Larvik kirkelige fellesråd Møteinnkalling Medlemmer i Larvik kirkelige fellesråd innkalles med dette til møte. Varamedlemmer møter bare etter særskilt varsel. Eventuelle forfall bes meldt på tlf. 33 17 30 00. Forfallsgrunn oppgis. Møtested: R4 - Møterom Brunlanes Dato: 07.april 2016 Tidsramme: 18.30 21.30 Saksliste nr.: 3/2016 FØLGENDE SAKER BEHANDLES:... SIDE SAK NR: 10/2016 MØTEBOK, INNKALLING OG REFERATSAKER... 2 SAK NR: 11/2016 REVISJONSBERETNING 2015... 2 SAK NR: 12/2016 EKSTRAORDINÆR TILBAKEBETALING AV LÅN... 2 SAK NR: 13/2016 OMDISPONERING AV BUDSJETT TIL GRAVFERD FOR RELIGIØSE MINORITETER 3 SAK NR: 14/2016 TROSOPPLÆRINGSBUDSJETT 2016... 4 SAK NR: 15/2016 LARVIK-LARDAL - SAMMENSLÅING AV FELLESRÅD... 4 Larvik, 1.april 2016 Geir Bårnes Leder (sign) Hans Onarheim kirkeverge LKFR MØTE 07.04.2016 1
SAK NR: 10/2016 MØTEBOK, INNKALLING OG REFERATSAKER I N N S T I L L I N G : Møtebok fra møte nr. 02/16 godkjennes Innkallingen til møte nr. 03/16 godkjennes. Medlemmer som underskriver møtebok for møte nr. 03/16 tas i møtet: F Ø L G E N D E S A K E R R E F E R E R E S : Nytt om personalet Regnskap pr.31.03.2016 - vedlagt Møtebok fra KADU Nytt fra KA. Se www.ka.no SAK NR: 11/2016 REVISJONSBERETNING 2015 Lisbet Fines/Revisor, Tor E. Bakken/Økonomisjef, Hans Onarheim/kirkeverge Regnskap for LKFR for 2015 viser et mindreforbruk på kr. 422. Vedlagt revisors beretning. Revisjonsberetningen tas til orientering, og revidert regnskap og årsmelding vedtas for 2015 som endelig. Mindreforbruk i 2015 på kr. 422 avsettes til disposisjonsfond. SAK NR: 12/2016 EKSTRAORDINÆR TILBAKEBETALING AV LÅN Tor E. Bakken/Økonomisjef, Hans Onarheim/kirkeverge LKFR opptok i 2008 et lån på 5,05 mill. kr. for å fullføre byggingen av Berg arbeidskirke. Lånet har 20 års nedbetalingstid og skal være tilbakebetalt i 2028. Saldo ved årsskiftet er 2,96 mill. kr. Årlig belastning på driftsregnskapet er avdrag på 270 kr. i tillegg til renter som utgjør ca. 30 kr., totalt omlag kr. 300. LKFR MØTE 07.04.2016 2
For 2016 har LKFR fått en uventet stor bevilgning på investeringsrammen fra kommunen, en bevilgning som det er vedtatt skal økes ytterligere i 2017 og deretter opprettholdes resten av planperioden. Den økte bevilgningen er, til tross for at den er bevilget over investeringsrammen, først og fremst ment å dekke det skrikende behovet for vedlikehold av kirkebyggene kostnader som i all hovedsak løper i driftsregnskapet. Etter en gjennomgang av prosjektene som er planlagt igangsatt ser det ut til at det skal mye til å få brukt opp hele bevilgningen til investeringer i 2016. En evt. ekstraordinær nedbetaling av lån skal føres som kostnad i investeringsregnskapet. LKFR har siden 2007 hatt ansatt en byggkonsulent i full stilling. Denne stillingen har frem til 2014 i sin helhet vært finansiert av ekstrabevilgninger til vedlikehold eller ulike investeringsprosjekter. I 2014 ble 40% av stillingen lagt inn i den ordinære driftsrammen som følge av omorganisering i administrasjonen, men fortsatt er altså 60% av stillingen finansiert utenom ordinær driftsramme. Dette er meget uheldig alle fast ansatte bør være finansiert innenfor ordinær drift. Denne situasjonen ser det ut til at vi har en unik mulighet til å løse inneværende år. Ved å nedbetale lånet i sin helhet vil det bli frigjort ca. kr. 300 på driftsrammen, nok til å finansiere resten av stillingen til byggkonsulenten. Dette vil i sin tur frigjøre tilsvarende midler til vedlikehold av kirkebygg. Alternativt kan man se for seg en