Årsrapport (2015-2016) Årsrapport 2015, mål og planer for 2016 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT
Innhold: I. Styrets beretning II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall II.1. Introduksjon til virksomheten II.2. Hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater III.1. Virksomhetsmål 1 III.1.1. Styringsparametre III.1.2. Hovedprioriteringer III.2. Virksomhetsmål 2 III.2.1. Styringsparametre III.2.2. Hovedprioriteringer III.3. Virksomhetsmål 3 III.3.1. Styringsparametre III.3.2. Hovedprioriteringer III.4. Virksomhetsmål 4 III.4.1. Styringsparametre III.4.2. Hovedprioriteringer III.5. Virksomhetsmål 5 III.5.1. Styringsparametre III.5.2. Hovedprioriteringer IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Vurdering av fremtidsutsikter V.1. Mål for FSAT V.2. Mål for 2016 V.3. Overordnet risikovurdering V.4. Budsjett for 2016 VI. Årsregnskap 2
I. Styrets beretning (to sider) 1. Styrets overordnede vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse for 2015 2. Kort omtale av sentrale forhold, interne og eksterne, som har hatt betydelig innvirkning på oppnådde resultater. 3. En overordnet fremstilling av de viktigste prioriteringene for 2016. 4. Styrets overordnede vurdering av institusjonens muligheter og utfordringer fremover. Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble etablert 1. juli 2014. Direktør for FSAT ble ansatt i januar 2015 og startet arbeid med organisering og bemanning av tjenestesenteret. Bemanningsplan var forhandlet ferdig i juni 2015 og ny organisasjonsstruktur ble implementert fra 1. juli 2015. Seksjonsledere var på plass fra 15. oktober 2015. FSAT fikk implementert nye stedkoder fra 1. januar 2016. Seksjonene ble samlokalisert i nye lokaler fra 7. desember 2015. Året 2015 er derfor et overgangsår og et etableringsår. Året 2015 var i tillegg preget av strukturendringer i universitets- og høyskolesektoren. Våren 2015 ble det vedtatt at fire sammenslåinger av institusjoner i UH-sektoren skulle gjennomføres fra 1. januar 2016. FSAT igangsatte derfor et prosjekt for å forberede og tilrettelegge for fusjoner av Felles studentsystem med tilhørende applikasjoner ved NTNU, Høgskolen i Sørøst-Norge, Nord universitet og UiT Norges arktiske universitet. Til tross for disse interne og eksterne forhold, oppnådde FSAT et tilfredsstillende resultat for alle de vedtatte hovedprioriteringene for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk. 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet I henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med Vitnemål- og karakterportalen ( Vitnemålsbanken ) Styret for FSAT har utarbeidet og vedtatt en strategi for den nye organisasjonen. Prosessen tok utgangspunkt i visjon og overordnede mål for FSAT, utarbeidet av styret i samarbeid med alle ansatte på to fellesseminarer høsten 2014 og våren 2015. Det ble i tillegg gjennomført en SWOT-analyse som ga grunnlag for fokusområder. På bakgrunn av dette arbeidet ble det utarbeidet 5 hovedmål for FSAT: 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner. 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering. 3. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger. 3
4. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører. 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. Resultat ved årsavslutning for FSAT viste større overskudd enn beløpet estimert ved avslutning for 2. tertial. Overskuddet skyldes kombinasjon av flere faktorer, med nyetablering av tjenestesenteret som hovedårsak. Ubesatte stillinger utgjør den største delen av ubrukte midler. I tillegg mottok FSAT flere tilleggsbevilgninger medio juni. Hovedprioriteringene for 2016 inkluderer følgende oppgaver: Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Bidra i fusjonsarbeidet Implementere en driftsmodell for alle institusjonene Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/2017 Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/2017 o Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST i henhold til plan o Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Semesterkvitteringsapplikasjonen o Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging o Produksjonssette saksflytsystem for FS Ferdigstille Vitnemålsbanken Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Starte arbeidet med omskriving av NVB Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Styret for FSAT er fornøyd med prosessen rundt etablering av tjenestesenteret. Opprettelsen av FSAT med samling av tre kompetansemiljøer, har vært en suksess. Sammenslåingen bidrar til bedre sammenheng i tjenesteproduksjon for universitets- og høyskolesektoren. Institusjonene sikres brukermedvirkning, samt brukertilpassede og rimelige tjenester. Etter at den organisatoriske og fysiske sammenslåingen er implementert, ser styret frem til å starte arbeidet med å implementere FSATs nye strategi. Departementets arbeid med ny struktur i norsk høyere utdanning, gir FSAT en unik mulighet til å styrke FSATs arbeid med å øke graden av standardisering av fellestjenestene. En mer konsentrert UHsektor vil styrke og løfte fagmiljøene i Norge, samtidig som den også vil bidra til revitalisering av de administrative ressursene gjennom profesjonalisering og samling av kompetanse. Styret for FSAT ser derfor frem til resultatene av høringen av rapporten «Kunnskapssektoren sett utenfra». FSAT er det eneste organet i sektoren som egenutvikler brukertilpassede systemer innen opptak, studieadministrasjon og forskningsinformasjonssystem. Ved å forvalte og utvikle studieadministrative tjenester og systemer for UH-sektoren i over 20 år, har FSAT tilegnet seg god kjennskap og unik kompetanse på fellesløsninger med høy grad av standardisering. FSAT er nå en samlet og slagkraftig organisasjon som er godt rigget til å påta seg en samordningsrolle på det studieadministrative området. 4
Christen Soleim Heidi Adolfsen Gunnar Bendheim Styreleder Nestleder Marianne Øhrn Johannessen Kjetil Solvik Kristian Myhre Richard Edvin Borge Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT Oslo, 3.3.2016 5
