SPRÅK OG MÅLGRUPPER HVEM SKRIVER VI SAKER FOR? Seminar 31. mai 2017

Transkript

1 SPRÅK OG MÅLGRUPPER HVEM SKRIVER VI SAKER FOR? Seminar 31. mai 2017

2 Målet for mine 30 minutter er - å få en felles forståelse og enighet om hvem som er målgruppene for saksframlegg å mobilisere et felles ansvar, interesse og forståelse for å skrive klart og tydelig

3 Kommuneloven 4 aktiv informasjonsplikt "Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.»

4 Målene for kommunikasjonspolitikken er at innbyggerne skal: 1. få korrekt og klar informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter 2. ha tilgang til informasjon om statens virksomhet 3. inviteres til å delta i utformingen av politikk, ordninger og tjenester

5 Forutsetningene for å nå disse målene er at vi må: ha kunnskap om målgruppers behov, forutsetninger og synspunkter kommunisere og informere målrettet og effektivt slik at målgruppene nås bruke et godt og klart språk som kan forstås av alle utnytte mulighetene som ligger i ny teknologi og nye kanaler effektivt og formålstjenlig sikre at offentlig informasjon og kommunikasjon er pålitelig og samordnet vise respekt og imøtekommenhet i vår kommunikasjon delta i samfunnsdebatten og understøtte økt demokratisk deltakelse

6 Klart språk Folkets røst 1 av 3 voksne nordmenn sliter med å forstå innholdet i offentlig informasjon Ca. 1,3 millioner nordmenn mener offentlige myndigheter ikke legger vekt på å skrive slik at mottakeren skal forstå. Ca nordmenn synes det er vanskelig å forstå innholdet i brosjyrer og veiledninger fra det offentlige..

7 Prosent Stikkord og dato Intern kartlegging april besvarelser Hvor enig eller uenig er du i følgende utsagn om språkbruk i offentlige virksomheters kommunikasjon med brukerne (her tenker vi på offentlig sektor generelt) 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Å skrive klart og lett forståelig er ofte uforenlig med å skrive juridisk eller saklig presist Det er en demokratisk rett å motta informasjon fra offentlige etater på et språk som alle har forutsetninger for å forstå Det er vårt ansvar som offentlig ansatte å skrive så klart og tydelig at ikke våre brukere går glipp av ytelser eller misforstår sine rettigheter og plikter Gitt andre viktige utfordringer som offentlig sektor står overfor, er det ikke riktig å prioritere arbeidet for et klarere og lettere forståelig språk Vi kunne spart betydelige ressurser i offentlig sektor ved å uttrykke oss enklere og klarere i vår kommunikasjon med brukerne Dagens fokus på klarspråk i skriftlig kommunikasjon fra det offentlige er overdrevet 0% 1 (helt uenig) (helt enig)

8 Prosent Stikkord og dato Intern kartlegging. Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander om din egen språkbruk? 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Jeg legger stor vekt på å skrive klart og lett forståelig i all kommunikasjon med våre målgrupper Jeg har de språkferdighetene som skal til for å uttrykke meg klart og lett forståelig Jeg har tilstrekkelig innsikt i hvor lett eller vanskelig det er for mine målgrupper å forstå hva jeg skriver Jeg tester ofte ut mine tekster på kollegaer for å forsikre meg om at de er tydelige og lett forståelige Jeg ønsker mer kunnskap om klart språk og hvordan man utformer en tekst for at den skal være tydelig og lett forståelig 0% 1 (helt uenig) (helt enig)

9 Hvem er målgruppene for saksframlegg? Politikere Saksbehandlere i andre kommuner Statlige etater Journalister Innbyggere med flere

10 Og hvem er de 43 politikerne? Stikkord og dato

11 Målgruppe: 19 - åringen Innhold og tekst skal ha et språk og en form beregnet for 19- åringen (eleven i siste året på videregående). Da er de fleste av oss på samme kunnskapsnivå før vi går i mer spesialiserte retninger, så også språklig. Dermed blir det også vanskeligere å forstå hverandre. (Kilde forskning.no)

12 Respekt og ydmykhet for målgruppene Demokratiprinsipp Språk er makt Utenifra og inn perspektiv

13 Stikkord og dato Kjenn din målgruppe Hvem skriver vi for og hvorfor? Kan leseren noe om saksfeltet fra før, eller er det nye lesere? Hvilke forkunnskaper trenger leseren for å forstå teksten? Er ordene og begrepene i teksten kjent for leseren?

