1 / 7 Prosjektmandat Prosjekt PSA (Psykiatrisk sykehusavdeling) Kristiansand GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Jan Roger Olsen Prosjekteier Adm.dir 01.12.2010 Per W. Torgersen Leder styringsgruppen Driftsdirektør 01.12.2010
2 / 7 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 3 2 MÅL OG RESULTATKRAV... 3 2.1 SAMFUNNSMÅL... 3 2.2 RESULTATMÅL... 4 2.3 EFFEKTMÅL... 4 3 FOR IDEFASEN... 4 3.1 MILEPÆLSPLAN:... 4 3.2 FORELØPIG AKTIVITETSPLAN... 5 4 KRITISKE SUKSESSFAKTORER... 5 5 STYRING OG ORGANISERING... 5 5.1 ANSVARSFORDELING... 5 5.2 ORGANISERING... 6 6 RISIKOVURDERING... 6 7 ØKONOMI... 6 8 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON... 7
3 / 7 1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Bakgrunn for dette prosjektet er behovet for utvikling av psykiatribyggene som i dag disponeres av Psykiatrisk sykehusavdeling SSK og tilpasse disse byggene til moderne og fremtidsrettet behandling. I strategiplan for SSHF 2009-2013 har styret for SSHF vedtatt: Det er fremdeles betydelige behov for bygningsmessige forbedringer i psykiatrien ved sykehuset i Kristiansand. Tiltak forfor samling av ABUP på Eger under planlegging, og gjennomføring av dette har høy prioritet i planperioden. I tillegg vil SSHF starte planlegging av nye lokaler for voksenpsykiatrien på Eg. Samlet forventes dette å gi en arealreduksjon. Psykiatrisk sykehusavdeling Kristiansand er lokalisert i bygningene til tidligere Eg sykehus. Den opprinnelige bygningsmassen er fra 1881. Til pasientbehandling er bare post 2.1 lokalisert i de opprinnelige bygningene. Postene 7.1 og 7.2 er lokalisert i et bygg fra 1941, og postene 4.1, 4,2, 6,1 og 6.2 er lokalisert i bygninger som ble ferdigstilt i 1963 og 1964. Postene var opprinnelig bygget som fellessaler og er flere ganger bygget om i et forsøk på å få de tilpasset og egnet til moderne pasientbehandling. På grunn av den alder bygningene har (de yngste mer enn 45 år gamle) er det klare begrensninger både bygningsmessig og kostnadsmessig for å få de tilpasset moderne psykiatrisk sykehusdrift. Det er trolig slik at tilpassninger utover de som allerede er gjort er av et slikt kostnadsmessig omfang at de i praksis ikke lar seg gjennomføre. Det vil bli utarbeidet mandat for hver enkelt fase i prosjektet 2 MÅL OG RESULTATKRAV Kilde: Finansdepartementet: Målstruktur og målformulering, Versjon 1.1, utkast, datert 28.4.2010 Prosjektets overordnede visjoner og mål er å legge til rette for en driftseffektivt og moderne sykehusavdeling som understøtter god pasientbehandling, utvikling av behandlingsmetoder, samhandling med andre avdelinger og kommunehelsetjenester og gode arbeidsplasser for ansatte. 2.1 Samfunnsmål Samfunnsmål er et uttrykk for den nytte eller verdiskaping som et investeringstiltak skal føre til for samfunnet. Samfunnsmålet skal vise eiers intensjon og ambisjon med tiltaket Psykiatrisk sykehusavdeling PSA skal etter utbyggingen Sikre helsetjenester til pasienter som trenger behandling i spesialisthelsetjenesten i tilstrekkelig omfang og til god kvalitet for den delen av befolkningen som avdelingen er gitt ansvaret for. Legge til rette for et behandlingstilbud og en driftsform som muliggjør samhandling med DPSene og kommunehelsetjenesten Sikkerhetspsykiatri soning i psykiatriske institusjoner Produsere og formidle ny kunnskap innen akuttpsykiatri og spesialistpsykiatri slik at den sikrer kvaliteten på helsetjenestene i Sørlandet sykehus og bidra til å øke kunnskapsnivået om psykiske lidelser på Agder. Være en avdeling som bidrar til et attraktivt fagmiljø, og som sikrer god rekruttering. Likeverdig standard for psykiatriske avdelinger i hele Agder
4 / 7 2.2 Resultatmål Resultatmål angir de konkrete indikatorer/måltall og egenskaper som skal være oppnådd ved realiseringen/ leveransen av tiltaket/prosjektet. Resultatmålene måles ved prosjektets ferdigstillelse. Byggeprosjektet resulterer i bygg med god standard som støtter kjernevirksomheten, herunder: - universell utforming som gir lik tilgang for alle - pasientbehandling planlegges og gjennomføres innenfor trygge og sikre rammer - legger til rette for nye behandlingstilbud, nye behandlingsmetoder og endringer i pasientforløp - ivaretar kravene til helse- miljø og sikkerhet (HMS) og skaper gode arbeidsplasser for ansatte I tillegg er byggeprosjektet innrettet mot: - energiøkonomisering (ENØK) og miljø - lavest mulig livsløpskostnad - en beregnet levetid på 60 år - enkelt å la seg endre til annet bruk - urealiserte potensialer kan enkelt tas i bruk 2.3 Effektmål Effektmål er et uttrykk for den direkte effekten av tiltaket, for eksempel den virkningen/ effekten tiltaket skal føre til for brukerne. Effektmålene skal være avledet av samfunnsmålet. Effektmålene er knyttet til