Sluttrapport. fra. Arbeidsgruppe Optima Opptak

Sluttrapport fra Arbeidsgruppe Optima Opptak 27.10.2008 Marit Rygvold 1

Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 BAKGRUNN FOR ARBEIDET... 4 2.2 DELTAKERE I ARBEIDSGRUPPEN OPTIMA OPPTAK... 4 2.3 HVORFOR OPPTAK BLE VALGT SOM ETT AV FOKUSOMRÅDENE... 5 2.4 FREMDRIFTSPLAN FOR PROSJEKT OPTIMA OPPTAK... 5 3 OPPTAK NÅVÆRENDE SITUASJON... 6 3.1 ROLLER I FORBINDELSE MED OPPTAK... 6 3.2 ULIKE TYPER LOKALE OPPTAK VED HIST... 7 4 OPPTAK FREMTIDIG SITUASJON... 11 4.1 BRUKERUNDERSØKELSER... 11 4.2 FORSLAG TIL PROSESS FOR FREMTIDIG LOKALT OPPTAK, OVERORDNET... 11 4.3 FORSLAG TIL FORBEDRINGSOMRÅDER... 14 4.4 FORSLAG TIL TILTAK... 16 4.5 BEMANNING NÅVÆRENDE SITUASJON VED HIST... 18 4.6 BEMANNING FORSLAG TIL BEMANNING VED HIST OPPTAKSKONTOR... 20 5 KONKLUSJON... 21 2

1 Sammendrag På grunnlag av kartlagte rutiner som benyttes i lokale opptak ved HiST (pr. april 2008, figur 2 og 3), har arbeidsgruppen Optima opptak, laget et forslag til rutinebeskrivelser av lokale opptak ved HiST i fremtiden. Rutinebeskrivelsene er fremstilt i et prosess-skjema (figur 5). Samordna opptak (NOM opptaket), er så regulert av nasjonale retningslinjer, at arbeidsgruppen har valgt å ikke si noe om rutinene for dette i denne rapporten. Dersom det skal opprettes et sentralt opptakskontor på HiST, vil det være en selvfølge at de som jobber der, skal behandle alle typer opptak. Med bakgrunn i prosesskartet i fig. 5, er det identifisert 9 prioriterte forbedringsområder som kan resultere i tiltak for å bedre kvaliteten, sikre robustheten og øke effektiviteten på området lokale opptak. Gevinsten ved slike tiltak skal gi økonomiske besparelser for HiST. De 9 prioriterte områdene er: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Lage serviceerklæring 4) Involvere SFS, dekanstab ved alle typer lokale opptak 5) Skanne dokumentasjon 6) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 7) Kompetanseheving av opptaksstaben (spesielt på IKT-området) 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Arbeidsgruppen har satt opp et eget tiltaksskjema for prioritet nr. 1, felles opptakskontor for HiST. Gevinsten ved dette tiltaket antas å være høy med middels kostnader. Det ble ikke satt opp tilsvarende tiltaksskjema for de 8 andre prioriterte områdene, da gruppen mener tiltak på disse vil ha nær sammenheng med prioritet 1. Med bakgrunn i innrapportert tidsforbruk på lokalt opptaksarbeid fra avdelingene (ca. 7,3 årsverk) og bemanning på nåværende sentral opptaksenhet (ca. 2,7 årsverk inkl. sommervikarer), forslås følgende for HiST opptakskontor: Fast fullbemanning på 4 årsverk som en prøveordning i to år forutsatt samme volum på opptak. I perioder forventes det at personale må omdisponeres for å ta topper (2 3 årsverk). For å utnytte arbeidskapasiteten til de som skal tilknyttes Opptakskontoret, kan arbeidsoppgaver som veiledning, rapportering/statistikk, oppdatering av informasjon på web etc. legges til staben i perioder med lav aktivitet på opptak. Det er laget en forskrift om lokale opptak til studier ved Høgskolen i Sør-Trøndelag. Forskriften skal behandles i Høgskolestyret (HS) i november 2008. Forskriften er overordnet forslagene i denne rapporten, og det kan derfor bli nødvendig med en revisjon av rapporten etter HS-møtet. 3

2 Innledning 2.1 Bakgrunn for arbeidet Optima Studie er ett av syv delprosjekt innenfor HiST-prosjektet Optima. Prosjektet Optima Studie har som overordnet mål å sørge for at de tjenester som leveres av administrativ karakter på HiST er på riktig nivå i forhold til kvalitet og service. Med bakgrunn i dette, skal Optima Studie bl.a.: Kartlegge dagens arbeidsprosesser, servicenivå og krav til kompetanse ved de ulike campuser Undersøke hvilke administrative tjenester som må være tett opp til studenter/faglig tilsatte Foreslå fremtidige arbeidsprosesser, servicenivå etc. innenfor fastsatte rammer. Beskrive kvalitets- og servicenivå På grunn av at rutiner ved opptak også ble diskutert i arbeidsgruppen høsten 2007, er dagens opptakssituasjon ved de forskjellige avdelingene på HiST godt dokumentert. Arbeidet med å lage forslag til nye og bedre rutiner og funksjoner er i gang. Primo april ble fokusområdene, dvs. hvilke funksjoner vi skal se nærmere på nå, valgt ut etter hvor viktige de er i forhold til kjerneaktiviteter som undervisning, forskning og formidling. De har blitt valgt med grunnlag i brukerundersøkelser, brukerpanel og generell kartlegging. Endringene skal iverksettes i januar 2009. For Studieadministrasjonen ble følgende fokusområder valgt: Veiledning Opptak Eksamen Internasjonalisering Studieadministrativ støtte/saksbehandling Viktige stikkord for arbeidet i undergruppene vil være å foreslå tiltak som sikrer kvalitet, robusthet og effektivitet innenfor fokusområdene, det forutsettes at forslagene fra arbeidsgruppene vil gi en økonomisk gevinst for HiST. 2.2 Deltakere i arbeidsgruppen Optima Opptak Prosjektgruppen for Optima nedsatte følgende arbeidsgruppe for å se hvordan HiST jobber med opptak, og hvordan det kan være hensiktsmessig å arbeide med opptak fremover: Eva Terese Voldhagen (SFS HA), leder Signe Marie Søraunet (SFS HA/TØH) Håvard Ravn Ottesen (SFS/ALT) Marit Rygvold (Dekanstab/AFT) Sigrid Skjærvold (Vitenskapelig/ASP) Pål Risan (SFS/AFT) Studentene fikk tilbud om å delta i gruppen, men Studentparlamentets leder mente at studentene ikke kan bidra så mye på dette området. De valgte derfor å ikke delta. Pål Risan kunne ikke delta i arbeidsgruppen. Ann- Kristin Bratlie (SFS AHS/ASP) gikk inn som nytt medlem og Marit Rygvold gikk inn som leder i stedet for Eva Terese Voldhagen. 4

