Styreprotokoll Møtedato: 12.06.2017-13.06.2017 Møtested: Tromsø Møtetid: 09:00-17:30 09:00 15:30 Styremedlemmene Berit Brørby og Carl I. Hagen ble takket av etter to perioder som styremedlemmer. Styremøtet ble avholdt på tinghuset i Tromsø. Forut for styremøtet ble styret orientert om prosjektet "Opptak i retten". Deretter var det møte mellom styret og domstolledere, og tillitsvalgte i Hålogaland lagmannsrett, Nord-Troms tingrett og Nord-Troms jordskifterett. I sak 17/32 holdt representant fra Dommerforeningen, lagdommer Wiggo Storhaug Larsen, innledning om DnDs syn i saken. Avdelingsdirektørene Solveig Moen og Erling Moe deltok under hele møtet. Avdelingsdirektør Jann Ola Berget deltok i sakene 17/33-35. I sak 17/36 og 17/37 deltok i tillegg Klaus Kristiansen, Elin Utvik og Kirsti Saur. I sak 17/42 deltok avdelignsdirektør Kersti Fjørstad og seniorrådgiver Jenny Melum. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Kristin Lande Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Forfall Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge Sekretær til direktør Gry Fiksdal 1
Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 17/028 Godkjenning av innkalling VE 17/029 Godkjenning av protokoll DR 17/030 Direktøren orienterer DR 17/031 Styreleder orienterer OR 17/032 Felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett VE 17/033 Økonomi- og virksomhetsrapportering 1. tertial 2017 DR 17/034 Forslag til økonomiplan for domstolene 2019-2022 OR 17/035 Orientering om pågående lokalsaker i domstolene VE 17/036 Utkast til høringsuttalelse - NOU 2016:24 Ny straffeprosesslov VE 17/037 Klage over delvis avslag på innsynsbegjæring VE 17/038 Felles ledelse, omgjøring til fast felles ledelse for enkelte jordskifteretter VE 17/039 Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning OR 17/040 Strategisk plan for domstolene og DA - "Domstolene 2025" OR 17/041 Status prosjektet Digitale domstoler OR 17/042 Ivaretakelse av meddommere - Meddommerpiloten - Sluttrapport OR 17/043 Redegjørelse for internasjonalt domstolsarbeid 2016 DR 17/044 Eventuelt OR 17/045 Høringsuttalelse NOU 2017:8 Særdomstoler på nye områder? 2
17/028: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkalling godkjent. 17/029: Godkjenning av protokoll Godkjenning og signering av protokoll fra styremøtet 24. april 2017. Protokollen fra styremøtet 24. april 2017 ble godkjent og signert i styremøtet. 17/030: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om følgende saker: *Når det gjelder prosjektet "Opptak i retten" er det behov for mer tid til å høste erfaringer, særlig hva gjelder saker knyttet til ankeforhandlingen og gjenbruk av opptak. Satsingsforslaget for "Opptak i retten" trekkes dermed ut til 2019 eventuelt 2020, slik at man får tid til å prøve ut dette i tilstrekkelig grad. *For å synliggjøre ressurssituasjonen i domstolene har det vært gjennomført en samlet "brevaksjon" fra domstolene fylkesvis til de ulike stortingsbenkene nå i mai. Det er også oversendt et felles brev fra førstelagmennene til Justiskomiteen på Stortinget. Regjeringspartiene og Venstre/KrF har nå inngått forlik om Revidert Nasjonalbudsjett. Dette innebærer en styrking av domstolene med fem millioner kroner for inneværende år og en helårsvirkning på 10 mill. 3
* I Stortingets møte 2. juni 2017 ble lovsaken som avskaffer juryordningen ferdigbehandlet (Lovvedtak 87 (2016-2017)). Direktøren deltok i Justiskomiteens muntlige høring i mai. *Justis- og beredskapsdepartementet har sendt forslag til endringer i domstolstrukturen i Vestfold på høring. Departementet foreslår at Larvik tingrett, Nordre Vestfold tingrett, Sandefjord tingrett og Tønsberg tingrett slås sammen til én tingrett. Navnet på den sammenslåtte domstolen foreslås å være Vestfold tingrett. Det videreføres bemanning og aktivitet på dagens fire rettssteder/kontorsteder, men det legges til grunn at aktiviteten på noe sikt samles i et felles tinghus. Forslaget har kommet til etter initiativ fra de tillitsvalgte og de fire sorenskriverne. *I forbindelse med utarbeidelse av ny felles strategi for domstolene - Domstolene 2025 er det utarbeidet en felles "digital pakke" for et miniseminar på 90 minutter for alle domstoler