Hvordan komme i gang med

Hvordan komme i gang med

AvtaleGiro AvtaleGiro er et praktisk og lettvint system for faste betalingsoppdrag (FBO) som vi sterkt anbefaler at sentrene tar i bruk. Avtalegiro medfører at kundene trekkes for fakturaer og medlemskontingenter automatisk uten at de behøver å behandle tilsendte fakturaer i nettbanken sin. Dette forutsetter naturligvis at kunden har sagt seg enig i at vi kan foreta slikt trekk. Fordeler med avtalegiro Bedre Betalere Fordi regningene trekkes automatisk fra kundens konto på forfallsdato, vil brukere av AvtaleGiro ha større tilbøyelighet til å betale når de skal. Effektivt og sikkert Din bedrift får en effektiv og sikker måte å kreve inn betalingene på. Forsendelse av betalingskrav og oppdatering av reskontro skjer automatisk, og sikrer 100% korrekt betalingsinformasjon. Reduserte kostnader Bedriften reduserer sine kostnader knyttet til utskrift, pakking, forsendelse og etterbehandling av regninger. Hvordan komme i gang med AvtaleGiro Dere må først opprette en Avtale om betaler-tjenester og betalingsmottaker-tjenester i næringsforhold for OCR og Avtalegiro mellom deres firma og deres bank. Dere kan ta med en kopi av dette dokumentet til banken, eller be om å få tilsendt et forslag til avtale fra banken. Dette dokumentet gir nødvendig informasjon om utfylling av Avtalen med banken. En kopi av en slik avtale som har de nødvendige punktene utfylt kan lastes ned ved å klikke her. Definisjon av KID i De fleste av oss kjenner KID-nummer fra de fakturaene vi betaler i nettbanken. Skal avtalegiro fungere må vi også ha OCR (KID-nummer) aktivert for senteret. Søknaden vi sender inn til banken tar seg av begge disse forholdene, både OCR og Avtalegiro. Standard Kundeidentifikasjon har følgende definisjon: Antall siffer inkludert kontrollsiffer er 19 Moduluskontroll er 10 00012345 02 00008765 6 Kundenr. type fakturanr. kontrollsiffer Posisjon 1-8 er kundenummeret til medlemmet (betaler). Dersom nummeret er på mindre enn 8 siffer blir det automatisk lagt 0-er (nuller) foran. Posisjon 9-10 er Betalingstype (Avtalegirotype) Posisjon 11-18 er Fakturanummer Posisjon 19 er et Kontrollsiffer Versjon 2010.0 Revidert 11.12.09 Side 2

Programvareleverandør Navn på leverandør: NorTrim AS Kontaktperson: John Myren, john.myren@nortrim.no Programpakke: KID Bytte ved konvertering fra NorTrim 5.x til Ved konvertering fra NorTrim 5.x til er det nødvendig med KID Bytte for FBO (Faste BetalingsOppdrag) hvis eksisterende kundenummer har nummer som ligger under 10.000. Dette pga at starter med kundenummer fra 10.000 og oppover. NorTrim vil produsere KIDByttefilen ved konvertering, med bakgrunn i aktive medlemmer. Hvis alle eksisterende avtaler ønskes konvertert, må det hentes ut en fil fra BBS med alle FBO er. Dette vil koste ca. 1.200,- fra BBS. NorTrim benytter da den mottatte filen for konvertering av kundenes avtalegiroavtaler. For å gjennomføre et slikt KID Bytte, må Dere tegne ny avtale med Deres bank om midlertidig nytt kontonummer for overføring av avtalegiroavtalene. Du kan laste ned dokumentasjon fra BBS ved å klikke her. Klargjøring for bruk av AvtaleGiro i Når du har fått godkjent avtalen med banken, vil du få tildelt en KundeEnhets- ID og en Avtale-Id. Disse opplysningene må registreres i Xakt. Start programmet og fra menylinja velger du : Basic Settings, Company, BankAccount Her skal du velge den kontoen du registrerte i avtalen med banken din, eventuelt opprette denne kontoen her ved å klikke på Add New - knappen Husk å trykke på Save etter å ha lagt inn opplysningene. Når du har valgt riktig bankkonto, klikker du på fanen Make OCR-Agreement. Du får da opp dette bildet, og du skriver inn AvtaleID nummeret du fikk fra banken og gjerne et navn for å skille denne trekkavtalen fra eventuelle andre avtaler. Husk å trykke på Lagre (Save) Versjon 2010.0 Revidert 11.12.09 Side 3

KID-definisjon i Xakt For å gjøre oss klar må vi lage en KID-definisjon ved å klikke på Ny evt. Velge en eksisterende og velge Redigér Denne definisjonen må ha et navn for å skille den fra evt. Andre definisjoner. KID-module skal være Module10 Type 1, InvoiceNumber, 8 Type 2, AvtaleGiroTypeValue, 2 Type 3, CustomerNumber, 8 Feltene for Before KID og After Kid lar vi bare stå tomme om du ikke har behov for andre opplysninger. Dette vil som regel være spesielle behov for å kunne gi en KID som er lik det som benyttes i et økonomisystem hvis Dere velger å ha reskontroen i et annet system. Trykk Save for å ta vare på innstillingene du har gjort. Versjon 2010.0 Revidert 11.12.09 Side 4

Velge riktig KID-definisjon Etter å ha opprettet KID-definisjonen vår må vi forteller hvilken definisjon som skal brukes: Fra menylinjen går du inn via: Basic Settings, Company, Company Settings: og velger fanen Invoicing Mange senter velger å bruke den 10. Som fakturadato og 20. Som forfallsdato. Ved nå å klikke på nedtrekksmenyen kan vi nå velge riktig KID-definisjon. Når du har gjort dine valg, klikker du Apply-knappen. Oppsett av AvtaleGiro Lukk de fanene du har i bruk, og åpne følgende på nytt: Basic Settings, Company, BankAccounts. Klikk på den bankkontoen som skal brukes, og så på Make AvtaleGiro Klikk deretter i Customer Unit ID og trykk F6 på tastaturet. Skriv inn den IDen du har i brevet fra BBS og klikk på Save-knappen Versjon 2010.0 Revidert 11.12.09 Side 5

Etter å ha fått på plass CustomerUnitID klikker du i feltet AvtaleID og skriver inn den AvtaleID du har i brevet fra BBS. Fra nedtrekksmenyen for KID-definisjon velger du nå den KID-definisjonen som du nettopp laget. Brukerens Avtale om autotrekk. Før det kan startes automatisk trekk fra en kundes bankkonto må det skrives ut en avtale om dette som kunden skal signere. Denne signerte avtalen skal sendes til kundens bank eller BBS. Vi skal bestandig tilby oss å gjøre dette for kunden. Ellers er det lett for at denne ikke blir innsendt, blir rotet bort, mistet eller oversett. Gå inn i Medlemsregisteret (Basic settings, Member, Members) Let opp kunden ved å skrive litt av navnet i Navnfeltet Klikk på kunden, og deretter på fanen AvtaleGiro. Da får vi se hvilke mulige avtalegiroavtaler som er tilgjengelig på denne kunden. Klikk nå på knappen PrintContract Du må skrive ut Betaleravtale AvtaleGiro for medlemmet. Denne må underskrives og returneres til BBS eller kundens bank. Tilby deg alltid å sende inn denne avtalen for kunden, så er du sikrere på at det blir gjort. Versjon 2010.0 Revidert 11.12.09 Side 6