2.3 Hvorfor opptak ble valgt som ett av fokusområdene I tillegg til at det hvert år gjennomføres Samordna Opptak via Opptakskontoret på HiST, foregår det i tillegg lokale opptak til etter- og videreutdanninger, studieforberedende kurs, masterstudier og unntaksvis til grunnutdanninger ved avdelingene. Samordna Opptak er regelstyrt nasjonalt. HiSTansatte på Opptakskontoret har opparbeidet seg god kompetanse på opptak, men det er grunn til å tro at det er et vesentlig kvalitetshevings- og effektiviseringspotensiale knyttet til gjennomføring av lokale opptak. Følgende hypoteser gir grunn til å se på forbedringer i arbeidsprosessen i forbindelse med lokale opptak: Lokalt opptak gjøres på ulik måte ute på avdeling. Mangel på systemer og struktur gjør det sårbart. Organisering og samarbeid i prosessen for opptak er ikke optimal. Kvaliteten i lokalt opptak kunne vært bedre. Uforståelig organisering for søkere. For mange er involvert i lokalt opptak. Dette vanskeliggjør lik praksis og kvalitet (mange jobber med opptak bare én gang pr. år). 2.4 Fremdriftsplan for prosjekt Optima Opptak Ettersom Samordna Opptak blir godt ivaretatt både m/hensyn på regler og rutiner, ble det bestemt å fokusere på lokale opptak. Delprosjektet gjennomførte tre heldags møter (WS1, WS2 og WS3), og det ble satt opp følgende fremdriftsplan for de tre møtene: WS1 Gjennomgå dagens situasjon (informasjon om dette var innhentet fra avdelingene/ sentralt opptak tidligere). Konkretisere forbedringsområdene og starte prioriteringen av de viktigste. WS2 Identifisere ytterligere forbedringsområder. Designe fremtidig organisering av lokalt opptak. Starte arbeidet med å utarbeide forslag til tiltak for å løse de prioriterte forbedringsområdene. WS3 Fortsette videre arbeid med tiltaksplaner for prioriterte forbedringsområder. Utarbeide og verifisere oversikt over QuickWins (tiltak som krever lite ressurser men gir god gevinst). Prioritere forbedringsområder. WS1, WS2 og WS3 ble avholdt hhv 15.4., 29.4. og 17.6 2008. Det ble avholdt ytterligere ett møte i arbeidsgruppen (18.9) for å fullføre forslagene til tiltak med angivelse av hvor de ulike arbeidsoppgavene skal utføres. Kartlegging av nåværende bemanning og forslag til fremtidig bemanning på et felles opptakskontor, er gjort etter at arbeidsgruppen opphørte. 5

3 Opptak nåværende situasjon 3.1 Roller i forbindelse med opptak Det er mange ansatte med ulike roller i forbindelse med lokale opptak ved HiST (tabell 1). På grunn av ulik organisering av avdelingene, vil også organiseringen omkring lokale opptak være forskjellig. Regler og rutiner som gjelder opptak (dersom de finnes) blir ikke kommunisert til alle som jobber med dette, fordi kommunikasjonslinjene mangler. Tabell 1. Oversikt over ulike roller og hovedoppgaver angående lokale opptak på HiST. Rolle Høgskolestyret/rektor Studie- og kvalitetsutvalg Vitenskapelig ansatt Lokal opptakskomité Opptakskontoret SFS sentralt SFS-Avdeling Dekanstab Avdelingsstyret Oppdragsgiver Søker Høgskolens klagenemnd Hovedoppgaver Vedta studieplan og fagplan med finansieringstype, opptaksrammer- og kriterier Vil få funksjon ved opprettelse, endring og nedleggelse av studier Rådgivende funksjon for faglige vurderinger av søkere, initiativtaker til studium Ansvar for opptaksrammer, spesielle søkere og rangering Gjennomføringsansvar for samordna opptak, saksbehandler enkelte lokale studier der GSK er opptaksgrunnlag. Ansvar for opptakstelefon og opptaks epost. Foretar kompetansevurderinger hele året. Legger grunnlaget for lokale opptak i FS, ressurs i forhold til regelverk og FS Klargjøring og gjennomføring for lokalt opptak. Kompetansevurdering Klargjøring og gjennomføring for lokalt opptak. Kompetansevurdering. Godkjenner studier, kvalitetssikrer. Enkelte avd. har samme ansvar som opptakskomité Ønsker tilbud om kurs/utdanning for sine ansatte/gruppe Vedkommende som søker et opptak til studium/kurs Håndterer klager Definisjon av begreper Opptakskontor Nåværende felles enhet ved HiST som arbeider med opptak til grunnstudiene. SFS sentralt Ansatte i stab underlagt høgskoledirektør og studiedirektør som ikke er lokalisert på avdeling SFS avdeling Ansatte i stab underlagt høgskoledirektør og studiedirektør som er lokalisert på avdeling Dekanstab Ansatte underlagt dekan som ikke er tilknyttet opptaksenheten, men som på ulike måter er involvert i opptak til studier med lokale opptak (lokalisert på avdelingene). FS Felles studentdatabase for registrering av opplysninger knyttet til studenter, emner, undervisning, opptak m.m. 6

3.2 Ulike typer lokale opptak ved HiST Figur 1. Oversikt over lokale opptak som gjennomføres på HiST. Egne mastergrader Ordinær master Mastergrader Samarbeidsmaster Erfaringsbasert master Ordinær master Opptak EVU Eksternfinansiert Internfinansiert Erfaringsbasert master EVU Kurs Lokale opptak Forberedende kurs Suppleringsopptak grunnutdanning Forkurs ingeniør Realfagskurs Mattekurs Diverse videreutdanninger Diverse videreutdanninger Overflytting Alle kull og studieretning Privatist Enkelt emner (lite omfang) Grunnutdanning Eksternfinansiert Internfinansiert Toårig ingeniørutdanning Desentraliserte studier I møte WS1 ble det i første omgang bestemt at det skal fokuseres på rutiner omkring: 1) Overordnet lokalt opptak (dekker rutinene for flere typer opptak) 2) Opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 3) Overflyttinger Grunnen til at disse ble valgt, var at de andre lokale opptakene ble vurdert til enten å ha lite omfang, eller at de kunne passe inn under rutiner for overordnet lokalt opptak. Nåværende rutiner for de tre områdene ble skissert i prosesskart (figur 2, 3 og 4). 7

Figur 2. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for lokalt overordnet opptak v/hist Kartlagte rutiner, april 2008. Lokalt opptak, overordnet Søker Potensiell søker ringer/ sender e-post. Stiller spørsmål Mottar svar Søker opptak papir/ eller web Mottar e-post om krav til dokumentasjon Sender dokumentasjon Får purring på manglende dokumentasjon via e-post, tlf. brev Spørsmål ang. avslag etc. Bekrefter studieplass Ønsker å reservere plass Oppmøte Studiestart Opptakskontor Går gjennom spørsmål. Svarer/ videresender Vurderer suppleringsopptak Dekanstab Mottar spørsmål/gir svar Mottar søknadspapirer Registrere i FS Vurdere kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle Etterlyse evt. manglende dokumentasjon Vurderer suppleringsopptak SFS-avdeling Mottar spørsmål/gir svar Registrere i FS Vurdere kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle Etterlyse evt. manglende dokumentasjon Mottar søknadspapirer Opptakskjøring i FS Tildeler studierett. Sender ut info om brukernavn, sem.avg. etc. Vurderer om reservasjon innvilges Registrerer møtt til studiestart Vitenskapelig ansatt Mottar spørsmål/gir svar Ved behov vurdere realkompetanse Sender ut info ang. oppstart Figur 2 (forts.). Definisjon av begreper Søker Person som søker informasjon om/evt. søker seg til studietilbud med lokale opptak på HiST. Opptakskontor Nåværende felles enhet ved HiST som arbeider med opptak til grunnstudiene. Dekanstab Ansatte underlagt dekan som ikke er tilknyttet opptaksenheten, men som på ulike måter er involvert i opptak til studier med lokale opptak (lokalisert på avdelingene). SFS-avdeling Ansatte i stab underlagt høgskoledirektør og studiedirektør som er lokalisert på avdeling. Dokumentasjon Bekreftelse på utdanning og praksis for søkere til våre studier. FS Felles studentdatabase for registrering av opplysninger knyttet til studenter, emner, undervisning, opptak m.m. 8

