Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref.: 2016/9297 MEH022 Dato: 18.11.2016 Saksnr: M 27/16 SAK M 27/16 Til: Museumsstyret Møtedato: 1. desember 2016 Forslag til budsjettfordeling 2017 for Tromsø Museum - Universitetsmuseet Tromsø Museum Universitetsmuseets (TMU) største verdi er de ansatte innenfor alle de ulike ekspertiseområder de besitter. Årets besøkstall for alle enheter er svært gode, museumsbutikkene har høye salgstall, flotte nye utstillinger er åpnet, og mange fine arrangementer er avholdt. TMU er fortsatt i en bølgedal når det gjelder forvaltningsarkeologiske prosjekter, noe som fører til lav inntjening. Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen videreføres, og TMU må også i 2017 spare kr 540 000. Grunnbevilgningen over statsbudsjettet ble behandlet i universitetsstyret 24. november 2016 i Sak S 61/16 Budsjett 2017 fordeling av rammer. Budsjettet legges fram sammen med tall fra revidert budsjett 2016. Regnskapet 2016 legges ikke fram, da dette ikke er klart før etter årsskiftet. TMUs budsjett for 2017 er som følger: Totalt ble det fordelt 40,280 mill. kr. til TMU for 2017. Bevilgningen består av basisbevilgning, spesielle tildelinger, resultatbasert bevilgning og strategiske forskningsmidler. Den generelle basisbevilgningen er på 34,188 mill. i 2017. Dette er en økning på omlag 1,25 mill. fra 2016. Økningen kommer i hovedsak av at tildeling til MUSIT-kontingenten nå er lagt inn generell basis. Ellers består endring i basisbevilgning av lønns- og priskompensasjon på 0,649 mill., -54 000 kr i rammeendring, og fratrekk for avbyråkratisering på -0,541 mill. kr. Spesielle tildelinger er i 2017 0,3 mill. kr til drift av Polarmuseet. Den resultatbaserte tildelingen beløper seg til 1,880 mill. kr. Belønningen for publiseringspoeng og midler fra Norges Forskningsråd (NFR) utgjør til sammen 1,525 mill. kr. Resultatbasert tildeling er redusert med om lag 156 000 kr fra 2016 og kommer av lavere NFR-tildeling. I tillegg er det bevilget 4,212 mill. kr. i strategiske forskningsmidler. Av dette utgjør 3,544 mill. kr tilskudd til rekrutteringsstillinger. Det er bevilget 0,542 mill. kr. til vitenskapelig utstyr og 0,126 mill kr. til resultatbelønning av forskningsformidling. Utover dette har TMU for 2015-2017 fått tilleggsbevilgning på 2,1 mill. kr for å dekke kostnader til oppgradering av IT-arkitekturen i MUSIT. Budsjettet bygger på årsplan for perioden og strategiplan 2014 2020 for Tromsø Museum Universitetsmuseet (sak M 27/14 Godkjenning av ny strategi for Tromsø Museum Universitetsmuseet Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
2014-2020). Saksfremlegget inkluderer budsjettet til Polarmuseet der ramme for forbruk settes av inntekter og tilskudd. Avsetninger og interne forpliktelser Avsetninger er ubrukte midler overført fra tidligere år. I løpet av 2016 ligger det an til økning i avsetningene med ca 0,823 mill. kr. Prognosene tilsier at museet tar med seg om lag 12,297 mill.kr i ubrukte midler inn i 2017. Tallet er et estimat og endelige avsetninger vil fastsettes ved regnskapsavslutning i februar 2017. Dette tallet vil bli tatt med i revidert budsjett 2017. Av avsetningene er ca 4 mill. kr forbeholdt TellUs. Avsetninger til fremtidige stipendiatlønninger utgjør 2,2 mill. kr, og skyldes at finansiering til slike stillinger ofte kommer tidligere enn de faktiske tilsettingene er på plass. Det ble også i revidert budsjett 2016 satt av 2 millioner til lønn til nye ledere. De øvrige midlene er avsatt til interne forpliktelser og skyldes utsatt aktivitet. Det legges opp til en overbudsjettering for 2017 med 9,440 mill. kr. Avsetningene reduseres dermed tilsvarende, forutsatt at tidligere utsatte aktiviteter realiseres i 2017. Det betyr at