CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep 0032 OSLO Dato: 22.02.2017 Deres ref.: 16/5526 Vår ref.: 2016/12515 Organiseringsprosjektet supplerende innspill til skisser til modeller Vi viser til brev av 30. januar 2017 og til seminar 15. februar om organisering av kunnskapssektoren og skisser til modeller. CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier oversendte sitt innspill til Organiseringsprosjektet den 14. februar 2017. På bakgrunn av orientering gitt fra prosjektet på seminaret 15. februar, samt diskusjon på seminaret, oversender vi et supplerende innspill. CERES leverer virksomhetskritiske tjenester Vi ser at alle de fire foreslåtte modellene legger opp til at CERES samorganiseres med flere andre virksomheter. CERES ivaretar fagnære tjenester som er virksomhetskritiske for institusjonenes kjernevirksomhet. Vi ber departementet om ikke å splitte CERES-miljøet eller utsette det for en omfattende omorganisering, fysisk flytting og gradvis avvikling av det eksisterende kompetansemiljøet. En omorganisering, eller gradvis flytting av tjenestene til et annet miljø, vil innebære at virksomhetskritiske tjenester som for eksempel Felles studentsystem, Cristin eller Samordna opptak, påføres risiko for alvorlige feil eller at tjenestene ikke er tilgjengelig i perioder - med de konsekvensene det innebærer for opptak til høyere utdanning eller avvikling av undervisning eller eksamen ved alle norske universiteter og høyskoler. FS-systemet er det mest komplekse systemet i UH-sektoren. Forvaltning, kontinuerlig utvikling, vedlikehold og stabil drift av tjenesten krever høy grad av spesialistkompetanse. En omorganisering skaper risiko for tap av nøkkelpersoner. CERES kan påta seg nye oppgaver De miljøene som i dag utgjør CERES har de siste årene vært gjennom flere fusjoner og omorganiseringer. Med dette har vi i stor grad har oppfylt målene både i Strukturmeldingen og i Organiseringsprosjektet med å skape mer robuste og mer effektive organisasjoner. Vi har gjennom flere år demonstrert evne til å skape resultater i samarbeid med andre organisasjoner. Vi leverer stabile tjenester av høy kvalitet og har gjennom mange år etablert en modell for brukermedvirkning som sikrer at kunnskapssektoren får kostnadseffektive tjenester. Med 123 ansatte i dag har vi en robust størrelse og en organisering tilrettelagt for å kunne påta oss nye oppgaver innenfor våre kompetanseområder. CERES er den største enheten blant virksomhetene som ønskes samorganisert og er en robust, fleksibel, endringsdyktig og effektiv organisasjon med tanke på stadig nye trender og muligheter på teknologifeltet.
Modell 2 ett forvaltningsorgan for kvalitetsutvikling og kvalitetsforvaltning, og ett forvaltningsorgan for tjenesteforvaltning og tjenesteutvikling. Modell 2 foreslår at UNINETT og NSD beholder dagens organisering som aksjeselskap og ikke samorganiseres med virksomhetene som har oppgaver innen tjenesteforvaltning og tjenesteutvikling. CERES støtter dette forslaget. Modell 2 skiller mellom oppgaver som utføres for departementet fra oppgaver som utføres for institusjonene. Siden flere av virksomhetene som omfattes av Organiseringsprosjektet utfører begge typer oppgaver er det mest hensiktsmessig, slik det også ble presentert i seminaret 15.februar å dele oppgavene i andre hovedgrupper: kvalitetsforvaltning og kvalitetsutvikling, og tjenesteforvaltning og tjenesteutvikling. CERES hovedoppgaver er å forvalte, vedlikeholde og utvikle felles systemer og tjenester for studier og forskning. CERES utvikler, utarbeider og leverer nødvendig statistikk og rapporter og bidrar til spredning av resultatene. CERES systemer og tjenester bidrar til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon. CERES har i tillegg samordningsoppgaver for UH-sektoren: bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative arbeidsprosesser. Det samordnede opptaket og Felles studentsystem utgjør en sentral del av de studieadministrative systemene