Kvalifikasjonsgrunnlag Transporttjenester til Kystverkansatte ved Kystverket Sørøst- Skagerrak sjøtrafikkavdeling Begrenset anbudskonkurranse, over EØS-terskelverdi Kystverkets saksnr 2013/1242
INNHOLD 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Anskaffelsens formål... 3 1.4 Arbeidsomfang... 3 1.5 Rammeavtalens omfang... 4 1.6 Planlagt fremdrift... 4 1.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 1.8 Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 1.9 Leverandørkonferanse... 5 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 5 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 2.1.1 Skatteattester... 6 2.1.2 HMS-egenerklæring... 6 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 2.5 Underleverandører... 7 3 Krav til forespørsel om deltakelse... 7 3.1 Utforming og levering av forespørsel om deltakelse... 7 3.2 Komplett forespørsel... 7 3.3 Frist for mottak av forespørsel... 8 3.4 Innleveringssted... 8 4 Oppdragsgivers behandling av forespørsler... 8 4.1 Registrering av forespørsler... 8 4.2 Avvising av leverandører... 8 4.3 Utvelgelse av leverandører... 8 4.4 Utskrift av anskaffelsesprotokoll, avviste og forkastede forespørsler... 8 4.5 Avlysing av konkurransen... 9 4.6 Opplysningsplikt... 9 5 Diverse bestemmelser... 9 5.1 Offentlighet... 9 5.2 Taushetsplikt... 9 5.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 9 5.4 Habilitet... 9 5.5 Kostnader... 10 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring... 11 Vedlegg 2 Referanseskjema, skal benyttes ved innlevering av tilbud... 12 Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 2 av 12
1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til prekvalifisering i begrenset anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av Transporttjenester til Kystverkansatte ved Kystverket Sørøst- Skagerrak sjøtrafikkavdeling Kystverket er Fiskeri- og kystdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen Kystverket utfører viktige samfunnspålagte oppgaver, hvor hovedformålet er å sørge for en sikker og effektiv ferdsel langs kysten. I dette ligger også ansvaret for å tilrettelegge for en videreutvikling av sjøtransporten som en velfungerende og kostnadseffektiv transportform for næringslivet, det offentlige samt privatpersoner. For mer informasjon www.kystverket.no 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for begrenset anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre hvor kun et begrenset antall leverandører inviteres til å levere tilbud. Utvelgelsen av leverandører skjer på bakgrunn av kvalifikasjonskravene. Det er ikke tillatt med forhandlinger i en begrenset anbudskonkurranse. Konkurransegrunnlag inkludert kravspesifikasjon og avtalevilkår for tjenesten vil bli sendt ut til de tilbydere som er kvalifisert i henhold til kvalifikasjonskravene og ut fra kvalifikasjonskravene vurdert som best egnet til å levere ytelsen. Viktig kommunikasjon vil bli gitt gjennom doffin.no som er verktøy for konkurransegjennomføring. 1.3 Anskaffelsens formål Formålet er å sikre Kystverket Sør Øst ved Skagerrak sjøtrafikkavdeling stabile, punktlige og pålitelige transporttjenester for ansatte, primært loser, på tjenestereise innen Kystverket sørøst sitt ansvarsområde, hovedsaklig til, fra og i Grenlandsområdet. Transporttjenesten skal gjennomføres slik at de reisende får utført sin transport iht. avtalt hente-/leveringstidspunkt på døgnkontinuerlig basis, med høy prioritet ved bestilling av enkeltoppdrag, også på kort varsel. Transporten skal utføres med høy sikkerhet og med god komfort for passasjerene. Leverandøren har alt ansvar for gjennomføring av transporten. 1.4 Arbeidsomfang Leveransen gjelder primært loser som har behov for transport i forbindelse med reise til/fra losoppdrag, men andre ansatte i Kystverket skal kunne benytte seg av tjenesten i forbindelse Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 3 av 12
med tjenestereiser i området. Det er primært behov for transport til/fra losstasjon, til/fra annet losoppdrag samt til fra losens hjem. Tabellen under viser vanlige strekninger/ destinasjoner der los kan ha behov for transport. Tabellen tar i hovedsak utgangspunkt i Brevik, men transport mellom oppførte til destinasjoner vil også være en ikke ubetydelig andel av oppdragene, da losene ofte utfører flere losoppdrag fortløpende. Normalt er det 4 6 loser på vakt i Grenlandsområdet på døgnkontinuerlig basis. Andre destinasjoner kan forekomme. Det ble i 2012 gjennomført 2 630 reiser i forbindelse med losoppdrag, til en samlet verdi på og beløp kroner 1 621 325. Fra Til Fra Til Brevik Norcem Brevik Skien Jernbanebrygge Brevik North Sea Terminal Brevik Svartebukt Brevik Langesund Brevik Helgeroa Brevik NATO-kai Brevik Nevlunghavn