Organisasjonsjustering av staben ved Tromsø Museum Universitetsmuseet

Transkript

1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/1716 ELA031 Dato: Sak M 15/14 SAK M 15/14 Til: Museumsstyret Møtedato: 1. april 2014 Organisasjonsjustering av staben ved Tromsø Museum Universitetsmuseet Universitetsmuseene er særegne enheter ved universitetene og skiller seg fra fakultetene ved at de driver utstillingsvirksomhet og arrangement tilgjengelig for et bredt publikum, forvalter store vitenskapelige samlinger, har lovpålagte forvaltningsarkeologiske oppgaver samt driver samlingsgenerende forskning. Tromsø Museum - Universitetsmuseet (TMU) har et stort publikumsengasjement og - ansvar. Dette er utvidet gjennom inkorporering av Polarmuseet med MS Polstjerna fra 2010, inkorporering av grøntarealdriften ved UiT Norges arktiske universitet (UiT) fra 2011 og i tillegg er Botanisk hage en vesentlig publikumsfaktor (20 år i 2014). Organisering av TMU I universitetsstyret 21. juni 2006 ble styring, ledelse og organisasjon av Tromsø Museum gjennomgått og ny struktur vedtatt. Det ble innført åremålstilsatt museumsdirektør med enhetlig ledelse og museet ble organisert i to fagseksjoner som ledes av seksjonsledere. I vedtaket ble universitetsdirektøren bedt om å utvikle instruks for styre, museumsdirektør og seksjonsledere der klargjøring av ansvar- og oppgavefordeling ble gjort. Administrasjon og formidling ble stabsfunksjoner under direktøren. Staben har hatt felles annuum, og særskilte budsjettiltak til de øvrige oppdrag. I presentasjon av TMU på våre nettsider er ledelse og stab felles enhet. Alle formelle enheter ved UiT Norges arktiske universitet har egne stedskoder som gjenfinnes i økonomi og personal forvaltning. Administrasjon og formidling ved TMU har felles stedskode (410100). Det er i ettertid av vedtak om ny organisasjon ansatt formidlingsleder og kontorsjef som leder arbeidet i de to respektive felt. TMU har løftet besøkstallet for Tromsø Museum gjennom flere år, med en liten nedgang de siste par år. Polarmuseet har økt fra til vel siden 2010, i tillegg kommer besøkstallene ved Polstjerna. Botaniske hage har også sterke besøkstall med topper i somre med godt vær. Til sammen har TMU vel besøkende i året på våre arrangement, i våre utstillinger og skoletilbud. TMUs relasjon med omverden blir ivaretatt dels gjennom formidlingsoppdraget og dels av seksjonene og administrasjon gjennom direkte møte i utstillingsarealene, deltakelse på arrangement, hjemmesider, sosiale medier, media, publikasjoner (Ottar, Way North mm), TMUs Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 vandreutstillinger, forskernes hyppige foredragsvirksomhet internt og eksternt, forskeres deltakelse i ulike råd, styrer og fora, vitenskapelige publikasjoner og forskningskonferansedeltakelse med mer. Det produseres jevnt nye utstillinger. Disse er prosjektorganiserte, i all hovedsak forskerledet med kompetanse fra seksjonene og formidlingspersonell i prosjektgruppa. TMUs møte og kommunikasjon med omverden er meget sammensatt og omfangsrik. Publikum er alle generasjoner, lokal befolkning og besøkende/turister i byen med barn og unge som viktig målgruppe. Mens fakultetene i hovedsak henvender seg til studenter og forskerkollegaer er museets kommunikasjonsområde mangefasettert. Dette er krevende. Det settes høye mål for besøkstall. TMU deltar i stadig i flere store nasjonale satsinger med blant annet forventninger om stor faglig innsats på nettformidling (Norark.no). Oppmerksomheten på ekstern finansiering av utstillinger og forskning blir stadig viktigere. Alt dette fordrer at TMU har ulike strategier og kompetanser for å nå gjennom og gjøre seg gjeldende i lokal og nasjonal