Postadresse Besøksadresse

Transkript

1 Styremøte i Finnmarkssykehuset HF PROTOKOLL 15. februar 2018 Vår ref.: 2018/9

2 Side 2 Harald Larssen Styreleder Til stede Kristin Rajala Nestleder Til stede Ann Ragnhild Broderstad Medlem Meldt forfall Gudrun B. Rollefsen Medlem Til stede Ivan Olsen Medlem Til stede Jan-Petter Monsen Medlem Til stede Kristina Eriksson Nytun Medlem Til stede Marit Rakfjord Medlem Til stede Ole I. Hansen Medlem Til stede Svein Størdal Medlem Til stede Trond Haukanes Medlem Til stede Observatør Kjell-Magne Johansen Fra administrasjonen møtte: Eva Håheim Pedersen Astrid Balto Olsen Ole Martin Olsen Beate Juliussen Lill Gunn Kivijervi Leif Arne Asphaug-Hansen Jørgen Nilsen Vivi Brenden Bech Christian Brødreskift Nestleder i Brukerutvalget Finnmarkssykehuset Administrerende direktør Administrasjonssekretær, førte protokoll Drifts- og eiendomssjef Administrasjonssjef Økonomisjef Konst. Kvalitets- og utviklingssjef Klinikksjef Klinikk Prehospitale tjenester Klinikksjef Klinikk Hammerfest Prosjektleder Sykehusbygg

3 Side 3 Sak 1/2018 Godkjenning av innkalling og saksliste Det innkalles herved til styremøte i Finnmarkssykehuset HF 15. februar 2018 på Scandic Ishavshotel. Tidsramme: Styremøte Finnmarkssykehuset HF Saksnummer Sakens navn 1/2018 Godkjenning av innkalling og saksliste 2/2018 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 13. og 14. desember /2018 Muntlig informasjon fra styreleder Muntlig informasjon fra Administrerende direktør 4/2018 Foreløpig årsregnskap 2017 Finnmarkssykehuset HF - orientering 5/2016 Tertialrapporter 3/2017 bygge- og utviklingsprosjekter Finnmarkssykehuset HF 6/2018 Ledelsens gjennomgang 2017 Finnmarkssykehuset HF 7/2018 Virksomhetsrapport Finnmarkssykehuset HF orientering 8/2018 Oppdragsdokument 2018 for Finnmarkssykehuset HF med overordnet risikostyring 9/2018 Konseptfaserapport nye Hammerfest sykehus 10/2018 Styringsdokument for forprosjektfasen for Nye Hammerfest sykehus 11/2018 Eksterne systemtilsyn i Finnmarkssykehuset HF 3 tertial orientering 12/2018 Ambulanseplan Finnmarkssykehuset HF orientering 12/2018 Referatsaker 13/2018 Eventuelt Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. Sak 2/2018 Godkjenning av protokollene fra styremøtet 13. og 14. desember 2017 Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokoll fra styremøtet 13. og 14. desember Enstemmig vedtak Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokoll fra styremøtet 13. og 14. desember 2017.

4 Side 4 Sak 3/2018 Muntlig informasjon fra styreleder / Muntlig informasjon fra Administrerende direktør Orientering fra styreleder - Møte med styreleder og adm. direktør Helse Nord RHF - Pasientsikkerhetskonferanse Styreutnevnelse Orientering fra Administrerende direktør - Administrerende direktør orienterte om pasientstrøm somatikk - Orientering om oppgjør Nye Kirkenes sykehus - Dokument 8 (postkortaksjonen) Møte med styreleder og adm. direktør Helse Nord RHF og møte med Alta kommune som skal gjennomføres i uke 9. - Lov om spesialisthelsetjeneste 3-3 meldinger inkludert alvorlige hendelser ( 3-3a) (informasjonen er unntatt offentlighet iht. offl. 13 og forvl. 13) - Publisering av Lov om spesialisthelsetjeneste 3-3 meldinger Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. Sak 4/2018 Foreløpig årsregnskap 2017 Finnmarkssykehuset HF orientering Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon om foreløpig årsregnskap 2017 til orientering. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon om foreløpig årsregnskap 2017 til orientering.