II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall (presentere virksomheten for andre lesere enn dept., inneholder omtale av virksomheten og samfunnsoppdrag, omtale av organisasjonen, presentasjon av utvalgte tall for virksomheten. Hovedtall: antall ansatte, total omsetning og statlig finansiering To-tre sider) II.1. Introduksjon til virksomheten Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble opprettet 1.7.2014 med hjemmel i universitetsog høyskoleloven 1-4 fjerde ledd, ved at sekretariatet for Felles studentsystem, Samordna opptak og Seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer ved Universitets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo ble organisert i ett felles tjenestesenter. Styret for senteret har det overordnete ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgaver som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5. Driften er lagt til Universitetet i Oslo, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd og avtale mellom Kunnskapsdepartementet og universitetet. FSAT har sine primære virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester, inkludert samordning av opptak ved norske universiteter og høgskoler. FSAT forvalter, utvikler, vedlikeholder og drifter studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Systemene og tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon. Tjenestesenteret skal også legge til rette for å gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. De nasjonale fellesløsningene som utvikles av FSAT skal i tillegg bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon. Andre oppgaver for virksomheten inkluderer blant annet: - Å utføre oppgaver etter delegasjon fra departementet og være et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt ansvarsområde. - Å være et bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som senteret tilbyr. - Å bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren. - Å informere om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høyere utdanning. Senteret kan også foreta ordinær saksbehandling av søknader dersom styret finner dette formålstjenlig. - Å ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene for opptaks- og studentsaker. - Å utvikle, utarbeide og levere nødvendig statistikk og rapporter og bidra til spredning av resultatene. - Å administrere og utvikle den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) i videregående opplæring. - Å levere utviklingstjenester til andre nasjonale systemer som CRIStin og Datavarehus. - Å utvikle og forvalte den nye tjenesten Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsbanken»). FSAT er organisert i tre seksjonerer og en stabsenhet: Seksjon for systemforvaltning, Seksjon for systemutvikling og Seksjon for kompetansevurdering. Seksjonene ivaretar følgende ansvar og oppgaver: 6
- Seksjon for systemforvaltning har ansvar for alle oppgaver knyttet til systemspesifisering, brukerstøtte og behandling av data i systemene. Dette omfatter opptaksarbeid, forvaltning av FS, GAUS og RUST, samt avtaleforvaltning på en rekke områder. Seksjonen ivaretar også forvaltning av Datavarehus og STAR. - Seksjon for systemutvikling har ansvar for datamodellering, utvikling, vedlikehold, systemdokumentasjon, driftsdokumentasjon. Seksjonen ivaretar daglig kontakt og kommunikasjon med driftsleverandør samt tjenesteleveranser til CRIStin og ITAR. - Seksjon for kompetansevurdering har ansvar for bl.a. saksbehandling av spesielle søkergrupper i NOM (nasjonal opptaksmodell), vurdering av søknader om generell studiekompetanse fra søkere med utenlandsk utdanning, informasjon om vurdering av utenlandsk utdanning fra videregående skole, utarbeidelse av omregningstabeller, og svarer på henvendelser fra søkere og rådgivere. Styret for FSAT består av syv medlemmer. Departementet oppnevner fem medlemmer fra universiteter og høyskoler. Norsk studentorganisasjon utpeker ett medlem som representerer studentene. Ett medlem velges av og blant de ansatte ved senteret. Departementet utpeker leder og nestleder i styret. Styremedlemmer oppnevnes for fire år. Studentmedlemmer oppnevnes for to år. Det sittende styret for FSAT er oppnevnt for perioden 1.7.2014-31.12.2017. Studentrepresentanten er oppnevnt for perioden 1.7.2014-31.12.2016. Det sittende styret for FSAT består av: Leder: Christen Soleim, Universitetet i Bergen, Nestleder: Heidi Adolfsen, UiT Norges arktiske universitet, Gunnar Bendheim, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Marianne Øhrn Johannessen, Universitetet i Agder, Kjetil Solvik, Norges Musikkhøyskole, Hogne Ulla/Kristian Myhre, student oppnevnt av Norsk studentunion, Richard Edvin Borge, representant valgt av og blant de ansatte ved FSAT Vararepresentanter er: 1. varamedlem: Heidrun Hole, Westerdals School of Art, Communication and Technology, 2. varamedlem: Anne Ringen Pedersen, Nord universitet Vararepresentant valgt av og blant de ansatte: Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Kunnskapsdepartementet og Universitetet i Oslo deltar som observatører med talerett. Felles studentsystem (FS) utvikles av FSAT og er det eneste studieadministrative systemet for universiteter og statlige høyskoler i Norge. FS er i bruk ved alle universiteter, alle statlige høyskoler underlagt Kunnskapsdepartementet, Politihøyskolen, Forsvarets høyskoler og flere private høyskoler. FS er det eneste studieadministrative systemet som støtter opptaksprosessen i Samordna opptak. For institusjonene er FS et av de mest virksomhetskritiske systemene i sektoren. Studieadministrasjon ved universiteter og høyskoler er et stort saksområde, og FS, som skal understøtte disse funksjonene, er et stort og komplekst system. FS skal dekke behovet både for store 7
