Veiledning til tilsynsmal med virkemiddelbruk Kravpunktene gjennomgås her i den rekkefølgen de står i prosjektveilederen. Rekkefølgen til kravpunktene i tilsynsmalen går ikke an å justere. Dette er en begrensning i MATS. Kravpunktene i kravpunktmalen som ligger vedlagt prosjektveilederen har imidlertid riktig rekkefølge og kan benyttes som støtte. Alle kravpunktene i tilsynsmalen er obligatoriske inkludert spørsmålene under utdyping i valgt mal. Under nærmere utdyping av kravpunktet ligger mer informasjon og flere spørsmål som kan stilles avhengig av blant annet inspektørens skjønn og vannverkets størrelse. I forberedelsen til revisjonene anbefales å bruke beredskapsveilederen, «Sikkerhet og beredskap i vannforsyningen veiledning», se vedleggene til prosjektveilederen. KRAVPUNKT 1: INTERNKONTROLL OG ANSVAR FOR VANN SOM LEVERES Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art og omfang. For egen vannforsyning til en enkelt husholdning gjelder ikke kravet om internkontroll. Vannverkseier skal gjennom internkontrollen ha kartlagt mulige farer forbundet med drikkevannets helsemessige trygghet og ha styring med punkter og prosesser som er kritiske. ROS-analyse er en del av vannverkets internkontrollsystem. I dette tilsynsomfanget er det først og fremst fokus på ROS-analysen og ikke øvrig internkontroll. Det skal sjekkes at alle hovedmomenter i ROS-analysen er med, samt ta stikkprøver for mer dybdeundersøkelse av ROS-analysen. Omfatter ROS analysen hele vannforsyningssystemet fra nedbørsfelt til mottaker? Fremkommer det tiltak for å senke risiko og blir disse fulgt opp? Er det fastsatt og fulgt opp dimensjonerende hendelser for beredskapen (se beredskapsveilederen side 41-44)? Dekker ROS-analysen fravær av nøkkelpersonell? Gjennomgang av hele ROS analysen kan bli for omfattende for store vannforsyninger. Sjekk at tiltak er fulgt opp og lukket samt at ROS er revidert etter dette. ROS-analysen skal være et levende system. En ROS analyse skal ta for seg hele vannforsyningen med alle vannkilder, behandlingsanlegg, høydebasseng og transportsystem. Den skal ta for seg spesifiserte hendelser og se om det er mulig å iverksette forebyggende og/eller konsekvensreduserende tiltak. Det er viktig at disse tiltakene følges opp og gjennomføres av vannverket og deretter kvitteres ut av ROS analysen slik at den gjenspeiler den reelle risikoen i vannforsyningen. Vannverkseier må i tilstrekkelig grad kunne redegjøre for og dokumentere ROS analysen. Kravet til detaljeringsgrad må tilpasses vannverkets størrelse, organisering og oppbygging: Er det i ROS analysen vurdert leveringssikkerhet, kjemisk kvalitet (forurensing med kjemikalier) og mikrobiologisk kvalitet (forurensing med bakterier, virus og parasitter)? Er det gjort realistiske og korrekte vurderinger? Er ROS analysen revidert og viser reel risiko? Er det fremkommet hendelser ut fra ROS analysen som ikke kan styres gjennom forebyggende tiltak. Hva ligger til grunn for denne vurderingen? Er det laget beredskapsplaner for disse?
