Prosjekt Nybygg psykisk helse SSK - Sørlandet sykehus HF

Transkript

1 Prosjekt Nybygg psykisk helse SSK - Sørlandet sykehus HF Sted: Kristiansand Møtetidspunkt: kl. 14:00 16:00 Styringsgruppe: Observatører: Sekretariat: Jan Roger Olsen (Adm.dir) Per W Torgersen (Teknologidir.) Per Qvarnstrøm (Økonomi dir.) Oddvar Sæther (Klinikkdirektør KPH) Martin Slaughter Kjelsaas (Hovedverneombud) Bjørg Nikolaisen (Foretakstillitsvalgt) Haakon Steen (Brukerrepresentant) Knut-Ola Haug (Prosjektsjef - Sykehusbygg HF) Edel Stockholm (Leder Prosjektering og Bygging Sykehusbygg HF) SAKSLISTE: Underlag Konstituering av styringsgruppe Styringsgruppens rolle og mandat Vedlagt Statusrapport/månedsrapport Vedlagt Dagens avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg HF Vedlagt i konseptfase Konseptrapport Vedlagt Forprosjekt tidspunkt for oppstart og oppgaver før oppstart Avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg fra Vedlagt forprosjekt Geotekniske grunnundersøkelser fullmakt til innstilling Arkitektkonkurranse fullmakt til utlysning Vedlagt Rådgiverkonkurranse fullmakt til utlysning Vedlagt Videre møteplan for styringsgruppen Eventuelt Side 1 av 10

2 01-16 Konstituering av styringsgruppen Sykehusbygg har mottatt navn fra Sørlandet sykehus HF for medlemmer og observatører til styringsgruppen. Det er ikke oppnevnt representanter fra Helse Sør-Øst. Birger Stamsø og Anne Aasen er invitert til styringsgruppemøtet inntil dette er avklart. I tillegg til styringsgruppens medlemmer og observatører var følgende tilstede i møtet: Per Myklebust og Birgitte Langedrag (Sørlandet sykehus HF) Knut-Ola Haug og Edel Stockholm (Sykehusbygg HF) Jan Roger Olsen redegjorde for oppnevning av medlemmer og observatører. Presentasjonsrunde med alle styringsgruppemedlemmer og øvrige tilstedeværende. Det var ingen kommentarer til agenda i møtet. Representant fra Helse Sør-Øst er foreløpig ikke avklart Anne Aasen har i e-post meddelt følgende til styringsgruppen: «Etter en vurdering internt, finner vi det mest korrekt at Avdeling Medisin og helsefag ikke sitter i styringsgruppen nå, men at kommunikasjonen om arbeidet går i ordinære møtefora mellom ledelsen» Randi Torjussen har i e-post meddelt følgende til styringsgruppen: «Hei det er Martin Slaughter Kjelsaas som kommer fra Hovedverneombudene da jeg Randi Torjussen slutter 1 sep. Han overtar da og det er bedre han følger fra første dag» Styringsgruppen anser seg som konstituert med følgende medlemmer: Styringsgruppemedlemmer: Jan Roger Olsen (Adm. Dir) - leder Per W Torgersen (Teknologi Dir.) Per Qvarnstrøm (Økonomi Dir.) Oddvar Sæther (Klinikkdirektør KPH) Observatører med møte og talerett: Martin Slaughter Kjelsaas (Hovedverneombud) Bjørg Nikolaisen (Foretakstillitsvalgt) Haakon Steen (Brukerrepresentant) Sekretariat: Knut-Ola Haug (Prosjektsjef Sykehusbygg HF) Edel Stockholm (Leder Prosjektering og Bygging Sykehusbygg HF) Styringsgruppens rolle og mandat Sykehusbygg presenterte utkast til forslag til rolle og mandat for styringsgruppen Side 2 av 10