og avdelinger i DA. Miniseminaret munner ut i innspill fra den enkelte domstol inn til Strategigruppen. Seminarene gjennomføres nå i juni, og tilbakemeldinger så langt er positive. * Styringsgruppen for prosjektet Etablering ny driftsleverandør har 31. mai besluttet å utsette den varslede flyttingen av IKT-tjenester som var planlagt gjennomført 12. juni fra tidligere leverandør til ny leverandør. Grundig testing har avdekket tekniske utfordringer som i sum gjør at risikoen for driftsavbrudd eller avvik i IKT-tjenestene er for stor til at flyttingen kan gjennomføres som planlagt. Denne risikoen, sammen med rettsferie og redusert bemanning medfører at flyttingen utsettes til etter rettsferien. Nøyaktig dato for flytting av IKT-tjenester er ikke fastsatt, da det arbeides med å utforme en ny plan for flyttingen. Det ble fra styret reist spørsmål ved sikkerhetsmessige aspekter knyttet til hvor i verden underleverandører befinner seg. IKT vil komme tilbake med en oversikt over Everys underleverandører som har befatning med domstolsystemet. *Driftsavbrudd i LOVISA. IKT avdelingen redegjorde for årsakene til driftsavbrudd i Lovisa og svarte på spørsmål fra styret. Styret tok sakene til orientering. 17/031: Styreleder orienterer Styreleder orienterte om det årlige møtet i ENCJ, European Networks of Councils for the Judiciary fra 7. til 9. juni i Paris. Fra DA deltok direktør og styreleder. 4
Styret tok saken til orientering 17/032: Felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett Administrasjonen har arbeidet for å etablere felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett som en fast ordning fra det tidspunktet konstituert sorenskriver ved Lofoten tingrett fratrer. Det har vært gjennomført dialog og drøfting med arbeidstakerorganisasjonene i henhold til hovedavtalens bestemmelser, direktøren har hatt møter med medarbeiderne i Lofoten tingrett og møte med lokalpolitikere, advokater og politi/påtale som sogner til Lofoten tingrett. Direktøren har primært hatt som målsetting å foreslå for styret en fast ordning med felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett. Etter en samlet vurdering av innspillene gjennom prosessen, har direktøren imidlertid kommet fram til at felles ledelse i første omgang etableres som en prøveordning på inntil ett år med virkning fra det tidspunktet konstituert sorenskriver ved Lofoten tingrett fratrer (i løpet av høsten 2017). Under innledning til saken deltok representant fra dommerforeningen (DnD), lagdommer Wiggo Storhaug Larssen. DnD viser til at det er Stortinget som beslutter strukturen i domstolene. Det er uheldig av domstolleders avgang skal legge føringer for fremtidig struktur. Spørsmålet om fremtidig struktur i domstolene bør behandles i ny Domstolkommisjon. Det er uttalt at felles ledelse kun gjennomføres ved enighet. I den konkrete sak mottar DnD litt forskjellige signaler - det er ikke samstemmighet om permanent felles ledelse mellom Salten tingrett og Lofoten tingrett. Domstolleder har i korrespondanse anbefalt en prøveordning på to år. DnD slutter seg til dette, og mener det bør være en prøveordning på 2 år dersom styret slutter seg til administrasjonens forslag om felles ledelse. Styret er uenig i administrasjonens forslag til vedtak. Lofoten tingrett skal, så vidt mulig, omfattes av en ordning med fast felles ledelse med en annen domstol i regionen fra og med det tidspunktet nåværende konstitusjon av sorenskriver i Lofoten tingrett løper ut. Administrasjonen skal utarbeide et forslag til fast felles ledelse for Lofoten tingrett hvor de ulike muligheter i regionen vurderes opp mot hverandre. Forslaget skal legges frem for styret på et ekstraordinært møte i juni. 5
