lokal 1 av 5 NTNU Vitenskapsmuseet Notat Til: Dekanmøtet Kopi til: Fra: Museumsdirektør Reidar Andersen Signatur: Innledning; bakgrunn og klargjøring av oppdraget På oppdrag fra Rektor har Vitenskapsmuseet koordinert et registreringsarbeid og foreslått en handlingsplan for NTNUs universitetshistoriske samlinger 2015-2020 (sak 2010/31-46). Handlingsplanen oppsummerer status i registreringsarbeidet, mål og veivalg/tiltak for forvaltning og kommunikasjon av samlingene de nærmeste årene. Om lag 40 % av samlingene er registrert. Arbeidet videreføres i flere fagmiljø, mens andre fagmiljø trenger hjelp til å komme i gang. Nye fagmiljø fra høgskolene har dessuten kommet til. Museumsdirektøren viser til oppfølging av saken i rektoratet gjennom mottatt notat datert 17.12. 2015 samt diskusjonen i dialogmøtet 14.12. 2015 der rektor oppfordret museet til å ta et større ansvar for NTNUs universitetshistoriske samlinger. Det ble uttrykt ønske om en orientering om hvordan museet vil løse dette oppdraget slik at saken kan behandles i rektoratet og dekanmøtet. Museumsdirektøren forstår oppdraget dithen at: - museet viderefører en koordinerings- og pådriverfunksjon for sikring og registrering av disse samlingene ved de ulike enhetene ved NTNU, - museet får en koordinerings- og pådriverfunksjon for aktivering av, og kommunikasjon rundt samlingene og - museet sørger for en god forankring i hele NTNU ved at forslaget til handlingsplan for samlingene oppdateres i samarbeid med de relevante fagmiljøene. Hvorfor er dette viktig for NTNU? Samlingene representerer en viktig del av norsk og internasjonal vitenskapelig historie som bør sikres for framtiden. De bør brukes aktivt til identitetsbygging, undervisning og forskning i vitenskapshistorie, samt synliggjøring av NTNUs betydning i samfunnet. Både ute i Europa og spesielt i USA ser vi at universitetene aktivt bruker sin alder og historikk i sin markedsføring og sin omdømmebygging. For dem er det sentralt å vise at en har røtter og en solid tradisjon, som et supplement til budskapet om at en er innovativ og i forskningsfronten. De Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler 7491 Trondheim postmottak@museum.ntnu.no Norway www.ntnu.no/vitenskapsmusee t Erlings Skakkes gate 47 B Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse. +47 73592145
2 av 5 universitetshistoriske samlingene kan være med å bygge NTNUs merkevare ved at en aktivt bruker disse «røttene» som en del av vår kommunikasjon rundt hvem vi er: "Vi er teknologiske i en tradisjon, og vi står stødig nok til å kunne strekke oss høyt". Det er viktig å sikre samlingene mens kunnskapsbærerne fortsatt er tilgjengelige, men også for å unngå at de går tapt ved flytting og omorganisering. De enkelte fagmiljøene ved NTNU har den beste innsikten i hva som er viktig å ta vare på. Bakgrunnen her er at faglig innsikt i objektenes bruk og betydning samt kjennskap til fagmiljøets historiske utvikling er viktige faktorer for å kunne treffe beslutninger om hva som skal bevares eller kasseres. NTNU er nå i en kritisk fase som følge av reorganisering og campusutvikling. De universitetshistoriske samlingene har potensial som forskningsobjekter og forskningsområde. Den viktige dokumentasjonen av norsk og internasjonal vitenskapshistorie som samlingene representerer, må tilrettelegges bedre som online infrastruktur med engelsk terminologi. På denne måten blir NTNU mer tilgjengelig som både samarbeidspartner og objekt for internasjonal forskning. Samlings- og kommunikasjonsarbeidet må knyttes tettere opp til de relevante forskningsmiljøene ved NTNU. Organisering Dekanene ble i 2010 enige om en desentralisert forvaltningsmodell for de universitetshistoriske samlingene der fakultetene har det praktiske og økonomiske ansvaret for registrering, lagring og bruk av sine historiske samlinger. Vitenskapsmuseet gir samlingsfaglig veiledning og brukerstøtte til fagmiljøene og har