og tjenestene. Andre nasjonale tjenester som CERES forvalter innen det studieadministrative området er Vitnemålsportalen, Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB), Database for godkjenning av utenlandske studier (GAUS), Register for utestengte studenter (RUST) Datavarehus for studiedata, inkludert opptaksdata (STAR). Når det gjelder forskningstjenester, sørger CERES for en korrekt og oppdatert informasjon om forskning i Norge gjennom systemet Cristin (Current Research Information System in Norway) og gir forskningen økt samfunnsmessig verdi ved å legge til rette for at forskning i flere sektorer sees i sammenheng. CERES leverer kvalitetssikrede data grunnlag for finansieringssystemene i universitets- og høyskolesektoren, instituttsektoren og de regionale helseforetakene. CERES har det nasjonale ansvaret for å fremforhandle lisens- og konsortieavtaler på vegne av forskningsinstitusjonene og har det nasjonale ansvaret som koordinatorer og pådrivere for åpen tilgang til forskning. Fra 2017 har vi også ansvar for Nasjonal infrastruktur for bibliometri. Med utgangspunkt i CERES vedtekter og oppgaver, slik beskrevet ovenfor, og når man ser bort fra teknisk infrastruktur (som foreslås å ligge i en egen organisasjon), er vår oppfatning at CERES i dag har tilnærmet 90% av eksisterende fellestjenesteforvaltning og tjenesteutvikling for UH-sektor. Med bakgrunn i dette gir vi noen eksempler på tjenester som kan koordineres av CERES, dersom Departementet ønsker dette: Samordning av masteropptak Samordning av opptak til masterstudier er et uttalt behov i sektoren. Universitets- og høgskolerådet har anbefalt at CERES gis ansvar for samordningen siden CERES har erfaringer og kompetanse som kan videreføres fra vårt arbeid med opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høyskoler. Det er foreslått at det etableres en nasjonal søknadsportal for opptak til masterstudier. Kvalitetsmeldingen støtter UHRs forslag om å iverksette et samordnet opptak til mastergradsutdanning. Det vil bidra til mer rasjonell bruk av ressursene, ved at en del av registreringsarbeid kun gjøres én gang. I tillegg vil det forenkle behandlingen av søknader fra søkere ved utenlandske institusjoner.
Samordning av fagskoleopptak Å innføre et felles nasjonalt opptakssystem for fagskoleutdanning ble foreslått i NOU 2014: 14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg. I høringssvarene var det stor tilslutning til dette. NOU-en foreslo å legge opptakskontoret til CERES. Et samordnet opptak for fagskoleutdanning, i likhet med dagens opptak for universitets- og høyskoleutdanning, vil gi høyere kvalitet på søknadsbehandlingen. Et samordnet opptak vil gi bedre statistikk og mulighet for analyser av søkningen og opptaksresultatene. Dessuten vil løsningen gi den enkelte fagskolen administrative besparelser med tanke på informasjon og søknadsbehandling. Ordningen vil kunne legge til rette for at fagskolene utfører saksbehandling for hverandre i de tilfellene der søkerne prioriterer flere utdanningsønsker. En ny saksbehandlerportal for søknader om fagskoleutdanning, vil kreve minimalt av tilpasninger av de lokale administrative systemene som benyttes ved fagskolene i dag. Å innføre et felles, nasjonalt opptakssystem for fagskoleutdanning parallelt med opptakssystemet for universitets- og høyskoleutdanning vil bidra til bedre synliggjøring av fagskoleutdanningen. Videre arbeid med standardisering og harmonisering av definisjoner Bruk av felles systemer i UH-sektoren bidrar til effektivitet og økt måloppnåelse i sektoren. Det er nødvendig å fortsette harmoniserings- og standardiseringsarbeidet mht begreper, roller, prosess og funksjoner. For å unngå unødvendig variasjon eller behov for tilpasninger og muliggjøre nye integrasjoner, bør CERES i samarbeid med aktuelle sentrale aktører styrke og holde ved like dialogen om definisjoner og begreper for bruk i fellestjenester for sektoren. Koordinering av arbeid med statistikk og