12. mai 2016 Allmøte USIT
Dagsorden Oppfølging USIT 3.1 Evaluering av USIT 3.0 Sommerfest 9. juni? 12. mai 2016 Side 2
USIT 3.1 Evaluering av USIT 3.0 Rapport presentert tidligere på: Allmøte 14. april Informasjonsmøte med lokalt tillitsvalgte Rapporten er åpent tilgjengelig for alle USITs ansatte Forslag til oppfølgingstiltak diskutert med alle ledere ved USIT 28. april Rapport skal diskuteres med IT-ledernettverket 26. mai 12. mai 2016 Side 3
Overordnet anbefaling prosjektgruppa USITs organisering i forhold til ny strategisk retning og nye arbeidsprosesser Strategisk satsning på IT-ledernettverket partnerrollen, forankring Kontaktflater mellom USIT og utdanningsmiljøet og forskningsmiljøet (etter modellen IT-ledernettverk) 12. mai 2016 Side 4
Strategisk retning og prioriteringer styrer 1. Forskning og utdanning først Forskningens og utdanningens behov og universitets ambisjoner for kvalitet i denne virksomheten trumfer 2. Cloud og BYOD er modellen Skybasert tjenestetilrettelegging og leveranse Tilrettelegge tilgang til tjenester fra brukernes eget utstyr 3. Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet Tjenestekvalitet (inkludert kapasitet, stabilitet og tilgjengelighet) som imøtekommer brukernes behov Brukergrensesnitt og brukeropplevelse uten plunder og heft Imøtekomme krav i lov- og regelverk og IT-sikkerhetshåndboka Det er denne veien vi skal gå, det er endringer som kreves for å oppnå dette som oppfølgingen av USIT 3.1 skal fremme og støtte opp under og det er dette som er kriteriet alle tiltak det her er snakk om, skal måles mot. 12. mai 2016 Side 5
Prioriterte områder for oppfølging En mer systematisert kunde- og brukeroppfølging Endring av USITs planprosesser Standardisere og strukturere våre arbeids- og beslutningsprosesser Forbedre samhandling og samarbeid gjennom økt ledelseskraft Systematisert kompetansedreining og -styring Lederavklaring for UAV 12. mai 2016 Side 6
En mer systematisert kunde- og brukeroppfølging Tiltak som skal iverksettes: Arbeidet med etablering av Nytt senter for drift og brukerstøtte skal styrkes Tydeliggjøre ansvar og oppgaver knyttet til arbeidet med senteret Krever bidrag og systematisk arbeid fra store deler av USIT Det er essensielt at USIT tar et samlet ansvar for dette blir vellykket Definere og implementere nye arbeids- og beslutningsprosesser (jfr utdyping i eget punkt senere) Herunder prosesser for håndtering av brukerbehov Herunder krav til brukerinvolvering og testing ved etablering av nye brukerrettede tjenester 12. mai 2016 Side 7
En mer systematisert kunde- og brukeroppfølging Tiltak som skal iverksettes: Det etableres en egen koordinator for teknisk bistand/infrastruktur for digitale lærings- og studiemiljø Dette inngår som en av oppfølging av «Utdanning først» i USITs definerte strategiske retning Avklare og praktisere ansvar og oppgaver knyttet til tjenesteeier på den ene siden og ivaretakelse for å ivareta kunde-/brukerbehov ( Kam-rolle ) på den andre 12. mai 2016 Side 8
Endring av USITs planprosesser Felles planverk - og prosess for hele USIT Det utarbeides en felles overordnet årsplan for USIT innen 15. september Årsplanen baserer seg på føringer i UiOs årsplan, definert strategisk retning og andre nye/videreførte satsingsområder Handlingsplaner på seksjon og grupper Rapportering til nivået over Det nedsettes en årsplangruppe som utarbeider et forslag til planverk og tidsplan 12. mai 2016 Side 9
Standardisere og strukturere våre arbeids- og beslutningsprosesser Målsetting Etablere en standardisert arbeids- og beslutningsprosess for livsløpet for en tjeneste Begynner med: Definere en arbeids- og beslutningsprosess for etablering av nye tjenester Etableres en arbeidsgruppe Påbegynne et arbeid for å identifisere områder hvor vi bør standardisere/jobbe likt 12. mai 2016 Side 10
Standardisere og strukturere våre arbeidsprosesser Styrke og tydeliggjøre rollene som prosjekteier og prosjektleder Harmonisering med arbeid vedrørende prosjektrammeverktøy i LOS Opplæring Øke bruken av prosjekt og/eller tjenestegrupper 12. mai 2016 Side 11
Standardisere og strukturere våre arbeidsprosesser Øke og strukturere informasjons-/kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonsplan, definere: Målgrupper/interessenter Informasjonkanaler Formål Innhold Frekvens Hvem som skal være involvert når Krever bidrag fra mange hos USIT 12. mai 2016 Side 12
Forbedre samhandling og samarbeid gjennom økt ledelseskraft Etablering av et teknologiråd/forum Seksjonssjefmøte Informasjon Diskusjon av valg/muligheter Alle vesentlige teknologiske endringer skal innom forumet før iverksetting Bruke IT-ledernettverket bedre til bedre samhandling med enhetene Forankre Partner 12. mai 2016 Side 13
Forbedre samhandling og samarbeid gjennom økt ledelseskraft Forbedre samhandling og samarbeid Definere områder og arbeidsfelt hvor samarbeidet skal styrkes for å gi en bedre tjenesteleveranse Kvalitet Effektivitet Områder innen IT-drift skal spesielt vurderes 12. mai 2016 Side 14
Systematisert kompetansedreining og styring Definere tydeligere fremtidig kompetansebehov og hvor i organisasjonen vi forventer at dette kommer Vurdere alle stillingsutlysninger og utlysningstekst i forhold til forventet fremtidig kompetansebehov og strategisk retning Jobbe systematisk med kompetanseutvikling i medarbeidersamtaler Vurdere hospitering hos andre internt som har kompetanse som egen enhet har bruk for Gi bedre muligheter for fleksibilitet og arbeid i andre seksjoner/grupper 12. mai 2016 Side 15
Lederavklaring for UAV Kommer tilbake til dette før sommerferien 12. mai 2016 Side 16
Gjennomføring av tiltakene Alle tiltak skal ha en ansvarlig Definere leveranse Beslutte tidsplan Stabsdirektøren har et overordnet koordinerings- og styringsansvar for alle tiltakene 12. mai 2016 Side 17
Nå har USITs ledere pratet MYE, nå må IT-direktøren handle! 12. mai 2016 Side 18
Sommerfest 9. juni 12. mai 2016 Side 19