Prosjektplan Bergen kommune Ajourføring av fakta i forvaltningsrevisjonsrapporten «Boligetatens boligsosial politikk»
Innhold 1 Bakgrunn... 3 2 Problemstillinger... 3 3 Oversikt over anbefalinger og utdrag fra faktabeskrivelse... 3 4 Avgrensning... 6 5 Gjennomføring... 6 5.1 Møte/intervju... 6 5.2 Dokumentgjennomgang... 6 6 Rapport... 6 7 Tid og ressursbruk... 7 7.1 Nøkkelpersonell... 7 7.2 Gjennomføringsperiode, tidsbruk og kostnader... 7 Side 2
1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Bergen behandlet i møtet 15.08.12 sak70-12 sak om status og oppfølging av «Plan for forvaltningsrevisjon 2009 2012. Kontrollutvalget fattet vedtak om at utvalget høsten 2012 bl.a. ønsker å prioritere forvaltningsrevisjonsprosjektet «Ajourføring av fakta i forvaltningsrevisjonsrapporten «Boligetatens boligsosial politikk». Forvaltningsrevisjonsrapporten ble lagt frem for kontrollutvalget i møte den 19.06.12 sak 61-12. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1) Saken utsettes 2) Utvalget ber også om at saksfremstilling og forslag til innstilling til bystyret inneholder disse punktene: a) Anbefalinger som går frem at rapporten fra revisor listes opp punktvis b) Punkt om at det skal lages en handlingsplan innen.., som viser hvilke tiltak som skal settes i verk for å følge opp anbefalingene i rapporten, når tiltakene settes i verk og hvem som skal ha ansvaret for iverksettingen. Sekretariatet skriver i sin bestilling til revisjonen datert 20.08.2012 at faktagrunnlaget i rapporten er fra 2010 og må ajourføres med henblikk å vurdere om rapportens anbefalinger står ved lag, før saken legges frem for kontrollutvalget på nytt. Sekretariatet bestiller derfor en skisse til prosjektmandat vedr. ajourføring av faktagrunnlaget i rapporten hvor problemstillinger, kostnader og leveringstidspunkt fremgår. 2 Problemstillinger 1. I hvilken grad har det skjedd endringer i faktagrunnlaget eller forutsetninger som ligger til grunn for de anbefalinger som Forvaltningsrevisjonsrapporten «Boligetatens boligsosial politikk» angir? 2. I hvilken grad medfører ev endringer i faktagrunnlaget og/eller forutsetninger at behovet for å gjennomføre anbefalte tiltak er endret? 3 Oversikt over anbefalinger og utdrag fra faktabeskrivelse Under viser vi en foreløpig oversikt over anbefalinger og utdrag fra faktabeskrivelse/vurderinger i rapporten som vi vil følge opp og undersøke relevansen av i vår gjennomgang. Side 3
Anbefalinger i rapporten 1 «Boligetaten vurderer mulighetene for å utvikle rutiner som kan gi etaten kunnskap om hvorvidt hver enkelt søker generelt klarer å skaffe seg bolig, slik at boligsøkerne blir vurdert på likt grunnlag. (s.56) 2 «Boligetaten utvikler rutiner som sikrer at etaten retter en formell henvendelse til og innleder dialog med sosialtjenesten i alle saker hvor etaten ved behandling av søknad om bolig vurderer å sette booppfølging som et vilkår for boligtildeling.» (s.57) 3 «I tråd med forvaltningslovens bestemmelser om begrunnelse av enkeltvedtak viser Boligetaten, i alle sine vedtaksbrev, eksplisitt til hvilke retningslinjer den har vurdert søknadene i henhold til samt innholdet i disse.» (s.57) Denne anbefalingen synes ikke å gjenspeile faktagrunnlaget i rapporten (vår kommentar). 4 «Boligetaten utvikler prosedyrer som medfører at søkere som oppfyller gjeldende retningslinjer får innvilget søknad om kommunal bolig.»