Leie og drift av multifunksjonsmaskiner til Norsk pasientskadeerstatning

Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse nasjonal kunngjøring Leie og drift av multifunksjonsmaskiner til Norsk pasientskadeerstatning Tilbudsfrist: 25. oktober 2010 kl 12.00

Innholdsfortegnelse DEL 1 INNBYDELSE OG ORIENTERING... 3 1. Generell beskrivelse - Oppdragsgiver... 3 2. Anskaffelsens omfang og formål... 3 3. Bestiller hos NPE... 3 4. Krav til tilbyder... 3 5. Kravspesifikasjon... 3 6. Lønns- og arbeidsvilkår for arbeidere som utfører tjenestekontrakter for Staten... 3 DEL II KONKURRANSEBESTEMMELSER... 5 1. Anskaffelsesprosedyre... 5 2. Generelt... 5 3. Avtalens varighet... 5 4. Opplysninger, informasjon, kontaktperson... 5 5. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget... 6 6. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 7. Innlevering av tilbud... 6 8. Tilbudsfrist... 7 9. Vedståelsesfrist... 7 10. Tilbudsåpning... 7 11. Innsyn i tilbudsdokumentene og offentlighet... 7 12. Språkkrav... 8 13. Tilbudets innhold disponering... 8 14. Pris... 8 15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget... 8 16. Krav til kvalifikasjoner... 9 17. Tildelingskriterier... 10 18. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse... 10 DEL III KONTRAKTSBESTEMMELSER... 11

DEL 1 INNBYDELSE OG ORIENTERING 1. Generell beskrivelse - Oppdragsgiver Norsk pasientskadeerstatning (NPE) er en etat underlagt Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) for å behandle erstatningskrav fra pasienter som er påført skade i den offentlige helsetjenesten. Se www.npe.no for mer informasjon om NPEs virksomhet NPE er etablert i Oslo med ca. 130 ansatte. NPE ønsker å inngå en avtale for leie (eventuelt leasing) og drift av multifunksjonsmaskiner og programvare til å styre skriverkøen ( follow me/pull print ). Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn Wiebe van Meenen Postadresse Postboks 3 St Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse Holbergsgate 1, Oslo e-post wvm@npe.no Telefon 22994523 2. Anskaffelsens omfang og formål Pr. dato har NPE ca 20 stk personlige printere, 7 kopimaskiner, 1 multifunksjonsmaskin og 9 avdelingsprintere. Vi har tenkt å erstatte disse med 7 multifunksjonsmaskiner. Se kravspesifikasjon for ytterlige detaljer. 3. Bestiller hos NPE IKT seksjonen i NPE vil være ansvarlig for overvåkning av installasjonsprosessen og leverandørkontakt under avtalens levetid. 4. Krav til tilbyder Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for statlige anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er leverandørens risiko. 5. Kravspesifikasjon Finnes i vedlegg 1. 6. Lønns- og arbeidsvilkår for arbeidere som utfører tjenestekontrakter for Staten Oppdragsgiver er etter pålegg i Rundskriv fra Moderniseringsdepartementet datert 16.06.2005 pålagt å sørge for etterlevelse av ILO-konvensjonen nr 94 om arbeidsklausuler i offentlige arbeidskontrakter som skal sikre like arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Leverandøren skal derfor sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler,

regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare de ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen i virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler Leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under den kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen har Kunden rette til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare 2 ganger innsparingen for arbeidsgiver. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir brukt. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. 7. Fremdriftsplan Oppdragsgiver legger opp til følgende fremdriftsplan: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 05.10.2010 Frist for å levere tilbud 25.10.2010, kl 12:00 Tilbudsåpning 26.10.2010 Evaluering Uke 43 tentativt Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 29.10.2010 tentativt Klagefrist leverandører 12.11.2010,kl 12:00 tentativt Kontraktsinngåelse 15.11.2010 tentativt Leveranse multifunksjonsmaskiner 29.11.2010 tentativt I driftsetting løsning senest 3.12.2010 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende.

DEL II KONKURRANSEBESTEMMELSER 1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentligs anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskift om offentlige anskaffelser del II (under EØS terskelverdi). Konkurransebestemmelsene inntatt i konkurransegrunnlaget del II supplerer forskrift om offentlige anskaffelser del II og skal i tilfelle motstrid gjelde foran forskrift om offentlige anskaffelsers bestemmelser med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen forhånds kvalifisering av leverandører og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforhodet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2. Generelt Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig i henhold til konkurransebestemmelsene punkt 6, inngå. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. Tilbyder inngir tilbud i henhold til denne forespørsel på tilbyders eget økonomiske ansvar og risiko. Enhver utgift eller kostnad tilbyderen påtar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbudsdokumenter er tilbyders ansvar. 3. Avtalens varighet Avtaleperiode settes til 4 år. Ingen opsjon på forlengelse. 4. Opplysninger, informasjon, kontaktperson Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen. Se www.doffin.no. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Slike spørsmål skal være mottatt senest: onsdag 20. oktober 2010, kl 12.00.

