Digitale arbeidsflater med tilhørende tjenester for Trondheim kommune

Digitale arbeidsflater med tilhørende tjenester for Trondheim kommune SSA-D Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon_pris og prisbestemmelser SIDE 1 av 11

Innhold 1 INNLEDNIN... 3 1.1 Formålet med dokumentet... 3 2 OVERORDNEDE PRISBESTEELSER... 3 3 VEDERLA FOR ETABLERINSFASEN... 5 4 VEDERLA FOR ODKJENNINSPERIODEN... 6 5 FAST ÅNEDLI VEDERLA FOR DRIFTSTJENESTENE (RUNNPRIS)... 6 6 TIEPRISER... 7 7 STANDARDPRISER FOR UTARBEIDELSE AV ENDRINSOVERSLA BESTILT AV KUNDEN... 7 8 VEDERLA FOR EDÅTT TID TIL - O UTIFTER PÅLØPT I FORBINDELSE ED REISE... 8 9 BETALINS- O FAKTURINSBETINELSER... 8 10 BESTEELSER O PRISENDRINER... 10 10.1 enerelt om prisendringer... 10 10.2 Etterprøving av priser... 11 SIDE 2 av 11

1 INNLEDNIN 1.1 Formålet med dokumentet Dette dokumentet vil sammen med ens besvarelse i Statens Standardavtale Driftsavtale (SSA-D) sine øvrige bilag danne grunnlag for en avtale mellom Kunde og. Dette bilaget inkludert SSA-D Bilag 1 Kundens Priskalkyle inneholder en detaljert og samlet oversikt over pris og prisbestemmelser for leveransen som en skal besvare i. 2 OVERORDNEDE PRISBESTEELSER Kra v til Overordnede prisbestemmelser Svarkod e Leveran dør skal svare J/N/T om oppfylle s Leverandø r forbehold til priselemen t Leverandø r skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 skal fylle ut SSA-D Pris og prisbestemmelser, samt SSA-D Priskalkyle for å gi en detaljert og samlet oversikt over pris og prisbestemmelser for leveransen 2 en er ansvarlig for alle feil og mangler i sin utfylling av SSA-D Pris og prisbestemmelser og SSA-D Priskalkyle, og må selv dekke alle konsekvenser 3 ens tilfredsstillelse av krav i Bilag 1 og Bilag 2 der priser ikke er synliggjort i SSA-D Priskalkyle, er inkludert i leveransen 4 Alle kostnadselementer skal synliggjøres i SSA-D Priskalkyle og det skal i priskalkylen være mulig å identifisere alle relevante kostnadselementer som må endres dersom en tjeneste termineres, justeres eller legges til leveransen Hovedprinsippet for prising av driftstjenestene i avtaleperioden vises i nedenstående figur: 5 Hensikten med prismodellen er at Kunden skal ha fordel av den forbedring en kan oppnå i SIDE 3 av 11

6 avtaleperioden med hensyn til effektivisering av driftstjenestene og andre innsparinger på tid, utstyr, ressurser og lisenser. Dette illustreres ved den fallende priskurven for de ordinære driftskostnadene i figuren ovenfor. apet mellom den initielle prisen og den fallende kurven er den innsparingen som Kunden forventer seg over tid og som man ønsker å nyte godt av gjennom de reduserte prisene i avtaleperioden. runnpris er alle tjenester/funksjoner/prosesser beskrevet i Bilag 1, Bilag 2 og Bilag 5 med unntak av betalbare tjenester og opsjoner. runnpris er fast uavhengig av ens faktiske ressursbruk 7 Det skal være mulig å etterprøve priser i ettertid med hensyn til hvor riktig en pris er satt i forhold til forutsetningene, i forhold til avtalens generelle prisnivå og i forhold til generelle prisnivået i markedet. en må beskrive hvordan etterprøving av avtalens prisnivå skal gjennomføres, og hvordan dette skal anvendes i forbindelse med justering av avtalt vederlag B 8 9 10 Kunden skal gis tilgang til ens innpriser for verifisering av pris Dersom det i etableringsfasen eller i ordinær drift oppstår behov for ytterligere maskinvare eller programvare/lisenser på teknisk plattform enn det en har angitt i Bilag 2 for å utføre avtalt leveranse, skal kostnader forbundet med anskaffelse og vedlikehold av slik maskinvare eller programvare/lisenser dekkes av en. Dersom behovet for ytterligere maskinvare eller programvare/lisenser på teknisk plattform oppstår som følge av endringer til leveransen initiert av Kunden, skal kostnader knyttet til økte maskinvarekostnader eller lisenskostnader dekkes av Kunden. Kostnaden skal synliggjøres i endringsoverslaget Dersom en selv generer endringer for å kunne levere tilbudte tjenester, skal en selv dekke eventuell kostnader forbundet med endringen Kostnadene ved håndtering av en katastrofesituasjon, herunder kostnader ved rekonstruksjon av data, etablering av nytt driftsmiljø, etablering av ny kommunikasjonskanal og gjenskaping av full funksjonalitet overfor Kunden, dekkes i sin helhet av en. 11 en skal koordinere med Kunden og Kundens andre leverandører ved håndtering av beredskapshendelser. 12 13 Kostnader ved håndtering av katastrofesituasjon som skyldes forhold på Kundens side, dekkes i sin helhet av Kunden. Kundens skriftlige forhåndssamtykke skal imidlertid innhentes før kostnadene pådras, så langt dette er mulig uten å påføre Kunden ytterligere skade eller risiko. en skal ved test av egne beredskaps- og katastrofeplaner bære sine egne kostnader Bestillbare tjenester er tjenester der krav, priser og betingelser er definert i avtalen. Dette skal kun faktureres Kunden etter Kundens bestilling. SIDE 4 av 11

