1. INNLEDNING en fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen. Leverandør må påse at det i tilbudet leveres dokumentasjon som bekrefter at det tilbudte produktet tilfredsstiller oppdragsgivers krav, eventuelt i hvilken grad kravene dekkes. Kravet om dokumentasjon/beskrivelse gjelder for samtlige av kulepunktene i hovedpunkt 3, 4 og 5 i kravspesifikasjonen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av produkt skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. Tilbyder kan også legge ved andre opplysninger om den tilbudte løsningen som han mener er av betydning for leveransen. Nedenfor settes minimumskrav som skal være likelydende for virksomhetene tilknyttet avtalen. Dersom det ikke er sannsynliggjort at minimumskravene kan oppfylles, vil tilbudet avvises. Den leverandøren som har det mest økonomiske fordelsaktige tilbudet, vinner leveransen på den spesifikke anskaffelsen som det inngis tilbud på. Det vil si at oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør. 2. BEHOV Oppdragsgiver, jfr. grunndokumentets pkt 1.2, skal lease: 1) 6-8 stk nye multifunksjonsmaskiner. Avtalen har en varighet på 2 år med mulighet for kunden til ytterligere prolongering med 1 år, til sammen 3 år fra avtaleinngåelse. Oppdragsgiver etterspør service- og vedlikeholdsavtale (inntil 4 år) for: 2) de nye leasingmaskinene Hvis leasingavtaleavtale på multifunksjonsmaskiner opphører etter år 2 eller 3 vil service- og vedlikeholdsavtale automatisk opphøre. Ved kjøp av multifunksjonsmaskiner etter endt leasingperiode vil service- og vedlikeholdsavtale vare i maks 1 år. I tillegg er det opsjon på: 3) Å kjøpe ut de nye multifunksjonsmaskinene etter endt leasingperiode. 4) Hefteproduksjon (falsing og stifting) for maskintype 1 & 2. 1
En del av dagens eksisterende maskiner har behov for utskiftning, og vi ønsker å sikre god og økonomiske fordelaktig leveranse i samsvar med kravspesifikasjon. Hver leverandør som gir tilbud på maskinene må spesifisere tilbudet på den enkelte maskintype i pristilbudsskjema i vedlegg 5. Det legges vekt på å anskaffe maskiner med god driftssikkerhet, hvor eksplisitte funksjonelle krav fremkommer i pkt 3 nedenfor. Maskinene skal i all hovedsak inneholde funksjonalitet som skriver, skanner, fakser og kopierer. Det legges videre stor vekt på leverandørs evne til oppfølging av avtalen med hensyn på drift og service av maskinene, i henhold til pkt 4 vedrørende ikke-funksjonelle krav til avtalen. Anskaffelsen foretas ut i fra et ønske om effektiv ressursutnyttelse, riktig kapasitet på maskinene og kostnadseffektivitet gitt den spesifikke enhets (for oppdragsgiver) daglige behov. Kravene utferdiges i forhold til maskintype 1, 2 og 3. Dette ut i fra en vurdering av de enkelte enheters bruk og behov. 3. MINIMUMSKRAV TIL MASKINENE Oppdragsgiver stiller eksplisitte funksjonelle minimumskrav til maskinene med hensyn på ytelse, funksjoner som skanning og print. Det er stilt krav i forhold til hver av de tre forskjellige maskintypene. Leverandører må gi tilbud på maskintype 1, 2 og 3 jfr pkt 1.10 i konkurransegrunnlaget. Det kan bare inngis ett tilbud pr leverandør pr maskintype. Tilbudene må spesifiseres i henhold til hver enkelt maskintype. Vi presiserer kravet om dokumentasjon/beskrivelse for samtlige av kulepunktene i hovedpunkt 3, 4 og 5 i kravspesifikasjonen. 3.1 Minimumskrav Maskintype 1 (3 stykker) Dokumentmater: o 50 ark Papirmagasin: o 4 x 550 arks papirkassetter, papirvekt minimum 250 gram o Mulighet for papirstørrelse opp til A3 Utskrift og kopi: o Mulighet for 2-sidig, både for A4 og A3 o Minimum 30 kopier i minuttet, gjelder både for farge og sorthvit Enkel etterbehandling: o Sortering o Stifting Skanning: o til e-post o til postboks Enhetstilgang o mappe 2
o USB brikke Standard nettverkstilkopling 3.2 Minimumskrav Maskintype 2 (3 stykker) Dokumentmater o 50 ark Papirmagasin: o 4 x 550 arks papirkassett, papirvekt minimum 250 gram o Mulighet for papirstørrelse opp til A3 Utskrift og kopi: o Mulighet for 2-sidig, både for A4 og A3 o Minimum 35 kopier i minuttet gjelder både farge og sorthvit Enkel etterbehandling: o Sortering o Stifting Skanning: o til e-post o til postboks Enhetstilgang o Mapper o USB brikke Standard nettverkstilkopling 3.3 Minimumskrav Maskintype 3 (1 stykk) Dokumentmater o 50 ark Papirmagasin: o 4 x 550 arks papirkassetter, papirvekt minimum 250 gram o Mulighet for papirstørrelse opp til A3 Utskrift og kopi: o Mulighet for 2-sidig, både for A4 og A3 o Minimum 55 kopier i minuttet i farge og sorthvit Enkel etterbehandling: o Sortering o Stifting o Hefteproduksjon (falsing og stifting) Skanning: o til e-post o til postboks Enhetstilgang o Mappe o USB brikke Standard nettverkstilkopling 3
