PDF Expert Enterprise - ei kort brukerrettleiing Innledning PDF Expert Enterprise er Møre og Romsdal fylkeskommune sitt utvalgte verktøy for distribusjon, lesing og brukermarkering på politiske dokumenter. App en for programmet er gratis, og må installeres på brukerens ipad. Hver bruker vil få tildelt et brukernavn - e- postadressa som brukeren normalt kan nås på - og et tildelt passord. Passordet er oversendt i egen e-postmelding. Denne brukerrettleiinga er et supplement til den medfølgende dokumentasjonen - PDF Expert Guide. Denne ser du i dokumentoversikten sammen med mappene du har tilgang til. Studer den medfølgende dokumentasjonen nøye, det kan svare seg. Logge deg på Du logger deg på programmet umiddlebart etter at du har startet programmet, med oppgitt e-postadresse som brukernavn, og tildelt passord. Side 1 av 10
Åpningsbildet Etter å oppgitt korrekt brukernavn og passord, kommer du til hovedbildet i programmet. På venstre side ser du fire avdelinger: Dokumenter Sist brukt Nettverk Innstillinger Avdelinga Dokumenter Du er ved oppstart av programmet inne i den første avdelinga, Dokumenter. Side 2 av 10
På høyre side av vinduet, ser du innoldet av av Dokumenter, i dette tilfellet mappene mrfylkeskommune og olav Mappa mrfylkeskommune, er hovedmappa som inneholder undermappene med utvalgssakene til alle fylkeskommunale råd og utvalg. I disse mappene har du bare lesetilgang. Mappa olav, er ei privat mappe. Navnet på mappa varierer med navnet på brukeren. I denne mappa har brukeren alle rettigheter, og kan lagre og slette informasjon som ligger der. NB - den private mappa vises bare dersom den enkelte brukeren har fått opprettet ei personlig mappe. Denne kan opprettes på forespørsel. Vi skal videre i rettleiinga forholde oss til hovedmappa - mrfylkeskommune. Som du ser, er det nederst i venstre hjørne av mappeikonet, en grønn sirkel med en v. Når den er tilstede, indikerer dette at alle dokumenter som ligger på vår sentrale tjener, er synkronisert inn til din ipad. Du har med andre ord en lokal kopi av alle dokumenter som er lagt ut. Åpne ei mappe Dersom du berører mappeikonet lett med en finger, vil mappa åpne seg, og du ser undermappene. Side 3 av 10
Dersom farga på mappa er mørk, indikerer dette at det ligger dokumenter inne i den. I tillegg vil det ligge informasjon som viser hvor mange dokumenter som ligger inne i mappa. Som du ser, er det i mappa fylkestinget 2 dokumenter. Dersom du berører mappeikonet lett med en finger, vil den åpne seg og du ser dokumentene som ligger der. En berøring av et dokument vil åpne det, slik at du kan lese innholdet. For nærmere informasjon om hvordan du leser, markerer og lagrer dine notater i et dokument, se den medfølgende dokumentasjonen i «PDF Expert Guide». Ei lysere farge på mappa viser at den foreløpig er tom. I teksten under, står det «tøm mappe». Dette er feil, det skal stå «tom mappe». Side 4 av 10
Avdelinga Sist brukt Her ser du en oversikt over de sist åpnede dokumentene dine. Du kan bruke denne oversikten som en snarveg til nylig åpnede dokumenter. Selvfølgelig kan du slette denne oversikten. Trykk på «Tøm mappe» øverst i høyre hjørne. Så mye mer er det ikke å si om denne avdelinga. Side 5 av 10
Avdelinga Nettverk Jeg skal ikke gå så mye nærmere inn på denne, bortsett fra knappen oppe i venstre hjørne - «Legg til». Trykk på denne, og dette menybildet kommer fram: Side 6 av 10
Her kan du kople til private datalager. Dersom du f.eks. har konto på Dropbox, Google Drive eller noen av de andre alternativene, kan du få tilgang til disse gjennom å etablere en forbindelse her. Dette kan være nyttig dersom du ønsker å få tilgang til eksisterende dokumenter på ditt private lager, eller du ønsker å lagre fylkeskommunale dokumenter med dine merknader eksternt. Side 7 av 10
Avdelinga Innstillinger Jeg skal ikke gå i detaljer om alt du kan gjøre her, for ytterligere informasjon se den medfølgende dokumentasjonen i «PDF Expert Guide». Side 8 av 10
Et punkt bør en merke seg - under Generelt - Sync: Dersom du ønsker å forhindre bruk av 3G til synkronisering av dokumenter, la bare Wi-Fi være haket av. Tilsvarende dersom du ønsker å bruke 3G til synkronsiering, la Wi-Fi +3G være aktivert i tillegg. Utfyllende informasjon PDF Expert Enterprise synkroniserer mellom vår sentrale dokumenttjener og din ipad. Endringer som du måtte gjøre i utvalgssaker og andre politiske dokumet, synkroniseres IKKE tilbake, men lagres lokalt på din ipad. Dersom du ønsker å lagre dine endringer på dokumentet et annet sted enn på ipad en, må du først konfigurere et eksternt lager, og deretter selv kopiere dokumentet dit. Du bør gjøre dette FØR du gjør endringene i dokumentet. På den måten er du sikret at dokumentet som du ser i utvalgsmappa, er i sin opprinnelige tilstand. Et eksternt lager kan være et av de tidligere nevnte lagrene. Side 9 av 10
Lesing av merknader gjort i PDF Expert Enterprise Dersom du mottar et pdf dokument hvor andre har gjort en merknad på dokumentet, må du åpne det i PDF Expert Enterprise. En vanlig pdf leser vil ikke vise merknadene. Du kan f.eks. motta et slikt dokument som vedlegg til ei e-postmelding. Åpne først pdf dokumentet på vanlig måte, med ipad en sin innebygde pdf leser. Velg deretter ikonet oppe i høyre hjørne (berør ikonet lett med en finger). Dette kommer da fram: Velg deretter «Åpne i PDF Expert». Dokumentet åpnes da i PDF Expert Enterprise, og du kan se merknadene som er gjort i dokumentet. Side 10 av 10