17/033: Økonomi- og virksomhetsrapportering 1. tertial 2017 Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial 2017 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Det foreslås å omprioritere 3,75 mill. kroner til prosjektet nye saksbehandlingssystemer og 0,9 mill. kroner til Etablering av nytt leverandørforhold. I prosjektet Etablering av nytt leverandørforhold er det både teknologiske og ressursmessige utfordringer. Tiltak blir iverksatt fortløpende. Det er usikkerhet knyttet til prognostisert forbruk for prosjektet Digitale domstoler i 2017. Andre prosjekter som ESAS (Stifinner II) og Nye saksbehandlingsløsninger legger beslag på utviklingsressurser i 2017. Dette vil påvirke kapasitet og fremdrift i prosjektet, særlig når det gjelder leveransene på området elektronisk samhandling. Det bemanningsreduserende tiltaket har til nå levert 31 mill. kroner i besparelser. Basert på den kontakten det har vært med alle domstoler settes det en prognose for tiltaket i 2017 på 33 mill. kroner. Dette er 3,5 mill. kroner lavere enn budsjettert. Prøveprosjektet Lyd og bilde i domstolene har et ekstra budsjettbehov på 1,4 mill. kroner for å videreføre utprøvingen. Dette er nødvendig for å få erfaringer med ankebehandlingen. For å finansiere merbehovene foreslås flere tiltak. I hovedsak er dette tiltak som kutter i planlagte utstyrsinvesteringer. På kap. 411 Domstoladministrasjonen gir foreslåtte endringer en reserve på 0,4 mill. kroner. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen og avviksrapporten for første tertial 2017 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. I forbindelse med økonomirapporteringen for andre tertial 2017 foreslås det budsjettrevisjoner som reduserer utgiftene i 2017. 17/034: Forslag til økonomiplan for domstolene 2019-2022 Økonomiplan for domstolene er Domstoladministrasjonens (DAs) overordnede budsjettplan for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene 2019-2022, og er grunnlaget for arbeidet med statsbudsjettet for 2019. Planen er fireårig og revideres hvert år. Som de siste årene er det lagt vekt på en stram prioritering av ressursbehovene, hvor kun de største ressursbehovene er framhevet. Det betyr at mange mindre ressursbehov foreslås utelatt. Ressursbehovene framkommer i plandokumentet i prioritert rekkefølge, og foreslås som følger: 6
1. Bemanning 2. Nye tinghusløsninger 3. Opptak i retten 4. Sikkerhet- og adgangskontroll 5. Ny straffeprosesslov Ny strategisk plan vil innarbeides når denne er ferdigstilt. Det vil også utgiftsestimater for etablering av lyd-/ og bildeopptaksløsninger i domstolene når dette er klart høsten 2017. Etter styrebehandling 12.6.2017 gjennomføres en høringsrunde med domstoler og arbeidstakerorganisasjoner. Etter endelig styrebehandling i november 2017, vil planen oversendes justiskomiteen og Justis- og beredskapsdepartementet. Styret bes vurdere foreslåtte prioriteringer. Økonomiplanen ble drøftet, Innspill fra drøftingene tar inn i det videre arbeidet med planen, som legges frem for styret til endelig vedtakelse i styremøtet i november. 17/035: Orientering om pågående lokalsaker i domstolene Det ble orientert om pågående lokalsaker (domstolbygg) i domstolene, både når det gjelder store tinghus, i Oslo-regionen spesielt og andre rettsbygninger. Styreleder informerte om innspill fra Søre Sunnmøre tingrett i brev av 12. juni 2017, som ble lest opp i møtet. Administrasjonen kommenterte innspillene fra Søre Sunnmøre tingrett. Styret ønsker en orientering i neste styremøte med status for lokalsituasjonen for denne tingretten. Styret tok saken til orientering. Når det gjelder tinghus i Bergen, er styremedlem Carl I Hagen uenig i anbefalte alternativ 0+ (renoveringsalternativet), og mener alternativ 3, nybygg er den mest hensiktsmessige løsningen. 7
Direktøren gir en orientering i neste styremøte om lokalsituasjonen i Volda for Søre Sunnmøre tingrett. 17/036: Utkast til høringsuttalelse - NOU 2016:24 Ny straffeprosesslov Justisdepartementet sendte straffeprosessutvalgets utredning NOU 2016:24 "Ny straffeprosesslov" på høring 5. desember 2016. Domstoladministrasjonens høringsfrist er 19. juni 2017. Utvalgets mandat var å foreta en bred gjennomgang av straffeprosessloven (1981), og legge fram forslag til ny lov om behandlingen av straffesaker. Direktøren har fått utarbeidet utkast til høringsuttalelse fra Domstoladministrasjonen. Utkastet fokuserer på de deler av utredningen som gjelder domstolenes roller og overordnede arbeidsmåter, samt bruk av teknologi. Styret drøftet utkast til høringsuttalelser og kom med innspill. Domstoladministrasjonen avgir høringsuttalelse i henhold til styrets føringer. 