(s.58) 5 «Boligetaten utvikler prosedyrer som sikrer at boligsøkere som kan skaffe nedbetalingsavtale og som for øvrig oppfyller kriteriene for å få kommunal bolig, får innvilget søknad. Etaten kan med fordel informere aktuelle søkere om at innvilgelse av søknad forutsetter en nedbetalingsplan (evt. oppgjør).» (s.58) 6 «Boligetaten utarbeider en rutine som gir etaten jevnlige og fullstendige oversikter over boligsøkere som ikke har fornyet søknad om bolig, slik at etatens oppfølging og oversikt på dette området ikke avhenger av saksbehandlernes individuelle arbeidsrutiner.» (s.59) 7 «Boligetaten utarbeider rutiner for håndtering av søkere i boligkø, som er mer i samsvar med bystyrets kriterier for å få innvilget kommunal bolig og bedre egnet til å ivareta boligsøkere som har fått et midlertidig botilbud gjennom sosialtjenesten.» (s.60) 8 «Boligetaten utvikler rutiner som sikrer at etaten innleder dialog med sosialtjenesten i alle saker hvor etaten vurderer booppfølging som et nødvendig tiltak. Vilkårselementet i Boligetatens vedtak om å innvilge kommunal bolig foreslås erstattet av en skriftliggjøring av at søker har eller antas å ha behov for booppfølging.» (s. 61) 9 «Boligetaten bør i større grad også prioritere bostedsløse søkere ved tildeling av bolig, selv om søkerne ikke har hatt opphold i botreningssenteret, barnevernstiltak, asylmottak eller annen institusjon.» (s.61) Utdrag fra vurdering og fakta beskrivelse i rapport Boligetaten har ikke rutiner for å kontrollere om boligsøkerne generelt klarer å skaffe bolig selv. Boligetatens praksis fremmer ikke i tilstrekkelig grad r et samarbeid mellom relevante etater for boligsøkere som krever sosialfaglig oppfølging, jf. det som formannskapssak 0027/00 sier om at slikt samarbeid er av avgjørende betydning. Ingen av saksmappene viste om søkerne fikk informasjon om konkret hvilke retningslinjer etaten hadde behandlet søknadene på bakgrunn av. Formuleringene i vedtaksbrevene gir ikke søker informasjon om at det er bystyrets retningslinjer som er retningslinjene for vurdering av søknad, samt informasjon om innholdet i disse. Dette er informasjon som skal fremgå av begrunnelsen for enkeltvedtak, jf. forvaltningslovens 25.78 Saksmappegjennomgangen ga et bilde av at Boligetaten i noen tilfeller også avslår søknader selv når søker tilfredsstiller de mer objektivt målbare kriteriene knyttet til både inntekt og mangel på egen bolig. Søker ble i avslaget ikke opplyst om at en nedbetalingsavtale kunne medføre innvilgelse av søknad. Saksmappegjennomgangen viste at to av de åtte søkerne som hadde fått innvilget søknad om bolig ikke hadde fornyet sine søknader 4 måneder etter registrering i boligkø. Vi kan på den bakgrunn ikke se at det at en bostedsløs boligsøker får hjelp av sosialtjenesten til å skaffe seg "midlertidig" bolig i påvente av kommunal bolig, nødvendigvis diskvalifiserer søker fra å stå i kommunal boligkø. Boligsjefen viser til at dersom Boligetaten mener søker har behov for booppfølging, kan etaten forsøke å nekte tildeling av bolig dersom NAV ikke gir oppfølging. Søker blir i slike tilfeller stående i boligkø Seksjonsleder med ansvar for tiltakene bolig og bostøtte opplyste i intervju at prioriterte grupper for boligtildeling er barnefamilier, personer fra botreningssenteret, barnevernsbarn i DUE prosjektet (5 boliger årlig), unge flyktninger som har vært i barnevernstiltak samt flyktninger for øvrig som formidles via MOKS Side 4
10 «Boligetaten anbefales å utarbeide interne retningslinjer som klargjør vilkårene for tildeling av bolig til prioriterte vs. ikke prioriterte søkere.» (s.62) 11 «Boligetaten anbefales i større grad å følge retningslinjene fra bystyret som sier at etaten kan fravike ansiennitetsprinsippet ved boligtildeling dersom sosiale behov tilsier det.» (s.61) 12 «Boligetaten utarbeider prosedyrer som i størst mulig grad sikrer at kommunale leietakere som får pålegg om boligbytte og ordinære søkere i boligkø blir behandlet likt ved tilbud om bolig. Etaten utarbeider i tillegg prosedyrer som sikrer mot at saksbehandlerstil avgjør på hvilken måte en kommunal leietaker får tilbud om bolig.»