3 02-16 Mandat og rolle Styringsgruppen utkast Det etableres en arbeidsgruppe bestående av styringsgruppemedlemmene og prosjektsjef i arbeidet med styringsgruppens rolle og mandat. Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjefen arbeide videre med styringsgruppens rolle og mandat. en legges frem på nytt i neste møte i styringsgruppen Statusrapport/månedsrapport Sykehusbygg ga en kort orientering om status for arbeidet i konseptfasen Månedsrapport Sykehusbygg HF mars 2016 Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK tar statusrapport og månedsrapport for mars 2016 fra Sykehusbygg HF til orientering Dagens avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg HF i konseptfase Sykehusbygg ga en kort orientering om dagens avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg HF. Avtalen gjelder i konseptfasen fram til oppstart forprosjekt eller til ny avtale mellom partene er signert Signert avtaledokument Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK tar framlagt avtale datert mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg HF til orientering Konseptrapport - revidert, versjon 3.1 datert Konseptutredningen er revidert i flere omganger siden første utkast ble presentert for SSHFs styre i juni 2014 (sak ). Styret valgte konsept og lokalisering i desember 2014 (sak ): Samlokalisering av PSAs døgnenheter i Vest-Agder samt ungdomsklinikk for både Aust-Agder og Vest-Agder i nybygg sør på Egsområdet, omtalt som alternativ 2 med ABUP. Det valgte konseptet er videre bearbeidet på bakgrunn av ekstern kvalitetssikringsrapport (vedlegg 2 i konseptrapporten), rapport med anbefalinger fra intern arbeidsgruppe oppnevnt av HSØRHF (vedlegg 1 i konseptrapporten) samt kostnadsramme gitt av styret for SSHF i mai Side 3 av 10

4 Bakgrunn for behovet for en revisjon av konseptrapporten er beskrevet i kapittel 11.2 og 11.3 i konseptrapporten. Kap Styrevedtak I forhold til konseptet som ble lagt til grunn av SSHFs styre i desember 2014, var det vesentlige endringer i det materialet som ble styrebehandlet i mai 2015: Samlet funksjonsareal var redusert med 49 kvm Bruttoarealet var økt med kvm. Brutto-/nettofaktor var økt fra 1,76 til 2,01 Forventet sluttsum var økt fra 742,2 til 884,3 MNOK Forventet ferdigstillelse var endret fra høsten 2018 til høsten Kostnadene var altså betydelig økt og utfordret nå foretakets bæreevne. Styret understreket igjen viktigheten av nye lokaler for sykehuspsykiatrien i Kristiansand og uttalte at den reviderte konseptutredningen var et godt grunnlag for videre arbeid. Men styret vedtok nå en konkret økonomisk ramme for prosjektet ved at man ba om at det ble bearbeidet slik at psykiatribygget kan realiseres innenfor en sluttsum på 765 MNOK. Kapittel 11.2 Rapport fra intern prosjektgruppe i HSØRHF og SSHF Rapport datert (vedlegg 1 i konseptrapporten) fra intern prosjektgruppe er et resultat av en prosess, der HSØRHF og SSHF i fellesskap har gått gjennom dokumentasjonen for konseptet for nytt psykiatribygg i Kristiansand. Rapporten konkluderer med at det er riktig å planlegge å bygge 10 døgnplasser til barn og ungdom. Det var i konseptrapporten på det tidspunkt foreslått å bygge 80 døgnplasser for voksne i PSA Kristiansand, noe som ville gi total 118 døgnplasser for voksne i foretaket (Aust-Agder + Vest-Agder). Rapporten anbefaler at antallet døgnplasser for voksne vurderes på nytt. Begrunnelsen for dette er delvis at tallet 80 bygger på en forutsetning om omlegging fra døgn- til dagdrift i DPSene og delvis at SSHF p.t. bare hadde økonomi for å drifte ca 110 døgnplasser for voksne i sykehusavdelingen. Det er i rapporten gitt følgende føringer for videre prosess: «Gjennom vedtaket i styret i SSHF i sak er det satt en ramme på 765 MNOK. Dette innebærer behov for å optimalisere prosjektet, og ut fra vurderingene fra foreliggende gjennomgang anbefales det at dette gjøres med følgende prioritering: 1. Gjennomgang/reduksjoner i romstørrelser ut fra sammenlignbare prosjekter. 2. Revurdering/reduksjoner av rombehov og kapasiteter innenfor gjeldende funksjoner i konseptet 3. Revurdering av fysiske løsninger for å etablere bygg med lavere investerings- og driftskostnader 4. Revurdering/reduksjoner av funksjoner I den videre prosessen anbefales det at Sykehusbygg HF blir engasjert, både med administrativ og faglig bistand. Dette bør gjøres allerede i revisjonen av konseptet. I den videre prosessen må det, i tillegg til de behandlingsfaglige effektene, fokuseres på både byggets effekt på virksomhetens kostnader, byggets livsløpskostnader og byggets investeringskostnad.» Revisjon av konseptrapporten fra mai 2015 er utført i nært samarbeid mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg HF. Sykehusbygg har hatt ansvaret for rådgivergruppen i revisjonsperioden med blant annet revisjon av skisseprosjekt, kalkyle og usikkerhetsanalyse samt ny utomhusplan. Det er tatt hensyn til nye reguleringsbestemmelser for Eg. Beregning av økonomisk bærekraft og driftsøkonomiske Side 4 av 10