systemansvar for samlingsdatabasen. Direktøren foreslår at denne modellen videreføres, men at museets og fakultetenes ansvar og oppgaver tydeliggjøres i tråd med rektoratets bestilling. Fagmiljøenes nærhet og lokal kjennskap til samlingene er en forutsetning for aktivering, og for at potensialet i undervisning, kommunikasjon og profilering tas ut. Samtidig viser erfaringene gjennom de siste årene at ett fagmiljø må ha et særskilt ansvar for å koordinere og tilrettelegge arbeidet slik at momentet holdes oppe. Vi anbefaler å organisere arbeidet etter en modell av NTNUs tematiske satsingsområder med Vitenskapsmuseet som «vertsenhet» for satsingen på de universitetshistoriske samlingene. Vi mener at en organisering med en verstenhet som koordinerer aktiviteter mellom og på tvers av de ulike fagmiljøene ved NTNU, vil ha bedre tilgang på kompetanse, gi større faglig bredde i aktiviteten og fungere bedre i identitetsbyggingen. Som for de tematiske satsingsområdene, vil ressursene og kompetansen i all hovedsak ligge i linjeorganisasjonen, mens koordineringen og aktivitetene vil foregå på tvers. En god forankring i fakultetene og legitimitet i fagmiljøene er helt nødvendig for at dette skal lykkes. Vi foreslår derfor å etablere en ressursgruppe med representanter fra fakultetene/avdelingene som forvalter universitetshistoriske samlinger og/eller har sterke kompetansemiljøer for aktivering av slike samlinger; HF, NV, DMF, IE (IDI), SU (lærerutdanning), Universitetsbiblioteket mfl. I tillegg deltar de kommunikasjonsansvarlige for fakultetene, med et spesielt ansvar for å identifisere og
3 av 5 løfte fram de gode historiene. Hvert fakultet/avdeling skal ha en ansvarlig på enheten som følger opp satsingene lokalt og sørger for forankring i fakultetets ledergruppe. Prorektor, museumsdirektør, 2 fakultetsrepresentanter, Vitenskapsmuseets samlingsjef, prosjektleder (sekretær) 2 møter pr år Styringsgruppe Prosjektleder fra NTNU Vitenskapsmuseet Prosjektleder Ressursgruppa for UHS er en kontaktperson fra fakultetene, kommunikasjonsansansvarlig for fakultene, Kommunikasjonsavdelingens gruppeleder profilering og gruppeleder mediearbeid 2 møter pr år Ressursgruppe avhending rådgir enhetene i spørsmål om avhending og kassasjone. Består av en person med samlingskompetanse fra Vitenskapsmuseet, en person fra berørt institutt og en fra fakultet, og prosjektmedarbeideren. Beslutning tas av relevant dekan. Ressursgruppe Ressursgruppe avhending Faglig koordinator, prosjektleder, prosjektmedarbeider Utøvende prosjektgruppe Forvaltning av samlingene vil være løpende oppgaver etter en mer intensiv prosjektfase for å få registrert restansene ved de enheter som ikke har fullført dette, samt innføring av gode rutiner for magasinering, sikring og utlån. Aktivering av samlingene i form av kommunikasjonstiltak, profilering og forskning vil foregå og finansieres som prosjekter. Vitenskapsmuseet vil ta ansvar for ledelse og koordinering av satsingen. Faglig ledelse legges til en av museets vitenskapelig tilsatte, og prosjektledelsen ivaretas av kommunikasjonsleder. Museet omdisponerer eksisterende administrativ ressurs slik at inntil 50 % av en stilling prioriteres til koordinering av arbeidet med de universitetshistoriske samlingene. Disse tre har viktige roller i å samle og videreutvikle aktivitet, arbeide proaktivt og skape motivasjon. Museets oppgaver knyttet til systemansvar og samlingsforvaltningen legges til Institutt for arkeologi og kulturhistories samlingsgruppe og faglig IT ved museet. Kompetansebehov Arbeidsoppgaver og aktiviteter knyttet til de universitetshistoriske samlingene vil fordre ulike kompetansefelt som samlingsforvaltning (dokumentasjon, konservering), IT (databaseutvikling og
