Universitetet i Oslo Notat Til: Dato: Internt Handlingsrom (IHR): Gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak 231012 Innledning Overordnet mål for IHR: Mål 4 i Strategi 2020: Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktivitetene Universitetsstyret har satt følgende mål for IHR-prosjektet: Målet er at vi i 2013 bruker mer av UiOs samlede ressurser på primærvirksomheten altså å skape et bedre internt økonomisk handlingsrom UiO skal videreutvikle en effektiv og profesjonell forvaltning og administrasjon UiO skal utnytte sin samlede kompetanse bedre gjennom å jobbe smartere Prosessen skal bidra til å avklare roller, fullmakter og ansvar mellom de tre administrative nivåene ene i Universitetsstyret 231012 gir et godt grunnlag for å realisere målene i IHR Det er nå viktig at organisasjonen følger opp vedtakene fra styret med gode gjennomføringsplaner For prosjektet Roller og ansvar vil gjennomføringen håndteres gjennom organisasjonsprosessene i SA5,TA og USIT 30 For de tre øvrige områdene: Organisering og standardisering av IT-virksomheten Bilagslønn Studieadministrasjon o Lokalt opptak o Studentmobilitet o Innpassing/godkjenning skal gjennomføring og oppfølging av vedtakene skje etter opplegget som skisseres i vedleggene 1 3
2 Gjennomføringsprosjektene Den respektive fagdirektør står som ansvarlig for at vedtakene blir gjennomført innenfor de tre områdene Fagdirektørene må etablere gjennomføringsorganisasjoner med tilstrekkelige ressurser i egne avdelinger og på samarbeidende enheter, for å gjennomføre vedtakene innenfor rimelige tidsfrister og innenfor rammene av styrevedtakene Ansvarlige for gjennomføring av de enkelte prosjektene er: Organisering og standardisering av IT-virksomheten en Bilagslønn en Studieadministrasjon - en IHR-sekretariatet følger opp gjennomføringen på vegne av universitetsdirektøren Det forutsettes etablert et tett samarbeid mellom prosjektene og IHR-sekretariatet med god kommunikasjon om fremdrift, innhold og i forhold til planene Det er viktig at fakultetene, museene og universitetsbiblioteket trekkes aktivt med i arbeidet Universitetsstyret forventer at prosjektene leverer beregninger på de gevinster som planlegges oppnådd i form av kroner og/eller kvalitet ved gjennomføring av vedtakene Som et ledd i gjennomføringsarbeidet må respektive fagdirektører beskrive og beregne effektene av tiltakene Mer om dette er beskrevet under punktet under gevinstrealisering nedenfor Universitetsdirektøren vil rapportere til Universitetsstyret om utvikling og fremdrift gjennom malene som fremkommer i vedleggene 1 3 Oppsummert vil rapporteringen inneholde følgende elementer: Gjennomføringsplan og -status Fremdrift Avvik fra gjennomføringsplan og fremdriftsplan De fleste tiltak skal være rullet ut i organisasjonen innen utgangen av 2013 Det er nå viktig at den enkelte fagdirektør legger frem en tidsplan for gjennomføringen, og avklarer denne med IHR-sekretariatet IHR-sekretariatet vil som nevnt stå for koordinering av gjennomføringen på vegne av Universitetsdirektøren All informasjon og rapportering knyttet til gjennomføringen skal kanaliseres til sekretariatet via Adelheid Mortensen Huuse Publisering av materiale vil bli håndtert av Bente Hennie Strand Behov for eventuelle ytterligere ressurser fra sekretariatet vil bli avklart i samarbeid mellom den enkelte fagdirektør og prosjektdirektøren Gevinstrealisering Hvordan gevinster skal estimeres, hvilke krav som stilles for utkvittering av realiserte gevinster samt verktøy for estimering kommer det mer om i den endelige versjonen av dokumentet
3 Nye og/eller bedre tekniske løsninger Det stilles krav og/eller ønske om nye tekniske løsninger, videreutvikling av eksisterende tekniske løsninger, eller bedre integrasjon og utnyttelse av de tekniske løsningene som allerede foreligger for alle saksområdene All utvikling av IS-systemer skal behandles innenfor rammene av Systemeierskap for administrative ITsystemer, og skal inngå i Veikartet for administrative IT-systemer Det skal gjennomføres kost/nyttevurderinger av all ny investering i systemer Systemeierskapet styres og forvaltes av den strategiske koordineringsgruppen med bistand fra rådgivings- og sekretariatsfunksjonen i USIT En første versjon av veikartet for administrative IT-systemer