5 Side 5 Sak 5/2016 Tertialrapporter 3/2017 bygge- og utviklingsprosjekter Finnmarkssykehuset HF Styret i Finnmarkssykehuset inviteres til å fatte følgende endrede vedtak (endring uthevet og kursiv): 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar tertialrapporter 3/2017 for bygge- og utviklingsprosjekter Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Styret ber om en ROS-analyse for oppstart av pasientbehandling. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar tertialrapporter 3/2017 for bygge- og utviklingsprosjekter Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Styret ber om en ROS-analyse for oppstart av pasientbehandling. Sak 6/2018 Ledelsens gjennomgang 2017 Finnmarkssykehuset HF Styret i Finnmarkssykehuset inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar ledelsens gjennomgang 2017 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Styret er tilfreds med den positive utviklingen innenfor flere av områdene som er omfattet av ledelsens gjennomgang. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar ledelsens gjennomgang 2017 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Styret er tilfreds med den positive utviklingen innenfor flere av områdene som er omfattet av ledelsens gjennomgang. Sak 7/2018 Virksomhetsrapport Finnmarkssykehuset HF orientering Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon om virksomhetsrapport Finnmarkssykehuset HF til orientering.

6 Side 6 Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon om virksomhetsrapport Finnmarkssykehuset HF til orientering. Sak 8/2018 Oppdragsdokument 2018 for Finnmarkssykehuset HF med overordnet risikostyring Styret i Finnmarkssykehuset inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar Oppdragsdokumentet 2018 til etterretning. 2. Styret vurderer overordnet risiko knyttet til gjennomføring av oppdraget som moderat med moderat til liten sannsynlighet for manglende måloppnåelse og moderat konsekvens for foretaket ved manglende måloppnåelse. 3. Styret ber om at Oppdragsdokumentet 2018 med overordnet risikostyring følges opp gjennom tertialvis rapportering til styret. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar Oppdragsdokumentet 2018 til etterretning. 2. Styret vurderer overordnet risiko knyttet til gjennomføring av oppdraget som moderat med moderat til liten sannsynlighet for manglende måloppnåelse og moderat konsekvens for foretaket ved manglende måloppnåelse. 3. Styret ber om at Oppdragsdokumentet 2018 med overordnet risikostyring følges opp gjennom tertialvis rapportering til styret. Sak 9/2018 Konseptfaserapport nye Hammerfest sykehus Styret i Finnmarkssykehuset inviteres til å fatte følgende endrede vedtak (endring i uthevet og kursiv, samt overstryrkning): 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner konseptfaserapporten med de forutsetninger som er fremlagt. 2. Styret merker seg kommentarene fra KSK rapporten vedrørende kostnadsramme og bærekraft. Styret ber om at disse områdene gis stor oppmerksomhet i forprosjektet. 3. Styret konstaterer at den vedtatte økonomiske rammen på 1,95 MRD er overskredet med kr 376 MNOK. Styret konstaterer at total prosjektkostnad ligger på 2,326 MRD inkludert mva. i 2017-kroner og usikkerhetsmargin på 15 % på som er på kr 288 MNOK. 4. Styret forutsetter at det iverksettes tiltak i forprosjektfasen slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor vedtatt ramme 1,95 MRD (2017 kr), herunder:

7 Side 7 Generell optimalisering av foreliggende skisseprosjekt, herunder se på nødvendig tiltak for arealtilpasninger for laboratoriene og vurdere nye løsninger for laboratorium. Innplassering av sykehuset på tomten for å redusere utfyllingskostnadene. Revurdering av intern fordeling av funksjoner og kapasiteter. Tjenestetilbudet i Vest-Finnmark må sees under ett. Vurdere kost/nytte av eksternt/internt produksjonskjøkken. Vurdere kost/nytte i forhold til kontorarealer til foretaksadministrasjon inne i nytt sykehus versus leie eksternt. Avklare konkrete rekkefølgebestemmelser forbundet med planarbeidet. 5. Styret konstaterer at det fremlagte konseptet og skisser viser en arealreduksjon på 3900 m2 fra Idéfaserapporten. Innenfor det foreliggende arealet på ca m2, vil alle funksjoner for Nye Hammerfest sykehus bli innplassert på en god måte. For å komme innenfor en ramme på 1,95 MRD er det nødvendig å redusere arealet ytterligere. 6. Styret er tilfreds med at det er sannsynliggjort en effektiviseringsgevinst på 30 MNOK i nytt sykehus. Styret ber om effektiviseringsgevinsten konkretiseres innen 15. oktober Gevinstrealiseringsplanen skal omfatte stillingsreduksjoner. 7. Styret vurderer at Finnmarkssykehuset HF ikke har bærekraft til å gjennomføre investeringen i nye Hammerfest sykehus uten ytterligere effektiviseringer. Styret ber om at det jobbes med ytterligere tiltak i foretaket for å sikre fremtidig bærekraft til planlagte investeringer. 8. Styret ber om at samarbeidet med Hammerfest kommune knyttet til fellesarealer og parkeringshus avklares innen april Styret ber om at tomteerverv og eventuelt salg av eksisterende eiendom avklares i forprosjektfasen. Tomteerverv/-salg forutsettes innenfor den økonomiske rammen. Avtale med Hammerfest kommune må formaliseres. 10. Styret ber om at samarbeidet med UiT knyttet til arealer avklares innen april Styret ber om at reguleringsplanarbeidet iverksettes parallelt med forprosjektet. 12. Styret ber om Helse Nord RHF tar hensyn til følgende i «Plan »: - Dekning om merkostnader i Alta. - Driftstilskudd i en overgangsperiode når nytt sykehus i Hammerfest tas i bruk. 13. Styret ber Helse Nord om lån i henhold til gjeldende retningslinjer og finansieringsforutsetninger. 14. Styret ber om godkjenning fra Helse Nord RHF til å iverksette forprosjekt for å bearbeide prosjektkostnaden ytterligere. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner konseptfaserapporten med de forutsetninger som er fremlagt. 2. Styret merker seg kommentarene fra KSK rapporten vedrørende kostnadsramme og bærekraft. Styret ber om at disse områdene gis stor oppmerksomhet i forprosjektet.