Spørsmål rettes til NPE ved oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelsene skal merkes med Konkurranse multifunksjonsmaskiner. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle tilbyderne vil få tilsendt alle spørsmål og svar. 5. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil bli skriftlig meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har etydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver umiddelbart. 6. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, jfr. konkurransebestemmelsene punkt 8, før utløp av tilbudsfristen, jfr. konkurransebestemmelsene punkt 9. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 7. Innlevering av tilbud Ved forsendelse per post skal følgende adresse benyttes_ Norsk pasientskadeerstatning Administrasjonsavdelingen Postboks 3, St Olavs plass 0130 Oslo Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Norsk pasientskadeerstatning Resepsjon Holbergsgate 1 Oslo Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slikt: Konkurranse multifunksjonsmaskiner att Wiebe van Meenen

NB. Må ikke åpnes før tilbudsåpning Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene går dette eksemplaret foran de øvrige. Elektronisk kopi: Vi ber videre om at en elektronisk kopi av tilbudet som består av en fil i pdf format som inneholder alle dokumentene i tilbudet (også eventuelle vedlegg). Filen kan enten legges ved pakken med tilbudet eller sendes til npepost@npe.no ETTER at tilbudsfristen går ut. NB: Det er kun elektronisk kopi av tilbudet som skal sendes per e-post etter tilbudsfristen har gått ut. Dette skal sikre at NPE ikke kjenner til innholdet i tilbudene før tilbudsfristens utløp. Innpakking og merkings av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. De bes om at ringpermer/dokumentomslag benyttes. Ark skal ikke stiftes. Tilbud sendt per telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. 8. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: Mandag 25. oktober 2010 kl 12.00. Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være overlevert til den i punkt 8 nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender. 9. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp, jfr. Konkurransebestemmelsene punkt 9. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen den fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 10. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos NPE en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. Oppdragsgiver vil føre anskaffelsesprotokoll. Protokollen vil være unntatt offentlighet. 11. Innsyn i tilbudsdokumentene og offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil valg av leverandør er bestemt.

Leverandørene skal levere en utgave (i papir og elektronisk) av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 12. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 13. Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølgen: a. Tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norsk Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder - Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform og hvem som eier virksomheten. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se punkt 15. b. Dokumentasjon av kvalifikasjoner, jfr. punkt 16 c. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene, jfr. punkt 17. 14. Pris Prisen skal oppgis som i vedlagte prismatrisen. 15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side.

Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 16. Krav til kvalifikasjoner Generelt: Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon av disse: Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon som skal vedlegges: o firmaattest. Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon som skal vedlegges: o Skatteattest for skatt og merverdiavgift i henhold til skjema RF-1244. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjon som skal vedlegges: o Årsregnskap for de siste 2 år inklusiv styrets beretning og revisorerklæring. For virksomheter som ikke har hatt drift de siste tre år eller som er under etablering, kreves det at det i tillegg til og/eller som erstatning for punktene ovenfor, blir gitt en egen redegjørelse til bruk ved oppdragsgivers vurdering med hensyn til om tilbyderen er kvalifisert. Tilbyder skal ha et fungerende HMS system. Dokumentasjon som skal vedlegges: o Utfylt HMS-egenerklæring. Tilbyder skal ha et system for retur og resirkulering av tonerkassetter. dokumentasjon som skal vedlegges: o Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Om slike rutiner er del av et sertifisert miljø- eller kvalitetssystem kan kopi av rutiner og sertifikatet legges ved. Tilbyder skal ha et retursystem eller være tilknyttet et retursystem som oppfyller lovkrav for retursystem. Dokumentasjon som skal vedlegges: o Redegjørelse for (medlemskap i et) retursystem. Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende leveranser de siste år. Dokumentasjon som vedlegges: o Liste over de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefonnummer, e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov.

17. Tildelingskriterier Oppdraget vil bli tildelt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, hvor det vil bli lagt vekt på følgende: Pris Funksjonelle krav Tekniske krav Kriteriene er ikke oppsatt i prioritert rekkefølge. 18. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli medelt samtidig til alle tilbydere i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet, se del III Kontraktsbestemmelser, er undertegnet av begge parter.

DEL III KONTRAKTSBESTEMMELSER Se avtaleutkast