Brevik Skjerkøya Brevik Stavern Brevik Brødrene Sørensen Brevik Larvik sentrum (Alle) Brevik Borealis Brevik Sandefjord (Alle) Brevik Rafnes Brevik Tangen Brevik Herre Brevik Strand Brevik Voll o/herøya Brevik Snekkevik Brevik Voll o/herre Brevik Litangen Brevik Ishuset og Oljekaia Brevik Kragerø Brevik Herøya IP Brevik Valberg Brevik Eramet og Krankaia Brevik Horten (OSA) Brevik DVK/PHV Brevik Arendal Brevik PMV Kragerø Snekkevik Brevik Nenset Kragerø Litangen Brevik Menstad Tangen Snekkevik Brevik Skien Kornsilo Herøya IP Vollsfjorden 1.5 Rammeavtalens omfang Det er behov for en rammeavtale med en eller flere leverandører med en varighet på 2 år med mulig opsjon på ytterlige 1+1 år. 1.6 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 7. kalenderdager før tilbudsfrist Frist for å levere forespørsel om deltakelse 03. mai 2013 kl 12.00 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om leverandørene er kvalifisert 13. mai 2013 og invitert til å levere tilbud Tilbudsfrist 17. juni 2013 kl 12.00 Melding om tildeling 21. juni 2013 Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 4 av 12
Karenstid utløper 11 kalenderdager etter at meddelelse sendes ut Kontrakt inngås 05. juli 2013 1.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: : Christina Rörick, Stabsenhet for innkjøp og anskaffelser Kystverket Hovedkontor christina.rorick@kystverket.no 1.8 Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristen for forespørsel om deltakelse utløper kan oppdragsgiver foreta mindre endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget, jf. FOA 17-2. Alle endringer vil umiddelbart sendes alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i sin forespørsel. 1.9 Leverandørkonferanse Leverandørkonferanse gjennomføres 17.04.2013, kl. 10.00-12.00. Møteadresse: Skagerakk sjøtrafikkavdeling Strømtangvegen 39, 3950 Brevik. Frist for påmelding: 15.04.2013. Påmelding skjer per epost til christina.rorick@kystverket.no. Dagsorden: Informasjon og avklaringer vedrørende den tjeneste som Kystverket etterspør. Referat fra leverandørkonferansen kunngjøres på Doffin. Reiseutgifter og andre utlegg i forbindelse med leverandørkonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er krav som knytter seg til leverandørens generelle egnethet til å levere den etterspurte ytelsen. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter, samt oppfyller minimumskrav til helse, miljø og sikkerhet. Restanser på skatter og avgifter medfører avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester fra søkerens hjemland. Dokumentene skal fortrinnsvis være på norsk. Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 5 av 12
2.1.1 Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF- 1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale skatteoppkreverkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra forespørselfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen forespørselfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland. Utenlandske leverandører skal fortrinnsvis levere tilsvarende attester på norsk. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har god økonomi med dette menes: Leverandøren skal være kredittverdig, ha tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko. Dokumentasjon Kredittvurdering fra kredittinstitusjon godkjent av Finanstilsynet, som for eksempel Dun & Bradstreet, Lindorff eller Experian. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste to år. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver, i forkant, for å klarere hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Løyve- Næringsdrivende og selskaper som oppfyller kravene til løyve for persontransport i området, eller selskaper som opptrer på vegne av slike, kvalifiseres. God kompetanse og gjennomføringsevne Dokumentasjon Dokumentasjon på løyve for persontransport og/ eller løyve til å drive persontransportselskap skal vedlegges. Tilbyder som ikke har nødvendige løyver må sannsynliggjøre og dokumentere at kravene for løyve er oppfylt og at løyve vil foreligge før oppstart av oppdraget. Ressurser, utstyr og personell som tilbyder råder over må dokumenteres. Dokumentasjon av faglige kvalifikasjoner i form Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 6 av 12
