MØTEPROTOKOLL Nittedal kontrollutvalg Dato: 08.12.2016 kl. 17:00 Sted: Skytta bo- og servicesenter, Brennaveien 22, 1481 Hagan. Arkivsak: 15/00015 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: John Ivar Rygge (leder), Ole Erik Yrvin. Ranveig Ranklo og Leif-Åge Sørlie. Berit Hvidsten (nestleder), Øistein Lid og Gunvor A. Olsen. Fra administrasjonen: Assisterende kommunalsjef Andreas Halvorsen og enhetsleder på Skytta bo- og servicesenter Mette Mosby i sak 43/16. Fra Romerike Revisjon: Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 43/16 15/00142-8 Virksomhetsbesøk til Skytta bo- og servicesenter 3 44/16 15/00220-9 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Beredskap alvorlige hendelser i skolen 4 45/16 15/00142-10 Revisjonsnotat om utlysning av stillinger 5 46/16 16/00118-1 Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen IKS 6 47/16 15/00140-21 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 7 48/16 15/00140-22 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 8 1
49/16 15/00146-20 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 9 50/16 15/00135-3 Kontrollutvalgets årsplan for 2017 10 51/16 52/16 16/00010-13 16/00011-14 Referater 11 Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:30. Nittedal, 08.12.2016 John Ivar Rygge (sign.) Kontrollutvalgsleder 2
Saker til behandling 43/16 Virksomhetsbesøk til Skytta bo- og servicesenter 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 43/16 Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. Kontrollutvalget fikk en orientering fra assisterende kommunalsjef Andreas Halvorsen og enhetsleder Mette Mosby om virksomheten. I tillegg ble det gitt en omvisning på bo- og servicesenteret. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. 3
44/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Beredskap alvorlige hendelser i skolen 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 44/16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og sender den til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber om at arbeidet med å få på plass nye telefonsystemer på skolene følges opp og sluttføres, herunder vurdere behovet for å gjennomføre øvelser i bruken av systemene. 2. Kommunestyret ber kommunen vurdere om det i større grad også skal gjennomføres beredskapsøvelser på skolene når det gjelder alvorlige tilsiktede hendelser. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl presenterte rapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og sender den til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber kommunen følge opp og sluttføre arbeidet med å få på plass nye telefonsystemer på skolene. 2. Kommunestyret ber kommunen vurdere behovet for å gjennomføre øvelser i bruken av systemene. 3. Kommunestyret ber kommunen vurdere om det i større grad også skal gjennomføres beredskapsøvelser på skolene når det gjelder alvorlige tilsiktede hendelser. 4
45/16 Revisjonsnotat om utlysning av stillinger 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 45/16 Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet til orientering. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl kommenterte revisjonsnotatet. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet til orientering. 5
46/16 Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen IKS 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 46/16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber om at Nittedal kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl presenterte rapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret ber kommunen etablere rutiner for obligatorisk deltagelse av representantskapsmedlemmene som en del av opplæring av folkevalgte. 2. Kommunestyret ber om at Nittedal kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. 6
47/16 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 47/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. Revisjonen la frem uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor. Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. 7
48/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 48/16 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 8
49/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 49/16 Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget drøftet plan for selskapskontroll 2017-2020. Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 9
50/16 Kontrollutvalgets årsplan for 2017 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 50/16 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2017, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til årsplan for 2017. 1. Årsplan for 2017 vedtatt med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. 10
51/16 Referater 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 51/16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. - Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 11
52/16 Eventuelt 1 Nittedal kontrollutvalg 08.12.2016 52/16.. (Ingen saker behandlet) 12