ROS ikke gjennomført: Varsle vedtak om gjennomføring av ROS. ROS delvis gjennomført, men det mangler vurdering av deler av vannforsyningen. Det er ikke gjort realistiske vurderinger: Varsle vedtak om revidering og gjennomføring av ROS Tiltak etter ROS ikke fulgt opp: Varsle vedtak om revisjon av ROS. Vurdere tiltakene og risiko ved at disse ikke er gjennomført og om det er behov for å varsle vedtak for gjennomføring av disse. ROS ikke revidert slik at den viser reell risiko: Varsle vedtak om revidering av ROS. Det er ikke utarbeidet beredskapsplaner i henhold til ROS: Varsle vedtak om utarbeidelse av beredskapsplaner. Hjemmel: Drikkevannsforskriften 11, 1. og 2. ledd, jf også Drikkevannsforskriften 5, 4. ledd og Beredskapsplanforskriften 3 KRAVPUNKT 2: BEREDSKAPSPLAN Beredskapsplanen skal ha som mål å opprettholde forsyning av helsemessig trygt drikkevann til mottakerne under alle forhold. Beredskapsplanen skal beskrive vannverkets tiltak for å håndtere uønskede hendelser. Beredskapsplanen skal være forankret i ROSanalysen. Har vannverket utarbeidet skriftlig beredskapsplan? Er planen egnet for å nå målet om å begrense skaden ved en uønsket hendelse? Er planen planen samordnet med eventuelt integrert i overordnet kommunal beredskapsplan? Finnes en henvisning til kommunal beredskapsplan i vannverkets planverk? Finnes det en henvisning til vannverkets beredskapsplan i den kommunale beredskapsplanen? Målet med å ha beredskap er å begrense skaden når en uønsket hendelse oppstår, samt å hindre at det kan skje igjen. Beredskapsplanen med tiltakskort må være brukervennlig og relevant. Omfatter planen alle deler av vannforsyningen? Hvordan oppdateres beredskapsplanen? - Hvem er ansvarlig? - Foretas jevnlige revisjoner? - Hvordan dokumenteres det? Det er ikke utarbeidet beredskapsplan: Varsle vedtak om utarbeidelse. Ikke rutine for revisjon av beredskapsplanen: Varsle vedtak Beredskapsplanen har ikke aksjonsplaner for alle dimensjonerende hendelser: Varsle vedtak om revidering Hjemmel Drikkevannsforskriften 11, 2.ledd. KRAVPUNKT 3: BEREDSKAPSØVELSER en
Beredskapsøvelser skal i sum øve/trene alt aktuelt mannskap i beredskap. Utstyr beregnet brukt i beredskap skal testes med jevne mellomrom. Øvelser kan være i ulik form og omfang og skal være tilpasset vannverkenes størrelse og organisasjon. Hensikten med øvelse over tid er å teste hele beredskapsplanen. Utdyping i mal Er det gjennomført beredskapsøvelser? Hvilke type øvelser er dette? Har øvelsene også inkludert kommunen og andre involverte parter? Har dere evaluert øvelsene? Har dere vurdert og eventuelt iverksatt forbedringstiltak etter evaluering av øvelsene? -Hvordan blir øvelsene planlagt og gjennomført? -Hvor ofte? -Hvordan sikrer vannverket at hele planen blir øvd over tid? -Blir øvelsene dokumentert, fulgt opp og validert? -Hvordan blir avvik fulgt opp og lukket? -Hvordan sikres tilgang på nødvendig materiell (teknisk utstyr og lignende)? Kompetent og øvet personell Hvordan sikrer vannverket at personell som er tiltenkt oppgaver i en beredskapssituasjon er tilstrekkelig øvet til å håndtere sine oppgaver? Hvordan sikrer vannverket at aktuelt personell er tilgjengelige i en krisesituasjon? Vannverket mangler rutiner for beredskapsøvelser: Varsle vedtak om å utarbeide rutiner. Vannverket har rutiner for beredskapsøvelser, men følger ikke rutinene: Varsle vedtak om å etterleve planen. Vannverket mangler utstyr for å gjennomføre beredskapsplanen: Varsle vedtak om å sikre nødvendig utstyr. Hjemmel: Drikkevannsforskriften 11, jf Beredskapsplanforskriften 7. KRAVPUNKT 4: DRIFTSKONTROLL (DKS) OG IKT-SYSTEMER Vannverkseier må redegjøre for og dokumentere hvilken styring de har med DKS og IKTsystemene, om nødvendig gjennom en ROS-analyse. Systemet bør tilpasses vannverkets størrelse, organisering og oppbygging. Vannverket må etablere planer og systemer som omhandler svikt eller bortfall av DKS og IKT-systemene. Se på DKS/IKT-system. Har vannverket god kontroll med DKS/IKT-system og overvåkes systemene effektivt? Hvordan fanges avvik opp og hvordan følger man opp avvik? Er DKS og IKT-systemene omfattet av vannverkets ROS-analyser? For kommunale vannverk: Gjelder dette også systemer andre IKT-systemer felles for kommunen og som er vannverket er avhengig av? Er det rutiner og planer for opplæring av personale i IT-sikkerhet? Er roller og ansvar for DKS og IT-sikkerhet beskrevet, for eksempel i en ITsikkerhetspolicy? Loggføres sikkerhetshendelser? Har vannverket redundans/dublering av viktige IKT-systemer?
