Fusjonsprosjektet FUSJONSPROSESSEN NTNU HiG HiST HiAls Arbeidsgruppe Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) Innspill til ulike konsepter for faglig organisering etter workshop 28.08.2015 Hvilke kriterier bør legges til grunn ved valg av konsept for organisering av den faglige virksomheten på nivå 2? Det må være en klar sammenheng mellom kriteriene som prioriteres, og overordnede mål for NTNU. I tillegg bør kriteriene bidra til å dra NTNU i en organisatorisk retning som virker motiverende på de ansatte, og dermed også gir motivasjon for å gjennomføre fusjonen. I denne sammenheng er det viktig å huske at motivasjon og arbeidsinnsats henger tett sammen med trivsel og arbeidsmiljø. Med dette i mente har arbeidsgruppen identifisert følgende kriterier (mer generelt, mål for fusjonen og organisasjonen) som viktige: Økt kvalitet. Dette har vært den mest grunnleggende målsettingen for hele SAKS-prosessen, og bør derfor være et sentralt mål for det nye NTNU. Gruppen foreslår konkret flg. målsetting: «Faglig organisering av NTNU skal bidra til utvikling av kvalitet i både bredde og spiss». Det siktes her til kvalitet både i utdanning og forskning. Den foreslåtte målsettingen bør bl. a. innebære både å ivareta og videreutvikle eksisterende sterke fagmiljø (på tvers av campuser), utvikle nye sterke miljøer, og styrke disiplinfagene. Knyttet til dette kriteriet er også evnen til å kunne utnytte den faglige styrken som eksisterer kollektivt og individuelt ved nye NTNU, samt å kunne kontinuerlig speile vår faglige relevans for samfunnet. Faglig integrasjon. Fusjonsplattformen legger vekt på at økt kvalitet skal oppnås gjennom god faglig integrasjon og synergier på tvers av campuser. Dette er etter arbeidsgruppens mening underkommunisert i de foreslåtte kriteriene, på bekostning av tverrfaglighet 1. Arbeidsgruppen mener at det å evne å utnytte faglig integrasjon og faglige synergier som verktøy for å øke kvalitet er blant de viktigste kriteriene for om det nye NTNU kan sies å være velfungerende. 1 Å fokusere på faglige synergier og integrasjon ved valg av organisatorisk struktur vil typisk gi andre løsninger enn om man fokuserer på tverrfaglighet: Vektlegger man faglig integrasjon og synergier mest bør man legge mest vekt på å samle fag som har et indre fellesskap i samme enhet, mens man ved vektlegging av tverrfaglighet vil måtte tendere mer mot å samle fag som har potensiale for samarbeid på tvers, selv om de ikke har noe disiplinært fellesskap. Gruppen tror det i denne sammenheng er viktigere å legge til rette for synergier og integrasjon, og heller finne andre mekanismer (fordelingsmekanismer, incentiver, tverrfakultære organer, etc.) enn organisatorisk samling som virkemiddel for å legge til rette for tverrfaglighet.
2 av 5 En ny organisatorisk struktur må bygge oss sammen som organisasjon og fremstå som noe vi gjør sammen. God synliggjøring av IKT. IKT må fremstå som en viktig egen disiplin i det nye NTNU både vitenskapelig og i utdanning. NTNUs tyngde innen IKT må komme like tydelig frem på nivå 2 i den nye organisasjonen som den gjør i dagens NTNU. Tydelighet av NTNUs teknisk-naturvitenskapelige hovedprofil. Teknologi og naturvitenskap bør etter arbeidsgruppens mening organiseres sammen (slik tilfellet er i dagens struktur), da en deling her vil gi et kunstig og lite hensiktsmessig skille. Spesielt kan IKT sies å gå på tvers av både teknologi, realfag og naturvitenskap - og det er fra arbeidsgruppens perspektiv spesielt viktig å unngå en oppsplitting av IKT-miljøene, som fort kan bli resultatet hvis man insisterer på et klart skille mellom disse vitenskapsområdene. Generelt anser gruppen at oppsplitting av velfungerende enheter er uheldig. Strategisk evne. Nivå 2-enhetene må ha god evne til å påvirke og gjennomføre strategier, og komme i inngrep med politisk nivå. Enhetenes evne til endring og dynamisk tilpasning til omverdenens krav er også et viktig aspekt her. Økonomisk handlingsrom er en viktig faktor for å oppnå dette. Bærekraft og robusthet. Enhetene må ha flere ben å stå på, slik at de ikke blir offer for kortsiktige variasjoner i økonomiske rammebetingelser. Miljøene på alle campuser må være økonomisk bærekraftige. Organisatorisk effektivitet. Beslutningsveiene i organisasjonen må ikke bli så lange at de står i fare for å blokkere for innovasjon og initiativ. Gruppen noterer seg at det er flere som er bekymret for at nye NTNU skal