av opplysninger om personell med CV for de personer som vil være hovedansvarlige for oppfølging av kontrakten. Grad av erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser av samme omfang, karakter og kompleksitet. Det skal legges ved en referanseliste til foretakets fem viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, relevans, tidspunkt og mottaker. Referansene kontrolleres ved behov. Referansene skal føres inn på vedlagte skjema. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin tekniske/faglige kvalifikasjoner med et annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Oppdragsgiver kan derfor i enkelte tilfeller åpne for dette. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver, i forkant, for å klarere hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.5 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. 3 Krav til forespørsel om deltakelse 3.1 Utforming og levering av forespørsel om deltakelse 1. Forespørselen skal være skriftlig og inneholde et brev som skal være datert og undertegnet av person som har fullmakt til å pådra firmaet forpliktelser 2. Forespørselen skal være merket: Forespørsel transport av Kystverkets personell ved Skagerakk sjøtrafikkavdeling 3. Forespørselen skal leveres på norsk. 4. Forespørselen kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 3.4 5. Forespørselen skal leveres i 1 eksemplar. I tillegg skal det leveres en kopieringsvennlig versjon uten skilleark. Oppdragsgiver skal ha en er elektronisk versjon på minnepenn. 6. Forespørselen må leveres per post. Forespørselen kan ikke fremsettes elektronisk, ved telefaks eller per telefon. Nærmere krav til forespørselens disposisjon følger av punkt 3.2. 3.2 Komplett forespørsel Komplett forespørsel om deltakelse skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende punkter: 1. Brev som bekrefter leverandørens forespørsel om deltakelse i konkurransen 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattester HMS-egenerklæring 2.2 Organisatoriske og juridiske stilling 2.3 Finansielle og økonomiske stilling 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 7 av 12
2.5 Presentasjon av ev. underleverandører Forespørsel om deltakelse skal leveres i perm/ brevordner uten innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Hvert punkt i forespørselen skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i forespørselen. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser eller henvisning til nettsider mv. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av forespørselen. 3.3 Frist for mottak av forespørsel Siste frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen er 3. mai 2013 kl 12.00. Forespørselen skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.4, før utløpet av fristen. Dette gjelder også for forespørsler som blir sendt per post. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 3.4 Innleveringssted Forespørsel om deltakelse bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket hovedkontor Postboks 1502 6025 Ålesund Gateadresse: Kystverket hovedkontor Kongensgate 11 Ålesund (leveringsref. Christina Rörick tlf. 920 44 115) 4 Oppdragsgivers behandling av forespørsler 4.1 Registrering av forespørsler Forespørsler skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når en forespørsel er mottatt. 4.2 Avvising av leverandører Leverandører som ikke oppfyller krav etter FOA 20-12 (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA 20-12 (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.3 Utvelgelse av leverandører Oppdragsgiver velger ut mellom 5 og 7 leverandører som inviteres til å levere inn tilbud. Utvelgelsen gjøres blant de leverandørene som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen. 4.4 Utskrift av anskaffelsesprotokoll, avviste og forkastede forespørsler Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede forespørsler vil ikke bli returnert. Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 8 av 12
4.5 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene og lignende. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2). 4.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding i henhold til FOA 20-16 (2) dersom: forespørsel om deltakelse forkastes eller avvises, oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. 5 Diverse bestemmelser 5.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16) 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 5.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Tilbyder pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer gjennom tilbudsarbeidet som fortrolig informasjon. 5.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 5.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 9 av 12
5.5 Kostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 10 av 12
Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Kvalifikasjonsgrunnlag persontransport v01.doc Side 11 av 12
Vedlegg 2 Referanseskjema, skal benyttes ved innlevering av tilbud Nr. Kort beskrivelse av leveransen Kort beskrivelse av leveransens karakter, hoved- eller delleveranse Samlet verdi Tidsrom Mottaker Mottakers kontaktperson inkl. mobilnummer og mailadresse 1 Navn 2 Navn 3 Navn 4 Navn 5 Navn 6 Navn 7 Navn