avsetningene ved utgangen av 2017 forventes å utgjøre 2,856 mill. kr. Lønnskostnader Museumsstyret har tidligere vedtatt en handlingsregel som sier at faste lønnsforpliktelser ikke bør overstige nivået på årlig basisbevilgning. Dette innfris i 2017 budsjettet. I 2017 ligger basisbevilgningen an til å være 2,5 mill. kr. høyere enn de faste lønnsforpliktelsene. Dette er en betydelig forbedring fra tidligere år. Faste stillinger på Polarmuseet er trukket ut av beregningen da disse skal dekkes av driftstilskudd og inntekter ved Polarmuseet. Lønnskostnadene for faste og langtidsengasjerte stillinger, med unntak av rekrutteringsstillinger (stipendiater og post doktorer), utgjør 32,411 mill. kr. Totale lønnskostnader utgjør 81 % av de samlede inntektene ekskludert husleiekompensasjon (82% i 2016). I tillegg kommer lønn til kortidsengasjerte i forbindelse med øremerkede tiltak. Det er satt av 0,6 mill. kr. for å kompensere for lokale lønnsforhandlinger 2016, da resultatet for TMU er ukjent ved utarbeidelsen av budsjettet. TMU har to pensjonsavgang i 2017 som det per dags dato er kjennskap til. Det legges opp til nytilsetting i begge. Dekningsbidrag og egeninnsats Dekningsbidrag (DB) fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) er inntekter som skal dekke UiTs felleskostnader (driftskostnader bygg, infrastruktur etc.). Dekningsbidrag beregnes ved hjelp av UiTs standardsatser som er henholdsvis 230 kr., og 78 kr. pr. arbeidstime for vitenskapelig tilsatte og teknisk/administrativt tilsatte. DB-prognosen er knyttet til forventede eksterne tilskudd/bevilgninger, og dermed forbundet med usikkerhet. Hoveddelen av DB-inntektene kommer fra forvaltningsprosjekter (kulturminner). For 2017 beregnes inntekter på 3,358 mill. kr. Beregningen er basert på forventning om samme nivå som 2016 for forvaltningsprosjekter og beregnede inntekter fra påbegynte forskningsprosjekter. Dette er et forsiktig estimat, og bygger på en forventning om at vi vil ha et lavt aktivitetsnivå på eksterne prosjekter tilsvarende inneværende kalenderår. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Egenfinansiering av eksternt finansierte bidragsprosjekter krever at prosjektet har faglig interesse for UiT. Egenfinansiering skjer oftest ved at museet går inn i prosjektene med arbeidsinnsats, men også tilbakeføring av DB-inntekter er en del av egenfinansieringen. I realiteten betyr det at museet ettergir prosjektenes andel av felleskostnadene og/eller arbeidsinnsats. Egeninnsatsen for 2017 er budsjettert til 0,650 mill. kr. Dette inkluderer egenfinansiering av marinarkeologi- og bergkunstprosjekt, samt 100 000 kr. til Toppforsk prosjektet ECOGEN som vedtatt i revidert budsjett 2016. Forskningsmidler Deler av resultatbevilgningen på 1,880 mill. kr. viderefordeles til forskning. TMU mottar 18 596 kr. pr. oppnådde publiseringspoeng, 63 øre pr. eksterne krone tildelt fra EU, 16 øre pr. eksterne krone tildelt fra NFR og 3 øre pr. eksterne krone for øvrige tildelinger (vedlegg 2). Forskningsmidlene fordeles slik det er vedtatt i TMUs strategiplan og tidligere vedtak i museumsstyret. Alle vitenskapelig ansatte bevilges 5000 kr. pr. år For rekrutteringsstillingene tildeles 20 000 kr.pr. år i stipendiatperioden. Denne satsen er tatt ned fra 30 000 kr pr. år til 20 000 kr etter stipendiatenes eget initiativ. De resterende kr 10 000 pr. stipendiat samles i en søkbar pott, der stipendiater som behøver ekstra midler til undersøkelser kan søke. Med korte forskningsperioder er det avgjørende at stipendiater har tilgjengelige midler. For hvert publiseringspoeng får forskerne 10 000 kr. Med resultatmidler for publiseringspoeng pluss driftsmidler får forskerne et akseptabelt driftsbudsjett. Resultatandelen til forskerne for