bli en tungrodd organisasjon med lange beslutningsveier. Det må være en særdeles viktig målsetning å unngå dette. Hvordan den valgte organisatoriske modellen blir implementert er da viktig - kanskje viktigere enn selve modellen. Hvor stort kontrollspennet skal være, og hvilken størrelse enheter kan ha for både å være robuste og effektive, vil sette begrensninger på hva som vil fungere i praksis. Ledelse og medvirkning. Gode mekanismer for medvirkning, og et rimelig kontrollspenn og god faglig forankring for lederne i organisasjonen, ansees som svært viktig for en velfungerende organisasjon. Modeller som innfører nye organisatoriske nivåer som øker avstand mellom ledelse og ansatte er i denne sammenhengen ikke heldig. Kanskje bør det å holde antall nivåer i organisasjonen på dagens nivå være et eksplisitt kriterium? Balansering av hensynet til forskning og utdanning. De foreslåtte kriteriene oppleves av gruppen som ubalanserte med hensyn til forskning og utdanning: Forskning har et eget punkt, utdanning har det ikke. Effektive støttesystemer. Gode administrative støttesystemer ser ut til å være et savn i alle de fusjonerende organisasjonene, og forbedring av disse bør være en viktig målsetting. Hvilke tre kriterier bør veie tyngst når en skal ta stilling til den faglige organiseringen på nivå 2? Arbeidsgruppen rakk dessverre ikke å fokusere nok på dette spørsmålet i plenum i løpet av workshopen. Ett av workshopens tre parallelle gruppearbeider inneholdt dog en diskusjon om hvorvidt langsiktig grunnleggende forskning blir påvirket av organisasjonsmodellen, og om størrelsen på enhetene har noe å si for enhetenes evne til langsiktig satsing. Konklusjonen ble at man ikke hadde noe konkret forslag til kriterier som bør strykes, men mener at relevansen i noen av kriteriene må vurderes, og som
3 av 5 et resultat av en slik vurdering vil det være naturlig å omformulere ved å skrive sammen flere kriterier. Eksempelvis hører faglig identitet, egenart og gjenkjennelighet sammen. I ett annet av gruppearbeidene (av tre parallelle) ble det gjort en avstemning på kriterier (både foreslåtte og nye), som resulterte i flg. kriterier som de tre viktigste: 1. Gjenkjennelig faglig egenart og identitet 2. Produktkvalitet (både i undervisning og forskning) 3. Fleksibilitet Hvilke styrker og svakheter ser dere ved de fire konseptene sett opp mot kriteriene? Konsept K1: Et flertall i arbeidsgruppen mener: Modell K1 vil kreve fire nivåer, hvilket bl.a. strider mot kriteriet om ledelse og medvirkning, og er derfor uønsket. K1 vil gi for store enheter, som også medfører oppsplitting av eksisterende velfungerende miljø. Spesielt vil de fagmiljøene som IME representerer bli splittet på flere fakultet, noe som ikke er ønskelig sett fra et IKT-faglig ståsted. Representantene fra HiAls utgjør i denne sammenheng et mindretall som mener: K1 er det beste alternativet. Sett fra Høgskolen i Ålesund er dagens organisering av teknologi på tre fakultet (IVT, IME og NT) ugunstig med tanke på å få etablert et teknologi-institutt i Ålesund. Et slikt institutt vil høre hjemme i større eller mindre grad i alle disse tre fakultetene, og Høgskolen i Ålesund frykter at dette vil vanskeliggjøre å få til det faglige samarbeidet som en ønsker som et resultat av fusjonen. Konsept K2: K2 gir bedre vilkår for styring og medvirkning/medbestemmelse enn K1, da K1 nødvendigvis vil føre til et ekstra nivå i organisasjonen. Det bør dog undersøkes hvorvidt modell K2 fører til veldig ujevn størrelse på enhetene, i og med at noen fakulteter kan vokse vesentlig mer enn andre som følge av fusjonen. Det kan være problematisk for K2 at effekten av fusjonen ikke synliggjøres, og det kan være psykologisk uheldig for de ansatte på høyskolene at det ser ut som de er «slukt med hud og hår». En følelse av status quo er derfor uønsket som et prinsipielt utgangspunkt, for å unngå at de tre høgskolepartnerne skal føle seg overkjørt. En bedre betraktningsmåte er etter arbeidsgruppens oppfatning at K1 og K3 kan sees på som de to ekstreme endepunktene i et spenn (med K2 i midten ) som kan være naturlig å ta som utgangspunkt for å finne fram til et endelig, godt resultat. Hvis en K2-lignende struktur skulle falle ut som et naturlig resultat av en slik evalueringsprosess, så vil det være OK. Men det er ikke OK hvis man starter med å si at K2 er valgt, og så kun prøver å tilpasse de andre tre fusjonspartnerne til denne modellen.