I hvilken grad kan vannverket opprettholde drift dersom DKS og IKT-systemene faller ut (kan aktuelle anleggsdeler driftes med manuell styring)? Hvilke beredskapsplaner foreligger for å sikre drift ved utfall av DKS og/eller IKTsystemer? Vannverket har ikke vurdert disse punktene i tilstrekkelig grad eller ikke har etablert hensiktsmessige drifts- og beredskapsplaner for dette: Varsle vedtak om å etablere slike planer. Vedtaket bør i tilstrekkelig grad presisere hva planene bør inneholde. Planene har vesentlige mangler på punkt nevnt ovenfor: Varsle vedtak om å revidere planen i henhold til de aktuelle manglene. I vedtaket bør det presiseres hva som mangler. Nødvendig ROS-analyse er ikke er dokumentert på dette området: Varsle vedtak om å utføre og dokumentere slik ROS-analyse, eventuelt med spesifisert innhold, for eksempel i punktene nevnt ovenfor her. Dette kan eventuelt samordnes med ROS-analyse på andre spesifiserte områder. Hjemmel: Drikkevannsforskriften 11,1. og 2.ledd, 5, 3. og 4.ledd. KRAVPUNKT 5 Kontroll av fysisk adgang Vannverkseier må kunne redegjøre for og dokumentere kontroll med fysisk adgang til vannverkets bygninger og anlegg. Kravene må tilpasses vurdering av trusselbilde i samfunnet generelt og lokalmiljøet spesielt, samt sårbarheten for den enkelt bygning/anlegg. Eksempel på vurdering av trusselbilde: Hvilke trusler er det vannverket står ovenfor av menneskelig villet aktivitet? Hvilke sikring har vannverket av sine anlegg for innbrudd? Har vannverket et system for å registrere innbrudd, forsøk på innbrudd inkludert registrering av at uvedkommende har skaffet seg adgang til vannverkets bygninger/anlegg? Tas det imot besøk på aktuelle anlegg? I så fall er det gjort vurderinger av risiko ved dette? Sjekkliste for sårbarhet: Er det forekommet innbrudd e.l. på andre bygninger/anlegg i lokalmiljøet? Hvilke anleggsdeler i vannverket er det adgang til fritt vannspeil eller mulighet for forurensing av vannet? Er det mulighet til å manipulere ventiler eller brytere i anlegget, slik at det påvirker levering av vann til mottakere på en kritisk måte? Sjekkliste for typer og system for adgangskontroll: Er det låste porter, dører, vinduer, adkomstluker, stiger o.l. Er låsene FG-godkjente? Er det systemlås med restriksjoner på kopiering av nøkler? Ved eventuelt utlån av nøkler: Er det sporbar loggføring av utlån og retur? Finnes innbruddsvarsling med bevegelsessensor?
