Møteprotokoll Bø kontrollutval Dato: 06.04.2016 kl. 10:00 Sted: Bø kommunehus, møterom 1. etg. Arkivsak: 15/09716 Til stede: Møtande vara medlemmer: Forfall: Andre: Arne Storhaug (AP), Ole Morten Aasgrav (FRP), Augon Eika (V) og Gunn Annie Hellestad (SP) Anne Carine Nilsen (H) May Brit Haugland (FRP) Daglig leder/oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal (sak 10-12/16) Økonomisjef Jan Richard Skaskiewicz (sak 7-8/16) Kommunalsjef Beate Darrud (sak 9/16) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/09716-11 Godkjenning av møteinnkalling 06.04.16 3 Møteprotokoll 2/16 15/09716-12 Godkjenning av protokoll frå møte 27.01.16 4 Saker til behandling 7/16 16/04779-1 Årsrekneskap og årsmelding 2015 for Bø kommune - Uttale frå kontrollutvalet 5 1
8/16 16/04778-1 Årsrapport og årsrekneskap 2015 frå skatteoppkrevjaren i Bø 7 9/16 16/04870-2 Tilsynsrapport - Skulen sitt arbeid med elevane sitt psykososiale skulemiljø og kommunens system for vurdering og oppfølging 8 10/16 16/03947-5 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 9 11/16 16/04877-2 Plan for selskapskontroll 2016-2019 11 12/16 16/04864-1 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 13 13/16 16/04774-1 Orientering frå revisjonen i møte 06.04.16 14 14/16 16/04776-1 Eventuelt i møte 06.04.16 15 Bø, 06.04.2016 Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling 06.04.16 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 2/16 Møteinnkalling 06.04.16 godkjennast. Utvalet spurte om det var riktig å kalle inn vara medlem Anne Carine Nilsen (H) for May Brit Haugland (FRP). Sekretæren sjekkar spørsmålet opp i forhold til kva som er innrapportert etter val i kommunestyre, med tanke på forholdet mellom posisjon og opposisjon i utvalet. Samrøystes. Møteinnkalling 06.04.16 godkjennast. 3
Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll frå møte 27.01.16 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 2/16 Møteprotokoll frå 27.01.16 godkjennast. Medlem Augon Eika (V) spurte om rådmann har gitt tilbakemelding til Fylkesmannen i medhald av gjeldande frist, knyt til tilsynssak innanfor helse- og velferdssektoren. Sekretæren sjekkar dette opp til neste møte. Møteinnkalling 06.04.16 godkjennast. Møteprotokoll frå 27.01.16 godkjennast. 4
Saker til behandling 7/16 Årsrekneskap og årsmelding 2015 for Bø kommune - Uttale frå kontrollutvalet 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 7/16 Kontrollutvalet si uttale til Bø kommune sitt årsrekneskap for 2015: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapet for 2015. Saman med årsrekneskapet følgde rådmannen si årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding for rekneskapsåret 2015. Årsrekneskapet viser kr. 312.630.052 til fordeling drift. Netto driftsresultat er på kr. 11.381.144 og eit rekneskapleg mindreforbruk på kr 1.365.077. Investeringsregnskapet viser eit udekt beløp på kr. 2.147.761. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredsstiller brukarens informasjonsbehov og gir eit riktig inntrykk av dei forhold som årsrapporten til rådmannen omhandlar. Kontrollutvalet har ingen merknadar til årsrekneskapet for Bø kommune for 2015 og slutter seg til revisors melding datert 18.03.16. Uttalen sendas kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef Jan Richard Skaskiewicz orienterte om kommune sitt årsrekneskap og årsmelding for 2015. Oppdragsansvarlig revisor og oppdragsrevisor knyta noen kommentarar til revisjonsmeldinga for 2015 og revisors rapport til kontrollutvalet 2015. Samrøystes. Kontrollutvalet si uttale til Bø kommune sitt årsrekneskap for 2015: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapet for 2015. Saman med årsrekneskapet følgde rådmannen si årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding for rekneskapsåret 2015. 5