oppmerksomhets konkurranser. Vi er institusjoner i et tett og konkurrerende marked. Også innad ved UiT er det skjerpet satsing på og kompetanse innenfor forskningskommunikasjon. Og flere fakultet har ansatt egne forskningskommunikatorer med ansvar for formidling av forskningsprosjekter, nettsider og øvrig forskningskommunikasjon. Utfordringer Universitetsmuseene nasjonalt er under endring med hensyn til forskningskommunikasjon og formidling. Fire av seks universitetsmuseer har i løpet av det siste halve år tilsatt nye direktører med enhetlig lederansvar som på ulik vis vil påvirke sine organisasjoner. Ved for eksempel Vitenskapsmuseet, NTNU, har man valgt å ansette egen forskningskommunikasjonsrådgiver utenfor formidlingsseksjonen. Ved Universitetsmuseet i Bergen jobber man med å endre organisasjon. Og ved KHM, UiO, er det skapt ny strategi som krever at all formidling skal knyttes direkte til pågående forskning, forskning skal være formidlingsnavet. Endringene i oppmerksomhet på og satsing innen feltet forskningskommunikasjon henger nøye sammen med utvikling innen kommunikasjonsfeltet, i tillegg institusjoners avhengighet av synlighet for å nå ut med sine budskap og det økte behovet for oppmerksomhet på rolle, kompetanse og ressurser. Det er nødvendig å evne og vise at TMU er en spenstig forskningsenhet for å sikre at museet fremstår som attraktiv partner i ulike sammenhenger. TMU må søke å skille seg ut fra mengden med våre spesifikke kvaliteter og kompetanser. I tillegg skal museet ivareta et visst ansvar for forskningskommunikasjon for universitetet for øvrig. Det er også etterhvert stor enighet i sektoren om at formidlingsbegrepet er uhensiktsmessig. Det har konnotasjoner til enveiskommunikasjon og sannhetsdyrking, heller enn kommunikasjonsbegrepet som viser til søken etter dialog og arenaer for fellesskap mellom forsker og publikum. Det er ikke lenger spørsmål om mengde kommunikasjon, men heller hvordan utvikle forskningskommunikasjon slik at forskningen når ut til ulike grupper og nivåer, og blir del av politiske beslutninger og satsinger. TMUs fine besøkstall er et fint tegn på godt og kreativt arbeid. Likevel er det flere områder der TMU har muligheter for stor forbedring og utvikling. TMUs nettsider har stort forbedringspotensialer, det lages ikke nettutstillinger, Ottar har gått fra å ha 6000 til nå å ha 3000 abonnenter, skoletjenesten opplever sterk nedgang i klassebesøk, det etterspørres bedre kommunikasjon internt på museet, det er liten grad av beredskap for formidling av UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 forskningsprosjekter og forskningssatsinger og det er i liten grad satsing på faglig utvikling av formidlingspersonell. Det er museumsdirektørens ansvar å sikre at de ansatte har tilgang til faglig utvikling og at kommunikasjonsarbeid er solid og spenstig. Tradisjonell museumsformidling dekker verken TMUs og samfunnets behov i dag. Kommunikasjonsmuligheter For TMU er det avgjørende å organisere og utvikle sine ressurser slik at det gagner museets forskningsoppdrag, museets rolle og posisjon som forvaltningsorgan, samlingsansvarlig og arena for forskningsopplevelse og innsikt. Videre er det av betydning for Tromsø Museum å styrke museets stilling både i universitetssamfunnet internt, i nasjonale forskningssammenhenger og i den internasjonale kunnskapsallmenningen. Museumsdirektøren mener det er vesentlig å øke den kommunikative samhandling internt. Det er vesentlig å sette fokus alle sider av kommunikasjonen og fordi museets virksomhet og nedslagsfelt er så mangefasettert er det direktørens oppfatning at kommunikasjonsarbeidet bør organiseres i arbeidsområder slik at hvert område kan få behørig oppmerksomhet og fokus