14 Kontekst for "skribenter" i offentlig sektor Det må vi ikke skrive! Frykt for sanksjoner Vi skal ha ryggen fri! Advokater og domstoler Slik pleier vi ikke å skrive! Språkkultur Det blir for overfladisk! Faglig identitet/stolthet Juristen sier det må skrives slik! Kompetanse/lovgivning Det har vi ikke tid til! Ressursproblemer (Vi skriver oss ut av det! Tildekking av konflikter)

15 Tåkedott 1 "Vi må balansere behovet for enkel, sporbar og lett tilgjengelig dokumentasjon, med utfordringer i forhold til etterlevelse og praktisk bruk av prosesser og rutiner.»

16 Tåkedott 2 Stilling ledig: Rådgiver friluftsliv, vilt- og fiskeforvaltning. "Stillingen innebærer å utvikle en tydelig friluftslivspolitikk for fylket, med de regionalpolitiske utfordringene dette innebærer i forhold til bl.a. areal, helse og kultur. Det ligger et stort uutnyttet potensiale i å arbeide mer aktivt med stimulering og tilrettelegging av friluftsliv, jakt og fiske, og i større grad få til helhetlige vurderinger og sikre en samordnet virkemiddelbruk innen friluftsfeltet og tilgrensende områder. Oppgaver knyttet til kystsoneforvaltning hører også til stillingen.»

17 Tåkedott 3 «Resultatenhetens virksomhetsmål er i tråd med fylkeskommunens styrende dokumenter som bla har fokus på brukermedvirkning og medarbeiderutvikling som inkl. tilretteleggende ledelse med myndiggjorte medarbeidere og kompetanseutvikling "

18 Tåkedott 4 " sentrale føringer i bestemmelsens forarbeider er at skoleeier i utgangspunktet står fritt til å utforme sitt eget system, men at forsvarlig system skal være egnet til å avdekke mangler i forhold til regelverk og at det skal sikre adekvate oppfølgingstiltak."

19 Saksframlegg = politikernes beslutningsgrunnlag «Dette er blitt en flokete sak. Det er frustrerende å få presentert regnestykker med helt nye svar, etter å ha levd tre år i troen om at 950 elever er riktig dimensjonering. Vi må ha tillit til tallene rådmannen legger fram. Til tross for stor tvil, vil jeg gå med på fellesforslaget.»

20

21 Helhetlig språk gjennom alle prosesser Politisk bestilling/søknad/høring/kommunedelplan Prosjektplan Underlag til innspillmøter Strategidokument Høringsnotat Saksframlegg for hovedutvalg Saksframlegg for fylkesutvalg/fylkesting Tiltaksplan/handlingsplan Saksframlegg med tiltaksplan for..

22 Skrivetips - saksframlegg Følg mal for saksframlegg Gi saken en tittel som klart viser hva den gjelder Tenk på at det skal være enkelt for politikerne, journalistene og andre interesserte å finne saken fra nettsidene våre (både fra møtekalenderen og ved søk i saker og sakspapirer) Sørg for at det er en konsekvent bruk av ord- og bøyningsformer gjennom hele dokumentet. Det er særlig viktig å sjekke dette når du får tekstbidrag fra andre. Pass på at tegnsettingen er korrekt og konsekvent

23 Skrivetips. Del opp teksten i avsnitt, for å ordne innholdet og skape bedre oversikt. Avsnitt markeres med en blank linje. Ta bare med det som har relevante forhold for saken, og som gir politikerne et godt grunnlag for å treffe vedtak. Vurder nøye hva som skal med og hva du ikke behøver å ta med. Vi skriver for å informere ikke imponere!

24 Språkprofilen er snart ferdig!

25 Klart språk arbeid betyr i praksis at vi: har respekt for hverandres ståsted er villige til å endre forfatterne må forklare det uforståelige finner løsninger på et forkludret språk der vi blir enige om klarspråk