innhentede midler fra NFR/EU settes til 10 % av oppnådd resultatfinansiering. Seksjonsannuum tildeles et fast beløp på 6 000 kr. pr. årsverk. Hver seksjon har i tillegg fått 100 000 kr. Seksjonene får også resultatbelønning for publiseringspoeng som ikke kan fordeles til forsker (for eksempel stipendiater, postdoktorer, midlertidig ansatte mm). I 2017 fordeles 334 967 kr. til Seksjon for kultur og 332 092 kr. til Seksjon for natur. Sammen med overførte avsetninger fra 2016 vil seksjonene fortsatt ha midler til disposisjon til utvikling av seksjonene. Strategiske forskningsmidler er i 2017 beregnet til 1,152 mill. kr. Potten består av 0,892 mill. kr. til tildeling av forskningsmidler og utstyrsmidler etter søknad, 0,2 mill. kr. til videreføring av støtte for utenlandsopphold og 60 000 kr. til søkbar stipendiatpott. Satsningen med 75 000 kr. til forskningsgruppene innen biosystematikk videreføres og samisk forskning bevilges samme beløp. Det vil være av betydning å kunne gi økonomisk støtte i forbindelse med søknader til NFR og EU. TMU avsatte 200 000 kr. i 2013 til dette formål, og viderefører satsingen. Samlingsarbeid Store deler av lønnsmidlene (forskere, magasinforvaltere, avdelingsingeniører, gartnere med mer) samt deler av seksjonsannumene brukes til samlingsvirksomhet, som er et av museets hovedoppdrag. Dette er å anse som en stor økonomisk investering. TMU er aktiv deltaker i MUSIT (universitetsmuseenes felles IT-organisasjon) med representasjon i både koordinerings- og faggrupper. UiT dekker TMUs Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
avgift i MUSIT på 1,386 mill. kr og investerer i oppgradering av IT-arkitekturen. I revidert budsjett 2016 ble det avsatt 0,3 mill. kr. til samlingsarbeid. Det foreslås å tildele ytterligere 0,6 mill. kr. i 2017. Forskningskommunikasjon Midlene til Publikumsteamet og Forskningskommunikasjonsteamet følger oppgavene. Publikumsteamet tildeles 0,650 mill. kr. derav 150 000 kr. til vedlikehold av utstillinger. Forskningskommunikasjonsteamet tildeles 0,350 mill. kr. derav 50 000 kr. til skoletjenesten. I tillegg tildeles 0,5 mill. kr. til TellUs, som ferdigstilles i 2017. Det er videre budsjettert med henholdsvis 0,614 mill. kr. og 0,1 mill kr. i netto inntjening fra Museumsbutikken og Ottar. Polarmuseet Polarmuseets lønns- og driftskostnader dekkes av egne inntekter samt tilskudd fra UiT på 300 000 kr. Tilskuddet fra Troms Fylkeskommune er ikke fastsatt for 2017, men det tas forbehold om samme nivå som i 2016 da tilskuddet var på 1,030 mill. kr. Det ligger an til at Polarmuseet ved årsslutt 2016 vil ha kr 650 000 i ubrukte midler som disponeres til drift for 2017. Utstyrsmidler TMU får i 2017 en bevilgning fra UiT på 0,542 mill. kr. til vitenskapelig utstyr. Midlene plasseres inn i strategisk forskningspott og tildeles av ledergruppa etter søknad. Lønnsavsetninger Det foreslås i 2017 å sette av 1,650 mill.kr. til rekrutteringsstillinger for å dekke lønnskostnader som følger av at finansiering kommer tidligere enn tilsetting. Det foreslås videre å sette av 1,181 mill.kr til fremtidig lønn til ny ledelse. Oppsummering På grunn av rammekutt og reduksjon i inntekter fra de eksterne prosjektene, har TMU vært tvunget til å redusere lønns- og driftskostnadene i 2016 og 2017. Tiltak for å oppnå kostnadsreduksjoner har blant annet vært sammenslåing av personalkonsulent- og kontorsjefstilling, og ingen nytilsettinger etter pensjonsavganger i administrative stillinger. Tiltakene har hatt positiv effekt, og budsjettet for 2017 har som følge av dette rom for satsninger innenfor både forskning, utstillinger og samlingsarbeid. Det er videre avgjørende at museet har avsetninger til disposisjon til fremtidige rammekutt som følge av avbyråkratiseringsreformen, byggesaker ved UiT, eventuelt kutt av driftstilskudd til Polarmuseet og lønnsmidler til ny direktør fra 2017. Forslag til vedtak: 1. Museumsstyret slutter seg til forslaget om fordeling av bevilgningen for 2017. 2. Museumsstyret slutter seg til forslaget om disponering av avsetninger til fremtidige lønnsutgifter. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