(s.62) 13 «Ved Boligetatens påminnelse til leietakere om utløp av leiekontrakt og nødvendigheten av å søke om forlengelse av kontrakt, vedlegges skriftlig informasjon fra Boligetaten om alternative muligheter til å skaffe bolig.» (s.63) 14 Boligetaten utvikler prosedyrer for å undersøke om leietakere som søker om forlengelse av leiekontrakt også oppfyller de andre kriteriene for å leie kommunalt, utover inntektsgrensene. Prosedyrene skal sikre at Boligetaten behandler kommunale leietakere og nye ordinære boligsøkere likt. (s. 64) 15 «Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing anbefales å legge en plan for å øke antallet kommunale utleieboliger de kommende årene.» (s.65) 16 «Boligetaten iverksetter prosjekt for å hjelpe kommunale leietakere som ikke oppfyller kriteriene over i det private markedet. For øvrig vises det til vår anbefaling under 5.1.8.» (s.66) Uklart hva som er utslagsgivende for at en søker som tilhører prioritert gruppe går foran en søker som ikke tilhører prioritert gruppe, når Boligetaten skal tildele en bolig. Ved akutte behov kan Boligetaten overstyre ansiennitetsprinsippet ved tildeling av bolig. Leder for seksjon for bolig og bostøtte viser samtidig til at med unntak for søkere som tilhører prioriterte grupper (jf. over), følger Boligetaten et strengt ansiennitetsprinsipp ved tildeling slik at den som står først i køen får neste ledige bolig som matcher søker. Boligetatens ulike prosedyrer for å tilby bolig til henholdsvis ordinære søkere i boligkø og til søkere som allerede leier kommunalt og blir pålagt boligbytte, medfører etter vår vurdering en risiko for at de ordinære søkerne blir behandlet strengere enn søkere som allerede leier kommunalt, da de ordinære søkerne kun får ett skriftlig tilbud som de ikke kan avslå uten å falle ut av boligkøen. Det er i tillegg uklart hvilke spesielle tilfeller som rettferdiggjør at enkelte leietakere som får pålagt bytte får velge mellom to boliger. I tillegg kan saksbehandlernes forskjellige prosedyrer for tilbud av bolig ved pålagt boligbytte medføre en risiko for ulikebehandling av de kommunale leietakerne. I følge boligsjefen og leder for seksjon for bolig og bostøtte er det kun søkere som får avslag på søknad om forlengelse, og ikke de kommunale leietakerne generelt, som får informasjon om andre måter å skaffe bolig på. I følge leder for seksjon for bolig og bostøtte har ikke Boligetaten rutiner for å undersøke om søkere av fornyelse av leiekontrakter oppfyller andre kriterier enn de økonomiske for å leie kommunalt, det vil si om søkerne fortsatt er sosialt eller helsemessig vanskeligstilt Selv om så å si samtlige intervjuobjekt er positive til kommunens satsing på boligbygging er de likevel, tatt i betraktning at det er 2 års ventetid for å få kommunal bolig, også enige om at det er planlagt for få boliger for å kunne dekke behovet. Gjennomstrømningen i de kommunale boligene innvirker på hvor mange boliger som til enhver tid blir ledig for tildeling til boligsøkere i kø. Samtidig søker de fleste kommunale leieboerne om forlengelse av leiekontrakt, og får det. Det foreligger i dag, så langt vi kan se, ikke kunnskap om hvorvidt det bor personer i de kommunale boligene som ikke oppfyller kriteriene for å kunne leie kommunalt. Side 5
17 «Tatt i betraktning sammensetningen av boligkøen, bør kommunen utvikle boligprosjekt som i større grad enn i dag tar sikte på å løse boligkøen for enslige, inkludert personer med problem knyttet til rus og/eller psykiatri.» (s.66) 18 «Byrådet/byrådsavdelingen (BSBO) beregner økning i antall søknader om kommunal bostøtte som følge av økende antall kommunale boliger og tar høyde for dette i relevante budsjetter.» (s.66) 19 «Byrådet/byrådsavdelingen (BSBO) utreder hensiktsmessigheten i det å tillate låneopptak på 100 % av boligens markedsverdi for personer som er økonomisk vanskeligstilt