og små institusjoner, offentlige og private. Det at FS er det eneste studieadministrative systemet i Norge for universitetene og statlige høyskoler i Norge, gir muligheter for stordrift og like løsninger, samtidig som det må være en klar og tydeligbrukermedvirkning i utviklingen av systemet. Systemet FS består i dag av følgende komponenter: FS saksbehandlerklient, Studentweb, Søknadsweb, Nomination, Fagpersonweb, EpN, Etterutdanningsweb, STAR, Webservice Samordna opptak (SO) er en fellestjeneste for opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høgskoler. I dag koordinerer SO opptaket til 32 universiteter og høgskoler. Hovedprinsippet i det samordnede opptaket er én søknad per person. En søker kan søke ti studier i prioritert rekkefølge. Søkeren får tilbud om studieplass på sitt høyeste prioriterte studieønske hvor søkeren er kvalifisert, og i tillegg når opp i konkurransen om en studieplass. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) er en database med vitnemål for fullført og bestått videregående opplæring i Norge. NVB inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vitnemålene som ligger i NVB brukes hovedsakelig til kontroll og poengberegning i opptaket til høyere utdanning gjennom Samordna opptak. Register for utestengte studenter (RUST) et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør trygg formidling av vedtak om utestenging. RUST er utviklet av FSAT etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet. FSAT har forvaltningsansvar for RUST. Godkjenning av utenlandske studier (GAUS) er en søketjeneste for saksbehandlere som arbeider med godkjenning av utenlandsk utdanning, hvor de kan få innsyn i andre institusjoners behandling og vedtak. Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsbanken») er en tjeneste der studenter og andre personer på en enkel måte kan synliggjøre sine resultater (dvs. informasjon om grader og karakterer) for arbeidsgiver, utdanningsinstitusjon og andre som har bruk for dem, og der mottakerne kan stole på at resultatene er korrekt gjengitt. II.2. Hovedtall: Antall ansatte: Ved utgangen av 2015 var det 77 ansatte. Kjønnsfordeling: 43 menn og 34 kvinner. Antall brukerinstitusjoner av FS: Ved utgangen av 2015 var det 40 brukerinstitusjoner. Antall institusjoner har gått ned fra 51 i 2014 grunnet institusjonssammenslåinger. Antall brukerinstitusjoner i SO: Ved utgangen av 2015 var det 43 universiteter og høgskoler som var med i det samordnede opptaket. Statlig finansiering: For 2015 var det bevilget 34 800 000 kr til FSAT. Inntekter fra kontingenter, utviklingstjenester og driftsinntekter: ca. 50 000 000 Øremerkede bevilgninger: ca. 12 000 000 8
III. Årets aktiviteter og resultater (Hovedkapittelet, resultater, analyse og vurderinger av måloppnåelse. Omfanget tilpasses virksomhetens egenart. Resultatrapportering deles inn etter virksomhetsmål. Resultater på styringsparametre, analysere resultatene og gi en vurdering av måloppnåelsen. Hovedfunn i gjennomførte evalueringer skal omtales.) Styret for FSAT har valgt følgende hovedprioriteringer for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsbanken») I etterkant er det kommet til nye oppgaver som FSAT må løse i forbindelse med institusjonsfusjonene som skal gjennomføres i tiden fremover. I det følgende gis det status for hovedprioriteringer for 2015. Rapportering på hovedprioriteringene er delt inn etter vedtatte virksomhetsmål. 9
III.1. Virksomhetsmål 1 III.1.1. Styringsparametre Virksomhetsmål 1: FSAT skal levere raske, brukertilpassede tjenester med høy kvalitet til sine brukere. Kvantitative styringsparametre: Tilgang til tjenestene Gjennomføring av NOM-opptaket Kvalitative styringsparametre: Fagmiljøutvikling Brukerinstitusjonene skal lykkes med effektiv studieadministrasjon Rapportering på kvantitative styringsparametre: Andel nedetid for systemene som driftes av FSAT, herunder ikke planlagt nedetid på nettsøknaden i perioden 1. feb. 15. sept.: Det har i den gitte perioden ikke vært vesentlig nedetid for IT-systemene. Prosentvis andel av fremmøtte nye studenter som fikk tilbudet sitt i opptaket: 61% Prosentvis andel søkere som kunne saksbehandles på bakgrunn av elektronisk dokumentasjon: xx Vurdering I forhold til de kvalitative styringsparametrene: En vurdering av arbeidet med å utvikle miljøer som er robuste, er preget av lite sårbarhet, har høy kompetanse og har gode resultater innen studieadministrasjon og systemutvikling: Arbeidet med å utvikle robust miljø med kompetanse innen studieadministrasjon og systemutvikling vurderes som tilfredsstillende. I 2015 ble det etablert ny organisering av de tre sammenslåtte enhetene. Organisering i fire seksjoner: forvaltning, utvikling, kompetansevurdering og stab har styrket organisasjonen og legger godt til rette for videre arbeid med kompetanseutvikling. En vurdering av arbeidet med å forenkle, standardisere og effektivisere arbeidsprosesser ved hjelp av digitalisering av arbeidsprosesser og teknisk integrasjon av saksbehandlingssystemer: Arbeidet med å digitalisere arbeidsprosesser vurderes som tilfredsstillende. FSAT har utviklet og 10
satt I produksjon flere omfattende tjenester som bidrar til å forenkle, standardisere og effektivisere arbeidsprosesser ved brukerinstitusjonene. Noen eksempler på dette er: utvikling av ny nettsøknad for søkere, integrasjon med digitale eksamens-systemer, produksjonsseting av ny StudentWeb, ny SøknadsWeb, kravspesifisering av saksflytsystem for FS, og videreutvikling av Studentbevisappen. En vurdering av arbeidet med gevinstrealiseringsaktiviteter for brukerinstitusjonene: Arbeidet med gevinstrealiseringsaktiviteter vurderes som tilfredsstillende. Alle tjenestene omtalt I avsnittet ovenfor sørger for betydelig ressursbesparelse i studieadministrative tjenester ved brukerinstitusjonene. Noen eksempler: Studentbevisapp sørger for besparelse rundt 10 mill pr år. Forventede gevinster ved implementering av saksflytsystem er: ved å sterkt redusere/eliminiere papirer fra saksflyten dreier det seg fort om innparte kostnader i hundretusenkronersklassen for mellomstore læresteder, og millionklassen på de største. Eksempelvis regner UiO med å spare 1,6 millioner årlig ved å eliminere utskrift av forsideark på alle skrivere. III.1.2. Hovedprioriteringer Følgende hovedprioriteringer for 2015 støtter FSATs Virksomhetsmål 1: - Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 - Ferdigstille SO 3.0-prosjektet - Forvalte FS - Videreutvikle FS i henhold til plan - Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 Hovedopptak, suppleringsopptak og etterfyllingsopptak: Hovedopptaket ble gjennomført uten større problemer og etter fastsatte frister, det samme med øvrige opptak. I hovedopptaket ble det gitt 88984 tilbud (84810 i 2014) som ga 59993 JA-svar (57664). For suppleringsopptaket var tallene 5568 (5557) og 3525 (3400). For første del av årets opptak ble således en større andel av tilbudene gitt allerede i hovedopptaket, slik tendensen også var i fjor. Frem til 21. august er det gitt 110085 tilbud totalt (inkl. ledige studieplasser) til 53788 studieplasser, mot 104761 og 52889 i 2014 (sluttall). Ledige studieplasser: Det er registrert 7918 (7542 ved sesongslutt i fjor) søkere til ledige studieplasser med totalt 20635 studieønsker (19556 til samme dato i 2012). 2402 av disse søkerne (2559) søkte ikke ordinært innen 15. april. Det er per dato gitt 14510 (14447) tilbud på ledige studieplasser som har gitt 4438 (4412) JA-svar Vitnemålsbehandling: Sjekk av elektroniske vitnemål avdekket at det er uklarheter i regelverket for føring av vitnemål for videregående opplæring, og som resultat av dette er det noe ulik praksis 11