Prosesskartene (fig. 2 og 3) omfatter nåværende situasjon både på ekstern- og internfinansierte opptak. Gjennomgang av opptaksprosessene for alle lokale opptak, viser ulik håndtering på avdelingene. Søknadsskjema eksisterer fortsatt på papir og brukes på noen avdelinger. Enkelte opptak tilbyr kun søknadsskjema på papir for sine søkere til tross for at vi har en tilgjengelig søknadsweb. Nåværende søkere som henvender seg til opptaksenheten på HiST, vil ofte ikke få svar på spørsmål som har med lokale opptak å gjøre. Dette virker veldig ulogisk. På avdelingene er det ofte bare en person som jobber med lokale opptak. Mangel på faglig nettverk, oppdatert informasjon om opptaksregler og opplæring i bruk av datatekniske hjelpemidler i forbindelse med opptak, gir ulik kvalitet på tjenestene og stor sårbarhet for eksempel ved sykdom. Ved oppstart av nye studier, hender det at vitenskapelig ansatte setter i gang studietilbud uten klarering fra programansvarlig og uten å kommunisere med studieadministrativt personale som skal klargjøre og kjøre opptaket administrativt. Kompetansevurdering av søkere til studier gjøres ofte av ansatte med feil kompetanse. Feilvurderinger når det gjelder kompetanse kan få nasjonale konsekvenser, spesielt ved vurdering av generell studiekompetanse (GSK). GSK-vedtak fattes av én institusjon og er bindende for alle. Figur 3. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for EVU opptak v/hist Kartlagte rutiner, april 2008. EVU opptak Ansatt/ oppdragsgiver melder behov for nytt studium Avklarer om studiet skal starte. Budsjett, planlegging Avklarer om studiet skal ha studiepoeng (sp) og kursavgift Utlyse/ markedsføre Tar i mot søknad Vurderer søknad/ saksbehandler for opptak til videreutdanninger og kurs med og uten studiepoeng Utarbeide saksframlegg til opptakskomité Bistår ved vurdering Utlyse/ markedsføre Tar i mot søknad Vurderer søknad/ saksbehandler for opptak til videreutdanninger og kurs med og uten studiepoeng Utarbeide saksframlegg til opptakskomité Lage opptak i FS Utlyse/ markedsføre Møte i opptakskomité Opptak som kjøres for EVU, har de samme mangler på rutiner som nevnt under fig. 2. Definisjon av begreper Opptakskomité Komité med ansvar for opptakstall, behandling av dispensasjoner etc. SFS-sentralt Ansatte i stab underlagt Høgskoledirektør og Studiedirektør (ikke lokalisert på avdeling) 9

Figur 4. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for overflytting v/hist Kartlagte rutiner, april 2008. Overflytting Vitenskapelig Ansatt Søker Sender søknad Mottar søknad Skjønnsmessig behandling Mottar avslag/ tilbud SFS-avdeling Mottar søknad Skjønnsmessig behandling Gi studierett og Godkjenne fag Overflyttingssøknader på HiST gjøres veldig forskjellig på de ulike avdelingene. TØH og ALT har klare regler på dette som også er godt kommunisert. Flere avdelinger mangler/har ufullstendige regler for behandling av overflyttingssøknader. Dette gir en vilkårlig saksbehandling, det skaper usikkerhet for de som søker overflytting og for ansatte som ikke kan gi skikkelige svar ved henvendelser om dette. 10

4 Opptak fremtidig situasjon 4.1 Brukerundersøkelser Det ble gjennomført brukerundersøkelser for studentene og en kartlegging blant ansatte som har studieadministrative oppgaver både i seksjon og på avdelingene ved HiST (mars 2008). Undersøkelsene ble gjort for å få en oversikt over hva brukerne mener om hvilken betydning lokaliseringen av ulike studieadministrative tjenester har for kvaliteten på tjenestene og hvor tilfredse de er med tjenestene. Blant de ansatte var det kommet inn få svar på undersøkelsen når det gjelder følgende spørsmål om lokale opptak: Er det prosesser som det bør tas tak i mht kvalitet? Bør administrering av lokale opptak ligge tett opp til studentene? Antall svar fra den enkelte avdeling varierte fra 0 til 9. Det statistiske materialet er lite, og det er derfor vanskelig å trekke for bastante konklusjoner ut av undersøkelsen. Ingen av avdelingene hadde førsteprioritet på at den lokale opptaksprosessen bør ligge tett opp mot studentene, men enkelte mener at det kan gjøres noe for å bedre kvaliteten på det lokale opptaksarbeidet. Den totale svarprosenten for studentene på lokale opptak, var bare på 9,9 % (49 studenter). På samme måte som for de ansatte, er det også her vanskelig å konkludere, men tendensen er at brukerne er middels fornøyde med kvaliteten på de lokale opptakene. 4.2 Forslag til prosess for fremtidig lokalt opptak, overordnet Selv om det gjøres mye bra opptaksarbeid ved HiST, viser gjennomgangen av nåværende situasjon for de lokale opptakene til dels store mangler på rutiner, kvalitetssikring og samordning. Med tanke på fremtidige opptak, har arbeidsgruppen kommet frem til at alle lokale opptak stort sett kan organiseres på samme måte med enkelte justeringer ved behov. Det er viktig å ta vare på det som er bra ved nåværende opptak, så som fleksibilitet i forhold til å gi respons på henvendelser, levering av tjenester med høy kvalitet, nærhet til fagmiljøene samt god oppfølging og høy servicegrad i forhold til samarbeidspartnere. Vilkårlig saksbehandling må unngås. Forslag til fremtidige rutiner ved lokale opptak er vist i fig. 5. Dersom de fleste opptakene blir strømlinjeformet, blir det lettere å få tid til å lage spesialordninger ved behov (for eksempel tidsfrister, regelverk etc.). HiST har opprettet en gruppe som arbeider med forskrifter for lokale opptak. Saken skal sannsynligvis behandles i Høgskolestyret i november 2008. 11