4 av 5 En ukritisk bruk av K2 som prinsipielt konsept kan også være uheldig med tanke på at store deler av organisasjonen fort kan bli stående på stedet hvil det signaliserer ikke vilje til endring og utvikling. Representantene fra Høgskolen i Ålesund var klare på at for dem var K2 det dårligste alternativet. Hvis K2 eller varianter av denne velges frykter man at dagens underliggende struktur på nivå 3 også vil bli arvet. Det blir i så fall ingen reell vurdering av hva som vil være optimal organisering, og man mener det vil være en fare for at satellittene vil bli spredd tynt utover i den eksisterende organisasjonen. Konsept K3: K3 gir bedre vilkår for styring og medvirkning/medbestemmelse enn K1, da K1 nødvendigvis vil føre til et ekstra nivå. Arbeidsgruppen mener K3 bør tolkes som en «modifisert» K2 (eller K2 som et spesialtilfelle av K3), ikke at den representerer en hvilken som helst løsning med små fakulteter. Modellen åpner for en ny fakultetsstruktur, som vil kunne resultere i at det også kan bli en reell diskusjon rundt organisering på nivå 3. Velges denne modellen bør man dog passe på at det ikke blir veldig mange enheter, av underkritisk størrelse og/eller stort spenn i størrelse, på nivå 2. Eksakt hva slags faglig inndeling som er optimal er ellers vanskelig å vurdere for andre fag enn ens eget. Konsept K4: Med god faglig integrasjon som det høyest prioriterte kriterium, og gitt at motivasjonen for fusjonen er å skape noe nytt og bedre enn det som finnes allerede, er arbeidsgruppen samstemt på at K4 er utelukket som konsept. Oppsummering: Flertallet i arbeidsgruppen for IKT mener at en hybridmodell i spennet mellom K1 og K3, nærmere K3 i fakultetsantall enn K1 er den beste modellen for organisering på nivå 2. Et mindretall representert ved representantene fra HiAls mener at K1 er den beste. Er det andre konsepter som bedre dekker kriteriene dere er kommet fram til? Arbeidsgruppen mente at de fire modellene er tilstrekkelig som et grunnlag for videre diskusjon, og at det ikke er nødvendig med flere modeller. Er den konseptuelle/prinsipielle tenkningen om organisering av nivå 3 som presenteres i notatet hensiktsmessig? Det ble nevnt i diskusjonen i arbeidsgruppen at det kan være naturlig med campus-baserte institutter for HiG og HiAls. Flertallet mener dog at institutter som prinsipp bør være faglig baserte, og gjerne må kunne gå på tvers av campus for å sørge for den faglige styrkningen. Eventuelle skoler bør derimot være lokalt forankret, og kan da være et verktøy for å ivareta den nødvendige balanse mellom faglige
5 av 5 synergier, lokal autonomi og fleksibilitet. Enkelte i arbeidsgruppen er ikke tilhengere av skolebegrepet. Flertallet mener derimot at dette kan gi god fleksibilitet på nivå 3 som ivaretar lokal autonomi, tverrfaglighet og fleksibilitet i satellittmiljøene, samtidig som en faglig tilhørighet til disiplinbaserte institutter på tvers av campuser kan opprettholdes og videreutvikles for den enkelte ansatte. Et flertall i arbeidsgruppen ser også en egen symbolverdi i at IKT-faglige institutter kan være geografisk spredt, både for omdømmebygging og for styrking av eget fag. Med flere campuser bør det uansett arbeides for å fremme effektiv samhandling uten at vi behøver å reise, og IKT-miljøene bør ta mål av seg til å bidra på dette området. Kan det eventuelt være en idé at de enkelte berørte fagmiljø inviteres til å foreslå nivå 3-struktur, og at det inviteres til en høring omkring de foreslåtte modellene etter at nivå 2-strukturen er fastlagt? Dokumentet burde ellers definere mer presist hva som legges i begrepene skole, senter og institutt for å kunne si noe helt sikkert om hensiktsmessigheten. Det er spesielt viktig med avklaring av ansvarsog myndighetsforhold mellom skoler og institutter hvis begge er på nivå tre, for å unngå konflikt. Det er også viktig å understreke at en eventuell innføring av skolebegrepet ikke betyr at man går bort fra forskningsbasert undervisning. Det må spesielt klargjøres hvilket nivå og hvilken type enhet som rekrutterer til vitenskapelige stillinger, da dette er grunnleggende viktig for strategisk utvikling. Det synes nærliggende å tenke at dette skal være en instituttoppgave, og at det er instituttet som har personal- og økonomiansvar. Den enkelte ansatte bør som hovedprinsipp ha én faglig leder. Skoler og sentra blir da å regne som enheter på tvers i en matrise-/prosjektorganisering, og spesielt sentra vil være mer dynamiske enheter. Skoleleder-stillingen kan muligens sees på som en utvidelse av studieprogramleder-begrepet i en slik matriseorganisering. Som en hovedregel er det fakultetene som per i dag har ansvar for studieprogrammene (vi oppfatter at dette er fremstilt feil eller upresist i dokumentet der tillegges dette ansvaret instituttnivået).