Saksnummer:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale konsulenttjenester innen vannressurs og energi Saksnummer: Desember 2009

2 INNHOLD Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt nedenfor og i konkurransegrunnlaget for øvrig. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, se del II punkt 3. Konkurransegrunnlaget innholder: INNHOLD... 2 DEL I INNBYDELSE OG ORIENTERING GENERELL BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN RAMMEAVTALENS VARIGHET NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN KRAVSPESIFIKASJON ANTATT OMFANG AV ANSKAFFELSEN IKKE ADGANG TIL DELTILBUD IKKE ADGANG TIL ALTERNATIVE TILBUD KRAV TIL TILBYDER UNDERLEVERANDØRER INTERESSEKONFLIKT/HABILITET FREMDRIFTSPLAN LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR FOR ARBEIDERE SOM UTFØRER TJENESTEKONTRAKTER FOR STATEN... 6 DEL II - KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE GENERELT OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING SPRÅKKRAV TILBUDETS INNHOLD DISPONERING FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET KRAV TIL KVALIFIKASJONER HOS TILBYDER KVALIFIKASJONSKRAVENE OG KRAV TIL DOKUMENTASJON AV DISSE UTVELGELSE AV HVILKE AV DE KVALIFISERTE LEVERANDØRENE SOM SKAL FÅ VÆRE MED I RAMMEAVTALEN TILDELINGSKRITERIER... 11

3 DEL III KONTRAKTSBESTEMMELSER VEDLEGG V1 NVES STANDARD RAMMEAVTALE V2 MATRISE FOR PRESENTASJON AV PERSONELL... 16

4 DEL I INNBYDELSE OG ORIENTERING 1. Generell beskrivelse av oppdragsgiver og anskaffelsen Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) ved Internasjonal seksjon, heretter også kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå rammeavtale om kjøp av konsulenttjenester i forbindelse med oppgaver på området energi og vannressursforvaltning. Type oppdrag og de aktuelle tematiske områdene er nærmere omtalt i del I punkt 4 nedenfor. NVEs Internasjonalt bistandsarbeid er regulert gjennom en samarbeidsavtale mellom NVE og Norad og omfatter NVEs aktivitet som rådgiver overfor Norad, samt hjemler NVEs oppgaver knyttet til institusjonsavtaler i U-land. NVEs Internasjonal seksjon har hatt oppdrag i følgende land i 2008: Azerbajan, Bhutan, Bulgaria, Etiopia, Filippinene, Ghana, Kina, Liberia, Nepal, Montenegro, Sør-Afrika, Tanzania, Timor Leste, Uganda, Vietnam og regionalt samarbeid i Afrika For ytterligere informasjon om NVE, se: NVE ønsker fortsatt å kunne benytte intern kompetanse samt fra andre statlige forvaltningsorgan (egenregi) der dette er naturlig ut i fra forvaltningsorganenes oppgaver. Formålet med inngåelse av rammeavtale er å gi NVE rask og fleksibel tilgang til konsulenttjenester innen sektorer og områder som er prioritert innen norsk utviklingssamarbeid samt å sikre effektiv ressursbruk, god kvalitet, konkurranse, åpenhet og forutsigbarhet. Når det gjelder området energi og vannressurser, tas det sikte på å inngå rammeavtale med én leverandør (dvs. ikke parallelle rammeavtaler). Omtalte rammeavtale vil gi NVE en rett, men ingen plikt til å tildele kontrakter innenfor rammeavtalen. NVE er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde tjenester i rammeavtaleperioden, men vil være lojale mht kjøp i samme kategori. 2. Rammeavtalens varighet Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år, og en opsjon for oppdragsgiver til å forlenge rammeavtalen med 1+1 år. 3. Nærmere om anskaffelsen kravspesifikasjon Rammeavtalen vil følges opp av konkrete bestillinger med oppdragsbeskrivelser. Oppdragsbeskrivelsene vil inneholde planlagt tidsramme og gi en økonomisk ramme. Det skal rapporteres til NVE etter hvert oppdrag i tråd med føringer gitt i rammeavtalen og de enkelte oppdragsbeskrivelsene.

