom å legge til rette for koplinger og samspill mellom de ulike målgruppene alliansen ønsker å påvirke og samhandle med. 3.1 Interne mål- og interessegrupper Medlemmene: - Kommunene og fylkeskommunene, først og fremst politisk og administrativ ledelse. Ledelsen i den enkelte medlemsorganisasjon må selv ta ansvar for den interne breddeforankringen og avgjøre omfang og innretning på denne. Osloregionen som organisasjon skal være tilrettelegger og støttespiller i dette arbeidet, jfr. pkt. 5 Arbeidsformer og kanaler og pkt. 6 Roller og ansvar. - Regionrådene: rådene er sentrale aktører i det regionale utviklingsarbeidet, bl.a. som samordner av kommunenes interesser. Regionrådene har også en viktig rolle i Osloregionens organisering. - Osloregionens egne politiske og administrative organer (inkl. formelle samarbeidsparter som Oslo Teknopol): Forankring og motivasjon i egne rekker er en forutsetning for at øvrig informasjons- og kommunikasjonsarbeid skal bli vellykket og troverdig. 3.2 Eksterne mål- og interessegrupper Politiske beslutningstakere og andre premissleverandører: Nasjonalt: - Storting - Regjering - Statlige myndigheter på nasjonalt og regionalt nivå (departementer, direktorater, statsetater) Internasjonalt: - EU-systemet
8 Samarbeids- og alliansepartnere i den regionale utviklingen Nasjonalt: Internasjonalt: - næringsliv 3 - næringsliv - FoU-miljøer 3 - FoU-miljøer - Interesseorganisasjoner (KS m.fl.) - interesseorganisasjoner - samarbeidsorganisasjoner og nettverk - samarbeidsorganisasjoner og nettverk En vesentlig del av Osloregionens internasjonale kontakter og allianser vil naturlig vokse fram via samarbeid med de nasjonale miljøene. Opinionen: - media - innbyggere (både de som allerede bor i regionen, og de som ønskes dit) 4. Budskap Målene i kap. 1 gir overordnede rammer for innholdet i Osloregionens informasjon og kommunikasjon, både internt og eksternt. I dette kapitlet utdypes noen sentrale prinsipper og strategier som retningsgivende for arbeidet med å nå målene. 4.1 Prinsipper for utforming av regionale budskap For en medlemsorganisasjon som Osloregionen er det et mål at mange deltar i det løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeidet. Med mange operative aktører er det en utfordring å fremstå tydelig og samlet. Selv om de konkrete budskapene må utformes målrettet og situasjonstilpasset, er det noen viktige generelle kjennetegn ved et godt regionalt budskap. Disse kjennetegnene kan fungere som retningslinjer og felles referanseramme: 1. Budskapet må være målrettet, dvs. at det skal bygge opp under visjonen om å styrke Osloregionen som en konkurransedyktig og bærekraftig region i Europa. 2. Budskapet må være legitimt og robust: det skal være tuftet på vedtak i Osloregionens politiske organer og ha bred oppslutning på tvers av parti og geografi i regionen. 3. Budskapet bør være mulighetsorientert: Det bør fokusere på ønskede situasjoner og potensiale for forbedringer. 4. Budskapet skal være skreddersydd og intelligent, dvs. at det skal være tilpasset målgruppen og bygge på god kunnskap om hva som virker i ulike situasjoner og overfor ulike målgrupper. 3 Først og fremst utvalgte næringsklynger og kompetansemiljøer knyttet til disse, jfr. Hovedstadsprosjektet, som er et utviklingsprosjekt innen næringsutvikling/ FOU i Osloregionen, knyttet til oppfølging av en nasjonal plan for en helhetlig innovasjonspolitikk - Innovasjon 2010.