Årsrekneskapet viser kr. 312.630.052 til fordeling drift. Netto driftsresultat er på kr. 11.381.144 og eit rekneskapleg mindreforbruk på kr 1.365.077. Investeringsregnskapet viser eit udekt beløp på kr. 2.147.761. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredsstiller brukarens informasjonsbehov og gir eit riktig inntrykk av dei forhold som årsrapporten til rådmannen omhandlar. Kontrollutvalet har ingen merknadar til årsrekneskapet for Bø kommune for 2015 og slutter seg til revisors melding datert 18.03.16. Uttalen sendas kommunestyret med kopi til formannskapet. 6
8/16 Årsrapport og årsrekneskap 2015 frå skatteoppkrevjaren i Bø 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 8/16 Årsrapport og årsrekneskap 2015 frå skatteoppkrevjaren i Bø, samt kontrollrapport 2015 vedr. skatteskatteoppkrevjarfunksjonen i Bø takast til vitande. Økonomisjef Jan Richard Skaskiewicz var tilgjengeleg for å svara på spørsmål om årsrapport og årsrekneskap 2015 frå skatteoppkrevjaren i Bø, samt kontrollrapport 2015 vedr. skatteskatteoppkrevjarfunksjonen i Bø. Samrøystes. Årsrapport og årsrekneskap 2015 frå skatteoppkrevjaren i Bø, samt kontrollrapport 2015 vedr. skatteskatteoppkrevjarfunksjonen i Bø takast til vitande. 7
9/16 Tilsynsrapport - Skulen sitt arbeid med elevane sitt psykososiale skulemiljø og kommunens system for vurdering og oppfølging 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 9/16 Kontrollutvalet tar tilsynsrapporten frå Fylkesmannen i Telemark, samt rådmann si utgreiing til orientering. Kommunalsjef Beate Darrud orienterte om saka i møte og svarte på spørsmål. I tillegg fikk kontrollutvalets medlemmar utdelt plan frå rådmann som skal sikre at elevane får eit godt psykososialet miljø ved skulane i Bø kommune. Planen gjeld for 2015-2018 og er datert 04.04.16 Leiar framsette føljande tilleggsforslag i møte: Kontrollutvalet ynskjer å følje opp arbeidet med planen for å sikre eit godt psykososialt miljø og ber rådmann om å gjøre greie for status i saken hausten 2017. Samrøystes for forslag til vedtak, samt tilleggsforslag frå leiar. Kontrollutvalet tar tilsynsrapporten frå Fylkesmannen i Telemark, samt rådmann si utgreiing til orientering. Kontrollutvalet ynskjer å følje opp arbeidet med planen for å sikre eit godt psykososialt miljø og ber rådmann om å gjøre greie for status i saken hausten 2017. 8
10/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 10/16 Kontrollutvalet gir følgande Innstilling til kommunestyret: Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 vert vedteken slik den ligg føre med følgande prosjekter med aktuelle tema for forvaltningsrevisjon i prioritert rekkefølje: 1. Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil 2. Informasjons-tryggleik Undersøke om retningslinene er dekkande og føremålstenlege og om retningslinene er implementert i kommunen. 3. Barnevern (Vi rår kontrollutvala i Midt-Telemark til å vurdere dette tema i fellesskap) Førebyggande arbeid i kvar kommune (ikkje felles) Vertskommuneavtalen økonomistyring og rapportering (Fellestema) Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. På oppdrag for Telemark kommunerevisjon IKS la forvaltningsrevisor Anne Sæterdal fram overordna analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 for kontrollutvalet. Kontrollutvalet er godt nøgd med analysen. Gunn Annie Hellestad (SP) fremma føljande endringsforslag i møte: Kontrollutvalet ynskja føljande endring i prioritert rekkefølje: Temaet barnevern blir prioritert som nr. 2 og temaet informasjons-tryggleik prioritert som nr. 3. Samrøystes for Gunn Annie Hellestad (SP) sitt endringsforslag. Kontrollutvalet gir følgande Innstilling til kommunestyret: Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 vert vedteken slik den ligg føre med følgande prosjekter med aktuelle tema for forvaltningsrevisjon i prioritert rekkefølje: 1. Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil 2. Barnevern (Vi rår kontrollutvala i Midt-Telemark til å vurdere dette tema i fellesskap) Førebyggande arbeid i kvar kommune (ikkje felles) 9
Vertskommuneavtalen økonomistyring og rapportering (Fellestema) 3. Informasjons-tryggleik Undersøke om retningslinene er dekkande og føremålstenlege og om retningslinene er implementert i kommunen. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 10