delvis nedbetaling av lånet, og en finansiering av byggkonsulentens stilling ved omdisponering av midlene som behandles i sak 13. Restlånet på 2,96 mill. kr. nedbetales ved bruk av investeringsmidler i 2016. Innsparte renter og avdrag på kr. 300 omdisponeres til å dekke den del av byggkonsulentens stilling som ikke er finansiert på ordinær driftsramme. SAK NR: 13/2016 OMDISPONERING AV BUDSJETT TIL GRAVFERD FOR RELIGIØSE MINORITETER Tor E. Bakken/Økonomisjef, Hans Onarheim/kirkeverge Ved endring av gravferdsloven i 2012 ble det lagt inn følgende tillegg: «Ved gravlegging i grav som er særskilt tilrettelagt for å imøtekomme religiøse og livssynsmessige minoriteters behov, dekkes kostnadene av kirkelig fellesråd i hjemkommunen når denne ikke selv har anlagt slike graver.» I LKFR hadde vi ikke egnede plasser, slik at vi ville bli nødt til å betale for gravferder i andre kommuner. Det ble beregnet at en årlig kostnad på kr. 100 var sannsynlig, og dette ble innarbeidet i LKFR s årlige budsjett. Beregningen var basert på antall aktuelle personer bosatt i Larvik, og forutsatt samme dødelighet som i befolkningen for øvrig. Det har imidlertid kun vist seg nødvendig å betale for gravferd i en annen kommune en gang siden. Når vi nå er i ferd med å etablere en løsning for religiøse minoriteter på Undersbo kan disse midlene omdisponeres. Ettersom det virker å være et stort behov for å styrke mange menigheters økonomiske handlingsfrihet for å møte dagens behov for lokalt menighetsarbeid ønsker Kirkevergen å øke den årlige støtten til menighetene tilsvarende. Dette under forutsetning av at av LKFR MØTE 07.04.2016 3
byggkonsulentens stilling blir finansiert i hht sak 12/2016. I motsatt tilfelle bør disse midlene finansiere byggkonsulentens stilling. Under forutsetning av at kirkevergens innstilling er fulgt i sak 12/2016: Kr. 100 omdisponeres fra kjøp av gravplasser for religiøse minoriteter i andre kommuner til å øke den årlige overføringen til menighetsrådene. Beløpet fordeles basert på den samme nøkkel som den årlige overføringen. Dersom kirkevergens innstilling ikke er fulgt helt eller delvis i sak 12/2016: Kr. 100 omdisponeres til delvis dekning av den del av byggkonsulentens stilling som ikke er finansiert på ordinær driftsramme. SAK NR: 14/2016 TROSOPPLÆRINGSBUDSJETT 2016 Tor E. Bakken/Økonomisjef Vedlagt forslag til budsjett for trosopplæringsområdet i LKFR. Budsjettet skal oversendes TBD innen 15/5, av forskjellige årsaker var det ikke klart ved budsjettfremleggelsen for LKFR i januar, men det medfører kun små justeringer av LKFRs samlede budsjett. Budsjett for trosopplæring i LKFR godkjennes. SAK NR: 15/2016 LARVIK-LARDAL - SAMMENSLÅING AV FELLESRÅD Hans Onarheim/Kirkeverge Det er vedtatt at Larvik og Lardal skal slås sammen til én kommune. 1.januar 2018 skal dette være et faktum. Dette betyr at de to respektive fellesråd «blir tvunget» til å slå seg sammen. Det skal bare være ett fellesråd i en kommune. Dette fører til at fellesrådsområdet da vil sammenfalle med prostiet. Vi må nå komme i gang med denne prosessen som i utgangspunktet er ganske omfattende. Kommunenes sammenslåingsprosess må følge Inndelingslova som regulerer hvilke organer kommunene må opprette når en sammenslåing skal gjennomføres. Det finnes ikke tilsvarende bestemmelser for kirkelig sektor, verken i kirkeloven eller forskrift/rundskriv. LKFR MØTE 07.04.2016 4
