Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR 09 2017 Idrettsbygget Gløshaugen, 13.03.2016, kl. 19:15 21:15 Emilie Zakariassen Leder Ikke tilstede Eirik Palm Hunnestad Nestleder Tilstede Espen Lindstad Kasserer Tilstede Joakim Kalbakk Økonomiansvarlig Tilstede Vilde Dalen Aas Styremedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Styremedlem Tilstede Stine Fleicher Myhre Styremedlem Tilstede Ingrid Sæther Houge Styremedlem Tilstede Mari Elise Rugland Varamedlem Tilstede Martine Furnes Pettersen Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 minutter) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 08. Forslag til vedtak: Referat fra HSM 08 godkjennes Referat: Referatet godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Siden sist (10 minutter) Innstilling: Informasjon Emilie: Eirik: Svart på mail, lest seg opp på rollen og prøver å ta opp etter Thomas. Viktig å få med at han har vært flink og lagt kontortid-kabal! Espen: Mast på Mathias, prøver å lære av han. Begynt å lese seg opp på internrevisjon. Joakim: Mye det samme som Espen, setter seg inn i rollen og svart på mail. Jobber tett med Espen. Prøver å få til et møte med gruppekassererne. Vilde: Mye mail ang paraidrett, prøver å sette seg inn i oppgavene til arrangement-ansvarlig, møte idrettsrådet og møte med Trondheim maraton. Katrine: Skrevet litt referater, svart på litt mail, VT-møte, hatt litt erfaringsoverføring Stine: Fått tilgang til nettsida, så begynt å se på den. Fått kontakt med Kristian, så skal møte han for erfaringsoverføring på onsdag. Ingrid: VT-møte, hatt erfaringsoverføring med Trond Jørgen ang mosjon og har avtalt møte
med Gard og TJ i løpet av morgendagen ang. baneutvalget. Mari Elise: Hatt litt erfaringsoverføring, fått ansvaret for facebooksiden, begynt å planlegge stand på åpen dag Martine: Har ikke fått erfaringsoverføring, satser på å ordne det i løpet av uka. Samlet glasskår i Gip Sak 3: Evaluering gruppeledersamling (10 minutter) Hva synes dere om helgen? Hva var bra og hva kunne vært gjort annerledes? Har vi noen forslag til neste gruppeledersamling? Referat: Holder som alltid ikke timeplanen, men det er vanskelig å holde seg til tidsrammene når programmer er så tettpakket. Går an å ha foredragsholderne tidligere, så kan vi tilpasse programmet etter de har hatt den tiden de trenger. Var overtall nye i år, det virker som de fleste var fornøyde. Rebusen var veldig bra! Lang kø til matserveringen, kan lage bedre system på dette neste gang. Sak 4: Forventningsavklaring (15 minutter) Innstilling: Diskusjon Hvilke regler ønsker vi å sette for oss selv? - når skal møteinnkalling ut? - hva er ok møtetid? - hvor mange ganger er det ok å være borte etc. Referat: Forventet at man bruker kontortiden til HS-ting. Bli kjent med NTNUI-ere, svar på mail, rydd på kontoret, vær i butikken osv. Alle svarer når de kan på mail, legg til HS på kopi så de andre i styret ser at mailen er svart på. Stine skal også lage en «ofte stilte spørsmål» på nettsiden. Hvordan oppfører oss utad, tenk på at vi representerer NTNUI og HS. Uansett hvem vi snakker med, ikke snakk dritt om noen. Skille personlig og HS. Noen er redd for HS, vær snill og hjelpsom med folk. Møteinnkalling ut senest 24 timer før møte, det vil si søndag formiddag, og denne skal leses. Saker må derfor inn i løpet av lørdag kveld. Kl. 18.15 på mandag blir fast møtetid. Forventes at folk prioriterer disse. Om man ikke kan komme forventes det at man allikevel leser gjennom sakspapirene, og kommer med eventuelle kommentarer til møteleder. Ikke innafor å komme for sent om bussen er forsinket eller lignende, men om man har en god grunn og har sagt fra til Emilie i god tid i forveien. Katrine lager en oversikt der forsinkelser føres. Straffen er 10 kr om man kommer minuttet for sent, 100 kr om man er en halv time forsinket. Pengene går til noe sosialt, vipser penger når oppgjøret tas.
