Konkurransegrunnlag for kjøp av grunnleggande design- og ombrekkingstenester, av inntil 10 bøker i serien «bygdebøker for Surnadal» Surnadal kommune
Innhald
1. oppdraget og administrative føringar Surnadal kommune inviterer til å delta i konkurranse om levering av design- og ombrekkingstenester til bygdebøker for Surnadal. Bygdebøker for Surnadal er ein serie av bøker som totalt vil omhandle 10 band med omlag 500 sider per band, fargetrykk med 4 farger og smussomslag i farger til alle 10 banda. 1.1.Om oppdragsgivar Surnadal kommune ligg i Møre og Romsdal fylke. Kommunen har om lag 6 000 innbyggarar. Surnadal kommune har om lag. Årsverk fordelt på.. medarbeidarar. Bygdebøker for Surnadal er eit prosjekt under Surnadal kommune, kultureininga. 1.2. Kort om bakgrunn for prosjektet: Bygdebøkene for Surnadal kommune byrjar å bli gamle/utdaterte Det er utgåver som ikkje lenger er i handelen. Det er funne feil og manglar i dei gamle bygdebøkene Kommunestyret vedtok 10.09.2009 å starte opp prosjektet for revidering av bygdebøkene for Surnadal kommune. Det vart oppnemnt ei nemnd for arbeidet med å revidere bøkene. Det nye Bygdebokverket skal: Vera ei busetnadssoge Ikkje skilje mellom gardar og heimar. Alle typar bustader hamnar i same band. Vera bygdebøker som skal omfatte alle innbyggjarar som bur eller har budd i kommunen Bygdebøkene skal ha ei språkdrakt som er i Hans Hyldbakk si ånd. Dette inneber ein folkeleg og dialektnær nynorsk. Byggje vidare på dei bygdebøkene vi har. 1.3.Oppdragsgivars kontaktperson Namn: Surnadal kommune Organisasjonsnummer: Postadresse: Bårdshaugvegen 1 Besøksadresse: Svartvassvegen 1, Surnadal kulturhus E-post: post@surnadal.kommune.no Telefon: 71655800 Fax: 71655801 Kontaktperson, namn: Lilli Husby Kontaktperson, stilling: Einingsleiar kultur, prosjektleiar bygdebok Kontaktperson, E-post: lilli.husby@surnadal.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettast til kontaktperson per E-post. Det skal ikkje vere kontakt/kommunikasjon med andre personar i oppdragsgivar sin organisasjon. 1.4.Oppdraget gjeld: Eit grunnleggande og gjennomgåande design for alle 10 bøkene og ombrekking av kvar bok i serien «Bygdebøker for Surnadal». Dette er eit bokverk som skal trykkast med fire fargers
trykk. Vi ønskjer at dette skal bli eit gjennomillustrert verk med bilde, kart og illustrasjonar, og ikon, både i farge og svart/kvit. Bøkene vil bli gitt ut over ein tidsperiode med ei til to bøker i året frå første bok, som etter planen skal gjevast ut i november 2015. Bokserien er ein serie med bygdebøker for Surnadal kommune, det er eit ønske å få eit friskt design som inkluderer bruk av bilde, kart, ikon til å framheve tekstområder og eventuelt andre element som gir bøkene eit særpreg. Det er ein del tekst, slik som slektsrekker og det er anna informasjon om hus og heimar og om personar. Vi har ein portal til bruk for prosjektet www.bygdebokportalen.no der vil vi legge ut bøkene som PDF med ei abonnementsordning slik at ein kan lese dette på nett, om ein ønskjer det. Det er eit ønskje at ein med tida kan bruke nokre av dei nye designelementa i portalen, dette har IKKJE hovudfokus før den første boka er sendt til trykking. Det blir sendt ut anbod på trykking og innbinding av bøkene med desse ønskja, tilbydar vil få opplyst kva for krav ein landa på, så snart kontrakten med trykkeri er gjort: Omfang ca 500 sider (+/-) Opplag 1 000 eks X 10 band 1 500 eks. x 10 band Format 21,0 X 26,5 (21,5 x 27,0, smussomslag) Trykk materie 4/4, CMYK Smussomslag 4/0, CMYK Papir Materie 120 g munken lynx 1,1 el. tilsv. (ev. 115g) Smussomlag 150g silk, matt, tittelen med lakkpreg. Innbinding Sydd i stivbind Helbind med geltex fargepreg på rygg Sydd i stivbind Helbind med skinnimitasjon gullpreg på rygg For/baksats Nøytral Materiell til trykk PDF Bøkene vil bli levert til trykkeriet ved filoverføring av PDF med ferdig ombrekking/design etter kvart som banda blir ferdig. Vi er avhengige av at bøkene vil bli trykt i hht avtale framover i tid. Med ei til to bøker i året, kan denne kontrakten vare i 10 år. Bøkene, i band 1; Todalsboka, skal være levert på avtalt stad, frå trykkeriet, seinast 10. november 2015. 1.5.Framdriftsplan: Planlagt veke Aktivitet 23 Kunngjøring i Doffin 26 Tilbodsfrist torsdag 25.06.2015 kl. 12:00 26 27 Eventuelle avklaringar gjeldande tilbod 27 Tilbodsevaluering og val av tilbod 28 Kontraktsinngåing Med atterhald om endringar i framdriftsplan 2. Krav til leverandørane 2.1.Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufråvikelige krav:
Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. (Ref FOA 5 15) Leverandøren skal ha eit fungerande HMS-system (Ref FOA 5 16) Leverandøren må vere ei lovleg oppretta verksemd. (Ref FOA 5 12) Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes henholdsvis av det lokale skattekontoret og likningskontoret der kor leverandøren har sitt hovudkontor. (http://www.skatteetaten.no/no/omskatteetaten/kontakt-oss/e-post/send-nyepost/annet/bestill-attester-eller-utskrifter/attestfor-skatt-og-merverdiavgift/) HMS eigen erklæring (Sjå bilag 3 i konkurransegrunnlaget) Firmaattest 3. Krav til ytelse og tildelingskriteriar 3.1.Kravspesifikasjon/leveransebeskriving 3.1.1. Generelt til leveransen Vi viser til pkt. 1.4 og kravspesifikasjonen i vedlegg 1. 3.2. Tildelingskriteria Tildeling av kontrakten skjer på bakgrunn av det mest fordelaktige tilbodet og vekting av dette finn de i tabellen under. Dette med bakgrunn i FOA 22, -2. Vi ber tilbyder legge til grunn beskriving i pkt. 3.1.1. som er minimumskrav til dette oppdraget. Tildelingskriteria: Pris 40% Kvalitet og garanti 10 % Sørvis 30% Referanse 20% Frå tilbod Kvalitetssikring. Reklamasjonshøve. Leveringstid. Prosess for godkjenning hos oppdragsgivar før trykk. Namn på tidlegare oppdragsgivarar og eksempel på design. 3.2.1. Vekting og evaluering Ved evaluering samanliknar vi dei innkomne tilboda og gir skår og poeng på følgjande måte: Tildelingskriterium Vekting Skår Poeng Pris 40% 0 10 400 Kvalitet og garanti 10 % 0 10 100 Sørvis 30% 0 10 300 Referanse 20% 0 10 200
SUM 100% 0 10 1000 Det gitte skår blir multiplisert med vekting for det enkelte kriterium, dette gir ein poengsum. Døme: skår på 5 poeng og vekting på 50% gir da: 5 x 50 = 250 %. Leverandør med høgaste poengsum er vinnande leverandør. 4. Reglar for gjennomføring av konkurransen 4.1. Innkjøpsprosedyrar Konkurransen reguleras av lov og forskrift om offentleg anskaffingar. Konkurransen gjennomføras etter forskrifta alminnelege bestemmelser (del 1) og dei bestemmelser som følgjer av dette konkurransegrunnlaget. Anbodskonkurranse Forhandlingar er ikkje tillatt. Leverandørane blir oppfordra til å gi sitt beste tilbod. I denne konkurransen er det muligheit for avklaringar, jf. FOA 12 1 annet ledd. Dersom det er behov for det, skall utgifter med vidare i samband med eventuelle reiser og møter, dekkast av den einskilde leverandør. 4.2. Forenkla kunngjering Konkurransen er offentleggjort på komunen sin nettstad og fullstendig konkurransegrunnlag med vedlegg kan lastast ned frå www.doffin.no 4.3. Krav til tilbodet og innleveringsstad Tilbodet skal leverast i lukka konvolutt og merkast forsending. Tilbodet skal merkast «Kjøp av trykkeriteneste til serien Bygdebøker for Surnadal». Ved innlevering skal det følgje eit tilbodsbrev som skal vere datert og signert av bemyndiget person, der det tydelig framgår: o Verksemdas namn o Adresse o Organisasjonsnummer o Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer o Eventuelle atterhald skal komme fram i tilbodsbrevet, det skal òg komme frå kva dette gjeld og kor vi finn det i tilbodet. Tilbodet skal sendast til: Surnadal kommune v/lilli Husby Bårsdshaugvegen 1 6650 SURNADAL Merk: «Kjøp av design- og ombrekkingstenestar til Bygdebøker for Surnadal» Ein kan ikkje levere dett tilbodet per E-post. Tilbodet skal innehalde: o Tilbodsvar o Dokumentasjon hht. Pkt. 2.1 o Kravspesifikasjonen i vedlegg 1 ferdig utfylt o Utfylt prismatrise
4.4. Tilbodsfrist Torsdag 25. juni 2015 kl.: 12:00 Tilbodet skal vere oppdragsgivar i hende på innleveringstaden innan fristens utløp. For sein innlevert tilbod blir avvist. Dette gjeld òg om forseinkinga skyldast tredjepart (posten, bodfrima, m.v.) 4.5. Vedståelsesfrist Leverandøren er bunden av tilbodet i 3 månader frå tilbodsfrist. 4.6. Tildeling av kontrakt og grunngjeving Alle tilbydarar som har delteke i konkurransen vil få ei skriftleg tilbakemelding om kven oppdragsgivar vil inngå kontrakt med og ei grunngjeving for valet. Avtale iverksettast umiddelbart etter at klagefristen på 10 kalenderdagar etter utsendingsdato av tildeling/avslags brevet. 5. Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prismatrise Vedlegg 3: HMS eigenerklæringsskjema Vedlegg 4: Tilbodsskjema Vedlegg 5: Bilde av tilsvarande produkt/vedlegg bilde.