9 4.2 Strategier for formidling og påvirkning Samarbeidsalliansen Osloregionen ble opprettet 01.01.05. Det er en utfordring for en ny organisasjon å bygge opp identitet og legitimitet fra bunnen av. Men det å være et ubeskrevet blad byr også på helt unike muligheter til å skape et positivt omdømme og bevise sin eksistensberettigelse. De første virkeårene for samarbeidsalliansen vil trolig være kritiske for hvilke legitimitet og status den får, både internt og eksternt. Et viktig element i slik legitimitetsbygging, er å velge fokus og arbeidsformer som er skreddersydd til organisasjonens karakter. Osloregionen er en frivillig sammenslutning basert på interessefellesskap. Alliansen har ingen formell myndighet, og må søke å vise sin eksistensberettigelse gjennom meningsdannelse, påvirkning og samordning: - Alliansen skal påvirke regionens internasjonale og nasjonale status, og rammebetingelsene for regionens utvikling. - Gjennom bedre samordning internt skal de regionale aktørene få mer ut av de ressurser som regionen rår over. Osloregionens overordnede målsetting er å styrke Osloregionens internasjonale konkurransekraft innenfor rammene av en bærekraftig utvikling. Alt Osloregionens gjør skal ha relevans for denne målsettingen. Strategiene for å nå målet kan deles i to: - den direkte innsatsen for å profilere og markedsføre Osloregionen, nasjonalt og internasjonalt, dvs. gjøre Osloregionen bedre kjent - innsatsen for å påvirke positivt ulike faktorer som gjør Osloregionen både konkurransekraftig og bærekraftig, dvs. gjøre Osloregionen bedre Fra Strategier 2007, vedtatt i Osloregionens rådsmøte 30.05.06 Følgende strategier vil være sentrale, uavhengig av hvilke fagområder alliansen vektlegger til enhver tid:. 4.2.1 Internasjonal profilering og synliggjøring av Osloregionen Internasjonal profilering er ett av hovedmålene for samarbeidsalliansen. Planer og strategier for internasjonal profilering bør ta utgangspunkt i egne og andre storbyregioners erfaringer når det gjelder målgrupper, budskap og kanaler for profilering. Viktige prinsipper for arbeidet: - de regionale strategiene skal bygge opp under nasjonale strategier for profilering - bredden i profileringsarbeidet skal sikres gjennom at lokale nærings- og kompetansemiljøer løftes frem som elementer i regionale profileringsstrategier - i tillegg til å stimulere til nyetableringer, skal profileringsarbeidet ha som siktemål å beholde utenlandske selskaper/bedrifter og kompetanse som allerede finnes i regionen - regionens sterke næringsklynger er et viktig utgangspunkt profileringsarbeidet - det er viktig å ha fokus på individer, ikke bare bedrifter/selskaper: hvordan skal Osloregionen tiltrekke seg personer med den kompetansen regionen trenger? Det vises for øvrig til rapportene fra Osloregionens faggruppe for profilering, og til avtale mellom Osloregionen og Oslo Teknopol IKS om strategier og tiltak for internasjonal profilering. 4.2.2 Nasjonal markedsføring av Osloregionen skape nasjonal aksept for hovedstadsregionens rolle Et avklart samspill mellom hovedstadsregionen og resten av landet vil styrke både regionen og nasjonen. Som hovedstadsregion har Osloregionen en nasjonal motorrolle. Denne rollen er vanskelig å fylle og utvikle hvis den ikke er akseptert av resten av landet. Det er viktig med dialog med øvrige regioner i Norge om hvordan motorrollen skal forstås, både når det gjelder rammebetingelser og internasjonal markedsføring. Den nasjonale dialogen og relasjonsbyggingen må heves over Den nasjonale utviklingen er ikke et nullsumspill der regioner konkurrerer med hverandre. For en hel del virksomheter og funksjoner er det ingen andre norske lokaliseringsalternativer Oslos konkurrenter ligger utenfor landets grenser. Hovedstadsområdets funksjonsmåte som hovedstad og dets internasjonale konkurranseevne er derfor et tema som hele landet bør interessere seg for. Osloregionens muligheter for næringsutvikling i et internasjonalt perspektiv, hovedrapport, mai 2005, Asplan Analyse m.fl.