lærestedene i mellom med hensyn til godkjenning av yrkesfaglige vitnemål for bruk i kvoten for førstegangsvitnemål. Forholdet ble tatt opp med lærestedene og vil bli fulgt opp ytterligere på opptaksseminaret i høst. FSAT har ansvar for likebehandling av søkerne, uansett hvilket lærested de blir saksbehandlet ved. KD ble holdt orientert om saken. Avvik med hensyn til personopplysninger: Det er ikke meldt om avvik vis a vis bestemmelsene i personopplysningsloven. Avvik med hensyn til tilgjengelighet: Det har ikke vært vesentlig nedetid for IT-systemene. Søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering: FSAT behandler søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og vurderer generell studiekompetanse og spesielle opptakskrav for søkere som ber om særskilt vurdering av søknaden sin. I år var det 3435 søkere med utenlandsk, ikke-nordisk utdanningsbakgrunn, mens antallet i 2014 var 3149. 2625 hadde krysset av for særskilt vurdering. Dette er en økning fra 2014 da tallet var 2434. Disse søknadene er komplekse og kan være tidkrevende å behandle, men saksbehandlingen ble gjennomført i henhold til oppsatt plan. Kompetansevurdering: FSAT har behandlet til sammen 4216 søknader. De landene fordelt på de ulike regionene som har flest søkere er Frankrike (108), Tyskland (110), Polen (146), Russland (159), Ukraina (111), USA (138), Brasil (43), Eritrea (62), Etiopia (53), Filippinene (117), Kina (67), Iran (86), Australia (22), Palestina (20) og Syria (20). Seksjonen behandler søkere med utdanningsbakgrunn fra svært mange land i verden. Fra land som Tadsjikistan, Armenia, Haiti, Barbados, Paraguay, Panama, Liberia, Zambia, Burundi, Guinea-Bissau, Benin, Kambodsja, Malaysia, Taiwan, Myanmar, Oman, Yemen, De forente arabiske emirater er det få søknader. Selv om det er få søkere fra enkelte land er det krevende å sette seg inn i alle skolesystemer og vurdere disse opp mot det norske utdanningssystemet, poengberegne og rangere søkerne. FSAT arbeider derfor kontinuerlig med å utvikle vurderingshåndbok med omregningstabeller for flest mulig land. Arbeidet med dette foregår primært i perioden septembermars. Opptaksperioden er hektisk og FSAT mottar en rekke henvendelser både på telefon og e-post fra søkerne og de ulike lærestedene. Videre bistår FSAT lærestedene i behandlingen av enkeltsøknader dersom de ber om dette. Brutt ned på regioner er tallene slik, se tabell under. Region 2015 2014 Norske/særskilt vurdering 2196 Norske steinerskole 437 461 Vest-Europa 457 455 Norden 69 46 Øst-Europa og tidligere Sovjet 844 725 Amerika 280 294 12
Afrika 304 242 Asia 552 485 Oseania 23 10 Midt-Østen/Tyrkia 92 82 Internasjonale utdanninger EB/IB 22 23 Sum 4216 I perioden fra april til september behandler FSAT ikke vurderingssaker, men FSAT mottar en rekke saker som behandles straks opptaket er over. I denne perioden i år har det kommet inn ca. 100 saker. I opptaksperioden sendes det ut kvitteringsbrev de som henvender seg, med beskjed om at saken blir behandlet så snart FSAT er ferdig med opptaket. Omregningsutvalget har hatt ett møte i høst. Det har vært avholdt møter i utvalgene: Nordenutvalget, Dispensasjonsutvalget, Brukerstøtteutvalget. Utvalgene er sammensatt av medlemmer fra lærestedene og FSAT. Det har videre vært avholdet et møte i GSU-gruppen som både består av medlemmer fra FSAT og NOKUT. FSAT er bidragsyter på kurs i godkjenningsordninger for utenlandsk utdanning i regi av Integreringsog mangfoldsdirektoratet (IMDi). Dette er en kursrekke over to dager på seks ulike steder i Norge. Samordna opptak var i utgangspunktet ikke inkludert i denne opplæringen, men vi meldte vår interesse og fikk være med. Dette betyr at kursmateriell/kurshefte måtte utarbeides, samt at et kursopplegg ble laget i sommer. Dette tok en del tid og ressurser i den mest hektiske opptaksperioden. Nasjonal klagenemnd FSAT har sekretærfunksjonen for Nasjonal klagenemnd for opptakssaker. Så langt i år har det kommet inn 80 klagesaker. 68 av disse ble behandlet på nemndas møte i september. Kun en fikk medhold, en sak ble utsatt i påvente av mer informasjon og en sak ble avvist. Felles klagenemd FSAT har sekretariatsfunksjonen for Felles klagenemnd. Felles klagenemnd behandler klagesaker på vedtak fattet i medhold av lov om universiteter og høyskoler (uhl.) 4-7 til 4-10. Fra og med 1. juni fikk Felles klagenemnd også ansvaret for å behandle klager på avgjørelser fattet av universitet eller høyskoler etter offentliglova. I løpet av 2015 fattet Felles klagenemnd vedtak i 78 saker. Underinstansens vedtak ble stadfestet i 67 saker. (I to saker ble underinstansens vedtak opphevet og I fem saker fikk klager delvis medhold. Felles klagenemd omgjorde også to av sine tidligere vedtak og avviste to saker. ) 13