Det betyr at kirken i utgangspunktet står friere enn kommunene når det gjelder hvordan man vil organisere gjennomføringen av sammenslåingen. For å sikre en hensiktsmessig sammenslåingsprosess er det viktig at fellesrådene tilpasser organiseringen av prosjektet til hva som er mest hensiktsmessig lokalt. KA anbefaler likevel at fellesrådene ser hen til inndelingslova og følger her Kulturdepartementet som peker på at inndelingslova kan bidra til å danne mønster for hvordan prosjektet for kirkelig fellesråd skal gjennomføres. Formålet er å få til en mest mulig ryddig prosess, som igjen øker sjansene for å lykkes med å etablere et nytt, større kirkelige fellesråd. Dette har altså ikke vært gjennomført tidligere. Nå er Sandefjord, Stokke og Andebu først ute med en slik prosess. («SAS-kommunene!») Den prosessen er nok adskillig mer krevende enn det som skal gjennomføres mellom Larvik og Lardal. Jeg mener det er riktig at vi følger anbefalingen fra KA. Dette innebærer følgende: Det nedsettes en kirkelig fellesnemnd (KF) som er ansvarlig for å forberede og gjennomføre prosjektet. Det er fellesrådene som oppnevner nemnda og gir den mandat, myndighet og eventuelle fullmakter. Fellesnemnda velger selv leder og nestleder. KF s oppgave er å få til gode, åpne og effektive prosesser ut fra de mål og rammer som er gitt, og har en særlig viktig rolle i å fatte beslutninger fram til det nye fellesrådet trer i kraft, og legge rammer for hvordan de eksisterende fellesrådene skal forberede seg til en sammenslåing. KF vurderer om det skal ansettes/engasjeres en egen prosjektleder (- forutsatt at det er økonomiske rammer for dette). Det må være en avklart rollefordeling mellom kirkevergene og ev. prosjektleder, og mellom prosjektleder og KF. Det nedsettes et felles partssammensatt utvalg som drøfter saker knyttet til forholdet mellom arbeidstakere og arbeidsgiver. Hvordan medbestemmelse best skal ivaretas i prosjektet drøftes med de tillitsvalgte med utgangspunkt i nåværende organisasjon så tidlig som mulig. (jf. HA 9-4) Et viktig poeng er at ordningene for medbestemmelse oppleves likeverdige og rettferdige. Prosjektorganisasjonen bør være tydelig hvor ansvar og myndighet ligger i prosjektet. Prosjektorganiseringen vedtas av de eksisterende kirkelige fellesråd som likelydende vedtak. Det nøyaktige mandatet må de to fellesråd bli enige om. I brev til KA av 25.juni 2015 uttaler Kulturdeptet at: «..slik departementet ser det, vil kirkelig fellesråd i en sammenslåingsprosess kunne gi fullmakter etter behandling av saken i det enkelte kirkelige fellesråd. En sammenslåingsprosess er begrenset i tid og varer fra det er truffet vedtak om sammenslåing etter inndelingslova til det nye fellesrådet skal tre i funksjon. Videre vil de aktuelle fullmaktene fremme et bestemt formål og være innenfor et saklig begrenset område.» Hvor langt adgangen til å gi fullmakt til en kirkelig fellesnemnd rekker, må vurderes konkret. Rettslig sett er dette et uavklart område for kirkelig sektor. Kulturdeptet antar likevel at fellesrådene kan gi en kirkelig fellesnemnd fullmakt til å forberede budsjett og økonomiplan for det første driftsåret, tilsette personale og opprette et felles partssammensatt utvalg, samt vedta andre nødvendige samordningstiltak etter fullmakt fra fellesrådene. Dette må altså drøftes i en kirkelig fellesnemnd og et forslag til prosjektorganisering med fullmakter legges frem til vedtak i de to fellesråd. Det velges 3 fra vårt fellesråd som skal være LKFR s repr. i kirkelig fellesnemnd for Larvik og Lardal. LKFR MØTE 07.04.2016 5
Ingen konkrete forslag. LKFR MØTE 07.04.2016 6