NIKE implementasjon Hva vi tenker per dags dato om Ny, Integrert Kalender og E-post-tjeneste NIKE
Agenda Agenda
Oppdraget Prosjektet skal implementere Exchange ved UiO, for alle ansatte og studenter. UiO skal legge studentene ut i Office 365- skyen i den grad det er hensiktsmessig. (Må formelt vedtas.) Brukeropplevelse står sentralt. Organisering Styringsgruppe: Knut Borge (leder), Anders Vinger, Helge Falkenberg-Arell og Kjetil Otter Olsen Prosjektleder: Øyvin Wormnæs Prosjektet er delt i fem delprosjekter Overordnet arkitektur (Øyvin Wormnæs) (avsluttes nå) Brukerinformasjon og opplæring (Gyda Kjekshus) Administrasjon og integrasjoner (Bård HM Jakobsen) Teknisk infrastruktur (Ingar Vindenes) Klienter (Jarre Jerpseth)
Deloppgaver Leveransen har mange deloppgaver Exchange Velge standardklienter og standardoppsett Sette opp løsningen Migrere sentrale data Migrere lokale data, så langt mulig Lage administrasjonsverktøy Opplæring Office 365 Levere beslutningsgrunnlag for å legge studentene i skyen Integrere Office 365 med Exchange Bestemme tjenesteportefølje Om tjenesteportefølje for ansatte Vi vil fokusere på kjernetjenestene i første omgang E-post Felles elektronisk kalender Gjøremål (tasks, to do) Kontaktlister Romreservasjoner Det kan bli noe mer, men ikke mye
Om tjenesteportefølje for studentene Forutsetninger vi tror vil komme på plass Det blir formelt vedtatt at studentene normalt skal i Office 365-skyen Vi vil lykkes i å implementere Office 365-integrasjon i tide Vårt overordnete prinsipp er å tilby så mye som mulig, men Det er ikke sikkert alt er lovlig å sette i drift (informasjonssikkerhet, mulig innsyn fra tredjepart, eierskap til forskningsdata og annet) Vi må ha en intuitiv integrasjon med hjemmeområder, backup, andre on site-tjenester og annet, for alt vi tilbyr Vi må ha avklart hvordan vi håndterer forskjell i tjenestetilbud mellom ansatte og studenter, og samarbeid mellom disse Det er et krav å tilby e-post. Studentportefølje forts. Dersom forutsetningene faller på plass er det en ganske omfattende liste av mulige tjenester vi må vurdere: Kalender, gjøremål, kontaktlister, tekst-, tale- og videokommunikasjon, tilstedeværelse («presence»), Office Web Apps, samskriving og dokumentdeling, Skydrivelagerplass Vi kommer neppe til å tilby romreservasjoner, av praktiske årsaker.
Agenda Agenda
Saker vi ser på Vi har mange problemstillinger vi må se på før vi er i mål. Integrasjoner Klientvalg Rettigheter Redundanser Backup Feilsøking Sporbarhet Sikkerhet Dessuten må arbeidet faktisk gjøres. Kjente og ukjente oppgaver Generelt krever arbeidet godt håndverk og vil få konsekvenser langt frem i tid, men problemstillingene befinner seg stort sett i kartlagt territorium Vi har noen problemstillinger der vi ennå ikke har oversikt Lastbalansering Vi finner en løsning Kritisk at dette fungerer Integrasjon med timeplanlegging (Syllabus/Finnrom) Vi finner en mellomløsning Migrasjonen Spørsmålstema nr 1 fra brukere Dette er en avveiing av hensyn Vi vil diskutere med og involvere lokalmiljøer
Opplæring Vi må gi opplæring til lokal-it Vi må tilby opplæring til brukere Vi kan ikke forutsette at brukere vil bruke tilbud om opplæring Agenda
Agenda Timeplanlegging I Syllabus gjør undervisningsplanlegging Syllabus har grensesnittet FinnRom for romreservasjoner Det er en utfordring å integrere noe som helst med Syllabus Syllabus skal erstattes, men et nytt system er ikke på plass i tide Det er noen kapasitetsproblemer med Syllabus
Timeplanlegging II Vi har noen forutsetninger Vi må ha timeplanlegging Vi må ha romreservasjon i en elektronisk kalender Reservasjon av et bestemt rom kan bare eies av ett system til en hver tid Vi vurderer å skille ut møterom og la Exchange eie dem, mens Syllabus eier undervisningsrom så lenge det er i drift. Dette er ikke avgjort. Nytt system integrerer med Exchange når det kommer. Agenda
Agenda Migrasjonen - ønskeliste Vi ønsker at flere vitenskapelige skal ønske å bruke felles elektronisk kalender Vi ønsker felles migrasjon, slik at alle kan ta løsningen i bruk samtidig Vi ønsker en feilfri migrasjon Vi ønsker at organisasjonen skal ha kapasitet til raskt å løse problemer som vil oppstå Vi ønsker spesifikt ikke kollisjoner i romreservasjon fra ulike systemer Vi kan ikke få alle ønsker oppfylt
Migrasjonen - noen nøkkeltall 5.000 Notesbrukere 7.500 ansatte etter strengeste definisjon 15.000 ansatte etter vid definisjon 26.000 aktive studentkontoer, mange av disse er også ansatte 36.000 studentkontoer inkludert karantenekontoer 68.000 postbokser 18.000 tilknyttete, randsone mm. E-postvolum som skal flyttes er ca 15 TB Migrasjonen - når Det passer aldri bra. Vi må finne et tidsvindu som har færrest kollisjoner totalt sett, og der løsningen vil være ferdig. Vi planlegger derfor å sette Exchange i drift for ansatte i slutten av september eller begynnelsen av oktober. Studentmigrasjon er ikke avgjort.
Migrasjonen alle samtidig eller gruppe for gruppe Argument for samtidighet Alle vil finne sine samarbeidspartnere straks de er i ny løsning Alle vil kunne reservere rom Argument for suksessiv migrasjon Vi vil ha kapasitet til å håndtere feil som vil oppstå Siste synkronisering av e-post vil tas kortere tid Migrasjon av klient Deltagelse fra lokalmiljøer Vi har ikke begynt å vurdere standardklienter Migrasjon av klientprogramvare og klientinnstillinger må koordineres med systemmigrasjonen, for hver enkelt bruker Migrasjon av lokale bokser en liten utfordring, lokale filtre en stor utfordring Vi er skeptiske til sentralt å kjøre script på filer på filer på hjemmeområde Vi er skeptiske til krav til at brukere selv må gjøre mange handlinger i korrekt rekkefølge Vi tror ikke lokal-it normalt har tid for å gjøre omfattende arbeid for lokale bokser for hver enkelt bruker Lokal-IT vil ha betydelig deltagelse i dette delprosjektet
Migrasjonen vurderinger Vi har ikke konkludert, men foreløpig gjelder Vi er ukomfortable med risikoen ved samlet flytting Vi må teste migrasjonskapasitet og synkroniseringstid Vi vurderer foreløpig å migrere Notesbrukere først Vi kan skille grupper organisatorisk Studentmigrasjon kan være uavhengig av ansattmigrasjon Migrasjon er brukerspørsmål nr 1 Notes ToDo Lokale mapper Eget e-post-arkiv Sentrale filtre Klient