4. MINIMUMSKRAV VEDRØRENDE SERVICE OG DRIFT PÅ MULTIFUNKSJONSMASKINENE. I tillegg til eksplisitte funksjonelle krav for maskinene, stilles det minimumskrav til leverandørens ytelser med hensyn på service og drift av maskinene for en periode på inntil 4 år (jfr konkurransegrunnlaget pkt 1.3). Leverandøren forplikter seg til å sikre at maskinen er i forsvarlig driftsmessig stand. Dette gjelder i inntil fire år. Avtalen skal videre inkludere følgende krav til service, drift og vedlikehold: 4.1 Driftssikkerhet Oppdragsgiver stiller krav til maskinenes driftssikkerhet uti fra ønske om færrest mulig situasjoner som kan medføre redusert oppetid. I så henseende blir det viktig å tydeliggjøre at det er samsvar mellom kvaliteten og de ressurser leverandøren gjør tilgjengelig for oppdragsgiver. Dette gjelder tilsvarende for pkt 4.2. Software og drivere skal være stabile 4.2 Responstid ved tilkalling (maskinenes oppetid ) Oppdragsgiver setter store krav til rask responstid for service og feilretting. Tilkalling fra oppdragsgiver skal uten ugrunnet opphold utløse aktiv innsats og problemløsing fra leverandøren. Leverandørens kontaktperson må inneha tilstrekkelig myndighet til å kunne imøtekomme dette kravet og iverksette feilretting. Følgende: Det skal være tilstrekkelig mange teknikere som er kompetent og kan gjøres tilgjengelig. Det tilligger leverandør å sannsynliggjøre at antallet teknikere er tilstrekkelig. Responstid settes til maksimum 5 arbeidstimer etter innrapportert feil på maskinen. Med responstid menes at tekniker er på stedet hvor maskinen befinner seg, og iverksetter tiltak for å få maskin tilbake i ordinær drift. Ved responstid over 5 timer vil Målselv kommune fakturere leverandør med 200 kroner per løpt arbeidstime. Tilgjengelig telefonsupport fra kl. 08.00 16.00 på hverdager. Tilgjengelig delelager 4.3 Funksjonalitet og brukervennlighet (lav brukerterskel, brukervennlig grensesnitt) Oppdragsgiver stiller krav til funksjonalitet og brukervennlighet for maskinene. Det ønskes at brukerne av maskinene skal finne frem til relevant informasjon så fort som mulig, med hensyn til enkelhet, tydelighet og lettforståelig anvendelse av brukerpanel (intuitivitet). God funksjonalitet på display 4
4.4 Levering av maskinene og henting etter endt leasingperiode Levering relateres til akseptabel leveringstid fra kontrakt inngås til maskinen er levert, montert og prøvekjørt på avdelingene. Multifunksjonsmaskinene skal leveres til de forskjellige avdelingene, og monteres av leverandør på nærmere anvist plass. Frist for levering og montering: Senest 30 dager etter at kontrakt er undertegnet. Hvis kommunen etter endt leasingperiode velger å ikke benytte seg av opsjon på å kjøpe ut maskinene, skal leverandør hente maskinene vederlagsfritt. 4.5 Erstatningsmaskiner For det tilfelle at maskinen er ute av drift til vesentlig ulempe for oppdragsgiver, stilles følgende krav: Med vesentlig ulempe menes stipulering/antakelse av driftsstopp på mer enn 3 dager. Leverandør skal vederlagsfritt stille med lånemaskin av tilnærmet kvalitet for den perioden oppdragsgivers maskin er til reparasjon eller er ute av drift. Erstatningsmaskin skal ikke medføre ekstra kostnad for oppdragsgiver. 5. IKKE-ABSOLUTTE KRAV I tillegg til absolutte krav stilles det også ikke - absolutte krav til maskinene. Disse kravene bør leverandørene oppfylle, og består av: Miljømerkeordninger på produktene Norsk brukerveiledning på maskinens brukerpanel Brukerveiledning/-dokumentasjon på Engelsk og Norsk Systemdokumentasjon på Engelsk og Norsk 6. KRAV TIL DOKUMENTASJON I tilbudet skal det vedlegges dokumentasjon/bevis/godtgjørelse for å sannsynliggjøre at alle ovenfor stilte minimumskrav er oppfylt. Vi presiserer at alle kulepunkter skal dokumenteres. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 (smhl grunndokumentets pkt 4.9), med tydelig henvisning til hvilke punkt i kravspesifikasjonen det gjelder. Hvis dokumentasjon eller de bevis som fremlegges ikke sannsynliggjør at alle kravene er oppfylt kan oppdragsgiver velge å avvise tilbudet. 5
6