14 15 16 Ved varekjøp har ikke en anledning til å kreve avbestillingsgebyr For kjøp av utstyr skal generell avtaletekst for Statens standardavtale Kjøpsavtalen (SSA-K) siste versjon, være gjeldende en er ansvarlig for alle feil og mangler i Endringsanmodninger og tilbud som er godkjent av Kunden 3 VEDERLA FOR ETABLERINSFASEN til Vederlag for etableringsfasen skal svare J/N/T om oppfylles skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 Alle kostnader forbundet med etablering av leveranser og tjenester omfattet av denne avtalen skal synliggjøres ved at en skal angi vederlag for etableringsfasen 2 Vederlag for ens arbeid i Etableringsfasen frem til Oppstartsdag, det vil si eksklusive odkjenningsperioden, skal oppgis i SSA-D Priskalkyle 3 en skal bryte ned ytterligere vederlag for etableringsfasen i SSA-D Bilag 7 Priskalkyle. en er ansvarlig for alle sine feil og mangler i priskalkylen, samt de forutsetninger som priskalkylen bygger på 4 en skal fordele kostnadene knyttet til etableringsfasen på avtaleperioden i henhold til SSA-D kapittel 4.1 Varighet 5 Vederlaget for Etableringsfasen skal inngå i månedlig driftsfaktura i ens fakturagrunnlag. Retningslinjer utarbeides i samarbeid med Kunden. SIDE 5 av 11

4 VEDERLA FOR ODKJENNINSPERIODEN til Vederlag for godkjenningsperioden skal svare J/N/T om oppfylles skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 Vederlag for odkjenningsperioden skal angis i SSA-D Priskalkyle B 2 Vederlag for odkjenningsperioden faktureres etter Leveringsdag 5 FAST ÅNEDLI VEDERLA FOR DRIFTSTJENESTENE (RUNNPRIS) til Vederlag for driftstjenestene (grunnpris= skal svare J/N/T om oppfylles skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 Fast månedlig vederlag for driftstjenestene (grunnpris) i ordinær drift etter Leveringsdag skal angis i SSA-D Priskalkyle Digital arbeidsflate 2 en skal angi sitt forbedringspotensialets økonomiske konsekvenser i henhold til krav 5 i kapittel 2 Overordnede prisbestemmelser samt ens beskrivelse av sin oppfyllelse av, som gjelder for avtaleperioden, i egen fane i SSA-D Priskalkyle B Prismodell må ivareta at Varekjøp anskaffes på egen rammeavtale etter 3. år i avtalen. 3 en skal ha mulighet til å kreditere den enkelte enhet i Kundens organisasjon for brudd på SLA knyttet til én enkelt digital arbeidsflate SIDE 6 av 11

6 TIEPRISER Timepriser for endringsarbeider og/eller timebaserte tilleggstjenester er oppgitt i SSA-D Priskalkyle, fane Timepriser. 7 STANDARDPRISER FOR UTARBEIDELSE AV ENDRINSOVERSLA BESTILT AV KUNDEN skal svare J/N/T om oppfylles skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 ens kostnader i forbindelse med utarbeidelse av endringsoverslag for endringer initiert av en dekkes av en 2 ens kostnader i forbindelse med utarbeidelse av mindre endringsoverslag for endringer bestilt av Kunden dekkes av en. ed mindre endringsoverslag menes her endringsoverslag hvor ens arbeidsinnsats knyttet til utarbeidelsen av endringsoverslaget ikke overstiger 40 timer 3 For omfattende endringer hvor ens arbeidsinnsats knyttet til utarbeidelsen av endringsoverslaget forventes å overstige 40 timer kan ens arbeid utover 40 timer dekkes i henhold til avtalte timepriser, dersom Kunden skriftlig har godkjent dette SIDE 7 av 11