5 konsekvenser er oppdatert i regi av Sørlandet sykehus HF og viser at prosjektet er økonomisk bærekraftig. I revidert konseptrapport april 2016 er romprogram bearbeidet og dette har gitt en reduksjon av nettoareal på 1122 m² i forhold til i konseptutredningen fra , fra 7602 m² til 6480 m². Bruttoareal er redusert med 2827 m² fra m² til m². Hovedgrepet som er utført er å redusere antall døgnplasser for PSA fra 80 til 70 enheter. Dette valg forutsetter at det fortsatt er døgnplasser i DPSer på Sørlandet. Det er videre gjennomført en optimalisering av tilhørende støtterom. Dette har medført en ny kalkyle hvor P50 med prisnivå mars 2015 er beregnet til 761,2 millioner kroner, som er innenfor den oppgitte kostnadsramme. P50 med prisnivå mars 2016 er tilsvarende beregnet til 776,1 millioner kroner. Øvrige styringstall er beregnet som følger: Beregnet P50 verdi er her innenfor budsjettrammen. Prosjektet vil videreutvikles ytterligere i forprosjekt, og dette kan medføre ønske om endringer eller forbedringer. Det vurderes som riktig å opprettholde vedtatt budsjettramme for å ta høyde for dette. Sykehusbygg HF anbefaler derfor at konseptrapporten sendes til styret i Sørlandet sykehus HF for vedtak om gjennomføring, samt at rammen på 765 millioner kroner (P50-verdi - mars 2015), besluttet i styrevedtak i SSHF den , opprettholdes. Konseptrapport revidert, versjon 3.1 datert Vedlegg til rapporten distribuert i egen forsendelse mandag Knut-Ola Haug presenterte kort de viktigste endringer som er utført i siste revisjon av konseptrapporten, bl.a endring av antall døgnplasser for PSA, lik utforming av enheter for PSA og ABUP, vurdering av plassering av skjermingsenheter, løsning for tilgang til uteareal, samt endring fra 3 til 2 bygg over basen. Oddvar Sæther informerte at klinikken stilte seg bak den framlagt konseptrapport og skisseprosjekt. Side 5 av 10