Ferdigstille SO 3.0-prosjektet Prosjektet SO 3.0 har pågått i 3 år og ble avsluttet i hovedsak i henhold til plan (30. juni). Det gjenstår fortsatt litt arbeid før systemet kan settes i produksjon. De sentrale oppgavene i systemet er: Søknad om opptak (søknadsprosessen). Etablere en velfungerende søknadsportal. Arbeid med å ferdigstille denne pågår. Nettsøknaden skal åpne for søkere 1. februar. Forvaltning av opptak, studier og institusjon. Støttetjenester for læresteder og forvaltning ble satt produksjon i november. Dokumentasjon (Opplasting, informasjon, meldingstjenester). Digitalisering mot søkere. Muliggjør å redusere papir i saksbehandlingen. Arbeid med dette pågår og skal være ferdig innen 1. februar når nettsøknaden åpner. Grensesnitt for Samordna opptak for å forvalte søkere («Baksiden»). Støttetjenester for læresteder og forvaltning ble satt i produksjon i november. Synkronisering av data mellom gammelt og nytt miljø. Arbeid med dette pågår, og må fungere i løpet februar 2016. Testing. Det er klargjort for testing som skal utføres når driftsmiljøet er etablert. Testing vil avdekke eventuelle feil som må rettes innen 1. februar. Etablere driftsmiljø. Arbeid med dette pågår. Deler av systemet ble satt i produksjon i november, systemer som gjelder nettsøknad og dokumentopplastning må fungere tilfreddstillende innen 1. februar, og skaleres slik at de takler belastning rundt søknadsfristen 15. april og åpning av ledige studieplasser 20. juli. Arbeidet følges tett opp med interne statusmøter hver fjortende dag, og hyppig kontakt med USIT drift om etablering av driftsmiljø. Både utvikling og testmiljø for søkerportal og støttetjenester er nå på plass og arbeidet med produksjonsmiljø vil være prioritert fremover. I forbindelse med etableringen av testmiljø har testing blitt igangsatt og vil fortsette. Videre prioriteringer vil være å ferdigstille nødvendig funksjonalitet for gjennomføring av opptak. 14
Utfordringer vil fremover være ferdigstillelse av tjenester, testing og kvalitetssikring. Arbeidet med å ferdigstille alle deler av systemet vil fortsette i 2016. Det er også behov for modernisering av flere systemer innenfor tjenesten Samordna opptak enn de delene som har inngått i SO3.0. Forvalte FS FS-kontaktforum. Arbeidet med planlegging av FS-kontaktforum våren 2016 har startet. Det blir et seminar hvor alle tidligere deltakere fra fusjonerte institusjoner inviteres. FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper. Det ble avholdt fem møter i FS-Planleggingsgruppe for FS. Det ble i tillegg avholdt møter i følgende ekspertgrupper: gruppen for StudentWeb har hatt tre møter, gruppen for Doktorgradsmodulen har hatt to møter, gruppe for Etter- og videreutdanning har hatt ett møte, gruppe for Undervisningsmodulen har hatt to møter. Det ble i tillegg avholdt ett to-dagers møte og ett heldagsmøte i prosjektgruppen for STAR. Fusjoner. Fusjonsprosjektet går i henhold til plan. Det har blitt gjennomført vellykede prøvefusjoner. Det ble avholdt et todagers seminar i mai. Arbeidet med prosjektet for flytting av drift av NTNU fra NTNU til USIT ble fullført i juni. Arbeidet går utover ordinære driftsoppgaver i FSAT. Gruppe for FSstøtte er sterkt berørt av arbeidet og det vurderes tilsettinger i gruppen for å kompensere frikjøp av ressurser som er satt av til prosjektledelse av fusjonsarbeidet. Drift av FS. FSAT overtok driftsansvar for FS fra 1.1.2014. Det var vært avholdt 13 ordinære møter med USIT angående driften av FS og applikasjoner. Omfanget og kompleksiteten i driftsleveransene stiller krav til kundeforholdet mellom FSAT-USIT. For å profesjonalisere kundeforholdet har FSAT nedsatt en arbeidsgruppe bestående av medarbeidere fra ulike deler av FSAT for å foreslå nødvendige tiltak. Arbeidet i gruppen fortsetter i 2016. Kontakt med andre aktører. Sekretariatet har jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. Videreutvikle FS i henhold til plan I 2015 ble en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilt og produksjonssatt. Dette omfatter Studentweb, Fagpersonweb, Søknadsweb, STAR og undervisningsmodul. Det ble i tillegg arbeidet kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 var det spesielt fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST ble tatt i bruk ved flere institusjoner. I tillegg ble det tilbudt tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. 15
Generelt Prioriteringen i 2015 var: Generell drift Bistand i arbeidet med fusjoner, som skal ferdigstilles rundt 1.4.2016. Studentweb i full produksjon EMREX og Vitnemålsbanken Arbeidet med integrasjoner gikk som normalt, det samme gjelder Studentweb og Søknadsweb. De oppgavene som ble prioritert er oppgaver som gjelder dokumentasjon, brukerstøtte og spesifikasjoner. Dette gikk i noen grad utover utvikling av web-applikasjoner, da mer av spesifikasjonsarbeidet måtte gjøres av utviklerne. Fusjonsarbeidet omhandler mye databasekompetanse, og dette forsinker arbeidet med innføring av UTF-8 og ny undervisningsmodul. De enkelte aktiviteter Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging): Integrasjon med digitale eksamenssystemer benyttes nå av flere institusjoner, og tjenesten er stabil. Det er spesifisert og utviklet et grensesnitt for tilbakeføring av informasjon til FS fra det digitale eksamenssystemet. Dette gjelder informasjon om oppmøte til eksamen og sensur. Grensesnittet ble ferdigstilt våren 2015, og er satt i produksjon for flere eksamener høsten 2015. Dette inkluderer tilbakeføring av resultater fra eksamenssystemet. Løsning for å be om begrunnelse og klage på eksamen vil være videreutvikling av Studentweb. Også for dette er det spesifisert et grensesnitt for videreformidling av begrunnelse og klage til sensursystem/eksamenssystem. Arbeidet går etter planen. Studentweb: Ny Studentweb ble satt i produksjon i desember 2014 ved tre institusjoner. Innføringen ved disse institusjonene har vært vellykket, og tilbakemelding fra studentene har vært svært gode. I starten av året har det vært jobbet med feilretting og forbedring av applikasjonen. Per 31. januar 2015 har 38 institusjoner har tatt i bruk applikasjonen, og det er mål om utfasing av gammel Studentweb innen utgangen av mars 2016. Feilretting og forbedring av ny Studentweb har førsteprioritet i teamet som utvikler denne applikasjonen. Etter sommeren er det også utviklet ny funksjonalitet i Studentweb, som ny bestillingsmodul og funksjonalitet for søknad om godkjenning. Søknadsweb: Ny Søknadsweb er helt nyskrevet, og baserer seg på nytt grafisk (universelt) design. Applikasjonen er mer brukervennlig og inneholder en del ny og etterspurt funksjonalitet. Applikasjonen ble satt i pilotproduksjon ved 10 institusjoner høsten 2015. Den gamle applikasjonen fases ut februar 2016. EVUweb: Det er i første tertial arbeidet med kravspesifikasjon for EVUweb, og overordnede krav er i hovedsak på plass. Det vil arbeides videre med detaljer for løsningen. Utvikling av ny EVUweb vil ikke starte før StudentWeb er i full produksjon, tidligst høsten 2016. Studentmobilitet EMREX: FSAT er ansvarlig for utviklings- og standardiseringsaktivitetene i EMREX. Alle felleskomponenter for EMREX ble ferdig utviklet i god tid før sommeren 2015. FSAT fullførte første versjon av Vitnemålsbanken høsten 2015, som vil inngå i EMREX-nettverket. Parallelt med 16