Marit Anne Hauan museumsdirektør Inger Kaisa Bækø kontorsjef Saksbehandler: rådgiver Maria Høyen Vedlegg: 1. Forslag til budsjettfordeling 2017 for Tromsø Museum - Universitetsmuseet 2. Disponeringsskriv 2017 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5
Budsjett for Tromsø Museum - Universitetsmuseet - 2017 INNTEKTER 2017 2016 2017 Felles PM SKU SNA Stab Overført ubrukte midler fra 2016 (avsetninger) -11 474-12 297-3 235-650 -2 993-1 410-4 009 Basisbevilgning inkl. MUSIT- og PM drift -32 934-34 188-33 295-893 Tilleggsbevilgning MUSIT IT-arkitektur oppgradering -700-700 -700 Resultatbasert bevilgning -2 289-1 880-1 880 Strategisk forskningsbevilgning -2 926-4 211-4 211 Ekstra bevilgning fra Kunnskapsdepartementet -1 200 0 0 Husleiekompensasjon -20 035-20 035-20 035 Sum grunnbevilgning -60 084-61 014-60 121-893 Salgsinntekter Billettinntekter -2 950-2 597-1197 -1 400 Andre inntekter -1 030-1 030-1 030 Sum salgsinntekter -3 980-3 627-1 197-2 430 Dekningsbidraginntekter Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) -2 912-3 358-3 358 Butikksalg -684-833 -614-200 -19 Ottar salg -100-100 -100 Sum dekningsbidrag -3 696-4 291-4 072-200 0-19 0 Sum inntekter -67 760-68 932-65 390-3 523 0-19 0 KOSTNADER 2017 Totalt Totalt Felles PM SKU SNA Stab Lønnskostnader Faste stillinger og engasjement, ingen spesielle tiltak 32 635 32 411 12 602 10 149 9 660 Faste stillinger Polarmuseet 2 081 1 858 1 858 Rekrutteringsstillinger 3 232 3 481 581 1 212 1 688 Midlertidige museumsvakter 1 581 1 821 670 1 151 Effekt av lokale lønnsforhandlinger 0 600 600 Overtid og vikarlønn 50 50 50 Refusjon av sykelønn og svangerskapsperm. -600-600 -200-200 -200 Sum lønnskostnader 38 978 39 621 600 3 110 13 614 11 637 10 661 Museumsdrift Felles husleie 20 035 20 035 20 035 Felles drift og kontorhold 1 906 2 051 1 690 260 101 Museumsbutikken 160 244 125 100 19 Publikum 935 1 169 387 782 Forskningskommunikasjon 300 396 0 46 350 Botanisk hage 564 697 697 Forvaltning av kulturminner 121 181 181 Samling 0 600 300 300 Labdrift 0 945 537 408 Kompetanseutvikling, kurs og opplæring 100 100 100 Sum driftskostnader 24 121 26 417 21 950 747 1 064 1 423 1 233 Forskning Seksjonsannuum 917 901 492 408 Forskerannuum 1 500 1 869 128 993 747 Stipendiatannuum 110 324 12 195 117 Strategiske forskningsmidler 851 1 152 1 152 Søknadsstøtte NFR/EU 200 200 200 Forskningsgrupper 82 262 262 Egeninnsats for bidragsfinansiert aktivitet 799 650 650 Sum forskning 4 455 5 358 2 264 141 1 681 1 273 0 Øremerkede tiltak MUSIT: Kontingent, reise- og møtekost. 2 086 2 086 2 086 Ny geologisk utstilling (Tellus) 4 548 4 509 4 509 Sikringsarbeid 449 337 337 Sum øremerkede tiltak 7 389 6 976 2 423 0 44 0 4 509 Sum kostnader 74 943 78 372 27 237 3 998 16 402 14 333 16 403 Tabell 1: 2017 budsjett for Tromsø Museum - Universitetsmuseet ØKONOMISTATUS - Prognose per 31.12.2017 Totalt Felles PM SKU SNA Stab Avsatte midler Forpliktelser Avsetninger per 31.12.2016, overført til 2017-12 297-3 235-650 -2 993-1 410-4 009 Budsjettert driftsresultat 2017 9 440 475 Budsjettert avsetninger per 31.12.2017-2 857-175 Fremtidig lønn til rekrutteringsstillinger 1 651 783 867 Fremtidig lønn til seksjonsleder og direktør 1 181 392 790 Sum forpliktelser 2 832 Disponible midler per 31.12.2017-25 Tabell 2: Prognose for økonomistatus per 31.12.2017 NB! Negative beløp er inntekter eller refusjoner.