10 debatten om fordelings- og distriktspolitikk, og ta utgangspunkt i funksjonsfordelingen og den gjensidige avhengigheten mellom hovedstadsregionen og resten av landet: - Norge er avhengig av Osloregionen: Alle regionene i Norge er tjent med en sterk hovedstadsregion som internasjonalt brohode, som kan lokke til seg utenlandske investeringer. - Osloregionen er avhengig av resten av landet: Hovedstadsområdet er vertskap for styrings-, kunnskaps- og finanssentre. Regionen lever i stor grad av å levere styringstjenester til næringslivet og offentlig sektor i resten av landet, mens vareproduksjonene i hovedsak foregår andre steder. Svekket utvikling i landet for øvrig vil derfor være en trussel for Oslo. Det er naturlig at dette arbeidet tar utgangspunkt i nasjonalt initierte samarbeidsarenaer som Storbyforum (regjeringens dialogforum med de største byene) og de jevnlige kontaktkonferansene mellom fylkeskommunene (med KS som sekretariat). Jfr. for øvrig pkt. 5.2.1 Releasjonsbygging og dialog. 4.2.3 Påvirkning av regionens rammebetingelser Dette punktet henger nøye sammen med det foregående: Skal Osloregionen fylle sin rolle som motor for hele landet, kreves ikke bare nasjonal aksept for denne rollen, men også nasjonale rammebetingelser som understøtter den. Hva som vil være viktig her, vil variere over tid. Utvikling av innovasjonssystemet og infrastrukturen (investeringer og drift) vil være spesielt viktige områder, jfr. satsingsområdene i samarbeidsplattformen som ble vedtatt ved stiftelsen av Osloregionen.. 4.2.4 Utvikling av egen region: Mål og retning, samordning og partnerskap Skal hovedstadsregionen gjøre seg fortjent til nasjonal tilrettelegging for utvikling av regionen, og til aksept for dette fra landets øvrige regioner, må Osloregionen selv vise at den er i stand til å utnytte egne virkemidler og forutsetninger, og arbeide målrettet og effektivt for å oppfylle visjonen for Osloregionen. Intern samordning som vilkår for ønsket status både internasjonalt og nasjonalt, er et viktig budskap - ikke minst innad i samarbeidsalliansen. Alliansen bør være en pådriver i arbeidet for gode organisatoriske løsninger, samordnet virkemiddelbruk, samfunnsøknomiske prioriteringer og godt samspill med private aktører i egen region. Vi må med andre ord legge oss i selen for å ha en best mulig region å markedsføre. 5. Arbeidsformer og kanaler På sammen måte som budskapet må være målrettet, må valg av arbeidsform og kanaler for informasjon og kommunikasjon være målrettet og situasjonstilpasset. Internt må samarbeidsalliansen har arbeidsformer som sikrer innsyn og medvirkning. I tillegg må den ha kanaler for informasjon, påvirkning og dialog som er legitimitetsbyggende og fremmer gjennomslag og partnerskap. 5.1 Arbeidsformer for å sikre innsyn og medvirkning 5.1.1 Bred politisk og administrativ organisering Som strategisk samarbeidsallianse er Osloregionen avhengig av medlemmenes erfaring, kompetanse og initiativ for å lykkes. Det er derfor valgt en politiske og administrative organisering som skal legge til rette for synlighet og forankring i medlemsorganisasjonene, og for bredde i politiske og faglige vurderinger. De ulike organenes rolle og ansvar i informasjons- og kommunikasjonsarbeidet er nærmere beskrevet i pkt. 6.2.