Figur 5. Prosesskart som viser forslag til fremtidige rutiner ved lokale opptak v/hist HiST. Fremtidig lokalt opptak, overordnet, side 1 Avdeling Opptakskontor Søker Potensiell søker ringer/ sender e-post. stiller spørsmål Klargjøre studium for opptak i FS Inngår avtaler om utdanniger/ kurs Mottar, besvarer og vidersender spørsmål Kommuniserer med Opptakskontoret ang. regelverk etc. Mottar, besvarer og vidersender spørsmål Søker opptak på web. Sender kun personinfo Registrerer i FS, sender ut maskinlesbare omslagsark fortløpende Tidlig opptak/ forhåndsløfte saksbehandles ved Opptakskontoret Markedsfører studietilbud. Kommuniserer med Infomedarb./ Opptakskontor Mottar krav om dokumentasjon. Sender inn dokumentasjon i omslagsark Leser strekkode og skanner all dok. Vurdere kompetanse/ realkomp., saksbehandle, rådføre med avd. ved behov Skjønnsmessige vurdere iht. regelverk Gi råd ang. søknader fra ikke-poengberegnbare søkere Får purring på manglende dokumentasjon via e-post, tlf. brev Etterlyse evt. manglende dokumentasjon Opptakskjøring i FS Fastsetter tilbudstall Bekrefter studieplass helst på web Sender tilbudsbrev/ evt. brev om avslag Registrere søkerens papir svar i en overgangsfase Sender info om oppstart, org. av studiet web-adr. etc. Kan være laget av avd. Gir info om oppstart etc. Fig. som delvis inneholder arbeidsoppgaver som ikke gjøres pr. dato (søkere registreres nå i FS). Definisjon av begreper: Søker Person som søker informasjon om/evt. søker seg til studietilbud med lokale opptak på HiST. Opptakskontor Foreslått fremtidig felles enhet ved HiST som tar seg av alt opptaksarbeid. Det vil være en forutsetning at ansatte ved Opptakskontoret har god FS-kompetanse. Avdeling Ansatte som ikke er tilknyttet Opptakskontoret, men som på ulike måter er involvert i opptak til studier med lokale opptak (lokalisert på avdelingene). Dokumentasjon Bekreftelse på utdanning og praksis for søkere til våre studier. FS Felles studentdatabase for registrering av opplysninger knyttet til studenter, emner, undervisning, opptak m.m. Omslagsark Arkomslag der søkerne skal registrere og legge inn sin dokumentasjon. Kan være på elektronisk form i fremtiden. Realkompetanse Totalkompetansen til søkere (utdanning/praksis) som kan erstatte formell kompetanse som kreves for opptak til de ulike studiene. Tilbudstall Antall studieplasser som tilbys for de enkelte studiene. 12

Figur 5 (forts.) HiST. Fremtidig lokalt opptak, overordnet, side 2 Avdeling Opptakskontor Søker Søker evt. fritak for fag Ønsker å reservere plass Spørsmål ang. avslag etc. Begrunnelse/ klage på avslag, klagerutine Vurdere om reservasjon kan innvilges Vurdere overflyttingssøknad/fritak rådføre m/avd. ved behov Vurderer overflyttinger/ fritak ved henvendelse fra Opptakskontoret Tildeler studierett, sender ut info om brukernavn, sem. avg., It s L. etc. Klasseliste fra opptakskontor til avdeling Møter ved studiestart Registrere møtt i FS Registrere møtt til studiestart, returnerer elektronisk liste til Opptakskontoret Ja Nok søkere? Avgjøre evt. supplere fra restetorget Supplere fra venteliste Nei Vurdere restetorget Skrive opptaksrapport til HS Vurdere kompetanse Søker reservasjon av studieplass Vurderer reservasjon. Søker permisjon Behandler permisjonssøknader (Studiedir. avgjør). Gir råd ved permisjonssøknader Kommentarer til figur 5 For å få økt kvalitet, robusthet og effektivitet i arbeidet med lokale opptak, foreslår arbeidsgruppen å opprette et felles opptakskontor for å ivareta alle opptak ved HiST. I forslaget til ny organisering omkring opptak, settes det fokus på tre hovedaktører: 1) Søker 2) Opptakskontor 3) Avdeling Viktige suksesskriterier for fremtidige lokale opptak, vil være avhengig av følgende: Utarbeidelse av detaljerte arbeidsflytbeskrivelser Utnyttelse av IKT-systemer for å bedre kommunikasjonen øke effektiviteten og redusere sårbarheten. Ansatte knyttet til Opptakskontoret må ha god kompetanse i FS (minimum en ansatt må være på superbruker nivå. Beskrivelse av grenseoppgangen mellom faglig- og administrativt opptaksarbeid (avdeling/studieadministrasjon). Hvem gjør hva? Opprettelse av et godt faglig- og administrativt samarbeid mellom avdelingene og Opptakskontoret. 13

4.3 Forslag til forbedringsområder Ved gjennomgang av hele prosessen for fremtidig lokale opptak, ble det fokusert på å identifisere forbedringsområder og hvilke gevinster tiltak innenfor disse områdene kan gi. Identifiserte gevinster vil bli behandlet på tre måter i det videre arbeidet: 1) Quick-fix (gevinster som er raske å implementere og som det allerede nå kan utarbeides ferdige tiltaksskjemaer for) 2) Fokus (gevinster det må jobbes videre med å verifisere, innhente mer informasjon om, utarbeide tiltak som vil løse utfordringer etc.) 3) Ikke aktuell (I/A) (gevinster som ikke vil være aktuelle i det videre arbeidet bl.a. på grunn av at de er vanskelig å verifisere, at de jobbes med på annet hold eller at de gir for liten gevinst- /nytteverdi etc.). Tabell 2. Oversikt over forslag til forbedringsområder ved lokale opptak. NR* Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen 1 Felles opptakskontor Samordning av lokalt opptak mht saksbehandling og servicegrad. Sikre skreddersøm og fleksibilitet. Redusere sårbarhet. Øke robusthet, kvalitet, effektivitet samt øke spisskompetanse på opptak. 1 Flere kontaktpunkter Flere kontaktpunkter for å besvare søknadsspørsmål. Sikre kommunikasjon med avdeling. 1 Oversikt over hvor Sentral oversikt over hvor søknader skal sendes søknadene skal sendes. 1 Dårlig oversikt over sykdom og ferie 1 Behandle søkere med utenlandsk utdanning på ett sted Servicesentrene må ha oversikt over sykdom og ferie til de som jobber med lokalt opptak. Søkere med utenlandsk utdanning må behandles på ett sted. Komplisert utdanningsbakgrunn, bør ha spesialkompetanse for vurdering. Tiltak Etablere opptakskontor. Fokus Etablere opptakskontor. Fokus Felles opptakskontor mottar alle søknader. Fokus Etablere opptakskontor. Bruke IT-løsninger som finnes, kalender, telefon. Fokus Etablere opptakskontor. Quick Fix 2 Likt skjema Likt søknadsskjema. Søknader sendes elektronisk (søknadsweb). I tillegg innføres omslagsark. Fokus 2 Alle opptak med individuell søknad skal på søknadsweb Gjøre alle opptak tilgjengelig på søknadsweb. 2 Omslagsark Innføre omslagsark som er maskinlesbar på alle typer lokalt opptak. Legge inn alle opptak i FS. Quix Fix Etablere opptakskontor. Undersøke hvordan man får laget ark. Omslagsark må sendes ut fortløpende. Fokus * Kolonne 1 angir arbeidsgruppens forslag til prioritering av forbedringsområdene. 14