11/16 Plan for selskapskontroll 2016-2019 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 11/16 Kontrollutvalet gir følgande Innstilling til kommunestyret: Plan for selskapskontroll 2016-2019 vert vedteken slik den ligg føre med følgande prosjekter med aktuelle tema for selskapskontroll (ikkje prioritert rekkefølje): Styresamansetning styreevaluering og valprosess (Eigarskapskontroll) o Bør rettast mot alle selskap med delt eigarskap, der kommunen har ein viss eigardel. Gjennomføring av verksemd sjølvkost og ressursbruk (Forvaltningsrevisjon) o Irmat AS Samfunnsansvar habilitet, etikk og varsling, offentleg innsyn, anskaffingar (Forvaltningsrevisjon) o Val av selskap ut frå en vurdering av formål og eigardel. F.eks. eigedomsselskap, næringsselskap, energi- og kraftselskap, Telemark Turist AS. Eigarskapsmelding oppfølging, implementering og andre føringar for eigarskap (Eigarskapskontroll) o Generell stikkprøver i utval av selskap. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. På oppdrag for Telemark kommunerevisjon IKS la forvaltningsrevisor Anne Sæterdal fram forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019 for kontrollutvalet. Kontrollutvalet er godt nøgd med forslag til plan. Samrøystes. Kontrollutvalet gir følgande Innstilling til kommunestyret: Plan for selskapskontroll 2016-2019 vert vedteken slik den ligg føre med følgande prosjekter med aktuelle tema for selskapskontroll (ikkje prioritert rekkefølje): Styresamansetning styreevaluering og valprosess (Eigarskapskontroll) o Bør rettast mot alle selskap med delt eigarskap, der kommunen har ein viss eigardel. Gjennomføring av verksemd sjølvkost og ressursbruk (Forvaltningsrevisjon) o Irmat AS 11
Samfunnsansvar habilitet, etikk og varsling, offentleg innsyn, anskaffingar (Forvaltningsrevisjon) o Val av selskap ut frå en vurdering av formål og eigardel. F.eks. eigedomsselskap, næringsselskap, energi- og kraftselskap, Telemark Turist AS. Eigarskapsmelding oppfølging, implementering og andre føringar for eigarskap (Eigarskapskontroll) o Generell stikkprøver i utval av selskap. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 12
12/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 12/16 Kontrollutvalet tar eigenvurderinga til etterretning. Oppdragsansvarleg revisor la fram revisors egenvurdering av uavhengighet for oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor i møte. Oppdragsansvarleg revisor gjorde oppmerksam på at likeens egenvurdering av uavhengighet vil bli lagt frem for kontrollutvalet til hausten for oppdragsansvarleg rekneskapsrevisor. Samrøystes. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga til etterretning. 13
13/16 Orientering frå revisjonen i møte 06.04.16 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 13/16 Saka takast til vitande. Telemark Kommunerevisjon IKS orienterte om følgjande i møte: 1. Løypande revisjon Oppdragsrevisor la fram revisors rapport til kontrollutvalet for 2015 og svara på spørsmål. Samrøystes. Saka takast til vitande. 14
14/16 Eventuelt i møte 06.04.16 1 Bø kontrollutval 06.04.2016 14/16 Skriv inn forslag til vedtak 1. Innkommen post a. Sluttrapport frå Arbeidstilsynet i forhold til tidlegare sendt rapport ang. løysning for arbeidstøy ved heimetenestene og institusjon i Bø kommune 2. Saker handsama i kommunestyret: a. 25.01.16 sak 003/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Sjukefråvær i Bø kommune b. 07.03.16 sak 30/16 Årsmelding 2015 frå kontrollutvalet i Bø kommune 3. Dagsaktuelle saker Ingen sakar. 4. Neste møte 11.05.16 kl. 12:00 Leiar og sekretær gis fullmakt til å vurdere om det er hensiktsmessig å gjennomføre det oppsette møtet. 5. Eventuelt a. Invitasjon til vårkonferanse 20. april 2016 (Arr. Temark) Sekretæren melder på Ole Morten Aasgrav b. Invitasjon til FKTs fagkonferanse 7.-8. juni 2016 c. Mogleg sak på neste møte: Tildeling av tenestar innanfor helse- og omsorgs sektoren. Samrøystes. Skriv inn forslag til vedtak. 15