6 Per W. Torgersen informerte om at konseptrapporten svarer opp KSK rapporten ( ), Rapport «Gjennomgang av konsept for nytt psykiatribygg ved Sørlandet sykehus HF» ( ), Krav i nasjonal helseplan og Styrevedtak Jan Roger Olsen kommenterte at det må arbeides for en tilfredsstillende erfaringsoverføring mellom dette prosjekt og andre tilsvarende prosjekter i Norge og at det forventes at Sykehusbygg arbeider aktivt med dette for å oppnå optimale konsepter. VEDTAK Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ser på vedlagte konseptutredning datert med vedlegg som et godt grunnlag for videre prosjektering og prosjektstyring. Styringsgruppen anbefaler at tidligere vedtatt ramme på 765 MNOK (mars 2015) opprettholdes. Styringsgruppen anbefaler at administrerende direktør legger saken frem for sitt styre for videre behandling Forprosjekt tidspunkt for oppstart og oppgaver før oppstart Sykehusbygg har behov for å få besluttet hvilken dato som skal legges til grunn for oppstart forprosjekt. Dette for å planlegge for bemanning av prosjektet samt oppstart av arkitekt og rådgivergruppen i forbindelse med utlysning av konkurranse. Det er videre ønskelig å få utført oppgaver før forprosjektet starter for om mulig å spare tid og unngå lang pause i prosjektet. Prosjektet må avvente oppstart av forprosjekt til endelige bevilgning besluttes i desember Prosjektet går derfor videre med en antatt oppstart av forprosjekt 2. januar 2017 og at dette legges til grunn for prosjektets bemanningsplanlegging samt for arkitekt- og rådgiverkonkurranse. Sykehusbygg ønsker mulighet til å utføre aktiviteter før oppstart forprosjekt, for eventuelt å kunne spare tid i forprosjekt, samt opprettholde en viss kontinuitet i prosjektet. En foreløpig liste med aktiviteter som kan være aktuelle er som følger: Anskaffe arkitekt og rådgivergruppe med forbehold om vedtak om bevilgning og gjennomføring Anskaffe og gjennomføre geotekniske grunnundersøkelser, inklusive vurdering av resultater (konkurranse er utlyst) Utføre planlegging av forprosjekt og gjennomføring Etablere styringssystem for prosjektet Utarbeide teknisk program Side 6 av 10

7 Utarbeide romfunksjonprogram inklusive avklarende møter med brukere. Gjennomføre vurderinger av kontrakt strategi og entreprisemodeller Gjennomføre vurderinger av mulighet for industrialisering Uforme endelig mandat for forprosjektfasen Knut-Ola Haug presenterte forslag til oppgaver som kan utføres i Sykehusbygg HF regi, før formell oppstart av forprosjekt. Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjefen legge oppstart forprosjekt til grunn for sitt videre arbeid. Styringsgruppen ber om at det i styringsgruppemøte i juni blir lagt frem egen sak om aktiviteter høsten 2016, herunder antatte kostnader. Dette for å trygge en forberedt oppstart av forprosjektet og kortest mulig gjennomføringstid. For å sikre god styring av fremdrift og økonomi, herunder ferdigstillelse høsten 2020 innenfor en kostnadsramme på 765 MNOK (mars 2015 kroner), ber styringsgruppen prosjektsjefen forberede egen sak om styring av tid og penger til styringsgruppens møte i juni Avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg fra forprosjekt Sykehusbygg presenterte sin mal for avtale mellom Sykehusbygg og helseforetak. Eventuelle endringer i malen må godkjennes av Styret i Sykehusbygg HF Mal oppdragsavtale prosjektorganisasjon Vedlegg 1 Beskrivelse av oppdraget Vedlegg 2 Organisasjonskart Vedlegg 3 Fullmaktsmatrise Vedlegg 5 SHA avtale HG og BRH Prosjektsjef informerte om at avtalemalen er godkjent i Sykehusbygg HF styre, og videre arbeid vil innebære å få aksept hos de regionale helseforetak. Styringsgruppen ønsker kunne gi innspill ved videre bearbeiding av avtale. Avtalen bør signeres i løpet av 3. kvartal Inntil videre benyttes eksisterende avtale. Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjefen arbeide videre med avtaleutkastet mellom Sørlandet sykehus HF og Sykehusbygg HF. en legges frem på nytt i senere møte i styringsgruppen. Side 7 av 10