17/037: Klage over delvis avslag på innsynsbegjæring Domstoladministrasjonen (DA) gav 4. mai 2017 Erling Spettfelt delvis innsyn i korrespondanse mellom DA og forskjellige andre om temaet tolker. Korrespondansen som ble etterspurt var så vidt formulert for enkelte tema at man ikke oppnådde treff i saksbehandlingssystemet, og det ble derfor ansett å ligge utenfor offentleglova 28 annet ledd. Vedtaket ble påklaget av Spettfelt 21. mai 2017. Klager ønsket en ny gjennomgang. Dersom avslaget ble opprettholdt helt eller delvis ønsket han vedtaket oversendt til klagebehandling. Direktøren har gjennomgått saken på ny, uten å finne grunn til å omgjøre vedtaket. Klagen legges derfor frem for styret, som er klageinstans for Direktørens vedtak, jf. offentleglova 32, jf. domstolloven 33b første ledd. Erling Spettfelts klage over delvis avslag på innsynsbegjæringen tas ikke til følge. 8
17/038: Felles ledelse, omgjøring til fast felles ledelse for enkelte jordskifteretter Det foreslås at det etableres fast felles ledelse mellom a) Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett og Glåmdal jordskifterett b) Vestoppland- og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett og Nord-Gudbrandsdal jordskifterett c) Aust- Agder jordskifterett og Marnar jordskifterett d) Nord-og Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett e) Indre Sogn jordskifterett og Ytre Sogn og Sunnfjord jordskifterett Disse jordskifterettene har hatt prøveordninger med felles ledelse av ulik varighet. For jordskiftedomstolene nevnt under pkt. a) og b) er det gjennomført en ekstern evaluering ved Trøndelag Forskning og Utvikling AS (TfoU), se vedlegg til saksframlegget. Evalueringen ble gjennomført vinteren 2017 og av evalueringsrapporten framgår det blant annet at felles ledelse gir et potensiale for bedre ressursutnyttelse, mindre sårbarhet, større faglig miljø og mer effektiv saksavvikling. For de øvrige jordskiftedomstolene er det gjennomført interne evalueringer. I etterkant av evalueringene er det gjennomført møter med domstollederne og medarbeiderne i de aktuelle domstolene og disse støtter direktørens forslag om etablering av fast felles ledelse. Kristin Lande fratrådte ved behandling av ordning ved Nord- og Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett. Styret beslutter at det med hjemmel i domstolloven 33 c og forskrift av 28. september 2015 nr. 1202 3, (1)etableres fast felles ledelse for; Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett og Glåmdal jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles jordskifterettsleder er utnevnt. Vestoppland- og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles jordskifterettsleder er utnevnt. Aust-Agder jordskifterett og Marnar jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles jordskifterettsleder er utnevnt. Nord- og Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles jordskifterettsleder er utnevnt. Indre Sogn og Sunnfjord- og Ytre Sogn jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles jordskifterettsleder er utnevnt. 9
17/039: Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning Domstoladministrasjonen har gjennomgått lov, forskrift og retningslinjer, herunder rutiner ved registrering av sidegjøremål. Det foreslås å endre retningslinjene, slik at det kommer klarere frem hvilke moment som skal vektlegges ved vurderingen av om sidegjøremål skal godkjennes. Det er i tillegg behov for en ny teknisk løsning for registrering av sidegjøremål. DFØs sidegjøremålregister er ikke et alternativ, og det er derfor nødvendig å nedsette en arbeidsgruppe som kan jobbe med å finne andre tekniske løsninger. Saken utsettes til styremøtet i oktober. 17/040: Strategisk plan for domstolene og DA - "Domstolene 2025" Direktøren orienterte om status for arbeidet med ny strategisk plan. Domstolledere vil gjerne bli sterkere involvert i arbeidet før planen vedtas av styret. For å få tid til denne involveringen anbefales det at den endelige behandlingen av planen i styret utsettes til tidlig i 2018. Styret besluttet utsettelse av vedtakelse av ny strategisk plan - Domstolene 2025 - til første styremøte i 2018. 17/041: Status prosjektet Digitale domstoler Direktøren orienterte om status i prosjektet Digitale domstoler. Prosjektet er fortsatt i planleggingsfasen, og prosjektplan skal behandles av styringsgruppen i juni. Metier er engasjert for å bistå med prosjektsikring og gjennomfører en usikkerhetsanalyse forut for styringsgruppen behandling av prosjektplanen som en del av beslutningsgrunnlaget. Flere delprosjekter er godt i gang, og det er pågående aktiviteter i alle delprosjektene som er startet opp. Styret tar saken til orientering. 10