11 5.1.2 Oversiktlig og prosessorientert årsplanlegging I Osloregionen skal mange aktører som er organisatorisk og geografisk spredt, arbeide mot felles mål. For å skape oversikt, samordning og forutsigbarhet er det etablert et årshjul for Osloregionens løpende planlegging. I sitt årlige møte før sommeren vedtar samarbeidsrådet rammer for kommende planår. Med utgangspunkt i disse rammene utarbeider styret handlingsprogram m/budsjett. Handlingsprogrammet angir tiltak og prosjekter innenfor samarbeidsalliansens ulike satsingsområder, og avklarer ressurser og ansvar for disse. Rutinene for utarbeiding av NOV./DES.: STYRET: Godkjenning av handlingsprogram og budsjett for neste år SEPTEMBER/OKTOBER: ADM. OG POL.. PROSESS: - Handlingsprogram og budsjett for neste år Osloregionens årshjul MAI/JUNI RÅDET: Godkjenning av rammer/strategier for neste år rammer og handlingsprogram gir rom både for prosesser i Osloregionens egne politiske og administrative organer, og for innspill fra medlemsorganisasjonene. Vedtatt informasjons- og kommunikasjonsstrategi vil være et viktig grunnlag for utarbeiding av årlige handlingsprogram, både gjennom at konkrete informasjons- og kommunikasjonstiltak tas inn her, og ved at prinsippene i strategidokumentet legges til grunn for gjennomføring av øvrige tiltak. FEBRUAR STYRET: Godkjenning av årsrapport/regnskap forrige år MARS/APRIL: ADM. OG POL. PROSESS: Rammer/strategier for neste år 5.1.3 Samordning som arbeidsform En sentral arbeidsform innenfor alle Osloregionens satsingsområder er å utnytte potensialet som ligger i å samordne eksisterende virkemidler og plan- og utviklingsprosesser i medlemsorganisasjonene (strategisk næringsplanlegging, fylkesplanlegging/kommuneplanlegging, m.m.). I tillegg til å være en ressurseffektiv arbeidsform, sikrer dette både formell og reell forankring av regionale strategier i medlemsorganisasjonene. Samtidig som samordning kan gi bedre og effektive løsninger og større gjennomslag, er det også en potensiell trussel mot lokal selvråderett. Det er derfor viktig å presisere at samordning skal skje innenfor rammene av hva medlemsorganisasjonene til enhver tid ser seg tjent med, både i form og omfang. 5.2 Kanaler for informasjon, påvirkning og dialog Osloregionen skal målbære interessene til 56 kommuner og 2 fylkeskommuner i hovedstadsområdet, inkl. landets hovedstad. Med et innbyggertall på over 1,5 mill. er alliansen en potensiell tung aktør, til tross for at det er en organisasjon på siden av det formelle forvaltningssystemet.. Mange dører står åpne for samarbeidsalliansen, både i kraft av dens størrelse og målsetting. Den avgjort viktigste kanalen for alliansen er releasjonsbygging og toveis-dialog, både eksternt og internt. Nedenfor er det også pekt på andre mer rene informasjonskanaler det er viktig å bruke for å spre kunnskap om og sikre innsyn i samarbeidsalliansens virke. 5.2.1 Relasjonsbygging og dialog Det er naturlig at en strategisk allianse som Osloregionen legger stor vekt på personlige kontakter og relasjonsbygging. Dette gjelder både overfor beslutningstakere og samarbeidspartnere (jfr. differensieringen av eksterne målgrupper i pkt. 3.2). I tillegg til møter og kontakter som Osloregionens selv initierer, er det viktig å være bevisst på målrettet bruk av møteplasser i regi av andre, som konferanser, seminarer m.m. Også internt er den direkte og personlige dialogen av stor betydning. De løpende møtene i Osloregionens politiske og administrative organer er den viktigste arenaen for slik dialog. Det er også viktig at samarbeidsalliansens politiske og administrative organer aktivt pleier kontakten med medlemmene, for eksempel gjennom deltakelse i delregionale møter.