8 08-16 Geotekniske grunnundersøkelser fullmakt til innstilling Forholdet i grunnen er en usikkerhet det har vært ønskelig å redusere. Det er derfor sendt ut konkurranse om å få utført geotekniske grunnundersøkelser. Det er mottatt tilbud for geotekniske grunnundersøkelser den 21. april. Kostnaden for geotekniske grunnundersøkelser for nybygget er estimert i størrelsesorden 1.5 millioner kroner. Det forutsettes at eventuelle avrop av opsjoner (områdestabilisering/kartlegging) finansieres utenfor prosjektet. Sykehusbygg arbeider med evaluering av 4 innkomne tilbud. en ønskes lagt fram for styringsgruppen 20. mai Konkurransegrunnlaget har i tentativ framdriftsplan angitt 19. mai som dato for orientering om innstilling. Sykehusbygg vurderer behovet for informasjon til leverandører i denne forbindelse. Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjefen utarbeide innstilling til valg av leverandør til geotekniske grunnundersøkelser for vedtak i neste møte i styringsgruppen den 20 mai Avtale vil bli inngått mellom Sørlandet sykehus HF og valgt leverandør, men bare kostnader for den del som angår psykiatriprosjektet belastes prosjekt Nybygg psykisk helse SSK Arkitektkonkurranse fullmakt til utlysning Prosjektet må anskaffe arkitekt og rådgivertjenester før oppstart forprosjekt og ble behandlet samlet i møtet. Prosjektsjef la fram sin begrunnelse for oppdeling av konkurranse av Arkitekt og rådgiver, valg av prisformat, valg av evalueringskriteria samt vekting mellom disse Konkurransebestemmelser SSK-ARK med bilag Prosjektsjef informerte om at konkurransegrunnlaget er til ekstern jurist for kvalitetssikring. Styringsgruppen ønsker å behandle revidert konkurransegrunnlag i neste styringsgruppemøte, samt at sykehusets innkjøpsavdeling blir involvert i arbeidet. Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjefen arbeide videre med utforming av konkurransegrunnlaget for arkitektkonkurransen i samarbeid med Side 8 av 10

9 ekstern jurist og sykehusets innkjøpsavdeling før saken legges frem for beslutning i styringsgruppen. Videre ber styringsgruppen om at det i samme sak legges frem utkast til detaljert fremdriftsplan for kontrahering av arkitekt. Forbehold om finansiering må fremgå av dokumentene Rådgiverkonkurranse fullmakt til utlysning Prosjektet må anskaffe arkitekt og rådgivertjenester før oppstart forprosjekt og ble behandlet samlet i møtet. Prosjektsjef la fram sin begrunnelse for oppdeling av konkurranse av Arkitekt og rådgiver, valg av prisformat, valg av evalueringskriteria samt vekting mellom disse Konkurransebestemmelser SSK-RI med bilag Prosjektsjef informerte om at konkurransegrunnlaget er til ekstern jurist for kvalitetssikring. Styringsgruppen ønsker å behandle revidert konkurransegrunnlag i neste styringsgruppemøte, samt at sykehusets innkjøpsavdeling blir involvert i arbeidet. Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjefen arbeide videre med utforming av konkurransegrunnlaget for arkitektkonkurransen i samarbeid med ekstern jurist og sykehusets innkjøpsavdeling før saken legges frem for beslutning i styringsgruppen. Videre ber styringsgruppen om at det i samme sak legges frem utkast til detaljert fremdriftsplan for kontrahering av arkitekt. Forbehold om finansiering må fremgå av dokumentene Videre møteplan for styringsgruppen Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK vedtar følgende møteplan for sine møter i 2016: kl kl kl kl kl kl Side 9 av 10

10 kl Styringsgruppen ber om at prosjektsjefen allerede nå sender elektronisk invitasjon til samtlige deltakere og til samtlige møter dokumenter til møtene sendes fra prosjektsjefen til møtedeltakerne i samlet forsendelse senest 5 dager før møtedag møtene holdes normalt på sykehuset i Kristiansand, men videodeltakelse kan avtales Eventuelt Informasjonsinnhenting Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjefen om å legge frem sak om innhenting av informasjon om gjennomføring av andre sykehusprosjekter. Styringsgruppen viser til overordnet strategi fra Helse Sør-Øst HF om industriproduksjon og standardiserte løsninger. Side 10 av 10