Tabell 2 (forts.) 3 Serviceerklæring Utarbeide serviceerklæring på hvor raskt man skal svare på spørsmål og antall henvendelser som skal håndteres. 4 Involvere Sikre at idéhaver involverer Opptakskontor/dekanstab dekanstab/sfs. v/opptak EVU 5 Skanne dokumentasjon Skanne all dokumentasjon på personnivå. 6 Håndtere e-post og Felles system for å håndtere telefonhenvendelser bedre e-posthenvendelser for opptakskontoret. Sikre at henvendelser blir besvart. 7 Kompetanseheving Kompetanseheving på regelverk, serviceinnstilling etc. 8 Felles annonsering og markedsføring 9 Bedre håndtering av overflyttings-søknader Felles samarbeid om annonsering og markedsføring. Alle studietilbud skal finnes på nettstedene. Like regler, frister og lik praksis ved behandling av overflyttingssøknader Ønske om at alle skal søke Samordna opptak. Utarbeide serviceerklæring. Ønskelig med felles ITsystem for å måle. Quix-Fix Utarbeide retningslinjer. Involvere Opptakskontoret med fag- og studieplanarbeid mht opptakskrav og rangering. Fokus Etablere opptakskontor. Avklare skanneløsning. Fokus Sjekke ut mulige ITløsninger. Quick Fix Etablere opptakskontor. Felles møter med avdelinger. Fokus Iverksette rutine. Sikre at informasjon legges på HiST sin nettside. Klargjøre hvem gjør hva. Jobbes med nå. Quix-Fix Opptakskontor gjør saksbehandlingen. Sjekke med avd. hva gjøres i dag/ hva ønskes. Fokus IA FS overføring av student Automatisk overføring fra søker til Ikke aktuelt nå student skjer automatisk når man aksepterer tilbudet på søknadsweb. IA Opptaksreglement Opptaksreglement mangler. Lokal opptaksforskrift er på plass i løpet av året. Egen gruppe jobber med det. Ikke aktuell her. IA Lik poengberegning IA Bruke felles maler Lik praksis for poengberegning ved HiST (ikke grunnstudiene) på opptak der det er naturlig. Sikre at alle bruker standard mál når studieplaner/fagplaner lages (kvalitetssikring). Vil ivaretas med ny opptaksforskrift. Egen gruppe jobber med det. Ikke aktuell her Studie- og Kvalitetsutvalg sin arbeidsoppgave. Ikke aktuell her * Kolonne 1 angir arbeidsgruppens forslag til prioritering av forbedringsområdene. 15

Gruppen valgte følgende 9 prioriterte forbedringsområder etter gjennomgang av prosessen: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Lage serviceerklæring 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på evu 5) Skanne dokumentasjon 6) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere søknader om fritak og overflyttingssøkere på en bedre måte 4.4 Forslag til tiltak Generelt Arbeidsgruppen forutsetter opprettelse av et sentralt opptakskontor på HiST både for å bedre kvaliteten på opptaksarbeidet, og for å gi økonomiske besparelser. Flere av de andre forbedringsområdene forutsetter sentral behandling for å gi gevinst. Inngangsportalen til opptaksarbeidet skal være Opptakskontoret, der all saksbehandling starter. Selv om noe saksbehandling kan foregå på avdelingsnivå, skal sakene registreres på Opptakskontoret. I saker der avdelingene er saksbehandlere, skal Opptakskontoret gis tilbakemelding om resultatet, og det er også Opptakskontoret som skal avslutte sakene. Det må lages rutiner/retningslinjer som klargjør hvem som er ansvarlig for de ulike arbeidsoppgavene knyttet til opptak. Dette er særdeles viktig for å få til god samhandlingen med andre enheter i HiST. Gode rutiner/retningslinjer gir god kvalitet på opptaksarbeidet og fornøyde brukere som opplever at de får god service. Dette vil være god reklame for HIST. Arbeidsgruppen ønsker at IKT-systemer skal brukes der det er mulig. Dette vil delvis kompensere for at ansatte ikke sitter fysisk på samme sted bl.a. ved at det blir lettere å se/behandle dokumenter i forbindelse med opptaket noe som medfører raskere og bedre saksbehandling. For å få gode løsninger med økt bruk av IKT-systemer, er det viktig å lage systematiske opplegg for opplæring, oppgradering av kunnskaper og support for alle datasystemer som skal brukes. Opplæringstiltakene bør ikke bare tilbys ansatte på Opptakskontoret, men også andre ansatte som kan ha nytte av å bruke de samme IKTsystemene. FS-kompetansen i staben skal være høy, og minst en ansatt skal ha superbruker kompetanse. HiSTs nettsider er en svært viktig informasjonskanal. Oppdatert informasjon om alle studietilbud skal legges ut på nettet før de er søkbare via søknadsweb. Det er også viktig at relevant informasjon publiseres på ansatt- og studentportalen. Med utgangspunkt i fig. 5, fremtidige lokale opptak, og de 9 prioriterte forbedringsområdene ovenfor, har arbeidsgruppen foreslått følgende saksgang og tiltak for hele opptaksprosessen: Opprettelse av nye studier Initiativ til nye studier kommer normalt fra fagmiljøene (avdelingene). Utarbeidelse/utvikling skjer ved hjelp av kompetanse fra Opptakskontoret. Godkjennelse av studieplaner/fagplaner etc., skjer i avdelingsstyrene. Når vedtak om nytt studium foreligger, skal dette kommuniseres til Opptakskontoret som klargjører studiet for opptak i databasen. Det foreslås at kommuniseringen av et nytt studium til Opptakskontoret gjøres via datasystemer (for eksempel webskjema eller tilsvarende). Dette skjemaet skal inneholde felter som er klart definerte ift 16