12 5.2.2 En relevant og oppdatert verktøykasse for presentasjon av Osloregionen Som basis for utforming av spesialtilpassede presentasjoner og lignende skal det foreligge en base av relevant og oppdatert materiale for presentasjon av Osloregionen (faktaark, kart, bilder, lysarksett og lignende). Osloregionens sekretariat har hovedansvaret for at slikt materiale er tilgjengelig, jfr. pkt. 6.2. 5.2.3 Elektronisk spredning av informasjon Informasjon fra Osloregionen sendes som hovedregel elektronisk. Dette er ressurseffektivt, og letter evt. videredistribusjon fra de som mottar informasjonen. Samarbeidsalliansens styringsdokumenter skal være lett tilgjengelig på Osloregionens hjemmeside. Hjemmesiden skal også inneholde oppdatert informasjon knyttet til politiske møter og større prosjekter/tiltak i regi av samarbeidsalliansen. I tillegg anmodes medlemsorganisasjonene om å informere om Osloregionens arbeid gjennom egne, interne informasjonskanaler som intranett og internaviser. Trykket materiell produseres i begrenset omfang, og forbeholdes formål der elektronisk materiell ansees uegnet og/eller utilstrekkelig. 5.2.4 Vektlegging av formidling i løpende saksbehandlings- og utredningsarbeid Til tross for at Osloregionen er en relativt ubyråkratisk organisasjon, legges det stor vekt på skriftlighet i løpende saksbehandling og plan- og utredningsarbeid. Det er viktig at formidling og tilgjengelighet vektlegges i dette løpende arbeidet, for eksempel gjennom kortest mulig saksfremlegg, enkelt språk og bruk av sammendrag. 5.2.5 Media som målgruppe og kanal Medieoppmerksomhet er et viktig virkemiddel for å gjøre samarbeidsalliansen bedre kjent. Osloregionen bør derfor arbeide aktivt for å få pressedekning. Løpende informasjon om møter i Osloregionens politiske organer sendes regionale og lokale aviser og de regionale radio- og TV-kanalene. I forbindelse med det årlige rådsmøtet og større arrangementer (konferanser og lignende) sendes det ut pressemelding. Etter hvert som det kommer konkrete resultater av Osloregionens utviklingsprosjekter bør disse markedsføres aktivt og målrettet overfor media.
13 6. Roller og ansvar Klar rolle- og ansvarsfordeling er kanskje den viktigste forutsetningen for at dette strategidokumentet skal bli omsatt til praktisk handling. I dette kapitlet tydeliggjøres roller og ansvar for Osloregionens politiske og administrative organer i informasjons- og kommunikasjonsarbeidet. 6.1 Formelle fullmakter Som samarbeidsallianse har Osloregionen begrenset med retningslinjer når det gjelder formelle roller og fullmakter. Vedtektene for samarbeidet angir følgende rammer: - Styrets leder er den fremste talspersonen på Osloregionens vegne. Mellom møtene i styret har styrets leder fullmakt til å uttale seg på vegne av Osloregionen (Osloregionens vedtekter, 4-2). - Vedtektene fastsetter også opprettingen av et eget sekretariat, som skal ivareta nødvendig administrativ koordinering og sekretariatstjenester for de politiske organene i sammenslutningen (Osloregionens vedtekter, 3-4). Sekretariatsleder har som øverste administrative ansvarlige et overordnet ansvar for samarbeidsalliansens informasjons- og kommunikasjonsarbeid. 6.2 Roller og ansvar i informasjons- og kommunikasjonsarbeidet 6.2.1 Styret Representantene i styret har ansvar for å sette de regionalpolitiske spørsmålene Osloregionen arbeider med på dagsorden i den organisasjonen de representerer, og ivareta informasjon og forankring inn mot denne. De skal også sikre samordning av synspunkter og innspill fra organisasjonen de representerer inn i styret. Styremøtene skal brukes aktivt som informasjons- og dialogforum, der strategier/oppfølging og ansvar knyttet til intern og ekstern informasjon og kommunikasjon blir løpende vurdert og avklart. I forbindelse med den årlige handlingsprogramprosessen utarbeider styret for Osloregionen en konkret tiltaksplan knyttet til løpende relasjons- og påvirkningsarbeid. Det vurderes løpende om planen bør være hel- eller halvårlig. 