Sak 5: NM Natt- Orientering (20 minutter) NTNUI- Orientering får sannsynligvis NM i nattorientering i 2019, 18. mars er det avtalt befaring med Norsk Orientering. Økonomisk er prosjektet ett nullprosjekt, men krever større investeringer i kart og teknisk utstyr. Orienteringsleder kjører ut til terrenget, og har plass i bilen. Legger ved søknad og kart. Er det noen som kan stille på befaring 18. mars? Referat: Orientering har ikke arrangert et stort arrangement på mange år. Noe av grunnen er trolig den store utskiftingen av folk. Kult om de har lyst til å arrangere noe igjen! HS savner noen tall på hva dette hvil koste, hvilke investeringer som må gjøres og hvor de har tenkt å skaffe penger fra. Ønsker et grovt budsjett. Også viktig å få frem at personene som jobber med dette må forplikte seg til å fullføre arrangementet selv om de blir ferdige som studenter i mellomtiden. HS kan gi dispensasjon til at de fortsatt kan være NTNUI-medlemmer. Dette er ikke en vedtakssak, men HS stiller seg positive til arrangementet. Norge orienteringsforbund kommer på befaring på lørdag og o-gruppa vil ha med noen fra HS. Dessverre er det ingen fra HS som kan. Martine er HSK og tar videre kontakt med gruppa. Sak 6: Nettverkssamling med NSI (10 minutter) Innstilling: Diskusjon Mats Kristoffersen i NSI trenger litt informasjon ang hva vi tenker ang nettverkssamlingen med busstider etc. Hvem kan ha videre kontakt med NSI om dette? Legger ved program. Referat: Ønsker avreise fra samfundet litt senere, vil også ha tid til vors før Gudenes natteliv. Begynne en halvtime tidligere? Vi vil ha vors selv? Ellers ser programmet veldig bra ut! Sak 7: Gudenes Natteliv (20 minutter) Saksfremlegger: Vilde Aktiviteter og gjennomgang av Gudenes natteliv! Referat: Martine og Vilde som står for arrangementet. Samfundet er vanskelige å få tak i om dagen. Kort oppsummert er Gudenes natteliv NTNUI sin kveld på samfundet, det er tradisjon å ha det første helg i april men vi tar det siste i mars i år. Alle gruppene får sitt lokale til å
vorse i, NTNUI-oblat fungerer som samfundetmedlemskap denne kvelden og HS arrangerer noen konkurranser rundt midnatt. Lista med vorslokaler er ikke oppe enda. Kommer mer info så fort som mulig, Sak 8: UKA Rundt (20 minutter) Saksfremlegger: Katrine og Vilde Katrine og Vilde forteller HS om UKA Rundt. Hva er veien videre nå? Klarer vi dette? Referat: Kort oppsummering av hva UKA Rundt er. Folk er gira! Planen er å vise promovideo og slippe arrangementet under Gudenes natteliv. Sak 9: NTNUI Rugby Scrumcaps Saksfremlegger: Vilde Innstiling: Diskusjon/Vedtak NTNUI Rugby vil gjerne ha scrumcaps til folk på laget i NTNUI farger. Scrumcaps - det er en form for tøyhjelm man kan bruke når man spiller, noen bruker det, ikke alle. Per nå er det laget et design, og 13 personer har sagt de vil ha en, så tenker de å kjøpe inn 13 for å så selge videre til disse. «Linjene er ikke 3:4:3 som statuttene for drakter vil ha de, men 2:4:2. Det er fordi det ikke er en mulighet med 3:4:3 på den siden vi vil kjøpe dem fra. Per nå koster hver av de 300,- stk, dersom vi skulle lett etter en butikk der en kan designe helt fritt (vet ikke om det finnes et sted der vi kan gjøre dette) risikerer en at prisen går