hva som må legges inn av opplysninger i FS og evt. andre systemer. Opplysningene skal gi grunnlaget for opptak i FS og samtidig sikre at opplysninger som trengs til ulike rapporteringer (DBH, budsjett, m.m.) legges inn. Noen opplysninger kan finnes i fag-/studieplaner og det bør derfor utarbeides en mál for fag-/studieplaner som sikrer at de riktige opplysningene blir med. Lignende skjemaer kan lages for å sikre at grunnlagsopplysninger er tilstede for andre områder innenfor et studieløp, slik som for studieprogram, emner, undervisning, eksamen/vurdering og kvalifikasjon/vitnemål. I markedsføring av studietilbud, opptrer HiST i dag mht lokale opptak som et mangehodet troll. Den primære innfallsvinkelen vil være å benytte nettsidene, som er overordnet for hele høgskolen. Det er viktig å sikre at det blir samsvar mellom hvordan studietilbudene er organisert på nettsidene, hvordan søknadsalternativene blir organisert nettbasert (SøknadsWeb) og hvordan samarbeidet mellom informasjons-/markedsføringsansvarlige og opptaksansvarlige etableres. Avdelingene skal primært være initiativtakere til å markedsføre studietilbudene knyttet til lokale opptak, og markedsføringen skal skje i god dialog med informasjons-/markedsførings- og opptaksansvarlige. Servicenivå Det lages en serviceerklæring som sier noe om hvordan HiST kan kvalitetssikre håndteringen av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte og lignende. Mange av HiSTs studier opprettes på grunnlag av oppdrag både fra offentlig- og privat sektor. I enkelte tilfeller er tiden fra oppdragsdato til forventet studiestart svært kort, noe som krever rask saksgang fra Opptakskontoret. Selv om det innføres standard rutiner for lokale opptak ved HiST, må det allikevel være rom for individuell behandling i spesielle tilfeller. Behov for spesialbehandling må formidles fra avdeling til Opptakskontoret. Det er imidlertid viktig at Opptakskontoret fungerer som et kontrollorgan for å ivareta forvaltningsetiske prinsipper og byråkratiske verdier. Rettferdighet, objektivitet og likebehandling vil av og til komme i konflikt med opplevd fleksibilitet. Det er avdelingene som har nær kontakt med oppdragsgiverne. Oppdragene er ofte kommet etter årelangt faglig samarbeid, og i mange tilfeller kan oppdrag fra en spesiell samarbeidspartner være så viktig for avdelingen at det er nødvendig å yte spesiell service for eksempel i forhold til saksbehandlingstid på opptak. Ansatte på Opptakskontoret må derfor ha forståelse for at byråkratiske rutiner og regler noen ganger må vike for raske aksjoner. Arbeidsgruppen mener at det vil være rom for særbehandling på enkelte opptak dersom det innføres nye rutiner på de fleste lokalopptakene. Det er ekstremt viktig at serviceerklæringen ikke blir en byråkratisk bremsekloss man gjemmer seg bak, slik at den nødvendige fleksibiliteten avdelingene ønsker seg ved et fremtidig opptakskontor, uteblir. Søknadsprosessen. Alle søkere skal benytte søknadsweb. Dette vil spare ressurser når det gjelder registrering i tillegg til at feilmarginene reduseres ved persondataregistreringer. Søkere, foresatte og andre som henvender seg til HiST ang. studier, skal ved å kontakte Opptakskontoret få svar fra ansatte som har oversikt over alle studietilbudene på HiST. Det forventes ikke at Opptakskontoret skal ha detaljkunnskap om alle studier, men det skal være kjent hvilke ansatte fra de ulike avdelingene som sitter med ansvaret og kunnskapen om disse. Kommunikasjonslinjene avdeling/opptakskontor må derfor være tydelige. FS har mange muligheter som enda ikke utnyttes fullt ut av alle som jobber med opptak. Ved opprettelse av et felles opptakskontor, skal databaseløsninger innføres for alle opptak. Ansatte på Opptakskontoret skal oppdatere seg i sitt eget arbeidsområde. 17

Behandling av søknader. Innføring av maskinlesbare omslagsark som skal benyttes for innsending av søkernes dokumentasjon, og skanning av all dokumentasjon, vil i større grad enn tidligere sikre at søkerne sender inn tilstrekkelig og riktig dokumentasjon og at søknader ikke blir forlagt/kommer bort. I fremtiden kan omslagsarkene bli elektroniske. Dette vil redusere arbeidet med skanning/arkivering. Opptaksgrunnlaget må gjenspeiles i omslagsarket. Opptakskontoret sørger for å produsere og sende ut omslagsarkene til søkerne. Kontoret skal sørge for at arkene er tilpasset de enkelte søknadsalternativer og skanne all innsendt dokumentasjon. Søkere til flere studier med lokalopptak på HiST vil da slippe å sende inn dokumentasjon til flere avdelinger, slik enkelte opplever nå. Ofte søker en person flere studier på HiST samtidig. For å unngå at søkeren må sende samme informasjonen flere ganger, foreslår arbeidsgruppen at det opprettes en personmappe i ephorte (alternativt i FS), slik at søknadsgrunnlaget blir tilgjengelig for flere saksbehandlere. Personmappen med dokumenter vil dermed være tilgjengelig dersom samme person senere søker et studium på HiST. Alle, eller deler av dokumentene i personmappen kan også overføres til en studentmappe og/eller en personalmappe. Stadig flere dokumenter blir etter hvert elektronisk overført. Ressursbruken ved å legges disse i ephorte blir mindre enn for papirdokumenter. For søkere kan det oppleves som kostnadskrevende å måtte sende inn papirdokumenter kontra det å sende dem elektronisk. Det vil imidlertid bli en utfordring å kvalitetssikre at innsendte elektroniske dokumenter ikke er falske. Kompetansevurdering gjøres generelt på Opptakskontoret. Ettersom all dokumentasjon skal foreligge elektronisk, vil kommunikasjonen mellom Opptakskontoret og avdelingene kunne effektiviseres i forhold til dagens ordning. Avdelingene besitter mye kompetanse når det gjelder egne lokalopptak, og de vil derfor være viktige bidragsytere i arbeidet med kompetansevurdering. I forkant av opptakene må avdeling/opptakskontor bli enige om en felles forståelse for hvilke realkompetansegrunnlag som bør være gjeldende for spesifikke studier. Opptakskontoret skal også samarbeide med avdelingene når søkere har uklar kompetanse. Opptak. Opptakskontoret kjører opptak, sender ut opptaksbrev og informasjon om studiestart, organisering av studiet etc. Denne informasjonen kan være laget av avdelingen som formidler det til Opptakskontoret i god tid før utsendelse. Det er også Opptakskontoret som skal registrere svar på mottatt studieplass fra søkerne, og i samråd med avdeling, foretas supplering evt. utlegg på HiST restetorg. Opptaksbrev og informasjon om studiestart kan sendes elektronisk. Rapportering. Avdelingene registrerer oppmøte ved studiestart og returnerer listene elektronisk til Opptakskontoret som lager opptaksrapport til relevante instanser. Reservasjon av studieplass, godkjenning/fritak Reservasjon av studieplass søkes via Opptakskontoret og behandles der. Studentene skal søke fritak via Opptakskontoret som behandler fritakssøknadene. Opptakskontoret rådfører seg med avdelingene. Søknad om permisjon Søknad om permisjon avgjøres av studiedirektøren i samråd med avdelingen. 4.5 Bemanning nåværende situasjon ved HiST Avdelingene har stipulert ca. antall søkere til lokale opptak som behandles på et år og antall årsverk som brukes på opptaksarbeidet. Arbeidsoppgaver som skulle inngå i beregningene er: Opprettelse av nye studier m/tilrettelegging i FS, svar på henvendelser ang. studier og søknadsprosessen, behandling av søknader, kompetansevurdering, opptakskjøring i FS, utsendelse av opptaksbrev og informasjon om studiestart, registrere svar på akseptert studieplass, registrering av oppmøte ved studiestart, rapportering av fremmøtte til HS, behandling av fritak og permisjoner. 18