for konsentrasjon og videreutvikling. Dette innebærer at det som i dag utgjør formidlingspersonellet blir delt inn i team med hvert sitt ansvarsområde. Det settes sammen to team: - utstillings- og publikumsteamet med ansvar for midlertidige utstillinger, vandreutstillinger, skoletjeneste, billettskranke, vertskap, butikk, kafé, arrangement, annonsering - forskningskommunikasjonsteamet med ansvar for formidling av forskningsprosjekter, Ottar, Way North, Tromsø Museums skrifter, nettside, Norark.no, basisutstillinger og Vitenskapet. Teamene vil bestå av henholdsvis 10 (+ verter) og 4 personer. Denne todelingen imøtekommer TMU sine utfordringer gjennom at det blir satset tydelig og fokusert på kommunikasjon av museets forskning, samtidig som ansvaret for daglig drift av museets publikumstilbud og - aktiviteter blir ivaretatt. Gjennom denne todelingen vil man gi rom og tid til konsentrasjon rundt markedsføring, butikkdrift, vertskapsarbeidet, drift av midlertidige og vandreutstillinger, handtering av sosiale medier og media for øvrig for det ene teamet, mens det andre har konsentrasjon rundt forskningskommunikasjon. Begge team skal drive kompetanseheving for ansatte, dette er en forutsetning for å oppnå våre mål! Administrativ stab har vært inndelt i to team: team personal og temaøkonomi. Erfaringen fra dette har vært meget vellykket. Det ble avdekket informasjon- og kommunikasjonsmangler, det ble klargjort behov for økt kompetanse og for delte kunnskap, svakheter og styrker ble tydeliggjort. Museumsdirektøren har hatt flere samtaler med formidlingsleder over lang tid om utfordringer og endringsmuligheter, videre hatt samtale med alle fast ansatte som dette berører for å skaffe seg innsikt i kompetanseområdene, samarbeidslinjer og få innspill i saken. Det har vært avholdt to møter med de ansatte med plasstillitsvalgt og hovedverneombud til stede der det er redegjort for utfordringer og fremlagt forslag til videre utvikling. Det er enighet om at oppdeling av arbeid i team er fornuftig. Dette innebærer at vi fra 1. september 2014 starter opp en ny organisering i team som skal prøves ut i to år for å vinne erfaring. Formidlingsleder leder team for utstillings- og publikumvirksomhet UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 og det tilsettes ny kommunikasjonsrådgiver for forskningskommunikasjonsteamet (pr i dag er det engasjert en person i denne stilling). Det vil bli søkt etter en person med høy kompetanse innen forskningskommunikasjon. Teamledernes nærmeste leder er museumsdirektøren. Det skal legges opp til faste møter mellom teamlederne og sikres kommunikasjon med seksjonslederne. Dette tiltak skal gi rom for bedre tid til etterspurt og ønsket kompetanseheving, til utførelse av ledelse og til utføring av arbeidsoppgaver. Det skal igangsettes et grundig arbeid for å sikre prioriteringer og fokus for begge team. Vi står overfor arbeidet med å implementere en ny strategi for UiT Norges arktiske universitet med en egen lokal strategi. Dette er et ideelt tidspunkt til videreutvikling og blikk for framtida. Forslag til vedtak: Museumsstyret slutter seg til museumsdirektørs vedtak om å igangsette et arbeid for å prøve organisering av kommunikasjon og formidling i team. Ordningen evalueres etter to år. Marit Anne Hauan museumsdirektør Elisabet Aase konstituert kontorsjef Vedlegg: 1. Forslag til nytt organisasjonskart UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 Forslag til nytt organisasjonskart TMU 2014 Vedlegg 1 til Sak M 15/14 Arkivref.: 2014/1716 Museumsstyret Stab/fellestjenester Museumsdirektøren Forskingskommunikasjon Utstilling/ publikum Administrasjon Seksjon for kulturvitenskap Seksjon for naturvitenskap Polarmuseet Botanisk hage