6.2.2 Sekretariatet Sekretariatet har ansvar for løpende oppfølging og samordning av alliansens kommunikasjons- og informasjonsarbeid. Sekretariatets samordningsansvar innebærer bl.a.: - løpende informasjon til styret om relevante saker knyttet til informasjon og kommunikasjon - utarbeiding og ajourhold av Osloregionens informasjons- og kommunikasjonsstrategi m/handlingsplan - implementering av informasjons- og kommunikasjonsstrategiene i årsplanleggingen - løpende vurdering og håndtering av evt. medie-kontakt - ajourhold og videreutvikling av Osloregionens hjemmeside - utvikling og bruk av grafisk program/lay-out - utarbeiding av ulike typer presentasjonsmateriell for styret - å trekke inn og orientere informasjonsrådgiver i Oslo kommune 4 ved behov 4 Osloregionen har en avtale med informasjonsansvarlig i Oslo kommune om informasjonsrådgivning. Informasjonsrådgiverens rolle overfor Osloregionens sekretariat er å bidra til en profesjonell mediehåndtering, og å være en kommunikasjonsfaglig rådgiver i samhandlingen mellom styret, rådet og medlemmene og mellom Osloregionen og eksterne aktører.
14 6.2.3 Koordineringsgruppen Gruppen er en ressursgruppe for styret, sekretariatet og øvrige administrative organer i Osloregionen. Den skal være rådgiver og dialogpart i arbeidet med å utforme strategier for Osloregionens utviklingsarbeid, herunder strategier for informasjon og kommunikasjon. Medlemmene i gruppen skal, i forståelse med styrets representant, ivareta informasjon og forankring inn mot organisasjonene de representerer, og sikre samordning av synspunkter og innspill fra disse. Møtene i koordineringsgruppen skal brukes aktivt som dialogforum for å drøfte viktige aspekter knyttet til løpende informasjon og kommunikasjon, og for å sikre nødvendig samordning på tvers av fagområder og de ulike administrative organene i Osloregionen. 6.2.4 Faggrupper Det er opprettet en faggruppe for hver av Osloregionens prioriterte strategiområder. Gruppene skal være orientert om regionale spørsmål innen sitt fagområde, bidra til strategiutvikling og er ansvarlig for utredningsoppdrag og lignende på oppdrag fra Osloregionens styre. Gruppene skal forholde seg aktivt til Osloregionens vedtatte prinsipper for informasjon og kommunikasjon, og legge disse til grunn for sitt arbeid. For større tiltak/utredningsoppdrag anbefales det at det utarbeides egen informasjonsplan. Møtene i faggruppene skal brukes aktivt som dialogforum for å drøfte viktige aspekter knyttet til løpende informasjon og kommunikasjon. Samordning av de ulike gruppenes virksomhet innen informasjon og kommunikasjon ivaretas gjennom at gruppenes ledere møter fast i koordineringsgruppen. 6.2.5 Prosjekter og ad hoc-grupper Når oppgaver skal prosjektorganiseres, er den permanente politiske og administrative organiseringen utgangspunkt for prosjektorganisering, for eksempel ved at styret er styringsgruppe og en av faggruppene prosjektgruppe. Ved behov suppleres de etablerte faggruppene med ad hoc-grupper for å løse oppgaver som ikke naturlig faller inn under ansvarsområdet til en av faggruppene. På samme måte som for faggruppene, skal slike midlertidige organer forholde seg aktivt til Osloregionens vedtatte prinsipper for informasjon og kommunikasjon, og legge disse til grunn for sitt arbeid. For større prosjekter anbefales det at det utarbeides egen informasjonsplan.