Er det etablert videoovervåking? Er eventuelt varslingssystem for adgangskontroll koblet til driftskontrollsystem? Er det rutiner for testing av systemet for adgangskontroll og varsling? Er det etablert beredskapsplaner for håndtering av uautorisert inntrengning i vannforsyningssystemet? Hva inneholder denne? Oppfølging av anlegg med og uten alarm: Hvor ofte blir anlegg uten alarm besøkt? Hvordan følges alarmer opp? Vannverket har ikke vurdert disse punktene i tilstrekkelig grad eller har ikke etablert hensiktsmessige drifts- og beredskapsplaner for dette: Varsle vedtak om å etablere slike planer. Varselet bør i tilstrekkelig grad presisere hva planene bør inneholde. Planene har vesentlige mangler på punkt nevnt ovenfor: Varsle vedtak om å revidere planene i henhold til de aktuelle manglene. I varselet bør det presiseres hva som mangler. Vannverket har ikke nødvendige system for adgangskontroll: Varsle vedtak om å etablere dette (dette forutsetter at utstyret vurderes som nødvendig ut fra observasjoner og fortolkning av regelverk). Hjemmel: Drikkevannsforskriften 11,1. og 2.ledd, jf 5,3. og 4.ledd. KRAVPUNKT 6 Strømforsyning Vannverkseier skal sørge for at det utarbeides driftsplaner og beredskapsplaner som sikrer levering av helsemessig trygt vann til alle mottakere, også ved svikt i levering av strøm til alle deler av vannforsyningssystemet som er avhengig av strømforsyning. Planene må omfatte alle typer svikt i levering av strøm som er kritisk for vannforsyningssystemets funksjon (inkludert kortvarig bortfall eller spenningsvariasjon som kan påvirke for eksempel UVanlegg). Kravet til detaljeringsgrad må tilpasses vannverkets størrelse, organisering og oppbygging. Er det etablert alternativ strømforsyning som sikrer vannforsyning i hele ledningsnettet? Det må avklares om den alternative strømforsyningen er i stand til å drifte aktuell anleggsdel (hele vannbehandlingen) eller alternativt bare å sikre signaloverføring. Hvilke rutiner har man for å undersøke at den alternative strømforsyningen virker? Hvor lenge varer alternativ strømforsyning? Utdyping av punktet over om alternativ strømforsyning: o Strømaggregat Stasjonært Mobilt, i så fall er dette reservert for vannverket? Er vannverket klargjort for tilkobling? o UPS anlegg o Magasinkapasitet i høydebasseng
o Hvordan er drivstofftilgangen sikret? Hva er konsekvensen av strømbortfall hvis dette fører til svikt i (deler av) vannbehandling og/eller svikt i leveransen av vann? (også under påregnelige variasjoner i råvannskvalitet og ved maksimalt dårlig råvannskvalitet). o o o Trykkløst nett fare for innsug av forurenset vann? Bortfall av vann til mottaker og mottakernes sårbarhet for dette; Alle, eller en andel av mottakerne Bortfall av vann etter en viss tid (på grunn av lagerkapasitet i høydebasseng) Bortfall av driftskontrollsystem, varslingssystem på ulike anleggsdeler For vannverk som ikke har fast nødstrøm Sannsynlighet for svikt i strømforsyning, for eksempel basert på historisk kjennskap til strømbortfall, og om nødvendig med mer konkret dokumentasjon fra strømleverandør De enkelte anlegg-komponentenes avhengighet/sårbarhet ved strømbortfall eller spenningsvariasjoner. Varslingssystem ved strømbortfall til aktuelle anleggsdeler, vil varsling fungere ved strømbortfall? Vannverket har ikke nødvendig utstyr for å sikre nødvendig strømforsyning (blant annet i henhold til aktuelle størrelseskategorier for vannverk som angitt her), for eksempel ikke har (tilgang til) strømaggregat eller har ikke nødvendig UPS-anlegg: Varsle vedtak om å etablere slikt utstyr (dette forutsetter at utstyret vurderes som nødvendig ut fra observasjoner og fortolkning av regelverk). Alternativt kan det pålegges