1 Ringgaten Terrasse Sameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Ringgaten Terrasse Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 23.03.2017 Møtetidspunkt: 18.00 Møtested: Rodeløkka Kolonihage Til stede: 20 seksjonseiere, 2 representert ved fullmakt, totalt 22 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Siren E. Skallist. Møtet ble åpnet av Siren E. Skallist. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Siren E. Skallist foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Vedtatt C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Siren E. Skallist foreslått. Som protokollvitne ble Amanda Sanyang og Petter Hernæs foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent 2. Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent 3. Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Vedtatt 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 175 000. Som et tilleggshonorar i forbindelse med merarbeid større vedlikeholdsarbeider (bakgård), ber styret som utbetaling på kr 15 000. Vedtak: Kr 190 000 ble vedtatt som godtgjørelse til styret ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5. Behandling av innkomne forslag og saker 2 Ringgaten Terrasse Sameie A Utbedring/analysering av callinganlegg Saksframstilling: Foreslår en utbedring/analysering av callinganleggene om det er slik at noen fungerer og noen ikke fungerer. Mitt callinganlegg i nr. 23 har kun fungert én vei, der man hører hvem som er nede, uten å kommunisere tilbake. Slik har den vært siden jeg flyttet inn i 2013 med unntak av en periode på noen måneder i 2015 (tror jeg), da den plutselig fungerte begge veier. Hvis det er flere det ikke fungerer for foreslår jeg å gå igjennom dem og sjekke hva som er galt. Styrets innstilling: Styret er helt enige i at porttelefonene i sameiet er av eldre årgang og er moden for utskiftning. Nå er imidlertid sameiets økonomi presset på grunn av bakgårdsprosjektet, derfor ønsker vi prioritere dette i handlingsplanen for 2018. Vi har allerede satt i gang et forprosjekt for å avdekke hvordan vi best kan administrere og oppdatere beboerregisteret, og håper at dette vil gjøre det lettere å avdekke hvilken type løsning vi kan gå for i 2018. Styrets forslag til vedtak: Utbedring av callinganlegg utføres i 2018. Vedtak: Styrets forslag ble enstemmig vedtatt B Endre nedbetalingstiden på sameiets lån Saksframstilling: Når gatearbeidet på baksiden av Sameiet Ringgaten Terrasse er ferdigstilt, henstilles det til at lånet konverteres til en lengre nedbetalingstid, da arbeidet er av " bestandig art" hvor flere generasjoner kan "slite" på underlaget. Styrets innstilling: Bakgårdsprosjektet er finansiert med sameiets oppsparte midler, det har ikke vært låneopptak i denne forbindelse. Styret så det nødvendig å inngå en avtale om kassakreditt i en kort periode av likviditetshensyn, men når prosjektet er ferdigstilt vil denne avvikles., Styret vil fremover fokusere på å bygge opp ny kapital til fremtidige vedlikeholdsprosjekter. Styrets forslag til vedtak: Nedbetalingstiden på sameiets lån holdes uforandret. Det tas ikke opp nye lån i forbindelse med avsluttede prosjekter. Vedtak: Innkommet forslag falt. Styrets forslag ble enstemmig vedtatt
3 Ringgaten Terrasse Sameie C Erstatningsutgreiing etter fjerning av hekk fra sameiets grunn Se innkalling for fullstendig forslag Forslag til votering: En ERSTATNING av BRUDESPIREAHEKKEN foreslås å gå til opprustning av fasademiljøet på forsiden, med montering av nye (og bedre utgaver av) telefontablåer, som nå er nedsølet av taggerrenseveske og blyant/penne-skriblerier av navne-antydninger. Styrets innstilling: Opprinnelig ønsket vi å sette hekken (brudespirene) tilbake, men siden det ble frarådet av entreprenøren valgte vi å asfaltere helt inn til veggen for å sikre en bedre drenering og redusere slitasje på grunnmuren. Hekken vil derfor ikke bli plantet i jorden i bakgården, men den er fjernlagret og er følgelig ikke ødelagt. Styret ønsker derfor at årsmøtet voterer over følgende to forslag: 1. Styret innhenter pris på kasser settes i bakgården, og som hekken plantes i. Disse kassene er ønskelig at i et vedlikeholdsfritt materiale som for eksempel betong eller sement. Kassene vil bygge opp fra bakken, noe som kan føre til at uvedkommende kan klatre på kassene og titte inn vinduer i første etasje. På den positive siden vil det ikke være anledning til å røyke / snakke rett under soveromsvinduene til de i første etasje. Antatt kostnad er p.t. ukjent, men her vil det også måtte hensyntas kostnader ifm kunstig vanning som tidligere var naturlig. 2. Hekken plantes langs fasaden foran. På denne måten får fasaden foran et ansiktsløft og vi kan bruke 2017 til å finne en bedre og permanent løsning for bakgården vår, som hindrer innsyn og tagging. Antatt kostnad: kr 185 000 inkl. mva. (pris fra Profex) Det ble votert over styrets 2 alternativer til vedtak. Vedtak: Alternativ 2 ble enstemmig vedtatt
D Innhente tilbud på utbedring av trappeoppganger Se innkalling for fullstendig forslag 4 Ringgaten Terrasse Sameie Forslag til votering: Det foreslås innhentet 3 anbud på utbedring av trappeoppgangene våren 2017 i Sameiet Ringgaten Terrasse, som fremlegges for sameierne, så utbedringsarbeidet hurtig kan komme igang innen våren 2017. Styrets innstilling: Styret hentet inn to fagpersoner fra to ulike selskaper i 2013/2014 for å få en vurdering av oppgangene våre. De konstaterte begge at det var tatt noen snarveier i 1934, når blokken ble oppført, som har ført til at deler av muren er mer porøs enn andre. De mente at det ville være å kaste penger ut vinduet å flikke over med sparkel og maling, da det kun ville gå kort tid før dette løsnet igjen. De mente derfor at muren i oppgangene må rustes ordentlig opp før den males på nytt. Styrene de siste årene har derfor prioritert andre prosjekter som har vært mer kritiske enn oppgangene, men vi har nå satt oppgradering av oppgangene på handlingsplanen for 2018 og håper årsmøtet gir oss aksept på denne fremdriften. Styret er i ferd med å innhente pristilbud på slik oppussing, tilbudene vil bli fremlagt sameiermøtet. Styrets forslag til vedtak: Oppgradering av oppganger gjennomføres i 2018. Vedtak: Innkommet forslag falt. Styrets forslag ble enstemmig vedtatt 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Gunnar Bentzen foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Atle Haugland og Cathrin Louise Zahl foreslått. C Som varamedlemmer for 1 år, ble Wiktor B. Lokander og Tiril Wiik-Hansen foreslått. D Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Amanda Sanyang og Tiril Wiik-Hansen Møtet ble hevet kl.: 19.15. Protokollen signeres av Siren E. Skallist/s/ Møteleder Amanda Sanyang/s/ Protokollvitne Siren E. Skallist/s/ Fører av protokollen Petter Hernæs/s/ Protokollvitne
5 Ringgaten Terrasse Sameie Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt Leder Gunnar Bentzen Chr Michelsens gate 27 2017-2018 Styremedlem Atle Haugland Chr Michelsens gate 23 2017-2019 Styremedlem Cathrin Louise Zahl Chr Michelsens gate 19 2017-2019 Styremedlem Neshib Mehic Chr Michelsens gate 33 2016-2018 Styremedlem Kirsten Oredsen Krafts gate 1 2016-2018