over det hver enkelt spiller har råd til. Alternativet er at hver enkelt spiller som har lyst på scrum caps kjøper inn individuelt - og da blir det i alt fra svart til lilla og mindre helhetlig.» "NTNUI Rugby har jo hatt en samarbeidsavtale de siste årene. Denne må fornyes snarest mulig da Norges rugbyforbund vil ha den 6 uker før første Norges cup turnering (nytt reglement som ikke har blitt formidlet i noen særlig grad fra forbundets side) - og første er vel om 7 uker. Avtalen er den samme som den har vært før, med unntaket av at navnet på samarbeidslaget blir NTNUI-TRK i stedet for bare NTNUI. " Referat: Ingrid er inhabil i denne saken. To saker, den første ang scrumpcaps. Grunnen til at forholdet står i statuttene er trolig at stripene skal se like ut, og at folk ikke kan mikse og trikse fargeforholdet slik de ønsker. Så lenge stripene er etterstrebet på hjelmene, vil ikke dette se så veldig annerledes ut enn om de var i riktig forhold. Da er det bedre at fargene er riktige, og ikke lilla. Vedtas enstemmig at rugby kan kjøpe hjelmene. Den andre delen av saken går ut på om Rugby skal få fornye samarbeidsavtalen sin med Trondheim Rugbyklubb(TRK). Dette er en kontrakt som fornyes årlig. Lagene støtter hverandre og er et samarbeidsslag. Kunne i noen sammenhenger ikke stilt lag uten TRK. Ting går begge veier. De skal begynne å bidra med mer penger. Støtter ikke hverandre, men
betaler for sine respektive spillere. Det vil si at TRK-spillere ikke får ikke HS-støtte. Reiser man betaler NTNUI for NTNUI-medlemmer og TRK betaler for sine. Nytt turneringsreglement sier at samarbeidslag må ha begge lagnavn i tittelen, kommer derfor til å hete NTNUI TRK i turneringssammenheng. Vedtas fullstemmig at Rugby kan gå inn i ny avtale med TRK. Sak 10: Kontortider HS Innstilling: Informasjon, diskusjon og fastsettes Kontortider vår 2017: Mandag: Stine: 16:00-17:00 Vilde:17:00-18:00 HS-Møte: 18:15-20:15 Tirsdag: Martine:18:00-19:00 Mari Elise:19:00-20:00 Katrine:20:00-21:00 Onsdag: Joakim:19:00-21:00 Torsdag: Eirik:16:00-17:00 Ingrid:17:00-18:00 Espen:18:00-20:00 Fredag: Referat: Alle syntes det ser ok ut. Er det en gang du ikke kan, hører du om noen kan bytte eller ta kontortiden din. Begynner med kontortider neste uke. Sak 11: Til neste gang (10 minutter) Saksfremlegger: Emilie Innstilling: Informasjon Emilie: Eirik: Skal bli rutta på attester og å gjøre dispensasjon, også skal han på fest. Espen: Kommer en internrevisjon snart, tror første innlevering blir 1. april. Mathias skal ha kurs for alle kassererne. Alle setter av uka med 6. april. Skal planlegge internrevisjonen videre. Joakim: Snart søknadsfrist for en del kommunale frister, så må sette meg inn i dette. Svare på gode og dumme spørsmål på mail Vilde: Planlegge Gudenes natteliv og på en del møter angående paraidrett. Katrine: Skrive ferdig referatet fra generalforsamlingen, planlegge ny utgave av KA Stine: Møte Kristian på onsdag og tar det derfra. Ingrid: Møte Gard og Trond Jørgen for erfaringsoverføring. Mari Elise: Vil komme i gang, maile med Martine og Vilde angående Gudenes natteliv, sendt ut mail til gruppene om stand på åpen dag. Martine: Sende mail til orientering, få erfaringsoverføring fra Thomas. Sak 12: Eventuelt 12.1 12.2