prosjektets virkninger for brukerne (pasienter, befolkningen og ansatte). Psykiatrisk sykehusavdeling (PSA) skal etter at prosjektet er gjennomført: Gi behandling til pasienter med tyngre psykiatriske lidelser for sitt opptaksområde Gi kostnadseffektive pasientforløp med høy kvalitet Bygningenes praktiske og estetiske utforming understøtter (styrker) behandlingen Bygningenes utforming støtter en kostnadseffektiv organisering og samhandling i avdelingen Bygninger er egnet for god service, kvalitet og behandling 3 FOR IDEFASEN Mandat for idefasen oppdragsbeskrivelse for idefasen 3.1 Milepælsplan: Milepæler Beskrivelse Dato M0 Godkjent mandat Gjeldende mal for mandat Uke 48 M1 Oversendelse mandat til HSØ I henhold til gjeldende retningslinje fra HOD Uke 50 M2 Beskrive fremtidige oppgaver og infrastruktur (kap7) Arbeidsgruppe KPH Uke 14 2011 M3 Idefase rapport ferdig Uke 17 /2011 M4 Adm.dir SSHF Direktørens ledergruppe Uke 18 /2011 M5 SSHF styre Styresak Mai 2011 M6 HSØ Etter styrebehandling SSHF (iht gjeldende retningslinjer)
5 / 7 3.2 Foreløpig aktivitetsplan Aktivitetsplan Beskrivelse Gjennomført dato Utarbeide idefase dokumenter Beskrive nåsituasjonen for avdelingens virksomhet og klinikk og for bygg og anlegg Beskrive behandlingstilbud i fremtidig PSA Beskrive modell for utbygging og fremtidig behandlingstilbud i tre alternativer Utarbeide notat for investering 4 KRITISKE SUKSESSFAKTORER Følgende suksessfaktorer må være tilstede for at prosjektet skal lykkes i å nå målene som er satt for prosjektet: Forankring og eierskap Prosjektet er forankret sykehusets ledelse, og involverer tillitsvalgte og vernetjenesten. Klinikk for psykisk helse får eierskap til de løsninger som velges innenfor krav til klinisk utvikling og innenfor økonomiske rammer. Eiendomsavdelingen drifter prosjektet i henhold til gjeldende retningslinjer for investeringer Informasjon og opplæring Det må sikres rutiner som sørger for at ledelse, ansatte og fremtidige brukere får god informasjon om prosjektet Ressurstilgang Nødvendige planleggingsressurser fra klinikken, fra eiendomsavdelingen og eksterne ressurser. Investeringsrammen gjør det mulig å bygge et hensiktsmessig bygg Investeringen tilføres over et tidsom som gjør det mulig å gjennomføre en helhetlig byggeprosess 5 STYRING OG ORGANISERING 5.1 Ansvarsfordeling Roller Deltakere Ansvar Prosjekteier Administrerende direktør Prosjekteier er øverste ansvarlige for prosjektet, og treffer SSHF beslutninger om prosjektets igangsetting, videreføring og Styringsgruppe Driftsdirektør, Klinikksjef KPH og Økonomidirektør (faste medlemmer) Tillitsvalgte og hovedverneombud (observatør avslutning. Er prosjektets operative oppdragsgiver på vegne av adm.direktør. Beslutningsmyndighet innenfor godkjent økonomisk ramme, og SSHF vedtatte strategiplan. Styringsgruppen har regelmessige møter med prosjektets ledelse.
6 / 7 Prosjektgruppen med tale og møterett) Representanter fra KPH, Eiendomsavdelingen, Økonomiavdelingen, Tillitsvalgte og Verneombud. Brukerrepresentant. Prosjektgruppen ledes av en prosjektleder, som rapporterer til styringsgruppen. Prosjektgruppen har ansvar for prosjektets fremdrift, utarbeide forslag til løsning og utarbeide rapporter/dokumentasjon som begrunner valgt løsning. 5.2 Organisering Sammensetning av deltakere i prosjektgruppen: Funksjon Navn Avdeling/enhet Styringsgruppe Per W Torgersen Driftsdirektør leder av styringsgruppen Anders Wahlstedt Klinikksjef KPH Per Qvarnstrøm Økonomidirektør Mona Blix HTV Randi Torjussen HVO Prosjektgruppe Eiendomsavdelingen Bjørn Mykland KPH KPH Magne Gamman Eiendomsavdelingen Randi Fløystrand Moland Driftsenheten trainee VO TV Brukerrepresentant 6 RISIKOVURDERING Prosjektgruppen skal gjennomføre en egen ROS analyse av prosjektet. (se egen metodikk for SSHF) Risikoområder Manglende fleksibilitet som gir et uhensiktsmessig bygg Bygget blir ikke dimensjonert i henhold til fremtidig behandlingsutvikling og overordnede føringer Manglende forankring og oppfølging av prosjektet i ledelsen Manglende økonomiske midler til å gjennomføre prosjektet Uforutsette hendelser Det vil bli gjennomført ROS analyser fortløpende iht. prosjektet fremdrift 7 ØKONOMI Flere av kostnadselementene er fremdeles usikre både i tid og størrelse, men tabellen under gir kostnadsbildet så langt det er kjent p.t. Foreløpig budsjett for gjennomføring av idèfasen. Det vil bli etablert prosjektøkonomi for hver fase.(konseptfase og forprosjektfase) Foreløpig budsjett Ca kr Kommentar Eksterne konsulenttjenester 300.000 Internt arbeid Eiendomsavdelingen 135 000
7 / 7 8 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON Målgruppe Fortløpende Ansvar Ansatte, ansattes repr. KPH /PSA, brukerrepresentant Intranett Interne møter KPH Prosjektleder KPH