5 Oppdragene vil omfatte: Forstudier og vurderinger av forslag til programmer og prosjekter Foredrag, workshops og seminarer Etablere baseline informasjon, kontrollrutiner og evaluering av resultater Vurderinger og faglige utredninger av begrenset omfang og med tematisk relevans for NVE innenfor de aktuelle områdene A-F nedenfor. Institusjonsutvikling og kompetanseoverføring Prosjektstyring Det vil også være aktuelt å benytte leverandør som faglig diskusjonspartner. Oppdragene vil kunne omfatte både skrivebordsvurderinger og feltarbeid. NVE er avhengig av fleksible og tilgjengelige konsulenter. NVEs leverandører bør være i stand til å stille med kompetente konsulenter på kort varsel med maksimum mobiliseringstid på 4 uker. I tillegg bør NVEs leverandør kunne håndtere å ha flere oppdrag samtidig. Med sikte på ovenfor nevnte type oppdrag, skal tilbyderne kunne presentere kompetanse samt nasjonal og internasjonal erfaringsbakgrunn innen følgende tematiske områder: A. Energipolitikk og forvaltning av energisektoren B. Energi økonomisk utredning C. Lisensiering og regulering av energisektoren D. Damsikkerhet E. Miljøutredninger F. Finansiering av energiinfrastruktur inkl. CDM Tilbydere som ikke dekker alle temaer kan benytte underleverandører for å dekke samtlige av de opplistede tematiske områdene. NVE vil inngå rammeavtale med én ansvarlig leverandør jfr del I punkt Antatt omfang av anskaffelsen Ut fra planer og erfaringer antar oppdragsgiver at omfanget på innkjøp under rammeavtalen blir i størrelsesorden NOK 1-2 mill pr. år fordelt på 2-5 avrop pr. år. Dette er imidlertid kun et estimat og tildelinger under rammeavtalen kan bli både mer eller mindre omfattende. 5. Ikke adgang til deltilbud Det er ikke adgang til å inngi tilbud på deler av rammeavtalen.

6 6. Ikke adgang til alternative tilbud Det er ikke adgang til å inngi alternative tilbud. 7. Krav til tilbyder Tilbyder må gjøre seg kjent med alminnelige regler og forskrifter som gjelder for offentlige anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 8. Underleverandører Det skal være en hovedleverandør som skal ha ansvaret for tilbudet. Leverandøren kan benytte underleverandører på deler av tilbudet, men i så fall må det i tilbudet oppgis hvilke underleverandører som skal benyttes og på hvilke deler. Hovedleverandøren er fullt ut ansvarlig overfor NVE for de underleverandører som benyttes og skal kontraktsmessig ha forpliktet sine underleverandører til å følge forpliktelsene i vedlagte standardavtale. 9. Interessekonflikt/habilitet Leverandør skal informere om eventuelle interessekonflikter herunder men ikke begrenset til habilitetsutfordringer. 10. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin/TED Frist for å levere tilbud :00 Evaluering ca. 2 uker Valg leverandør og meddelelse til tilbydere etter ca 2 uker Klagefrist 1 uke Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 11. Lønns- og arbeidsvilkår for arbeidere som utfører tjenestekontrakter for Staten Oppdragsgiver er etter pålegg i Rundskriv fra daværende Moderniseringsdepartementet (nå Fornyings- og adminitrasjonsdepartementet) datert pålagt å sørge for etterlevelse av ILO-konvensjonen nr 94 om

7 arbeidsklausuler i offentlige arbeidskontrakter som skal sikre like arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Leverandøren skal derfor sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare de ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen i virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har NVE rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare 2 ganger innsparingen for arbeidsgiver. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir brukt. DEL II - KONKURRANSEBESTEMMELSER 1. Anskaffelsesprosedyre Rammeavtalen vil inngås i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402, endret ved forskrift 24. november 2006 nr Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del III. Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt med forhandlinger mellom partene og tilbyderne må derfor gi sitt endelige tilbud ved tilbudsfristens utløp. 2. Generelt Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig i henhold til del II punkt 4, inngå. 3. Opplysninger, informasjon, kontaktperson Konkurransen er kunngjort i Doffin- og TED-databasene. Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest:

8 klokken Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til NVE v/ Morten Johnsen på e-post; Henvendelsene skal merkes med rammeavtale IN. Alle henvendelser skal skje via e-post Alle relevante spørsmål for konkurransen vil bli anonymisert og lagt ut på under anskaffelser eller TED Doffin 4. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt på under anskaffelser eller Ted/doffin. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 5. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, jfr. del II punkt 6, før utløp av tilbudsfristen, jfr. del II punkt 7. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 6. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: NVE Postadresse: Postboks 5091 Majorstuen 0301 Oslo

9 Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til (åpningstid kl ): NVE Drammensveien 211, Resepsjonen 0281 Oslo Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud rammeavtale IN. att. Kjell Repp NB Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal være signert. Tilbudet skal leveres i 3 papireksemplarer, samt en elektronisk versjon på minnepinne eller CD. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Ark skal ikke stiftes på originalen. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 7. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: kl Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være overlevert til den i punkt 6 nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender. 8. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil i 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp, jfr. del II punkt 7. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse.