dette har Studentweb fått funksjonalitet der studentene kan benytte EMREX for å levere resultater fra andre land. Institusjonene er forberedt på Field Trial, som vil starte i februar 2016. Arbeidet følger i hovedsak planen. Studieplaner i FS: FS har en webapplikasjon for Emneplanlegging på nett (EpN), hvor en kan administrere opprettelse og vedlikehold av emner. Det er planlagt utvidelse av denne til også å opprette og vedlikeholde studieprogram. Saksflytsystem: Høsten 2015 ble det arbeidet med kravspesifikasjon, inklusive grensesnitt, for saksflytsystemet. Utvikling av denne starter februar 2016. Arbeidet er noe forsinket, skulle utviklingen skulle opprinnelig starte i november. Integrasjon med P360: FSAT har hatt en ekspertgruppe for arkiv siden ca. 2010. Gruppen har både representanter fra institusjoner som bruker Ephorte og Public360. Integrasjonen med Public 360 har kunnet levere kontakter fra FS til P360 ganske lenge. Det er ca 2 år siden dette ble testet for de første institusjonene..uninett satte de første institusjonene i produksjon med P360 januar 2014 og brukte det meste av fjoråret og første kvartal i 2015 for å få ut P360 på institusjonene. Høsten 2014 støttet styringsgruppa for P360 (e.l.) i Uninett at integrasjonen skulle utvides med godkjenningssaker. Sommeren 2015 fikk FSAT klarsignal for at det var teknisk mulig å sende saker fra Godkjenningsmodulen til P360. Etter testing skal løsningen rulles ut til alle P360-institusjonene. Ekspertgruppe for arkiv har tidligere ment at overføring av opptakssaker er det mest aktuelle området for utvidelse av integrasjonen. Integrasjon med TimeEdit: Spesifikasjon ble laget i 1 tertial, og integrasjon ble utviklet i 2. tertial 2015. Løsningen kan settes i produksjon når den er testet ut ved noen institusjoner. Å få gjennomført testing ved institusjoner har tatt mer tid enn antatt. Det trengs nye testinstitusjoner da eksisterende testinstitusjon er fusjonert inn i ny institusjon. Arbeidet videre med testing tidlig i 2016. Integrasjon med kortsystemer: Integrasjonen er utviklet, men ikke tatt i bruk av noen institusjon enda. Løsningen er utviklet for å forenkle arbeidet institusjonene har med å føre inn bilder av studenter i FS, noe som bør gjøres for å utnytte Studentbevisappen best mulig. Integrasjon med folkeregisteret: Det er utviklet en generell tjeneste for integrasjon med folkeregisteret i regi av SO3.0, og denne løsningen vil også benyttes av FS. Det arbeides med å avklare mulighetene for å bruke folkeregisterdata, og hvilke avtaler som må på plass for å gjøre dette. Integrasjonen er ikke fullført i 2015. Pilottjenester for Connect: FS har deltatt i pilotprosjekt for Connect, og før sommeren 2015 kom det på plass flere tjenester fra FS side. Høsten 2015 ble det lagt til integrasjon mot alumnisystemer som tilbys vis Connect. Piloten avsluttes mars 2016, når tjenesten går over i produksjon, med navnet Dataporten. Arbeidet går etter planen. Ny betalingsmodul: Det er avholdt et større møte høsten 2015 om betalingsmodulen. Det var stor interesse for å videreføre funksjonalitet med reskontro for studentinnbetalinger innenfor FSsystemet. Arbeid med nyutvikling starter tidligst høsten 2016. 17
Studentbevisapp: Løsningen ble videreutviklet før sommeren, og tilbudt alle institusjoner. App en ble også sikkerhetstestet før sommeren. Løsningen har så langt vært driftet av HIOA, og det er ønskelig å beholde denne driftsløsningen inntil en kan få en permanent løsning f eks i den nye UH-skyen. I dag kjører deler av løsningen i Microsoft Azure (Irland). Det arbeides med avtaler for videreutvikling og drift av tjenesten. Pr 31. desember 2015 har 37 institusjoner tatt i bruk app en. Informasjonsarbeidet: FSAT skal arbeide videre med å synliggjøre hva som skal utvikles og status på de ulike aktiviteter. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST NVB NVB har hatt mange ulike aktiviteter i 2015. I 2015 startet vi arbeidet med konsekvensutredning knyttet til NVB og laget SWOT-analyse. Vi har i 2015 arbeidet med å få identifisert avvik i NVB. Dette arbeidet er ikke sluttført. NVB arbeidet med utredninger knyttet til regler for fagsammensetning og føring av vitnemål samt problemstillinger knyttet til innsamling og bruk av elektroniske vitnemål. NVB har gjennomført opplæring av brukere på nasjonale samlinger og i flere fylker. I 2015 lanserte NVB 4 nye versjoner av kontrollprogrammet for vitnemål for videregående opplæring. Kontrollmotoren ble oppdatert med nye regler vedtatt av Utdanningsdirektoratet (UDIR). Disse regelendringene gjelder både nye programområder, nye fag, endringer i fag- og timefordelingen og endringer i føringsreglene. Vi har vært i kontakt med UDIR om endringene i regelverket og tolkingen av samme. NVB har gitt Utdanningsdirektoratet innspill til deres arbeid med regelverket for fag- og timefordeling for de nye utdanningsprogrammer som er fastsatt av KD. Vi har utarbeidet statistikk som kan bidra til å vurdere effekten av skjerpede fagkrav eller karakterkrav. Vi jobbet med oppfølging av behandling søkere med elektroniske vitnemål i opptaket. NVB laget rapporter som viste elektroniske vitnemål for NOM-2015-søkere med både feil, men også gyldige avvik fra reglene (dispensasjonsvitnemål og forsøksvitnemål) som likevel ikke ble benyttet i saksbehandlingen. Vi utarbeidet instrukser for hvordan slike vitnemål skulle behandles. Det oppstod spesielle utfordringer som ble fulgt opp: 18