vil bli fremlagt for Universitetsstyret i februar 2013 Deretter forutsettes dette veikartet videreutviklet, slik at det gir et fullstendig bilde av alle administrative IT-systemer, systemenes status i forhold til systemlivsløpet, kostnader knyttet til drift og utvikling samt hvilke planer som legges for videre utvikling av det enkelte system Ressurser til gjennomføringen Det vil være behov for å avsette ressurser til gjennomføringen Den største ressursbruken vil være personressursene som settes direkte inn i gjennomføringsarbeidet I tillegg må det imidlertid avsettes midler til: Opplæring Tilpassing, utvikling, kjøp av systemløsninger Andre kultur- og organisasjonsbyggende tiltak Med mer Universitetsdirektøren vil komme tilbake med en nærmere oversikt over avsatte midler for 2013 Prosesstøtte fra OPA Informasjon om arbeidsgiverstøtte og prosesstøtte kommer Dessuten informasjon om hvordan arbeidet skal koordineres mv Kommunikasjon God kommunikasjon er ett av de viktigste suksesskriteriene i gjennomføringen, og informasjonsbehovet må ikke undervurderes Gjennomføringen av vedtakene bør foregå ut fra klare premisser om sporbarhet, transparens og åpenhet, og det samme må gjelde for kommunikasjonen IHR-sekretariatet vil bidra i arbeidet med en egen kommunikasjonsplan som beskriver de involverte aktørene, målgrupper, tidsplaner og ressursene man har til rådighet Konkrete gjennomføringsplaner for hvert prosjekt For hvert prosjekt er det laget gjennomføringsplaner som følger dette notatet (vedlegg 1 3): Detaljert beskrivelse av tiltak og opplegg for gjennomføring og oppfølging: Vedlegg 1: Organisering og standardisering av IT-virksomheten Vedlegg 2: Bilagslønn Vedlegg 3: Studieadministrasjon
Universitetet i Oslo Notat Vedlegg 1: Organisering og standardisering innenfor IT-virksomheten og opplegg for gjennomføring og oppfølging 1 Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet skal følge innstillingen fra plangruppen for administrative IT-tjenester Følgende områder må imidlertid utredes nærmere: Felles brukerstøttesenter Normkravene til lokale IT-ledere og -tilsatte Forholdet mellom USIT som tjenesteleverandør og USIT som premissgiver Universitetsdirektør/ITdirektør Evaluere IT-ledernettverkets mandat, sammensetning og virksomhet med sikte på å videreføre nettverket på et sterkere og tydeligere grunnlag Arbeidet må koordineres mot en større gjennomgang av alle nettverk ved UiO Dette skal ikke føre til forsinkelse i arbeidet med mandat og sammensetning, men synkroniseres mot arbeidet som gjennomføres i SA5-prosessen for alle nettverk ved UiO Etablere relevante formelle fagnettverk for IT-ansatte ved UiO Arbeidet må synkroniseres mot arbeidet med nettverk i SA5 Tydelig plassering av ansvar og oppgaver knyttet til koordinering og samhandling mellom lokal og sentral IT i USITs nye organisasjon Etablering av ett mottak på USIT for alle henvendelser fra IT-tilsatte stillels e Status tiltak
5 IT-organisasjonen skal overta ansvar for innkjøp, forvaltning, drift, brukerstøtte og anvendelse knyttet til audiovisuelt utstyr (AV-utstyr) ved universitetet Utarbeide kurs- og opplæringstilbud for de ulike kategorier av IT-ansatte stillels e Status tiltak og direktører på fakulteter, museer og UB og direktører på fakulteter, museer og UB Universitets- direktør/it- USIT skal klargjøre retningslinjer, roller og ansvar i IT-organisasjonen knyttet til mottak, behandling og oppfølging av behov for nye tjenester, samt endringer eller videreutvikling av funksjonalitet i eksisterende tjenester og løsninger USIT skal plassere ansvar for å etablere, forvalte og videreutvikle gode arenaer for kommunikasjon i IT-virksomheten Fakultetenes IT-ledere skal ha medansvar for gjennomføring av kommunikasjonstiltak Utrede felles brukerstøttesenter nærmere Det forutsettes at USIT utreder forslaget i samarbeid med enhetene Utrede normkravene til lokale IT-ledere og -tilsatte nærmere: Utrede tiltak Ib1: Fakultær IT-leders rolle, ansvar og myndighet Utrede tiltak Ia2: Stillingen som IT-tilsatt ved fakultetet Utrede forholdet mellom USIT som tjenesteleverandør og USIT som