rapportløsning for studiedata, opptaksdata og publiseringsdata CERES sikrer en datavarehusløsning som gir institusjonene ledelsesinformasjon og støtter institusjonenes eget arbeid med analyse og statistikk. Statistikk i CERES datavarehusløsning er dynamisk og oppdateres jevnlig. Institusjonene har dermed mulighet til å analysere studentmobilitet og frafallsproblematikk. CERES har også muligheter til å levere slike analyser på tvers av institusjonsgrensene hvis det er ønskelig og tillatelse er gitt av lærested. CERES arbeid med standardisering og effektivisering av studieadministrative prosesser hjelper sektoren til å hente ut gevinster, for eksempel ved å utvikle en fremtidig løsning for effektivisering av dataoverføringene fra institusjonene til DBH. Gjennom datavarehusløsningen leverer vi i dag statistikk og rapporter over nasjonal publisering. Med den nye Nasjonal infrastruktur for bibliometri vil disse dataene også kobles med internasjonale data, som gir institusjonene mulighet for å sammenligne egen publisering med internasjonale samarbeidspartnere og konkurrenter. CERES leverer også statistikk og rapporter direkte til Kunnskapsdepartementet for eksempel i forbindelse med forvaltning av det samordnede opptaket. Utvikling av indikatorportalen for kvalitet i høyere utdanning Behov for utvikling av en felles nettportal med kvalitetsindikatorer på studieprogramnivå ble varslet i Strukturmeldingen. Behovet utdypes i Kvalitetsmeldingen. Portalen skal samle data fra eksisterende statistikk og undersøkelser, blant annet DBH, Statistisk sentralbyrå (SSB), studiebarometeret,
kandidatundersøkelsen og arbeidsgiverundersøkelsen. Det vil også være aktuelt å samle resultater fra forskning, evalueringer og andre utredninger og analyser i portalen, slik at kunnskapsgrunnlaget for kvalitetsarbeid i høyere utdanning generelt blir lettere tilgjengelig. Sett under ett, har CERES den nødvendige utviklings- og forvaltningskompetansen på det studieadministrative området for å kunne påta seg både utviklings og forvaltningsoppgaven for en slik indikatorportal. Videre arbeid med digital eksamen Prosjektet Digital eksamen ble gjennomført som en del av ecampus-prosjektet i perioden 2012-2016. Det er viktig at arbeidet med behovsforståelse og utvikling av felles løsninger og oppfølging av integrasjoner mot studieadministrasjon fortsetter. Arbeid med digitalisering av arbeidsprosesser er en kontinuerlig prosess og må skje i tett samarbeid med sektoren. CERES ser det som en naturlig del av sitt portefølje at videre arbeid med å koordinere institusjonenes bruk av felles nasjonale løsninger for digital eksamen, koordinere erfaringsutveksling og koordinere arbeid med å dokumentere beste praksis legges til CERES. Videre arbeid med digitalisering og støttesystemer for studier Vi vil understreke viktigheten av å gi én organisasjon fullt ansvar for det studieadministrative området. Det er viktig med klar grenseoppgang mellom tjenesteforvaltning og infrastrukturforvaltning. Her er både det fremtidige tjenesteorganet, infrastrukturorganet og høyre utdanningsinstitusjoner bidragsytere til at hverdagen for studenter og ansatte i UH-sektoren blir enklere og mer effektiv. Alle tre parter har sin rolle i det å tilby integrerte og sammenhengende løsninger og tjenester for undervisning og læring. All teknologiutvikling og alle anskaffelser knyttet til studie- og undervisningsstøtte bør samles i ett foretak, fortrinnsvis CERES. Dette har en klar faglig begrunnelse og gir åpenbare effektiviseringsgevinster. I mange tilfeller vil effektiv ressursutnyttelse innebære avveininger om hvorvidt en løsning bør egenutvikles eller om det bør anskaffes et tredjepartsystem. Slike vurderinger bør gjøres fortløpende i en og samme organisasjon dersom ressursene skal utnyttes best mulig. Drift av sektorens infrastruktur bør skilles fra tjenesteforvaltning og inngå i et separat infrastrukturorgan. Pådriver for arbeid med et nasjonalt koordinert vitenarkiv I utkast