10 9. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos NVE etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. Minst to representanter for oppdragsgiver vil være tilstede ved tilbudsåpning Oppdragsgiver vil føre anskaffelsesprotokoll. 10. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. Vedlegg/skjema kan være på norsk eller engelsk. 11. Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølgen: 1. Tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon og e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se del II punkt Dokumentasjon av kvalifikasjoner, jf. del II punkt Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene, jfr. del II punkt 15 De enkelte punktene skal skilles ved skilleark slik at tilbudsbrevet ligger foran i permen. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjoner ligger under skilleark 1 og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene ligger under skilleark Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet.

11 Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 13. Krav til kvalifikasjoner hos tilbyder 13.1 Kvalifikasjonskravene og krav til dokumentasjon av disse Tilbyder skal være registrert i et foretaksregister og skal vedlegge firmaattest eller lignende. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjon som skal vedlegges: - Skatteattest for skatt og merverdiavgift i henhold til skjema RF Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. - Årsregnskap for 2008 bekreftet av revisor. For tilbydere som ikke har hatt drift de siste tre år eller som er under etablering, kreves det at det i tillegg til og/eller som erstatning for punktene ovenfor, blir gitt en egen redegjørelse til bruk ved oppdragsgivers vurdering med hensyn til om tilbyderen er kvalifisert. For utenlandske tilbydere kreves bekreftelse på at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter i henhold til de regler som gjelder for tilbyders hjemland. Det skal vedlegges HMS-egenerklæring i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser vedlegg II. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. 14. Utvelgelse av hvilke av de kvalifiserte leverandørene som skal få være med i rammeavtalen tildelingskriterier Følgende kriterier vil bli lagt til grunn ved utvelgelsen: Personell 60% Pris 25% Organisasjon 15%

12 Ad 1 Personell 60 % Personell vil bli vurdert etter tilbyders presenterte konsulenter som er aktuelle å benytte til oppdrag innen det aktuelle fagområdet herunder utenlandsbaserte konsulenter som tilbyder har avtale med. De omtalte konsulenters faglige tematiske kompetanse og erfaring teller 25 %, erfaring fra utviklingssamarbeid og kompetanse om de land Norge har et utviklingssamarbeid med innen sektoren teller 15%, erfaring fra norsk energisektor (offentlig og/eller privat) 10%, språkkunnskaper (portugisisk, spansk, engelsk, Swahili, nepali) teller 10 %. Informasjonen om dette bes presentert i en matrise (vedlegg 2) slik at det blir enkelt å sammenholde kompetansen for hver enkelt medarbeider i de forskjellige tilbudene. Elektronisk versjon av matrisen skal legges ved i Excel-format på minnepinne eller CD. Det skal også legges ved CV for de presenterte konsulentene enten på norsk eller engelsk. Maksimum lengde per CV er 4 sider. Ad 2 Pris 25 % Prisvurderingen vil være en vurdering i forhold til tilbudte timerater oppgitt i NOK eks. mva og teller 25%. Timerater for de forskjellige kategorier personell som tilbys bes standardisert til maksimum 3 forskjellige rater iht nedenstående kategorier. Prisvurderingen vil legge den viste prosentfordelingen til grunn. Betegning Stillingskategori Prosentfordeling A Seniornivå /prosjektledere 70% B Juniornivå 20% C Andre 10% Opplysningene bes presentert i en matrise (vedlegg 2) Timeprisen skal inkludere alle faste kostnader, slik at det kun er reisekostnader, per diem og andre variable kostnader som kan tilleggsfaktureres. I tilbudet bes opplyst om slike mulige variabler. I tilfelle ikke annet er sagt legges Statens reiseregulativ til grunn. Ad 3 Organisasjon 15 % Presenterte planleggings- og koordineringsmetoder samt presentasjon av kvalitetssikringsmetoder teller 5%. Presentere kapasitet til å gjennomføre oppdrag som omtalt i kravspesifikasjonen del I, punkt 4, teller 5%. Hensynet til menns og kvinners rettigheter er et krav i vurderingen av alle prosjekter, programmer og prosesser som Norge støtter. Andelen av kvinnelige konsulenter i teamet teller 5% 16. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås.

13 DEL III KONTRAKTSBESTEMMELSER Rammeavtale anses inngått når avtale inntatt i vedlegg 1 er undertegnet av begge parter.

14 VEDLEGG

15 V1 NVEs standard rammeavtale

16 V2 Matrise for presentasjon av personell