6 2 For å sikre god kommunikasjon mellom lokal-it og USIT må alle fakulteter etablere en organisering av sin ITvirksomhet som sikrer ett formalisert kontaktpunkt inn mot USIT Personen som ivaretar bindeleddet mellom fakultet og USIT må være oppdatert på fakultetets strategi og satsinger direktør Fakultetsdirektører premissgiver Det forutsettes at USIT utarbeider forslaget og at forslaget drøftes med fakultetsledelsen Vedtas av: Universitetsdirektør Nødvendige oversikter/retningslinjer utarbeides for standardisering av tjenester og teknikk: Tjenestekatalog versjon 2 samlet oversikt over alle IT-tjenester på universitetet IT-relaterte anskaffelser Tekniske valg: Tilkopling til nettet Tilgang til tjenester Integrasjon og brukeradministrasjon Arbeidsplass-/brukerutstyr ( klienter ) Produkter Som det er redegjort for i styresaken tilligger organiseringen av den lokale ITfunksjonen fakultetene Universitetsstyrets vedtak stiller imidlertid krav til at det for hvert fakultet oppnevnes en person som er bindeleddet inn mot USIT For gjennomføringen vises til de konkrete vedtakskrav som fremkommer i vedtakskolonnen For fakulteter med store institutter må det drøftes mellom fakultetsledelsen og universitetsdirektøren praktiske stillels e Status tiltak
7 3 4 Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter etablere en modell for prioritering og styring av ITutviklingstiltak som ikke faller inn under kategorien administrativ IT Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter utarbeide forslag til: Strategi for universitetets ITvirksomhet Arkitektur og integrasjonsrammeverk Tjenestekatalog Det lages en fremdriftsplan for dette organisatoriske tilpasninger i forhold til hovedmodellen Det skal utarbeides et forslag til prosess og beslutningsmodell for styring av ITutviklingstiltak som ikke faller inn under kategorien administrativ IT Det forutsettes at USIT utarbeider forslaget og at forslaget drøftes med fakultetsledelsen Vedtas av: Universitetsdirektør en utarbeider forslag til: strategi for universitetets ITvirksomhet nytt IT-reglement oppdatering av retningslinjene i ITsikkerhetshåndboka Forslag til behandling av disse sakene legges fram for universitetsdirektøren Vedtas av: Universitetsstyret en utarbeider forslag til retningslinjer for arkitektur og integrasjonsrammeverk Vedtas av: Universitetsdirektør en utarbeider forslag til versjon 10 av IT-tjenestekatalog Vedtas av: Framdriftsplan utarbeides stillels e Status tiltak
8 5 6 7 Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter fremme forslag til Universitetsstyret om hvordan støtte til IT i undervisning og forskning skal organiseres ved UiO Universitetsdirektøren gjennomfører tiltak for å bedre kommunikasjonen og legge til rette for bedre samhandling mellom USIT og den øvrige organisasjonen Universitetsdirektøren rapporterer til Universitetsstyret om utviklingen i implementeringsarbeidet Det utarbeides en tidsplan for dette arbeidet Universitetsdirektør Universitetsdirektør/ direktører ved fakulteter og museer Universitetsdirektør/ITdirektør Universitetsdirektør ens rolle, ansvar og oppgaver avklares som del av oppfølgingen av IHRplangruppe for roller og ansvar Det skal utarbeides et forslag til prosess og modell for hvordan støtte til IT i undervisning og forskning skal organiseres ved UiO Det forutsettes at USIT utarbeider forslaget i samarbeid med fakultetene og at forslaget drøftes med ledelsen på enhetene Vedtas av: Universitetsstyret Det skal tas utgangspunkt i høringsuttalelsenes innspill på manglende kommunikasjon mellom fakultetene/enhetene og USIT Konkrete forslag til tiltak utarbeides Dette skjer i nært samarbeid med USIT og enhetsledelse Tidsplan utarbeides stillels e Status tiltak
Vedlegg 2: Organisering og standardisering innenfor bilagslønn 9 og opplegg for gjennomføring og oppfølging 1 1 - fase 1 Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn» For fase 1 innebærer dette: standardisere de overordnede arbeidsprosessene og enhetsdirektører og enhetsdirektører og enhetsdirektører og enhetsdirektører Utvikle, pilotere og innføre ny retningslinje for juridisk skille mellom eksterne arbeids- /oppdragstagere Utvikle, pilotere og innføre felles maler Utvikle, pilotere og innføre felles rutiner Utvikle, pilotere og innføre felles rutiner for shåndtering Få på plass en foreløpig forvaltningsorganisasjon stillels e Status tiltak