til Nasjonale retningslinjer for åpen tilgang foreslår Brekke-utvalget at det etableres et nasjonalt koordinert vitenarkiv, slik at alle institusjonenes forskere sikres mulighet for å deponere sine publikasjoner i et slikt arkiv. Vitenarkiver utvikles og driftes i dag i hovedsak av BIBSYS, men også av enkelte av de store institusjonene selv. Ved anskaffelse av vitenarkivløsning for instituttene fungerte (den gang) Cristin som koordinerende bestiller. En lignende konstellasjon i nært samarbeid med brukerinstitusjonene og aktuelle leverandører vil kunne brukes dersom tiltaket om et nasjonalt koordinert vitenarkiv besluttes gjennomført. CERES systemer som autoritativ datakilde For å sikre god ressursutnyttelse og unngå dublering av oppgaver, er det viktig å følge prinsippet om autoritative datakilder for sektoren, som oppdateres ett sted og som kan gjøres tilgjengelig via gjenbrukbare applikasjonstjenester. FS er en etablert og velfungerende autoritativ kilde for data og datadefinisjoner innenfor det studieadministrative området. Det samme gjelder for flere typer data i Cristin. Det er vesentlig at videre prosess med en omorganisering av sektoren ikke bidrar til en endring på dette. Videreutvikling av
FS og Cristin og integrasjoner med eksterne systemer tilbyr nødvendig fleksibilitet, for å bruke kun deler av de autoritative data. Brukermedvirkning, nærhetsprinsippet og kostnadseffektiv drift Bruker- og eierstyrt utvikling har vært en av suksseskriteriene for CERES systemer og tjenester. Det er derfor vesentlig at den nye organisasjonen sikrer sektorens brukermedvirkning gjennom god organisering ut i sektoren. I modellen som ble presentert i seminaret 15. februar, hadde man også trukket inn deler av den foreslåtte forvaltningsmodellen fra forslaget til IKT-strategi for sektoren som ble levert i desember. Vi mener modellen der sektoren etablerer tjenesteråd og domenedelte utvalg vil kunne fungere godt og vil gi brukerinstitusjonene en helt nødvendig påvirkningskanal. Det ble i seminaret signalisert fra Departementet at man ikke var innstilt på å la institusjonene i sektoren styre tjenestene helt på egenhånd. Vi tror det vil være hensiktsmessig at også berørte departementer deltar i både domeneutvalgene og i tjenesterådet. Selv om departementene primært er eiere, er de også viktige brukere av tjenestene, og vi tror det er både klokt og mulig at departementene ivaretar begge disse to rollene. Dette kan gjøres ved at fagansatte fra departementene deltar som fageksperter i domeneutvalgene på linje med eksperter fra institusjonene, mens ledernivået ivaretar eierinteressene og den overordnede premissgiverrollen. Dette mener vi samsvarer godt med modellen for brukermedvirkning vi har i dag i CERES (se vedlegg). Finansieringsmodellen for CERES består av en fast årlig tildeling fra departementet i tillegg til kontingenter innbetalt fra institusjonene. Institusjonenes deltakelse i finansiering av CERES stimulerer og forplikter til å delta aktivt i arbeidet med videreutvikling av CERES systemer og tjenester. Modellen sikrer brukermedvirkning samtidig som den er eierstyrt. Eier av CERES, Kunnskapsdepartementet, har mulighet til å gi oppgaver direkte til CERES. Nærhet mellom CERES og eier muliggjør rask respons på nasjonale utviklingsbehov. Løsninger som svarer på komplekse behov må utvikles og tilbys i nær kontakt med brukerne. Samarbeidet med institusjonene og gjensidig tillit har vært essensielt for å kunne utvikle systemene. CERES organisering som et 1-4-4-foretak sikrer nærhet til Kunnskapsdepartementet så vel som til sektoren. Vi får gjennom USIT tilgang til ressurser og utviklingsverktøy, som effektiviserer arbeidet, og reduserer kostnader og risiko. Drift av systemene våre er lagt til USIT, og det er svært viktig med godt samarbeid med driftsleverandør under utvikling av nye systemer, for å kunne være innovative og få satt nye tjenester i produksjon. Nærhet til USIT gir trygghet, også når det gjelder sikkerhet