KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Biblioteket, undervisningsrom 18.4.2017 10.00 12.15 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Åshild Fause Fra KomRev NORD: Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 43-52/17 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kari Workinn sign. Åshild Fause sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 5.4.2017 ble enstemmig godkjent. Fast medlem Agnes Gullingsrud Fjeldstad meldte forfall til møtet dagen i forveien, og varamedlem hadde ikke anledning å stille. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 43/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 21.3.2017 44/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 27.3.2017 45/17 Oppfølging av sak 34/17 - forvaltningsrevisjonsprosjekt Anskaffelse av redningsbåt utsettelse 46/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Kommunens gjennomføring av investeringsprosjekter - orientering 47/17 Oppfølging sak 22/17 ad. Revisjonsbrev nr. 24 48/17 Svar på revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelse til ansatte 49/17 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Tromsø kommunes håndtering av henvendelser 50/17 Skytebanen i Tromsdalen oppfølging sak 34/16, 48/16 og 5/17 51/17 Nye regler for høringer i kontrollutvalget 52/17 Referatsaker 1 vedlegg, jf. Offl. 14 jf. 16, 3. ledd 2. punktum og 23
Blad 3 43/17 Godkjenning av protokollen fra møtet 21.3.2017 Protokollen fra møtet 21.3.2017 godkjennes. Protokollen fra møtet 21.3.2017 godkjennes. 44/17 Godkjenning av protokollen fra møtet 27.3.2017 Protokollen fra møtet 27.3.2017 godkjennes. Protokollen fra møtet 27.3.2017 godkjennes. 45/17 Oppfølging sak 34/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt/undersøkelse Anskaffelse av redningsbåt - utsettelse Saken utsettes inntil endelig rapport fra KomRev NORD foreligger. Sekretariatet orienterte om gjennomgangen av den foreløpige rapporten og vurderingen av noen forhold som beskrives i rapporten. Saken utsettes inntil endelig rapport fra KomRev NORD foreligger.
Blad 4 46/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjekter - orientering Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 30.3.2017 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjekter, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 30.3.2017 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjekter, og tar saken til orientering. 47/17 Oppfølging sak 22/17 ad. revisjonsbrev nr. 24 Brev av 10.4.2017 fra KomRev NORD ble delt ut i møtet. Revisor gir en vurdering av kommunens svar tilknyttet revisjonsbrev nr. 24 angående forholdene dokumentasjon og beløpsgrense samt om disponering av kontantytelsene skal overlates til verge. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 28.3.2017 angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 24 og revisjonens vurdering av svaret gitt i brev av 10.4.2017. Utvalget forutsetter at revisjonen følger opp forholdene i det videre revisjonsarbeidet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 28.3.2017 angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 24 og revisjonens vurdering av svaret gitt i brev av 10.4.2017. Utvalget forutsetter at revisjonen følger opp forholdene i det videre revisjonsarbeidet. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.4.2017 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor
Blad 5 48/17 Svar på revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelse til ansatte Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 22.3.2017 på revisjonsbrev nr. 26, og revisjonens vurdering av svaret gitt i brev av 30.3.2017. Utvalget viser til revisjonens vurdering angående gjennomgang av fullmaktstrukturen og etablering av gode interne kontrollrutiner på området, og ber om en skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen om resultatet av arbeidet når det er sluttført. I saken forelå Tromsø kommunes brev av 22.3.2017 med vedlegg, og der vedlegget var vurdert unntatt offentlighet jf. Offl. 14 jf. 16, 3. ledd, 2. punktum og 23. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt dokumentet skulle «degraderes», dvs. offentliggjøres, med begrunnelse i allmenn interesse og prinsippet for meroffentlighet. I tillegg ble det drøftet hvorvidt opplysningene i dokumentet var egnet til å svekke det offentliges forhandlingsposisjon. Votering som følger: Representantene Rolleiv O. Lind og Kari Workinn stemte for, og representantene Kåre Sørensen og Åshild Fause stemte i mot offentliggjøring av dokumentet. Med leders dobbeltstemme ble det vedtatt at dokumentet som er vedlagt kommunens brev av 22.3.2017 er offentlig. Deretter ble selve saken behandlet. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 22.3.2017 på revisjonsbrev nr. 26, og revisjonens vurdering av svaret gitt i brev av 30.3.2017. Utvalget viser til revisjonens vurdering angående gjennomgang av fullmaktstrukturen og etablering av gode interne kontrollrutiner på området, og ber om en skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen om resultatet av arbeidet når det er sluttført. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.4.2017 til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen 49/17 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Tromsø kommunes håndtering av henvendelser
Blad 6 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Tromsø kommunes håndtering av henvendelser fra KomRev NORD, basert på sekretariatets bestillingsskjema samt drøftinger i møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Tromsø kommunes håndtering av henvendelser fra KomRev NORD, basert på sekretariatets bestillingsskjema samt drøftinger i møtet. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.4.2017 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 50/17 Skytebane Tromsdalen. oppfølging sak 34/16, 48/16 og 5/17 Kontrollutvalget drøftet saken. Forslag til vedtak fra Kåre Sørensen: Kontrollutvalget avventer den rettslige utviklingen i saken, og vurderer videre saksgang når det er avklart. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget avventer den rettslige utviklingen i saken, og vurderer videre saksgang når det er avklart. 51/17 Nye regler for høringer i kontrollutvalget 1. Kapitel 4 i reglement for Kontrollutvalget i Tromsø kommune vedtatt i sak 137/16 oppheves.
Blad 7 2. Kontrollutvalgets forslag til nye regler for høringer av 5.4.2017 vedtas, og inntas som nytt kapitel 4 i ovennevnte reglement. 3. Saken sendes kommunestyret for videre oppfølgning. Kontrollutvalget drøftet forslaget til nye regler for høringer. I reglementets 2, punkt 1, skal det stå...simpelt flertall... Forslag til tilføyelse i punkt 3 fra Rolleiv O. Lind:...for videre oppfølging og beslutning. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kapitel 4 i reglement for Kontrollutvalget i Tromsø kommune vedtatt i sak 137/16 oppheves. 2. Kontrollutvalgets forslag til nye regler for høringer av 5.4.2017 vedtas, og inntas som nytt kapitel 4 i ovennevnte reglement. 3. Saken sendes kommunestyret for videre oppfølgning og beslutning. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.4.2017 til: - Tromsø kommune v/ordfører 52/17 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet 21.3.2017 b) Formannskapet 28.3.2017 c) Formannskapet 4.4.2017 B. INNKALLING TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET a) Brev av 26.3.2017 fra KomRev NORD C. INNKALLING TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET a) Brev av 3.4.2017 fra K-Sekretariatet
Blad 8 D. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 29.3.2017 a) Sak 55/17 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeid i Flyktningetjenesten E. AD. PUBLISERINGSANSVAR PÅ WEB a) E-post korrespondanse mellom K-Sekretariatet og Tromsø kommune F. UTTALELSE KONTROLLUTVALGETS SAK 41/17 a) Brev av 3.4.2017 fra administrasjonssjefen G. PERSONER SOM IKKE ER ANSATT I KOMMUNEN HAR ATTESTASJONSMYNDIGHET FOR INNGÅENDE FAKTURA a) Brev av 4.4.2017 fra KomRev NORD Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 19. april 2017 Inger Johansen