4 av 5 drift), generell og digital kommunikasjon, utstillingsproduksjon, kunnskapshistorie/vitenskapshistorie. Arbeidet må derfor organiseres som team-arbeid. Klargjøring av ansvar og oppgaver: Vitenskapsmuseet har systemansvar for de universitetshistoriske samlingene Det inkluderer: - samlingsfaglig veiledning og brukerstøtte til fagmiljø - pådriverrolle overfor fagmiljøene mht. registrering og forvaltning av samlingene - systemansvar for den universitetshistoriske samlingsdatabasen - opprette intranettside (wikiside på Innsida) for lokale samlingsansvarlige (lenke til database, veiledninger, kontaktpersoner, handlingsplaner) Vitenskapsmuseet har koordineringsansvar for kommunikasjon av NTNUs universitetshistorie før og nå Det inkluderer å: - utarbeide kommunikasjonsplan i samarbeid med fagmiljøene - foreslå og gjennomføre/koordinere kommunikasjonstiltak i samarbeid med fagmiljøene (interne og eksterne målgrupper, nettbasert kommunikasjon, og lokale fysiske utstillinger,) Kommunikasjonsavdelingen og fakultetenes kommunikasjonsansvarlige - tilby arealer på museet til midlertidige utstillinger/profilering - hensynta universitetshistorien i museets langsiktige utstillingsplan Fakultetene/avdelingene eier sine samlinger Det inkluderer å: - ha en samlingsansvarlig på enheten som følger opp satsingene lokalt og sørger for forankring i fakultetets ledergruppe. - ha det praktiske og økonomiske ansvaret for registrering, lagring og bruk av sine historiske samlinger. - stille med kompetanse i arbeidet med å sikre informasjon om samlingene og aktivering av dem - identifisere og kommunisere gode historier ved hjelp av sine kommunikasjonsansvarlige - utpeke kontaktpersoner i hvert institutt Kommunikasjonsavdelingen har et særlig ansvar for å implementere de universitetshistoriske samlingene i sitt profilerings- og mediearbeid. Veien videre Behandling i dekanmøte tidlig 2017. Det foreliggende forslag til handlingsplan for de universitetshistoriske samlingene med tiltak/veivalg 2015-2020 oppdateres i samarbeid med fagmiljøene Workshop med ressursgruppe gjennomføres våren 2017. Handlingsplanen med veivalg/tiltak skal være gjeldende fra høsten 2017.
5 av 5 Registreringsarbeidet (rydding og identifisering) ved «gamle» NTNU i Trondheim gjenopptas våren 2017 og intensiveres koordinator i samarbeid med fagmiljøene. Sikring av viktig kildemateriale video, de gode historiene. Registreringsarbeid ved resten av NTNU avklares i samarbeid med fagmiljøene våren 2017. Forankring av aktiviteten gjennom deltakelse i ledermøter på fakultetene våren 2017. Pilotprosjekter «digitalt tilstede» og «signalobjekter» for aktivering av samlingene settes i gang våren 2017. Digitalt tilstede - Tilpasninger av databasen til engelsk terminologi - Utvidelse av Vitenskapsmuseets prosjekt «Collections online» til også å omfatte de universitetshistoriske samlingene - Nettsider oppdateres - Nettutstilling for lansering i 2018 planlegges og produseres, med relevant tema - Intranettside etableres Identifisering av «signal-objekter» til bruk i NTNUs og fagmiljøenes profilering Hensikten med pilotprosjektene er å raskt gi en bedre tilgang til informasjon om NTNUs universitetshistoriske samlinger både eksternt og internt. Videre øke oppmerksomheten internt om hvordan universitetshistorien kan brukes aktivt i profilering av NTNU, og også bygge identitet. Ressurser NTNU Vitenskapsmuseet vil i en omstillingsperiode (2017-2019) ha behov for følgende ekstra ressurser til å håndtere oppgavene med de universitetshistoriske samlingene - Vikar/omfordeling av oppgaver for koordinator kr 350 per år (2,5 år) - Kjøp av eksterne IKT-tjenester kr 200 - Kjøp av eksterne tjenester til arbeid med engelsk terminologi kr 150 - Workshops for ressursgruppe, reiser for prosjektgruppe kr 150 per år (2 år) - Profileringskampanje kr 150 - Totalt kr 1.675.000. 400 er allerede tilført museet i 2016. De øvrige ressurser til å utføre oppgavene som systemansvarlig skjer som ordinære oppgaver ved museet. Aktivering av samlingene i form av kommunikasjonstiltak, profilering og forskning vil måtte ha egen finansiering som prosjekter.