17/042: Ivaretakelse av meddommere - Meddommerpiloten - Sluttrapport Styret fikk fremlagt rapport fra pilotdomstolene for meddommerarbeidet 2016/2017. Pilotdomstolene var Bergen tingrett, Nordhordland tingrett, Gulating lagmannsrett, samt Haugalandet og Sunnhordland jordskifterett. I rapporten presenteres 18 gjennomførte tiltak i 2016/2017. Videre presenterer rapporten åtte tema som pilotdomstolene har diskutert, men etter en samlet vurdering ikke har behandlet videre. Pilotdomstolene anbefaler imidlertid at Domstoladministrasjonen følger opp noen av disse videre. Til slutt i rapporten presenterer pilotdomstolene sine anbefalinger for det videre arbeidet. Styret tar rapport fra pilotdomstolene i meddommerarbeidet til orientering. 17/043: Redegjørelse for internasjonalt domstolsarbeid 2016 Redegjørelsen for internasjonalt arbeid i DA for 2016 viser at flere av handlingsplanene i den vedtatte mål og handlingsplanen for internasjonalt arbeid i DA 2015-2020 er gjennomført. DA vil arbeide videre med å integrere internasjonalt arbeid i virksomheten for øvrig, og særlig ute i domstolene. Det rettsoppbyggende arbeidet til DA var i 2016 konsentrert om arbeidet med EØS-midlene, og domstolsarbeid på Vest-Balkan. En rekke dommere og ansatte i DA og domstolene har deltatt i arbeidet med EØS-midlene. Arbeidet med neste programperiode av EØS-midlene begynte i 2016. DA undertegnet i august 2015 en tre-årig avtale med Utenriksdepartementet (UD) om arbeid med domstolsreformer på Vest-Balkan, med en etterfølgende avtale mellom DA og United Nations Development Programme (UNDP) knyttet til praktisk utførelse av arbeidet. Domstolsutviklingen i Europa i 2016 var i hovedsak konsentrert rundt prosessuelle reformer relatert til IT, administrasjon av domstolene, og strukturendringer. De fleste europeiske domstoler viser en positiv trend når det gjelder avvikling av sivile saker. Stadig flere domstoler har tatt i bruk elektronisk saksflyt. Nettbasert behandling av småkravssaker står sentralt som satsingsområde i mange land, og kan ses i sammenheng med EU-kommisjonens nettbaserte meklingsordning i forbrukersaker. Få land har så langt utviklet et helhetlig system for evaluering av domstolene. 11
Graden av opplevd uavhengighet holder seg stabil, mens noen få land opplever en svekket uavhengighet de siste tre årene. Norske domstoler fremstår som velfungerende sammenlignet med de øvrige europeiske domstoler når det gjelder kvalitet og effektivitet, men kommer dårligere ut når det gjelder institusjonell uavhengighet basert på europeiske standarder. Sammenlignet med europeiske standarder er domstolsbudsjettet for norske domstoler lavt sett som andel av GDP per capita. Saksbehandlingstidene i norske domstoler lave i europeisk sammenheng. Norge kommer svært godt ut av internasjonale målinger på tillit og effektivitet/kvalitet i domstolene, særlig knyttet til behovene i privat sektor (forutberegnelighet, tvangsfullbyrdelse). Styret tar direktørens redegjørelse til orientering. Det ble bedt om en oversikt over sentrale europeiske organer som jobber med domstolproblematikk med linker til deres hjemmesider. 17/044: Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. 17/045: Høringsuttalelse NOU 2017:8 Særdomstoler på nye områder? 26. mai ble NOU 2017:8 Særdomstoler på nye områder? sendt ut på høring. Høringsfristen er 1. desember 2017. Saken ble diskutert i styret. Administrasjonen tar med seg styrets innspill i arbeidet med å utarbeide en høringsuttalelse. Høringsuttalelsen vil bli fremlagt for styret i november som vedtakssak. Styret kom med innspill til høringsuttalelsen. 12
Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Kristin Lande leder nestleder Rolf Selfors Marianne Abeler Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Bente F. Elverum 13