10 1 1- fase 2 Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn» For fase 2 innebærer dette: utarbeide overordnede beskrivelser av roller og ansvar innenfor området innføring av delegert ansvar for saksbehandlere for bilagslønn, herunder etablering av faglige nettverk utvide dagens forvaltningsorganisasjon for fastlønn til også å omfatte bilagslønn utrede konsekvensene av å gi begrenset BDM til utvalgte saksbehandlere for bilagslønn gjennomføre kompetansehevende tiltak og økonomidirektør og økonomidirektør og enhetsdirektører og økonomidirektør Utarbeide overordnede beskrivelser av roller og ansvar innenfor området Innføre nye modeller for rolle- og ansvarsfordeling innenfor området Utrede konsekvensene av å gi begrenset BDM til utvalgte saksbehandlere for bilagslønn Utrede overføring av attestasjon fra økonomikonsulentene til andre saksbehandlerne Vedtas av: Universitetsdirektør? Innføre delegert ansvar for saksbehandlere av bilagslønn Utarbeide og innføre nye retningslinjer for delegering av BDM til utvalgte operative ledere Etablere faglige nettverk Arbeidet må synkroniseres mot arbeidet med nettverk i SA5 Utvide dagens forvaltningsorganisasjon for fastlønn til også å omfatte bilagslønn Gjennomføre kompetansehevende tiltak stillels e Status tiltak Få på plass en foreløpig forvaltningsorganisasjon
11 1 1 - fase 3 Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn» For fase 3 innebærer dette: og enhetsdirektører og økonomidirektør Innføre en ny rolle, bilagslønnskonsulent som skal ha delegert ansvar for kontraktsinngåelse og attestasjon av utbetalinger Utarbeide og innføre nye retningslinjer for delegering av BDM til utvalgte operative ledere for forskningsprosjekter og administrative prosjekter Få på plass en fullverdig forvaltningsorganisasjon stillels e Status tiltak
12 2 3 4 Øvrige vedtak Det innføres systemstøtte for å oppnå: at grunndata behandles bare en gang tilretteleggelse for elektronisk saksflyt enklere tildeling og oppfølging av BDM Som et ledd i oppfølgingen av styrevedtaket skal effektene av tiltakene beregnes Effektene måles i kroner og kvalitet Universitetsdirektøren gjennomfører vedtakene og rapporterer til universitetsstyret om fremdriften / Strategisk koordinering sgruppe Universitetsdirektør Innføringen følger veikartet for administrative IT-systemer Effektberegning utføres Tidsplan utarbeides stillels e Status tiltak
Vedlegg 3: Organisering og standardisering innenfor studieadministrasjon og opplegg for gjennomføring og oppfølging 13 1 2 3 Organiseringen av arbeidet skal som hovedprinsipp følge nærhetsmodellen Arbeidsoppgaver som gir stordriftsfordeler skal samles ett sted som leverer tjenester til alle enheter Oppgaver som krever særlig kompetanse koordineres sentralt stillelse Arbeidet på de tre feltene skal organiseres i tråd med prinsipper om at fagnære spørsmål skal behandles lokalt Organiseringen av arbeidsoppgavene og funksjonene på de tre områdene må sees i sammenheng, men også kobles tett til det øvrige arbeidet i SA5-prosessen Det er en forutsetning at enhetene trekkes med i det videre utviklingsarbeidet I gjennomføringsprosessen må de fagnære oppgavene på alle tre områdene tydeliggjøres og avklares med enhetene Arbeidsoppgavene med uttalte stordriftsfordeler fra plangruppens forslag innen masteropptak, studentmobilitet og godkjenning/innpassing utføres sentralt Dette skal inngå som ett av premissene i utviklingen av de studieadministrative funksjonene Hvordan organiseringen av dette skal utformes, må nærmere avklares som en del av SA5-prosessen Det skal tydeliggjøres hvilke gevinster en slik omlegging vil gi Godkjenning/innpassing (GI): For å støtte fagnær saksbehandling innen godkjenning/innpassing av tunge norske Status tiltak
14 stillelse saker og utenlandsk utdanning, styrkes den sentrale enheten både mht kompetanse og kapasitet Det lages en plan for hvordan styrkingen skal skje Lokalt opptak (LO) og Innreisende og utreisende (IU): Den sentrale enheten skal også ivareta oppgaver som krever spesialkompetanse og kunne veilede enhetene på disse områdene LO, IU, GI: Koordinering og forvaltning av alle felles standarder og rutiner på de tre områdene organiseres i den sentrale enheten Status tiltak 4 Det etableres et veikart for samlet koordinering og organisering av de tre feltene i tråd med de reviderte forslagene, herunder standardisering, fakultetsdirektører LO, IU, GI: Koordinering og gjennomføring av opplæring på alle tre feltene forvaltes av den sentrale enheten LO: Nye felles standarder og rutiner for masteropptaket utvikles og innføres (se pkt 5)