at nødvendige anleggsdeler klargjøres for tilkobling til nødstrøm. Hjemmel: Drikkevannsforskriften 11, 1. og 2.ledd KRAVPUNKT 7 Reserve- og nødvannsforsyning Noen aktuelle definisjoner: Reservevann Leveranse av drikkevann ved bruk av alternativ hovedvannkilde og med distribusjon gjennom det ordinære ledningsnettet. Krisevann/katastrofekilder Vannforsyningen gjennom ordinært ledningsnett, men som ikke er av drikkevannskvalitet, blant annet for å opprettholde trykk på ledningsnettet. Vann til sanitær bruk og brannvann i tilstrekkelig grad. Nødvann Leveranse av vann til drikke og personlig hygiene distribuert uten bruk av det ordinære ledningsnettet. : Vannverket skal gjennom sine ROS-analyser og beredskapsplaner ha vurdert behovet for reservevann dersom hovedkilden har for liten kapasitet, blir forurenset eller settes ut av drift av andre årsaker. Vannverkseier må ha vurdert tiltak som settes i verk ved svikt i vannforsyningen når vann ikke kan leveres til mottakere innenfor normal drift. Forhold som
kan utløse behov for reserve- eller nødvannsforsyning vil være knyttet til både kvalitet og mengde. Har vannverket vurdert og avdekket sårbarheter som kan kreve alternativ vannforsyning? Har vannverket reservevannverk/kilder som tilfredsstiller drikkevannsforskriftens kvalitetskrav? Har vannverket en instruks/innsatsplan for nødvannsforsyning? Har vannverket en liste over beredskapsutstyr (vanntanker, vannkanner, med mer)? Har vannverket en oversikt over sårbare mottakeres behov for nødvann? For å ha et alternativ til å levere vann til mat/drikke, sanitærbruk og brannvann, er det veldig viktig at vannverkene har et tilstrekkelig opplegg for reservevann og nødvann. Ved ekstraordinære forhold der det ikke er mulig å forsyne med drikkevannskvalitet, skal vannverkene ha et opplegg for krisevann for å kunne opprettholde trykk på ledningsnett, vann til sanitærbruk og brannvann. Kravene til reservevann, krisevann og nødvann må vurderes for det enkelte vannverk ut fra blant annet antall og type mottakere. For noen små vannverk vil det kunne være tilstrekkelig med planer for nødvannforsyning, for eksempel med avtale med kommunen om å kunne kjøre drikkevann fram med tankvogn. Krav til brannvann er ikke hjemlet i drikkevannsforskriften, og omfattes ikke av Mattilsynets tilsyn. Sjekkliste, spørsmålene brukes i den grad de er relevant: Har vannverket overføringsmuligheter fra nabovannverk? Eventuelt finnes det avtaler? Er levert vannmengde og ledningskapasiteten tilstrekkelig? Har ledningssystemet bassengkapasitet som i hovedsak dekker mer enn 10 timers vannbehov? Hvor mange mennesker blir uten vann i løpet av 1 3 timer? Har vannverket vanntanker større enn 1000 liter? Har vannverket bæreposer/engangskanner for vann ca 10 liter? Har vannverket egne opplegg for nødvann til sårbare abonnenter (for eksempel sykehus, sykehjem, barnehager og lignende)? Har vannverket mobile strømaggregater? Finnes det tilstrekkelig/nødvendig utstyr ved vannverket for provisoriske vannforsyninger, for eksempel slakger, hurtigkoplingsrør, mobile pumper og lignende. Har vannverket avtale med andre instanser om bistand? Vannverket har ikke vurdert behov for et opplegg med reserve- og nødvannsforsyning: Varsle vedtak om at vannverket må vurdere behovet og utarbeide rutiner. Vannverket har vannforsyning som er sårbar og ikke vurdert behov for alternative vannforsyninger: Varsle vedtak at vannverket må vurdere behov for vann utover standard kilder. Vannverket har ikke oversikt over sårbare mottakeres behov for reserve- og nødvannsforsyning: Varsle vedtak at sårbare mottakere kontaktes om deres behov. Her må det være en dialog for å legge til rette for mottak av reserve- og nødvannsforsyning.