8 Side 8 3. Styret konstaterer at den vedtatte økonomiske rammen på 1,95 MRD er overskredet med kr 376 MNOK. Styret konstaterer at total prosjektkostnad ligger på 2,326 MRD inkludert mva. i 2017-kroner og usikkerhetsmargin på 15 % på som er på kr 288 MNOK. 4. Styret forutsetter at det iverksettes tiltak i forprosjektfasen slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor vedtatt ramme 1,95 MRD (2017 kr), herunder: a. Generell optimalisering av foreliggende skisseprosjekt, herunder se på nødvendig tiltak for arealtilpasninger for laboratoriene og vurdere nye løsninger for laboratorium. b. Innplassering av sykehuset på tomten for å redusere utfyllingskostnadene. c. Revurdering av intern fordeling av funksjoner og kapasiteter. Tjenestetilbudet i Vest-Finnmark må sees under ett. d. Vurdere kost/nytte av eksternt/internt produksjonskjøkken. e. Vurdere kost/nytte i forhold til kontorarealer til foretaksadministrasjon inne i nytt sykehus versus leie eksternt. f. Avklare konkrete rekkefølgebestemmelser forbundet med planarbeidet. 5. Styret konstaterer at det fremlagte konseptet og skisser viser en arealreduksjon på 3900 m2 fra Idéfaserapporten. 6. Styret er tilfreds med at det er sannsynliggjort en effektiviseringsgevinst på 30 MNOK i nytt sykehus. Styret ber om effektiviseringsgevinsten konkretiseres innen 15. oktober Gevinstrealiseringsplanen skal omfatte stillingsreduksjoner. 7. Styret vurderer at Finnmarkssykehuset HF ikke har bærekraft til å gjennomføre investeringen i nye Hammerfest sykehus uten ytterligere effektiviseringer. Styret ber om at det jobbes med ytterligere tiltak i foretaket for å sikre fremtidig bærekraft til planlagte investeringer. 8. Styret ber om at samarbeidet med Hammerfest kommune knyttet til fellesarealer og parkeringshus avklares innen 15. april Styret ber om at tomteerverv og eventuelt salg av eksisterende eiendom avklares i forprosjektfasen. Tomteerverv/-salg forutsettes innenfor den økonomiske rammen. Avtale med Hammerfest kommune må formaliseres. 10. Styret ber om at samarbeidet med UiT knyttet til arealer avklares innen 15. april Styret ber om at reguleringsplanarbeidet iverksettes parallelt med forprosjektet. 12. Styret ber om Helse Nord RHF tar hensyn til følgende i «Plan »: - Dekning om merkostnader i Alta. - Driftstilskudd i en overgangsperiode når nytt sykehus i Hammerfest tas i bruk. 13. Styret ber Helse Nord om lån i henhold til gjeldende retningslinjer og finansieringsforutsetninger. 14. Styret ber om godkjenning fra Helse Nord RHF til å iverksette forprosjekt for å bearbeide prosjektkostnaden ytterligere.

9 Side 9 Sak 10/2018 Styringsdokument for forprosjektfasen for Nye Hammerfest sykehus Styret i Finnmarkssykehuset inviteres til å fatte følgende endrede vedtak (Endring i overstrykning): 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF vedtar styringsdokumentet for forprosjektfasen for nye Hammerfest sykehus med de føringer som ligger i styringsdokumentet. 2. Styret legger til grunn at føringer gitt i konseptfaserapporten for nye Hammerfest sykehus legges til grunn for det videre arbeidet, jfr. Styresak 9/ Styret ber om at styringsdokumentet oversendes til Helse Nord RHF for styrebehandling. 4. Styret ber om at styringsdokumentet for prosjekt Nye Hammerfest sykehus oppdateres i henhold til styrevedtak i Helse Nord RHF 21. mars Styret i Finnmarkssykehuset HF vedtar styringsdokumentet for forprosjektfasen for nye Hammerfest sykehus med de føringer som ligger i styringsdokumentet. 2. Styret legger til grunn at føringer gitt i konseptfaserapporten for nye Hammerfest sykehus legges til grunn for det videre arbeidet, jfr. Styresak 9/ Styret ber om at styringsdokumentet oversendes til Helse Nord RHF for styrebehandling. 4. Styret ber om at styringsdokumentet for prosjekt Nye Hammerfest sykehus oppdateres i henhold til styrevedtak i Helse Nord RHF. Sak 11/2018 Eksterne systemtilsyn i Finnmarkssykehuset HF 3 tertial 2017 orientering Styret i Finnmarkssykehuset inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar saken om eksterne systemtilsyn i Finnmarkssykehuset HF i 3. tertial til orientering. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar saken om eksterne systemtilsyn i Finnmarkssykehuset HF i 3. tertial til orientering.

10 Side 10 Sak 12/2018 Ambulanseplan Finnmarkssykehuset HF orientering Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon om ambulanseplan Finnmarkssykehuset HF til orientering. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon om ambulanseplan Finnmarkssykehuset HF til orientering. Sak 13/2018 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 12. januar Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 5. februar Referat fra FAMU 5. februar Referat fra Brukerutvalget FIN HF 13. desember 2017 Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering. Sak 14/2018 Eventuelt Neste styremøte er i Hammerfest 19. mars 2018 Møtet ble avsluttet 15. februar 2018 kl Harald Larssen Styreleder Protokollen er godkjent av styreleder i etterkant av styremøte.