- en utfordring knyttet til annulleringer i NVB og utilstrekkelig informasjon om annullerte vitnemål til søkerne. NVB måtte håndtere uvanlig mange henvendelser fra både skolene, søkerne, deres representanter, opptakskontorer og media. - En utfordring knyttet til behandling av søkere i NOM 2015 med en spesiell føringsfeil. Vi har dessverre ikke hatt ressurser til å reimportere alle KL-vitnemål, et arbeid som skulle sikre bedre datakvalitet i NVB. Konsekvensen er at elektroniske vitnemål som inneholder feil fortsatt vises som gyldige for elever i vis-vitnemål-tjenesten, for søkere i den nye søknaden og for videregående skoler i NVB-web. Unntaket er 141 vitnemål fra 71 videregående skole som inneholder en spesiell type føringsfeil som ble avdekket sommeren 2015 og som ble fulgt opp manuelt ved direkte kontakt med fylkene, skolene og Utdanningsdirektoratet. NVB startet arbeidet med ny GREP-import. Kontrollmotoren og importprogrammet i NVB baserer seg på basisdata (for eksempel fagkoder, programområdekoder og merknadskoder) fra UDIRs kodedatabase GREP. I perioden fra 17. september til 23. november ble denne kodebasen fullstendig omskrevet, og den løsningen vi har brukt for henting av data ble skrudd av. Konsekvensen er at inntil vi har fått utviklet en ny løsning for GREP-import, er det ikke mulig å hente data som er nyere enn fra 17. september. Arbeidet med ny GREP-import er i gang, og det er avholdt et møte med UDIR om dette. Vi har fått spesialeksporterte filer fra UDIRs GREP, og skal i gang med å teste ut hva vi trenger i eksport fra nye GREP for å kunne ta det i bruk. GAUS I 2015 ble rutinebeskrivelser for registrering av godkjenningssaker i Godkjenningsmodulen og for rapportering til GAUS ferdigstilt. Ekspertgruppen for GAUS og godkjenningssaker hadde møte 2. juni 2015. Det ble gjort noen mindre justeringer i GAUS-applikasjonen. Det ble i tillegg jobbet med å utrede behov for oppdatering av Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning for å sikre hjemmelsgrunnlaget for avlevering av data fra FS til GAUS. RUST RUST ble tatt i bruk i oktober 2014. Kunnskapsdepartementet har sendt ut på høring Forskrift om register for utestengte studenter RUST. Frist for høringssvar var 26. juni 2015. Det har vært en medieoppmerksomhet rundt funksjonalitet i RUST og konsekvenser for studenter. III.2. Virksomhetsmål 2 III.2.1. Styringsparametre Virksomhetsmål 2: FSAT skal være tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med sektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. 19
Kvantitative styringsparametre: Deltakelse i relevante samarbeidsfora Kvalitative styringsparametre: Samarbeid med sektorinterne aktører Samarbeid med eksterne aktører Rapportering på kvantitative styringsparametre: Antall kurs og konferanser der FSAT har vært bidragsyter: Utvalgte tall: Seksjon for utvikling: - EUNIS: 3 presentasjoner, inkl. abstrakts - Groningen declaration: 1 presentasjon, inkl. paper - Nordlys: 1 presentasjon - Utdanningskonferanse i den Haag: 1 presentasjon - Diverse presentasjoner som gjelder EMREX-prosjektet - Flere presentasjoner på Sikker oktober - Presentasjoner på nasjonale seminarer som gjelder digital eksamen, Feide connect, studieinformasjon generelt. Seksjon for kompetansevurdering: - Regionalseminar opptak for Sør-Østlandet, Vestlandet og Nord-Norge, alle i april 2015. Seminarene går over to dager. - NOKUTs konferanse om utenlandsk utdanning 24.-25 november - IMDi kurs om godkjenningsordninger utenlandsk utdanning - kurs høsten 2015 i Oslo, Bergen, Kristiansand, Gjøvik, Tromsø (2 dagers kurs) - Akademisk dugnad for flyktninger UiO desember 2015 - Informasjon til elever ved den norske skolen i Spania - Informasjon til norske elever i Frankrike Vurdering I forhold til de kvalitative styringsparametre: En vurdering av arbeid med å gjennomgå dagens samarbeidsorganer og vurdere oppretting av overordnet strategisk organ for studiedirektører. Arbeidet vurderes som tilfredsstillende. Det har i 2015 vært prioritert å avklare om det skal opprettes et organ for studiedirektører. Det er avklart at prioritering av FSATs tjenesteportefølje diskuteres på studiedirektørmøte på vårparten. En vurdering av arbeid med eksterne aktører herunder Samhandlingsforumet. Arbeidet vurderes som tilfredsstillende. FSAT har I 2015 vært en synlig aktør I UH-sektor og 20
samarbeidet med flere eksterne aktører i UH-sektor i ulike sammenhenger: UNINETT (bl.a. prosjektsamarbeid om digital eksamen), NOKUT (bl.a. videreutvikling av GAUS), NSD (bl.a. videreutvikling av STAR), BIBSYS (bl.a. løpende forvaltning av ITAR). III.2.2. Hovedprioriteringer Følgende hovedprioriteringer for 2015 støtter FSATs Virksomhetsmål 2: - Utarbeide en strategi for det nye senteret - Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå - Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Utarbeide en strategi for det nye senteret Strategien for FSAT ble utarbeidet i utgangspunktet i det overordnete målet for FSAT slik det er formulert av Kunnskapsdepartementet, oppgaver gitt FSAT gjennom vedtektene, og noen overordnete fokusområder identifisert av styret gjennom SWOT-analysen. Utkastet ble presentert for Administrasjonsutvalget i UHR, FS-planleggingsgruppe, samling for IT-direktører i BOTT-samarbeidet, FSATs opptaksseminar, UHRs Studieadministrativt utvalg, Samhandlingsforum, UHRs Utdanningsutvalg og alle ansatte i FSAT. Strategien operasjonaliseres og implementeres i løpet av 2016. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå Det har gjennom arbeidet med strategien blitt diskutert med ulike aktører om det skal opprettes et samarbeidsforum på overordnet nivå for å foreta hovedprioriteringer. Studiedirektørmøtet ønsker at det i stedet blir tatt som et tema på deres møte vårparten, slik at deres innspill kan tas med i budsjettarbeidet som gjøres på høsten. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale CRIStin For CRIStin 2.0-prosjektet har hovedfokuset i 2015 vært utarbeidelse av et API for systemintegrasjon med portalen SPREK og Biobankregisteret samt tilpasning av prosjektkatalogen til å støtte helseprosjekter og utvidelse av datamodellen for registrering av infrastrukturer. APIet er klart til produksjonssetting i februar 2016. 21