15 stillelse, fakultetsdirektører, fakultetsdirektører IU: Nye felles standarder og rutiner for inn- og utreisende utvikles og innføres: Ny modell for samhandling og ansvarsdeling mellom sentraladministrasjon, fakulteter og institutter utarbeides Arbeidsgruppe nedsettes med deltakere fra Studieavdelingen og fakulteter Avtaledag Årshjul Opplæring Samordning av frister, informasjon og søkeprosess Emneavklaringsdag Felles elektroniske løsninger Restetorg Utredning og vurdering av maksgrense på 60 studiepoeng ved oppmelding til emner Utredning og vurdering av tidlig opptak av innreisende studenter GI: Nye felles standarder og rutiner for godkjenning/innpassing utvikles og innføres: Ny felles standard og rutiner for samhandling og ansvarsdeling mellom sentral enhet og fagnære, sakseiende enheter for tyngre innpassingssaker Arbeidsgruppe nedsettes med Status tiltak
16 5 Det igangsettes en pilot for masteropptaket med minst ett stillelse, fakultetsdirektører / Strategisk koordinering sgruppe / deltakere fra Studieavdelingen og fakulteter Ny felles standard og rutiner for innpassing av enkle norske saker Ny felles standard og rutiner for generelle forhåndsgodkjenninger Ny felles standard og rutiner for behandling av forkunnskapskrav Felles søknadsfrist må utredes ytterligere LO, IU, GI: Et samlet veikart for koordinering og organisering av alle standarder og rutiner på de tre feltene etableres Veikartet er en livsløpsforvaltning av alle felles standarder og rutiner innenfor hele området Dette innebærer at standarder og rutiner blir beskrevet i forhold til initiering, innføring, drifting, forvaltning, utvikling og sannsynligvis også ling Kost-/nyttevurderinger er en sentral del av prosessen LO, IU, GI: Arbeidet med å utnytte og utvikle eksisterende IT-løsninger skal prioriteres i gjennomføringen Gode rutiner skal utvikles for samhandling internt opp mot eksterne aktører, slik at UiO blir en pådriver for utvikling av påkrevde nasjonale løsninger på feltene Ny modell for samhandling og ansvarsdeling mellom Status tiltak
17 deltakerfakultet Det er en forutsetning at piloten gjennomføres med en felles søknadsfrist for deltakende fakultet(er) Rektor gis fullmakt til å foreta de nødvendige regelendringer for å gjennomføre en slik pilot Det forutsettes en evaluering av piloten før utrulling stillelse Universitetsdirektør sentraladministrasjon, fakulteter og institutter utarbeides med utgangspunkt i at: fagnære spørsmål behandles lokalt oppgaver som har stordriftsfordeler samordnes Forslaget fremlegges for Universitetsdirektøren for godkjenning Følgende skal godkjennes: 1 Antall piloter 2 Antall søknadsalternativer Nye standarder, veikart, rutiner og årshjul må utredes og detaljeres i tett samarbeid med enhetene Ny modell for masteropptaket piloteres på minst ett fakultet, men helst flere Piloten må ta utgangspunkt i fakultet hvor det vil kunne utføres en reell test av problemene som søkes løst gjennom ny modell; søknader til flere studieprogram fra samme person, mange utenlandske søkere mv Nedsette arbeidsgruppe med involverte fakulteter (pilotfakultetene) I tillegg etableres et samarbeidsforum med sikte på at alle fakulteter tar del i utviklingsarbeidet Felles søknadsfrist for piloten settes til 1 mars for å teste ut virkninger av tidlig søknadsfrist 231112 Vår 2013 Status tiltak
18 6 Universitetsdirektøren rapporterer til Universitetsstyret om utviklingen i gjennomføringsarbeidet Det utarbeides en tids- og kommunikasjonsplan for dette arbeidet stillelse, fakultetsdirektører Universitetsdirektør Antall søknadsalternativ utredes og bestemmes i samarbeid med pilotfakultetene Behov for regelendringer for pilotene utredes og gjennomføres Eventuelt behov for regelendringer behandles på fullmakt av Rektor Piloten evalueres i forhold til brukeropplevelsen, arbeidsrutinene, samhandling mellom institutt, fakultet og sentralt nivå, inntakskvaliteten og UiOs strategiske målsettinger Full utrulling av ny modell for masteropptaket ved hele UiO dersom evalueringen tilsier det LO, IU,GI: Tids- og kommunikasjonsplan utarbeides Status tiltak