15 7. Oppfølging og rullering Innledningsvis heter det at dette strategidokumentet vil legges til grunn i samarbeidsallianens løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Underveis i dokumentet er det gjort presiseringer knyttet til innhold, arbeidsformer og ansvar. Oppsummert vil oppfølging og implementering i hovedsak skje gjennom at: - vedtatt informasjons- og kommunikasjonsstrategi vil være et viktig grunnlag for utarbeiding av årlige handlingsprogram, både gjennom at konkrete informasjons- og kommunikasjonstiltak tas inn her, og ved at prinsippene i strategidokumentet legges til grunn for gjennomføring av øvrige tiltak. - i forbindelse med den årlige handlingsprogramprosessen utarbeider styret for Osloregionen en konkret tiltaksplan knyttet til løpende relasjons- og påvirkningsarbeid. Det vurderes løpende om planen bør være hel- eller halvårlig. - det anbefales utarbeiding av egen informasjonsplan for større tiltak/prosjekter i regi av Osloregionen - informasjons- og kommunikasjonsperspektivet vektlegges både i løpende saksbehandling, og ved gjennomføring av politiske og administrative møter. - det vurderes jevnlig hvordan de ulike aktørene følger opp sitt ansvar (jfr. pkt. 6). Som et minimum gjennomføres det en grundig drøfting én gang pr. år i både politiske og administrative organer. - strategidokumentet evalueres etter to år, og rulleres med bakgrunn i evalueringen. Evalueringen må ta utgangspunkt i hensikten med strategidokumentet, og være både internt og eksternt rettet.
16 OSLOREGIONENS POLITISKE OG ADMINISTRATIVE ORGANER ROLLER OG OPPGAVER Politiske organer: Samarbeidsrådet er Osloregionens høyeste organ, og ledes av styrets leder. Rådet fastlegger strategier for samarbeidet i Osloregionen. Hvert medlem deltar i samarbeidsrådet med én stemme. Samarbeidsråd holdes ordinært én gang hvert kalenderår. Vedlegg Styret er det utøvende organ for Osloregionen, og ivaretar løpende Osloregionens interesser mellom møtene i samarbeidsrådet. Styret iverksetter samarbeidsrådets beslutninger og vedtar årlig budsjett for samarbeidsalliansens virksomhet. Oslo kommune, fylkeskommunene og regionrådene har én representant hver i styret. Administrativ organisering: Sekretariatet har sekretariatsansvar for samarbeidsrådet og styret i Osloregionen. Sentrale oppgaver: - løpende plan- og budsjettansvaret for Osloregionen - overordnet koordinering av Osloregionens administrative arbeid - samordning av Osloregionens utadrettede virksomhet. Bemanning: 2 stillinger. Koordineringsgruppen: Gruppen er en ressursgruppe for styret, sekretariatet og øvrige administrative organer i Osloregionen. Oppgaver: - bidra til utvikling av helhetlige strategier - informere om og forankre samarbeidsalliansens arbeid i medlemsorganisasjonene - målbære synspunkter og innspill fra medlemmene inn i samarbeidet Sammensetning:Gruppen har representanter fra Oslo kommune og de deltakende fylkeskommunene og regionrådene. I tillegg deltar lederne av faggruppene fast i gruppen. Faggrupper: Det er opprettet en faggruppe for hver av Osloregionens prioriterte strategiområder. Gruppene skal være orientert om regionale spørsmål innen sitt fagområde, bidra til strategiutvikling, og ta ansvar for utredningsoppdrag og lignende på oppdrag fra Osloregionens styre. Sammensetning: Gruppene har medlemmer fra fylkeskommunene, Oslo kommune og regionrådene i Osloregionen. Når oppgaver skal prosjektorganiseres, er faggruppene basis for sammensetning av prosjektgrupper, evt. supplert med eksterne representanter.