Hjemmel: Drikkevannsforskriften 5, 11,2.ledd, jf 18. KRAVPUNKT 8 OPPLYSNINGS- OG VARSLINGSPLIKT TIL MOTTAKERNE AV VANNET Vannverkseier skal ha plan for varsling til sine mottakere. Denne varslingen må skje raskt, være presis og inneholde informasjon/veiledning slik at mottakerne kan iverksette egne tiltak. Vannverket må også vurdere behov for at planen skal omfatte varsling når mobilnettet er nede eller mottakerne ikke har telefon. Resultater fra vannprøvetakingen skal bearbeides og sammenstilles i statusrapporter eller på annen måte som den enkelte mottaker kan få lett tilgang til. For kommunale vannverk er det naturlig som et minimum å legge slik informasjon ut på kommunens hjemmesider. : Hvordan varsles mottakerne? Har vannverket en mal for hvilken informasjon varslingen minst må inneholde (hva har hendt, hvem berøres, fakta og konsekvens av hendelsen, hva må gjøres, etc.?) Har det vært nødvendig å gjennomføre en slik varsling og ble varslingen gjennomført? Var informasjonen som ble gitt tilstrekkelig? Finnes en oversikt over sårbare mottakere? Hva er kriteriene for utvelgelse? Hvilke rutiner er det for oppdatering? Vannverket må selv velge aktuelle systemer for varsling til mottakere, for eksempel: UMS-system eller andre tilsvarende systemer (automatisert oppringing, standard tale, varsling via SMS). Det må vurderes i hvilken grad dette når frem til alle mottakere og eventuelt supplering om ikke alle nås (mottakere som ikke har mobiltelefon og de som har telefon som er registrert på annen adresse ) Via e-post, er e-postlister oppdatert? Manuell oppringing i telefon. Brev i post. Kunngjøring i lokale medier. Planene må i tilstrekkelig grad angi kriterier for når det skal varsles og hvem som kan varsle. Eventuelle avgrenset varsling bare til utvalgte sårbare mottakere og i så fall liste over disse. Planen må da angi kriterier for når det skal gjøres slik avgrenset varsling. Vannverket har ikke vurdert disse punktene i tilstrekkelig grad eller har ikke etablert hensiktsmessige drifts- og beredskapsplaner for dette: Varsle vedtak om å etablere slike planer. Vedtaket bør i tilstrekkelig grad presisere hva planene bør inneholde Planene har vesentlige mangler på punkt nevnt ovenfor: Varsle vedtak om å revidere planene i henhold til de aktuelle manglene. I vedtaket bør det presiseres hva som mangler. Det er ikke dokumentert nødvendig ROS-analyse som grunnlag for planene på dette området: Varsle vedtak om å utføre og dokumentere slik ROS analyse, eventuelt med spesifisert innhold. Dette kan eventuelt samordnes med ROS-analyse på andre spesifiserte områder. Hjemmel varsling til mottakerne: Drikkevannsforskriften 6.
KRAVPUNKT 9 OPPLYSNINGS- OG VARSLINGSPLIKT TIL TILSYNSMYNDIGHETENE Ved overskridelse av vannkvalitetskravene skal vannverkseier varsle tilsynsmyndighetene slik det er bestemt i drikkevannsforskriften. Vannverket skal også varsle Mattilsynet ved svikt i vannmengde, for eksempel ved større rørbrudd. : I dette tilsynsomfanget er det fokus på beredskap og vannverkseiers plikt til å varsle Mattilsynet når det oppstår uønskede hendelser. Når varsles Mattilsynet? Hvordan varsles Mattilsynet? Er dette utført og var informasjonen som ble gitt tilstrekkelig? Har vannverket rett kontaktinformasjon til Mattilsynet? Hva er kriteriene for varsling? Vannverket har ikke vurdert disse punktene i tilstrekkelig grad eller har ikke etablert hensiktsmessige drifts- og beredskapsplaner for dette: Varsle vedtak om å etablere slike planer. Vedtaket bør i tilstrekkelig grad presisere hva planene bør inneholde Planene har vesentlige mangler på punkt nevnt ovenfor: Varsle vedtak om å revidere planene i henhold til de aktuelle manglene. I vedtaket bør det presiseres hva som mangler. Det er ikke dokumentert nødvendig ROS-analyse som grunnlag for planene på dette området: Varsle vedtak om å utføre og dokumentere slik ROS analyse, eventuelt med spesifisert innhold. Dette kan eventuelt samordnes med ROS-analyse på andre spesifiserte områder. Hjemmel varsling til tilsynsmyndighetene: Matloven 6 (generelt ved helsefarlig vann), Drikkevannsforskriften 7, jf vedlegg tiltaksklasser (ved overskridelse av grenseverdier).