KVALITETSAVDELINGEN Tema Dokument- og informasjonsforvaltning Kontrollområde Politisk sekretariat Sist endret 15.06.2017 Utarbeidet av Mona Anita Bjørnsrud Dato 15.06.2017 Godkjent av Marianne Israelsen Dato 15.06.2017 Ansvarlig for oppdatering Marianne Israelsen Neste oppdatering 01.06.2018 Vår referanse 2017/3617-2 For saksbehandlere og ledere i Buskerud fylkeskommune Innledning Et saksfremlegg inneholder fylkesrådmannens utredning og innstilling/vedtak saker som behandles i politiske organer. Saksfremlegget er de folkevalgtes beslutningsgrunnlag for å fatte vedtak. Klart språk og målgrupper De politiske saksfremleggene leses ofte av langt flere enn våre fylkestingspolitikere. Det kan være saksbehandlere i andre kommuner, fylkeskommuner eller statlige etater, journalister og innbyggere. Innhold og tekst skal ha et språk og form beregnet for 19- åringen (eleven i siste året på videregående). Det er da de fleste av oss er på samme kunnskapsnivå. (Kilde målgrupper/klart språk- forskning.no)» Fullført saksbehandling Fullført saksbehandling er en form for saksbehandling der det første leddet som behandler saken også fullfører saksbehandlingen. Dette innebærer at saken er fullstendig belyst for behandling i det første politiske organ. Hvis saken skal behandles av flere politiske utvalg, skal utvalgene ha samme saksfremstilling og innstilling fra fylkesrådmannen. Saksansvarlig/enheten som har ansvar for saksbehandlingen har: i. Rett og plikt til å innhente informasjon fra alle ledd i og utenfor organisasjonen ii. Trekke konklusjoner på samordnet grunnlag iii. Gi forslag til vedtak Saksbehandler må: i. Legge frem saken i full bredde ii. Få frem alle relevante fakta iii. Belyse alle relevante forhold Side 1 av 11
Dette innebærer at saksbehandleren konsulterer både oppover i organisasjonen og på tvers av organisatoriske enheter. Opprette sak og melde opp saken til behandling Finn eller etabler (via dokumentenheten) rett saksmappe i ephorte. Fra fanen journalposter velger du nytt saksfremlegg (se figur 1) Figur 1 Sakstittel I feltet innhold skriver du inn sakstittel (se figur 2) Sakstittel skal gi informasjon om hva saken omhandler både til mottaker (politikere), og publikum/ media (publisering på nett). Sakstittel bør være kort, men informativ. Melde opp saken/opprett dokument Meld opp saken til utvalgsbehandling. Dersom saken skal behandles i flere utvalg, meldes saken opp til alle behandlede utvalg. i. Bruk sakstype PS (politisk sak). ii. Velg utvalg og møtedato iii. Trykk «Lagre og nytt dokument» iv. Velg malen «Saksfremlegg» Side 2 av 11
Figur 2 Mal saksfremlegg Ingress Ingressen skal være et kort sammendrag for leseren om hva saksfremlegget handler om (problemstilling). Beskriv hvilke utvalg som eventuelt avgir innstilling og hvilket organ som fatter politisk vedtak (sluttbehandling). Forslag 1. Punktvis oppsummert vedtak (NB ikke bruk autonummerering) Forslaget må være entydig og ikke gi rom for fortolkning Finansiering av tiltak og kontering skal angis 2. Vedtaket formuleres som Fylkesrådmannens vurdering (ikke administrasjonens). Forslag til innstilling/vedtak kan ikke henvise til saksfremlegg eller vedlegg hele teksten må inn i forslaget. Unntatt fra dette er høringssvar der det kan henvises til en tekst i sak eller vedlegg. 3. Det er fylkesrådmannen som avgir forslag til vedtak (ikke «administrasjonen»). Andre myndighetsområder fremgår av delegasjonsreglementet (gjelder avdelingssjefene). Side 3 av 11
Bakgrunn Hvorfor saken kommer opp (anmodninger, oppfølging av vedtak, avvik, styringssignal etc) Problemstilling, Kortfattet oversikt over hva som skal drøftes/vurderes/løses. Gjerne også avgrensing Redegjørelse for bakgrunn/historikk, saksopplysninger, avhengigheter, - Herunder tidligere politiske vedtak - Evt behandling i rådene (eldrerådet og funksjonshemmedes råd) Statlige føringer, gjeldende forutsetninger, NOUer, høringer, tildelingsbrev Forhold til kommuneplaner, fylkeskommunal strategisk plan, virksomhetsplan mm Husk kilder Hjemmelsgrunnlag/rettsregler (kan sløyfes, men tas alltid med når det skal fattes enkeltvedtak) Gjeldende skal-krav i lov og forskrift, herunder også instrukser NB husk særskilte områder som er lovregulert, herunder folkehelse, og rådene Alternative løsninger Krav til løsningen Alternativer/løsning Vekting av krav til løsningen Eventuell prosjektrisiko (synliggjør kritiske suksessfaktorer) Økonomiske konsekvenser Økonomiske forhold (jf vedtatt økonomiplan, strategisk plan, sektorovergripende planer mm) Kostnadsberegneringer på kort og lang sikt Finansiering av tiltak Controller-funksjonen skal inn i saksbehandlingen Miljømessige konsekvenser Forhold til klima og miljø Utvides med forhold til barn og unge i saker der dette er et formkrav Fylkesrådmannens vurdering Faglig vurdering fra avdelingen, basert på faktadelen ovenfor Skal være Pro et Contra (for- og mot) Saken skal fremstilles på vegne av fylkesrådmannen Sikre at løsning besvarer problemstillingen Oppsummering (ingen nye momenter enn hva som er diskutert i faktagrunnlaget) og konklusjon. Forslag til vedtak er gjengitt i starten og behøver derfor ikke gjentas ordrett. Andre dokumenter i saken Henvisning til andre dokumenter/saksmappens innhold, slik at det er mulig å be om innsyn i saken dersom man ønsker mer informasjon. Side 4 av 11