Det andre hovedområdet for CRIStin-utviklingen i 2015 har vært å få på plass et nytt design for webapplikasjonen CRIStin 2.0. I samarbeid med konsulentfirmaet NetLife Research har vi utarbeidet en ny styleguide som inkluderer en ny grafisk profil og et nytt mønster for interaksjonsdesign. Implementasjonen av dette er påbegynt, men hovedtyngden av arbeidet er flyttet til 2016 pga prioriteringen av det nye APIet for integrasjon med andre systemer. CRIStin har forvaltningsansvaret for Nora-tjenesten og oppdraget med videreutvikling og vedlikehold av denne tjenesten er lagt til CRIStin-utvikler i FSAT. I løpet av 2015 har arbeidet i hovedsak dreid seg om å få produksjonssatt Nora-tjenesten og kartlagt behovet for videreutvikling. Løpende oppgaver har vært vedlikehold av databaser, webapplikasjonene og webservicene som er i produksjon i form av utvidet eller endret funksjonalitet, feilrettinger, datakonverteringer, datarydding, uthenting av rapporter, samt arbeid i forbindelse med oppgraderinger av servermiljøene. ITAR Det er i 2015 jobbet med omlegging av importtjenesten fra kilden ISI World of Science til Scopus fra Elsevier. Arbeidet med omskriving av hele ITAR-applikasjonen til ny teknisk plattform er i ferdigstillelsesfasen og planlagt produksjonssatt til sommeren 2016. Applikasjonen har fått det nye navnet PIA. Løpende oppgaver har vært drift av importtjenesten og import av data om publikasjoner fra bibliografiske datakilder (Norart, Scopus og Bibsys). STAR STAR (Statistikk, analyse og rapporter) er en rapport- og statistikkløsning for studiedata. Hovedformål med STAR er å støtte institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet ved å tilby standardrapporter og tilrettelegge for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter. Løsningen gir ledelsesinformasjon i form av standardiserte rapporter og muligheter for å kople studiedata i rapporter som kan støtte ledelsen i strategiske beslutninger om studiegjennomføring, frafall og mobilitet. STAR-prosjektet har vært gjennom følgende hovedfaser: - Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter (juli 2010 mars 2012) - Utarbeidelse av kravspesifikasjon og anskaffelse av rapportverktøyet (april 2012 - juni 2014) - Etablering av drift, implementering og utrulling (juni 2014 - august2015) - Anbefaling for videre utvikling og organisering av rapport- og statistikkløsningen (høsten 2015) Prosjektgruppen for STAR har levert sin sluttrapport av 5. januar 2016 med anbefaling for videre utvikling og organisering av rapport- og statistikkløsningen. 22
Datavarehus hadde gjennom 2015 to medlemmer i STAR-gruppen. Løsningen ble prøvd ut av FSsuperbrukere i en pilotfase ved institusjonene høsten 2015. Datavarehusgruppen ga høsten kurs til læresteder som ønsket det. Datavarehus for økonomidata for UiO og UiB Datavarehus har en datavarehusløsning for Universitetet i Oslo (UiO) og Universitetet i Bergen (UiB) for flere av deres systemer. For økonomi har datavarehus vedlikeholdt eksisterende løsning som gjelder data for eiendom, økonomi, innkjøp, budsjett og lønnstransaksjoner. I tillegg har datavarehus forberedt styringsgruppemøter og bistått UiO og UiB i deres evaluering av verktøyet Tableau. Dette arbeidet ble avsluttet med en rapport i desember 2015. Beslutning om videre satsing er planlagt tidlig i 2016. Datavarehus gjennomførte våren en oppgradering av plattform som gjelder infrastruktur og nødvendige oppgraderinger. Den første delen ble avsluttet i juni. Siste oppgradering ble utført mot slutten av året (databaseoppgradering). III.3. Virksomhetsmål 3 III.3.1. Styringsparametre Virksomhetsmål 3: FSAT skal ha effektiv forvaltning av virksomheten, kompetansen og ressursene i samsvar med sin overordnet mål. FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. FSAT skal legge vekt på å unngå dobbeltarbeid og gjenbruke løsninger der dette er mulig. Kvantitative styringsparametre: Resultat for virksomheten Kvalitative styringsparametre: Langsiktig økonomisk planlegging i virksomheten Fjerne tidstyver i virksomheten Rapportering på kvantitative styringsparametre: Resultat for virksomheten samt en vurdering av arbeidet med å oppnå resultater som samsvarer med budsjett: Resultatet ved årsavslutning for FSAT viste større overskudd enn beløpet estimert ved avslutning for 2. Tertial. For detaljert kommentar til årets resultat, jf. Kapittel VI. Årsregnskap. 23
Vurdering I forhold til de kvalitative styringsparametre: En vurdering av arbeidet med langsiktig økonomisk planlegging og hvordan institusjonen skaper og benytter økonomisk handlingsrom til å nå målene for institusjonen: Arbeidet med langsiktig økonomisk planlegging vurderes som tilfredsstillende. FSAT har i 2015 hatt veiledning og tett dialog med økonomisk rådgiver fra USIT ved Universitetet i Oslo. Det ble utarbeidet ny liste over tiltak som skal benyttes i arbeidet med budsjett og regnskap. FSAT vil fortsette den tette dialogen med UiO for å sørge for bedre muligheter til å utnytte økonomisk handlingsrom. En vurdering av arbeid med å forbedre prosedyrer i det daglige arbeidet og tiltak som gir konkrete effekter for brukerne (forenkle rutiner, bruk av klart språk). Arbeidet med å forbedre prosedyrer og rutiner vurderes som tilfredsstillende. Etter at den nye organisasjonen var på plass fra 1. juli, startet arbeid med å samordne senterets administrative oppgaver. Arbeidet med dette vil fortsette i 2016. Oppfølging av digitaliseringsrundskrivet: FSATs har utviklet integrasjon med reservasjons- og kontaktregisteret for brukerinstitusjonene. III.3.2. Hovedprioriteringer Følgende hovedprioriteringer for 2015 støtter FSATs Virksomhetsmål 3: - Utarbeide en strategi for det nye senteret - Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Utarbeide en strategi for det nye senteret Strategien for FSAT ble utarbeidet i utgangspunktet i det overordnete målet for FSAT slik det er formulert av Kunnskapsdepartementet, oppgaver gitt FSAT gjennom vedtektene, og noen overordnete fokusområder identifisert av styret gjennom SWOT-analysen. Utkastet ble presentert for Administrasjonsutvalget i UHR, FS-planleggingsgruppe, samling for IT-direktører i BOTT-samarbeidet, FSATs opptaksseminar, UHRs Studieadministrativt utvalg, Samhandlingsforum, UHRs Utdanningsutvalg og alle ansatte i FSAT. Strategien operasjonaliseres og implementeres i løpet av 2016. 24