på boligmarkedet.» (s.67) Vi har fått opplyst at boligkøen er lengst for 2 - roms leiligheter som i hovedsak leies ut til enslige, deriblant personer med problem knyttet til rus og/eller psykiatri. Med en økning i antall kommunale boliger, vil det også komme en økning i antall søknader om kommunal bostøtte. Dette er det ikke tatt høyde for i de langsiktige budsjettdokumentene. Kommunen tillater at personer som er vanskeligstilte på boligmarkedet setter seg i høyere gjeld enn personer som ikke er vanskeligstilte (har god nok økonomi til å få lån i bank), og i høyere gjeld enn det som Finanstilsynet har vurdert som forsvarlig for private husholdninger. 4 Avgrensning Vi vil ikke ta stilling til om faktagrunnlaget, revisjonskriterier, vurderinger og anbefalinger som revisjonen utledet i 2010 var gyldig på det tidspunktet. Vi vil kun undersøke om det har skjedd endringer i forhold som påvirker faktagrunnlaget og forutsetningene som er presentert i forvaltningsrevisjonsrapporten, og som ligger til grunn for de anbefalingene som er utledet (se tabell over for en oversikt over de forhold vi vil undersøke). 5 Gjennomføring 5.1 Møte/intervju For å undersøke relevansen til faktagrunnlag og anbefalinger vil vi ta en gjennomgang av høringssvaret til forvaltningsrevisjonsrapporten datert 5. juni 2012. Vi vil også be om et møte med relevante personer i Bergen kommune som kan opplyse oss om dagens situasjon knyttet til boligsosiale tiltak, blant andre kommunaldirektør og leder for boligetaten. Vi regner med at det blir nødvendig å gjennomføre 2-3 møter. 5.2 Dokumentgjennomgang Vi vil be administrasjonen så langt det er mulig om å dokumentere eventuelle endringer som de mener er relevant i forhold til det faktagrunnlag og anbefalinger som fremkommer i rapporten. For eksempel om det har blitt utformet nye rutiner, nye retningslinjer o.l. som har betydning. Vi vil gjennomgå disse i forhold til anbefalingene som er foreslått. 6 Rapport Resultatene av undersøkelsen vil bli presentert i en kortfattet rapport som viser oversikt over anbefalte tiltak i opprinnelig rapport, faktagrunnlaget som anbefalingene bygget på, og vår vurdering av disse ut fra den undersøkelsen vi har gjennomført. Vi vil presentere hvilke anbefalinger som fortsatt synes relevante og hvilke som ikke lenger er aktuelle. Vi vil ikke gjøre endringer i den opprinnelige rapporten. Side 6
Rapporten sendes på verifisering til kommunen og deretter til høring. 7 Tid og ressursbruk 7.1 Nøkkelpersonell Oppdragsansvarlig partner for prosjektet vil være Stein Ove Songstad. Songstad er ansvarlig for kvalitetssikring og skal sørge for at prosjektet til en hver tid er tilstrekkelig bemannet og følger oppsatt plan for tidsbruk. Birte Bjørkelo vil være prosjektleder, og vil stå for gjennomføringen av prosjektet sammen med Ruth Rørvik. 7.2 Gjennomføringsperiode, tidsbruk og kostnader Tidspunktet for gjennomføring av prosjektet vil avtales nærmere med kontrollutvalget og vil tilpasses kontrollutvalgets behov. Vi foreslår at dette prosjektet gjennomføres innen utgangen av november 2012. Kostnad for oppdraget er beregnet i henhold til avtale vil være kr. 101 100,- eks mva. Fakturering av kostnadene for prosjektet skjer i henhold til avtale. Dersom det oppstår behov for ekstra møter og andre aktiviteter enn det som er planlagt vil vi så langt det er mulig gjøre nødvendige tilpasninger innenfor rammen. Dersom det det påløper ekstra timer eller eventuelt for konsekvenser får fremdriften, vil dette bli avklart med kontrollutvalget. For å kunne gjennomføre prosjektet innen stipulert timebruk er det nødvendig at Bergen kommune innen avtalte frister sender over nødvendig dokumentasjon og at utvalgte personer stiller til og verifiserer intervju. Bergen, 03.09.2012 Sign Stein Ove Songstad, partner Side 7