8 VEDERLA FOR EDÅTT TID TIL - O UTIFTER PÅLØPT I FORBINDELSE ED REISE skal svare J/N/T om oppfylles skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 Reise- og oppholdskostnader og medgått tid ved reise til og fra Kundens lokaler godtgjøres ikke 9 BETALINS- O FAKTURINSBETINELSER Kra v Svarkod e Leveran dør skal svare J/N/T om oppfylle s Leverandø r forbehold til priselemen t Leverandø r skal beskrive sin oppfyllels e av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 Alle fakturaer skal ha 30 kalenderdagers betalingsforfall 2 en skal fakturere Kunden månedlig og etterskuddsvis for avtalt månedlig vederlag med fradrag for eventuelle standardiserte prisavslag i henhold til Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner 3 Faktura for driftstjenestene skal være spesifisert på en måte som gir Kunden anledning til å kontrollere de enkelte vederlagspostene, inkludert eventuelle standardiserte prisavslag. Spesifisering av faktura skal tilgjengeliggjøres Kunden elektronisk, og godkjennes av Kunden før fakturering 4 Alle fakturaer som utstedes skal være mottatt av Kunden senest 1 måned etter akseptert leveranse eller utført arbeid 5 en skal utarbeide fakturalayout i samarbeid med Kunden SIDE 8 av 11

6 Forutsetning for betaling av faktura er at det foreligger en autorisert bestilling 7 Ved varekjøp med tilhørende utstyrstjenester skal det faktureres per bestilling for leveranser til samme adresse 8 Den enkelte faktura skal spesifiseres på en slik måte at det gjøre det mulig for Kunden å forstå fakturagrunnlag 9 Fakturagrunnlag skal være så detaljert spesifisert og forståelig at Kunden kan benytte det til å fordele kostnaden på interne enheter, eventuelt skal en fordele fakturabeløpet og fakturere Kundens enheter etter en fordelingsnøkkel gitt av Kunden.? Retningslinjer utarbeides i samarbeid med Kunde 10 en skal fakturere Kundens enheter direkte. Retningslinjer utarbeides i samarbeid med Kunde 11 en skal levere e-faktura når Kunden ber om det. Kunden er i gang med innføring av elektronisk fakturatjeneste, jfr. NS4145:2008. For leverandører vil dette innebære ansvar for å benytte til enhver tid gjeldende offentlige standard meldingsformat for offentlige virksomheter. Løsningen skal være leverandøruavhengig. Partene dekker hver for seg egne kostnader ved bruk av elektroniske fakturatjenester 12 en skal levere papirfaktura når Kunden ber om det 13 Kun korrekte, avtalte godkjente fakturaer utløser betaling. Feil i eller mangelfullt utfylte faktura vil bli returnert og ny betalingsfrist skal beregnes etter ny fakturadato. Det er ens ansvar å til enhver tid å ha korrekte fakturaadresser for Kundens enheter. Se vedlagt referanse til Kundens hjemmeside: https://trondheim.kommune.no/content/1117730836/se nde-faktura-til-trondheim-kommune Tillegg til varebeløpet i form av fakturagebyr eller lignende, vil også medføre retur av faktura. Delfakturering godtas ikke med mindre dette er skriftlig godkjent av autorisert bestiller SIDE 9 av 11

10 BESTEELSER O PRISENDRINER 10.1 enerelt om prisendringer skal svare J/N/T om oppfylles skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 Avtalens priser kan endres 1. januar hvert år i henhold til Statistisk Sentralbyrås hovedindeks i perioden 01.11.- 31.10 foregående år. Tjenester som etableres i løpet av året skal ikke prisjusteres før påfølgende år 2 Første avtaleendring på avtalens priser kan tidligst kreves fra 1.1.2020 i henhold til Statistisk Sentralbyrås hovedindeks i perioden 01.11.2018-31.10.2019 3 Prisregulering må varsles skriftlig innen 1.12. året før prisendringene skal tre i kraft 4 Priser på utstyr justeres av ens påslagsprosent på sine kostpriser. Ved kjøp av utstyr gjelder følgende overordnede prinsipp: Valutakurser oppdateres kvartalsvis ved endring utover +/- 5% fra kurs benyttet ved initialt tilbud. Eventuelle endringer i valutakurs og grunnlag rapporteres til Kunden før eventuelle prisendringer trer i kraft. Dette vil bli en del av de kvartalsvise Kundemøtene hvor produkter og priser vurderes. Dette er ens ansvar å ivareta. SIDE 10 av 11

10.2 Etterprøving av priser skal svare J/N/T om oppfylles skal beskrive sin oppfyllelse av (,B) (J/N/T) (J/N) /B/O Bilag 1 en skal gi Kunden kontrollmulighet på sine priser B 2 skal gi tilstrekkelig informasjon slik at Kunden kan etterprøve alle avtalens priser SIDE 11 av 11