I vedleggene 2 7 har avdelingene oppgitt ressursbruk, søkertall og type lokalopptak. AHS og ASP arbeider mye tverrfaglig og har levert en felles tabell (vedlegg 2). En oppsummering av dette for hele HiST er oppgitt i tabell 3. Tabell 3. Antall søknader på lokale opptak behandlet pr. år på avdelingene, antall studier med lokalt opptak og ant. årsverk forbrukt på lokale opptak (alle tall er stipulerte). Avdeling Antall søknader på lokalt opptak (ca) behandlet pr. år Antall studier med lokalt opptak Stipulert antall årsverk Avd. for helse- og sosialfag / 1565 20 2 Avd. for sykepleie Avd. for informatikk og 1015 1 + IT-kurs 0,5 e-læring Avd. for lærer- og tolkeutdanning 630 5 2,5 Avd. for mat- og medisinsk teknologi 108 4 (5) 0,3 Avd. for teknologi 1080 5 1,3 Avd. Trondheim økonomiske høgskole Totale ressurser lokalt opptak HiST 490 5 (6) 0,7 4780 36 (37) (IT-kurs kommer i tillegg) Kommentarer til tabell 3. Det er viktig å presisere at tallene i tabellen ikke er eksakte. Selv om avdelingene i utgangspunktet skulle fylle ut samme tabell der det var definert hvilke arbeidsoppgaver som skulle medregnes, er det sannsynlig at tolkningen av oppgavene kan være noe ulik fra avdeling til avdeling. Det anbefales derfor å se på detaljene i vedlegg 2 7 når tabell 3 leses. AHS og ASP har oppgitt tall både for 2006 og 2007 (vedlegg 2), men bare 2007-tallene er tatt med her. Avdelingene er litt usikre på om de har stipulert for lavt mht medgåtte årsverk på lokale opptak. AITeL Mesteparten av opptaksarbeidet knyttes til opptak på enkeltkurs (vedlegg 3). ALT har stipulert et relativt høyt forbruk av personressurser på forholdsvis få søknader. Avdelingen planlegger betydelig høyere aktivitet både når det gjelder videreutdanning oppdrag, og antall søkere på mastergradene (vedlegg 4). AMMT Avdelingen har et beskjedent omfang på lokale opptak. Ett av studietilbudene har opphold hvert annet år (vedlegg 5). AFT kjører opptak til forkursene som lokale opptak. Disse opptakene har høye søkertall, og spesielt søkningen til det ettårige forkurset har økt de siste årene (vedlegg 6). TØH Inkludert i disse tallene er to typer lokalopptak som bare skal kjøres én gang. Det er en mange internasjonale studenter ved avdelingen, noe som krever betydelige ressurser personalmessig (vedlegg 7). Sentral opptaksenhet HiST Tabell 4 viser stipulerte opptakstall for 2008 på sentral opptaksenhet. 7,3 19

Tabell 4. Oversikt over antall søknader behandlet og årsverk benyttet på sentralt opptak i 2008 (hovedsakelig NOM opptak). Antall primærsøknader (ca.) behandlet pr. år Antall spesielle søknader (ca.) Behandlet pr. år Stipulert årsverk (opptaksleder) Stipulert årsverk sommervikarer Ant. årsverk sentralt opptak 4700 Ca 3-500 1 1,7 2,7 Kommentarer til tabell 4. Opptaksleder gjør også andre oppgaver, men stillingsandelen brukt på disse oppgavene, går omtrent i balanse med innsatsen som stedfortreder for studiedirektør, seksjonssjef for studie og andre bidrar med på opptak. Det er bemerket at antallet sommerhjelper var for høyt i år. Grunnen til dette var at gevinsten ved mer elektronisk behandling slo inn langt mer enn ventet. 4.6 Bemanning forslag til bemanning ved HiST opptakskontor Forslaget til fremtidig bemanning ved et felles opptakskontor på HiST er basert på nåværende antatte tidsressurser brukt på lokale opptak og NOM opptak. Stipulert tidsforbruk på lokalt opptaksarbeid ved avdelingene er oppgitt til ca. 7,3 årsverk, og bemanning på nåværende sentral opptaksenhet til ca. 2,7 årsverk inkl. sommervikarer. Det er knyttet stor usikkerhet til disse tallene, og det vil derfor være viktig i en oppstartsfase å være forsiktig når tallet på fast bemanning for et felles opptakskontor på HiST skal settes. Følgende bemanning foreslås: Fast fullbemanning på 4 årsverk som en prøveordning i to år forutsatt samme volum på opptak som nå. I perioder forventes det at personale må omdisponeres for å ta topper (2 3 årsverk som kan bety 4-5 ansatte i 5 mnd.). Det kan være aktuelt å sette av en prosjektlederressurs (30 % stilling i 4 mnd.) for å igangsette arbeidet med opprettelse av et felles opptakskontor. Sentralledelsen i HiST har personalansvar for alle administrativt tilsatte, og det er viktig at avdelingene er innforstått med at noe administrativt personale helt eller i perioder vil flyttes til sentralt Opptakskontor for å jobbe med opptak. Tiltaket må evalueres både etter 1. og 2. år slik at evt. justeringer kan foretas allerede etter ett år. Det antas at Opptakskontoret i første gjennomføringsår vil bruke mye tid på å heve kvaliteten på opptaksarbeidet. Den økonomiske gevinsten i form av personbesparelse vil derfor sannsynligvis ikke vise seg før etter to år. 20

5 Konklusjon Selv om det gjøres mye bra opptaksarbeid på HiST, viser kartleggingen av lokale opptak noe mangel på rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet flere steder. Ute på avdelingene er det ofte bare en person som arbeider med opptak, og fordi dette kanskje bare gjøres en til to ganger pr. år, er sårbarheten stor både i forhold til sykdom, men også i kvaliteten på det arbeidet som utføres. Opptak er et eget fag som krever god kompetanse. I dag er det bare et fåtall ansatte ved HiST som besitter en slik kompetanse. Alle ansatte som jobber med opptak, bør arbeide i et fagmiljø som kan utveksle kunnskap og erfaring på området. De skal ha oversikt over alle opptak som foregår på HiST, de skal kunne svare på henvendelser om opptak innen rimelig tid (både interne og eksterne), og de skal føle seg trygge på at det finnes kvalifiserte kolleger som tar over ved for eksempel sykdom. Opplæring og oppdatering i bruk av relevante tilgjengelige moduler i FS skal være sentralt for alle som jobber med opptak på HiST, da IKT-løsninger skal benyttes der det er mulig. Minimum én ansatt på Opptakskontoret skal ha superbruker kompetanse i FS. Etter en gjennomgang av nåværende arbeidsprosesser i opptaksarbeidet, satte arbeidsgruppen opp et prosesskart (fig. 5) der forslag til fremtidig organisering av opptak er lagt inn. Med bakgrunn i disse prosessene ble det valgt ut 9 områder for prioriterte forbedringsområder. De 9 prioriterte områdene er: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Lage serviceerklæring 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på evu 5) Skanne dokumentasjon 6) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Arbeidsgruppen mener at økt opptakskvalitet best kan oppnås ved å opprette et sentralt opptakskontor for alle opptak som gjøres på HiST. Kartleggingen blant ansatte og studenter viser at de fleste synes at lokaliseringen omkring opptak ikke har vesentlig betydning. Dette tiltaket er foreslått med prioritet 1. Noen av suksesskriteriene for å lykkes med de andre tiltakene, vil være at det blir opprettet et felles opptakskontor. Dette er synliggjort i tabell 2. Arbeidsgruppen har satt opp tiltaksskjema for prioritet nr. 1, felles opptakskontor for HiST (vedlegg 1). Gevinsten ved dette tiltaket, antas å være høy med middels kostnader. Det ble ikke satt opp tilsvarende tiltaksskjema for de 8 andre prioriterte områdene, da gruppen mener tiltak på disse områdene naturlig vil ha nær sammenheng med prioritet 1. Kap. 4.4 angir forslag til tiltak og hvor de ulike arbeidsoppgavene som omhandler opptak, skal utføres. Innføring og bruk av IKT-systemer i større utstrekning enn i dag vil både effektivisere opptaksarbeidet og gi bedre kvalitetssikring i alle ledd. Dette gjelder spesielt bruken av FS og søknadsweb, men innføring av maskinlesbare omslagsark og skanning av søkerdokumentasjon vil også bidra til dette. Gjennomføring av foreslåtte tiltak vil på sikt effektivisere og øke kvaliteten på alt opptaksarbeidet ved HiST. I tillegg vil det gi en økonomisk innsparing i form av redusert bemanning på opptaksarbeid. Ute på avdelingene er det mange som føler stort eierskap til sine oppgaver omkring opptak. I en evt. endringsprosess der HiST går over til sentralt opptakskontor, vil det være svært viktig å utnytte lokalkunnskapen til disse ansatte. 21