Vedlegg og lenker Bruk av vedlegg til utvalgssaker bør begrenses All vesentlig informasjon bør redegjøres for i selve saksfremlegget I enkelte saker er vedlegg nødvendig og riktig Styringsdokumenter, årsmeldinger, budsjett, planer, strategier etc. som skal vedtas, må vedlegges i sin helhet Vedlegg er arkivverdige dokumenter, og er enten et helt nytt dokument som utarbeides særskilt til utvalgssaken eller er allerede registrert i ephorte. Med lenke menes en kobling (peker) som henvisning til et internettdokument. Utgangspunktet for bruk av lenker må være det samme som for bruk av vedlegg. Av hensyn til leseren bør et saksfremlegg være fullstendig i den forstand at det ikke må forutsettes at leseren må koble seg til lenker for å kunne vurdere saksfremlegget. En lenke vil lede leseren bort fra det dokumentet som vedkommende starter å lese. Velg derfor alltid å la det lenkede dokumentet åpne seg i nytt vindu. Funksjonen finnes i Word (se figur 3). Figur 3 Eventuelle lenker legges inn helt til slutt i saksfremlegget, under «Andre dokumenter i saken». Ikke benytt æ, ø og å i navnet på lenken. Det kan bare lenkes til dokumenter som allerede finnes på internett. Side 5 av 11
Godkjenning av sak Når saksfremlegget er ferdig og kvalitetssikret skal det sendes på godkjenning. Utvalg Godkjennes av enhetsleder Godkjennes av avdelingsleder Godkjennes av fylkesrådmann (inkl. controller) 1 Råd og hovedutvalg X X Fylkesutvalg / Fylkesting X X X Via hurtigmenyen på journalpostnivået sender du saken på godkjenningsrunde, se figur 4 Figur 4 Registrer navnene på de som skal godkjenne dokumentet. Legg på din nærmeste leder, deretter avdelingsleder og eventuelt til slutt fylkesrådmannen (dersom saken skal opp i FU/FT). Se eksempel i figur 5. Figur 5 Sjekk deretter fanen «Dokumentflyt» for å sikre at godkjenningen starter (Se figur 6). 1 Hver avdeling har dedikert controller. Ta kontakt med økonomiavdelingen. Side 6 av 11
Figur 6 Saken er IKKE godkjent og skal IKKE sendes til politikerne før øverste leder (siste leder i godkjenningsrunden) har godkjent saken. Se figur 7. Figur 7 Det er leders ansvar å sette saken i F-status (ferdigstatus). Side 7 av 11
Frister for godkjenning - Eksempel Funksjonen «Godkjenning» i ephorte, betyr at saksfremlegget er kvalitetssikret for offentlig publisering. I figur 8 vises eksempel for fylkesutvalg og fylkesting som avvikler møter på onsdager. Eksemplet er tatt med for å vise at det må settes av tid til godkjenning hos fylkesrådmann og fylkesordfører på saker som går til disse utvalgene. Følgende frister gjelder: Figur 8 Koordinering og kvalitetssikring av saksfremlegget skal være gjennomført før saken kommer til fylkesrådmannen. Siste frist for «hand-over» til fylkesrådmannen er tirsdager kl 24:00. Når saken er ferdig behandlet og protokollert Saksbehandler har ansvar for å melde vedtak og avskrivning av saken i ephorte. Vedtaksfunksjonen som beskrevet nedenfor (figur 8 10) skal benyttes, slik at rapporter for vedtaksoppfølging kan tas ut og dokumenteres. I venstremeny under «Felles søk» «Vedtaksoppfølging» har du en oversikt over vedtak som den enkelt saksbehandler har ansvar for å effektuere etter fastsatte frister. Se figur 8. Side 8 av 11
Figur 8 Når vedtak er effektuert av saksbehandler/leder må følgende rutine gjennomføres: Klikk inn på vedtaksfanen på det aktuelle saksfremlegget og klikk på oppslagsmenyen (merket med gult), se figur 9 og velg rediger: Figur 9 Sett vedtaksstatus til «ferdig/iverksatt» Sett på «utført dato» Velg så «lagre» Se figur 10 Figur 10 Utsatte saker Når en sak som blir utsatt går tilbake til administrasjonen, må saksbehandler koordinere prosessen videre. Dette innebærer bl a å avklare når saken skal opp igjen, og melde opp saken på nytt til riktige utvalg i samråd med sin leder. Side 9 av 11
Dersom en utvalgssak blir utsatt, må det lages et nytt saksfremlegg. Saken meldes opp til behandling, se figur 2. Utsatt sak legges da som vedlegg til nytt saksfremlegg. Overskriften på det nye saksfremlegget skal vise til den utsatte utvalgssaken, f.eks slik: «Utsatt FU-sak 91/10 Fylkeskommunale boliger regulering av husleier». Side 10 av 11
Oppfølging / kontroll for ledere Ledere har et overordnet ansvar for at politiske vedtak som er fattet blir behandlet / iverksatt etter de tidsfrister som er vedtatt. Under «ledersøk», «Min enhets vedtaksoppfølging» er det listet opp vedtak som ansatte i din enhet har ansvar for å effektuere. Alle avdelingsledere har fått tilsvarende søk for sin avdeling, slik at de kan følge med på vedtak som alle enheter i avdelingen har ansvar for å effektuere. Side 11 av 11