for CERES nasjonale tjenester som er underlagt USITs sikkerhetsregime og rutiner. Samarbeid og koordinering uten samorganisering CERES har på en rekke områder vist at vi kan levere resultater i samarbeid med andre organisasjoner uten å være samorganisert. Uansett hvilken løsning Departementet konkluderer med, er det viktig at samarbeidsprosjekter mellom sentrale aktører videreføres. For at fellestjenestene for sektoren skal møte sektorens behov er det hensiktsmessig med klare grenseoppganger mellom tjenesteleverandørene (i dag CERES, UNINETT, NSD og BISBYS) samtidig som det er behov for samordning og koordinering av oppgaveløsning. Dialog med sektoren er uansett det avgjørende suksesskriteriet for forvaltning av fellestjenester. For å sikre hensiktsmessig arbeidsdeling og prosessharmonisering samt at alle aktuelle aktører blir involvert og hørt er det nødvendig med et prioriteringsråd bestående av relevante representanter for institusjonene og
koordineringsutvalg bestående av sentrale aktører i sektoren. Siden oppgaveporteføljen innen fellesløsninger er omfattende, støtter vi departementets forslag om et prioriteringsutvalg for hvert domene. Nasjonalt opptak og forvaltning og vedlikehold av opptakssystemet må ikke splittes Prosjektet foreslår å skille oppgaver som de ulike virksomhetene utfører for Departementet og for institusjonene. Vi ønsker å påpeke at CERES Seksjon for kompetansevurdering utfører sitt arbeid i tett tilknytning til seksjonen i CERES som jobber med Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB), det tekniske opptakssystemet og informasjonsarbeidet i forbindelse med opptaket. Det ville være svært uheldig å splitte opp disse miljøene, da vurdering av kompetanse og kvalifikasjoner ikke kan sees separat fra resten av opptaksprosessen og tjenesten Samordna opptak. Nær sammenheng mellom Cristin og arbeidet med åpne systemer og lisensavtaler Da Cristin ble etablert, ble de tre funksjonene Cristin-systemet, lisensforhandlinger og åpen tilgang samlet i én organisasjon. I løpet av de årene Cristin har eksistert har vi i stadig økende grad sett at dette var et klokt valg. Åpen tilgang og lisensavtaler er nå slått sammen litt ett team, og disse samarbeider stadig tettere med videreutviklingen av Cristin for å sikre god funksjonalitet for å støtte åpen tilgang og for å sikre god kvalitet på data som benyttes i lisensforhandlingene, noe som styrker vår forhandlingsposisjon overfor forlagene. Dette blir stadig viktigere når vi nå for alvor går inn i tøffe forhandlinger om overgangen til åpen tilgang. Det er essensielt for kvaliteten på oppgavene å videreføre denne samorganiseringen. Kompleksitet i tjenestene krever stabile rammer FS-systemet er det mest komplekse systemet i UH-sektoren. Forvaltning, kontinuerlig utvikling, vedlikehold og stabil drift av tjenesten krever høy grad av spesialistkompetanse. Organiseringsprosjektet drøfter geografisk flytting av tjenestetilbudet og ser at det kan være hensiktsmessig å flytte oppgavene ut av Oslo i tilfeller det finnes et etablert miljø med tilsvarende oppgaver. Gitt den store kompleksiteten i tjenestene i CERES samt høy kostnad for institusjonene dersom den daglige driften stoppes eller faller ut, fraråder vi geografisk flytting av FS, SO eller Cristin. Vi ser ikke at en eventuell geografisk flytting av tjenestene til Bergen, Trondheim eller Tromsø kan gjennomføres uten urimelig stor risiko for driftsproblemer over lengre tid. Kompetansen som kreves for å forvalte og vedlikeholde FS, Samordna opptak eller Cristin kan ikke bygges opp eller tilegnes på kort tid. Kompetansen og miljøet som står bak utviklingen av løsningene er bygd over flere tiår; den er attraktiv og ettertraktet på arbeidsmarkedet, og bør derfor skjermes fra usikkerhet som en omorganisering eller gradvis utflytting kan innebære. Med hilsen Grete Christina Lingjærde Direktør Vedlegg: Brukermedvirkning i CERES Dette dokumentet er godkjent elektronisk og er derfor ikke signert.