Med bakgrunn i innrapportert tidsforbruk på lokalt opptaksarbeid fra avdelingene (ca. 7,3 årsverk) og bemanning på nåværende sentral opptaksenhet (ca. 2,7 årsverk inkl. sommervikarer), forslås følgende for HiST opptakskontor: Fast fullbemanning på 4 årsverk som en prøveordning i to år forutsatt samme volum på opptak. I perioder forventes det at personale må omdisponeres for å ta topper (2 3 årsverk). Tiltaket må evalueres både etter 1. og 2. år slik at evt. justeringer kan foretas allerede etter ett år. For å utnytte arbeidskapasiteten til de som blir tilknyttet Opptakskontoret, kan arbeidsoppgaver som veiledning, rapportering/statistikk, oppdatering av informasjon på web etc. legges til staben i perioder med lav aktivitet på opptak. 22

Vedlegg 1 Beskriv forbedringsområde som dette tiltaket løser i forhold til prosessene (oppgavene) - organiseringen - og/eller evt teknolog Felles opptakskontor for HIST (Samordna og lokale opptak) Beskriv anbefalt tiltak Gevinst Quick-Win Omfattende endring Etablere et felles opptakskontor for å redusere sårbarhet, få lik praksis (der det er mulig og hensiktsmessig), heve kvaliteten og øke effektiviteten. Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil tjene på at dette tiltaket settes i gang Potensielle søkere vil få ett kontaktpunkt. Gevinst: Søkere: Sikres god service og tilgjengelighet, riktig informasjon og korrekt saksbehandling med kvalitetssikring. SFS-ansatte: Felles opptakskultur og faglig nettverk. Jevnere arbeidsbelastning og mer forutsigbar arbeidsdag. Vitenskapelig-ansatte: En enhet å forholde seg til. Frigjort tid pga flere spørsmål håndteres i opptakskontoret Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil gjøre motstand mot dette tiltaket Lavthengende frukter Vær varsom! Noen SFS-ansatte som gjør opptak i dag. Noen Vitenskapelig-ansatte pga tradisjon. Beskriv hvilke aktiviteter som skal til for å sette igang tiltaket? Ansvar Frist Godkjenning av høgskoledirektør Kartlegge omfang og sikre at alle oppgaver blir ivaretatt Finne egnede lokaler Bestemme organisering Intern rekruttering til opptakskontoret iht gjeldene personal regelverk (SPO og tjenestemannsorg.) Utrede IT-løsning for e-post henvendelser Øke kompetansen for de ansatte ved opptakskontoret Utarbeide rutinebeskrivelser Etablere kommunikasjonspunkter med avdeling Hva kreves av ressurser for å implementere tiltaket (mennesker, teknologi, lokaler)? Mennesker: Prosjektleder (anslagsvis 30% stilling i 4 mnd) Hvordan kan vi i framtida evaluere om tiltakene har vært vellykket - foreslå konkrete mål Utarbeidet serviceerklæring er fulgt. Medarbeiderundersøkelse på tilfredshet. Antall opptak som er forsinket etter plan. Antall klager? Stillingsressurs som går med til opptak, 2 år etter innføring av opptakskontor. Endringsansvarlig Sponsor

Vedlegg 2 Avdeling for ASP/AHS Arbeidsoppgaver knyttet til lokale opptak kan være: Opprettelse av nye studier m/tilrettelegging i FS, svar på henvendelser ang. studier og søknadsprosessen, behandling av søknader, kompetansevurdering, opptakskjøring i FS, utsendelse av opptaksbrev og informasjon om studiestart, registrere svar på akseptert studieplass, registrering av oppmøte ved studiestart, rapportering av fremmøtte til HS, behandling av fritak og permisjoner. Navn på utdanning Antall st.poeng personressurser som går med (ca. antall årsverk) Fagmiljø Dekanstab SFS ansatte Opptaks kontor Opptaks periode Antall søknader 2006 Antall søknader 2007 Avd. for helse -og sosialfag: Aktivitetsvitenskap 15 31 33 Integrert jus 20 + (10 x 6) 33 Kommunikasjon med barn/unge og foreldre i vanskelige livssituasjoner 15 64 73 Arbeid med barn av psykisk syke foreldre 15 28 81 Bevegelsesvitenskap 15 16 Boligsosialt arbeid 30 44 25 BUP 1 30 25 BUP 2 20 21 Familie og nettverksarbeid 15 64 Habilitering og rehabilitering 30+30 Barnerehabilitering, fordypning 2007 Avd. for sykepleie Helsesøsterutdanning 60 168 194 Anestesisykepleie 90 162 Intensivsykepleie 90 148 Barnesykepleie 90 Operasjonssykepleie 90 131 98 Jordmorutdanning 120 193 Helsefremmende arbeid for barn og unge 4 x 15 33 28 Kreftsykepleie 60 96 Nasjonal Paramedic Utdanning 60 47 videreutdanning i koordinatorrollen og individuell plan i psykisk helsearbeid 14 Tverrfaglig Aldring og eldreomsorg 30+30 Pedagogisk veiledning og konsultasjon,modul1 10 78 60 + 37 Pedagogisk veiledning og konsultasjon,modul 2 10 66 63 Pedagogisk veiledning og konsultasjon,modul 3 10? Psykisk helsearbeid 60 268 To-årig tverrfaglig videreutdanning i psykososialt arbeid med barn og unge 107 Audiologi-Fordypningsoppgave 16 SUM 933 1565 Tilsammen så bruker AHS og ASP ca. 2 stillingsressurser på opptak i løpet av et år.