BRUKERMANUAL Deviations and Reporting
Forord Dette er brukermanual for CEMAsys Immediate Reporting applikasjon som er laget for iphone og Android telefoner. CEMAsys Immediate Reporting er en applikasjon som er tiltenkt CEMAsys brukere for raskere HMS-avviksrapportering. Det er rask innlogging og forenklet avviksskjema som skal motivere flere ansatte å levere inn HMS-avvik som bedrifter da kan bruke for å få oversikt over problemområder i arbeidsmiljøet. Det kreves ingen forkunnskap annet enn at man kan bruke en smarttelefon, blant annet navigering ved berøringsskjerm, menyknapper og hvordan telefonen koblet til nettet. Det blir beskrevet steg for steg hva man kan gjøre med applikasjonen. Det er opp til oppdragsgiveren hvordan de ønsker å distribuere applikasjonen når de tar den i bruk. Mest sannsynlig blir det via Play Store (for Android) og AppStore (for iphone). Enda en mulighet for distribusjon er at kunder til oppdragsgiveren laster ned applikasjonen fra CEMAsys webside. Siden denne beslutningen tas av oppdragsgiveren senere, skal de ta ansvar for å lage brukeranvisning for nedlasting og installering av applikasjonen, og derfor beskriver vi ikke noe rundt det. Manualen er kronologisk bygget opp, og begynner med å forklare startsiden - innloggingsside. Siden applikasjonen skal kommunisere med allerede ferdiglaget og funksjonerende system - CEMAsys - er det ikke noe mulighet å "registrere ny bruker" i applikasjonen. Oppdragsgiveren er ansvarlig for å lage brukere for mobilapplikasjonen og distribuere brukernavn og passord til kundene sine. Med andre ord: vi tar utgangspunktet i brukermanualen fra det at alle brukere har fått lastet ned applikasjonen og tildelt fungerende brukernavn og passord. Dette dokumentet er en komplett gjengivelse av hele applikasjonen. Det er steg for steg skjermbilder for hver operasjon. Det vises bilder både fra Android og iphone. Applikasjonen kan vises i to språk - engelsk og norsk. Vi har valgt å bruke skjermbilder med engelsk tekst siden det språket var oppdragsgivers primært språkønske. Applikasjonen krever internett-tilkobling. Hvis bruker også ønsker å legge ved et bilde med rapporten, må telefonen kunne ta bilder eller ha tilgang til bildemapper. 1
Innholdsliste 0 Nedlasting av applikasjon, tildeling av brukernavn og passord... 3 1 Startsiden... 3 2 Startsiden med "Husk meg"... 4 3 Feilmeldinger ved innlogging... 5 4 Menyvalg på startsiden... 7 5 Avviksskjema... 8 6 Valg av dato... 8 7 Valg av verdier fra nedtrekksmenyer... 10 8 Velg av bilde... 11 9 Feilmeldinger ved innsending av avviksskjema... 12 10 Menyvalgene i avviksskjema-siden... 13 11 Vellykket innsending av avvik... 14 2
Nedlasting av applikasjon, tildeling av brukernavn og passord Brukere får informasjon om nedlasting av applikasjon fra oppdragsgiveren. CEMAsys er et system hvor allerede i dag kan brukere registrere HMS-avvik. Applikasjonen skal bli koblet til CEMAsys senere, der kommer også oppdragsgiveren til å generere brukernavn og passord som skal brukes i mobilapplikasjonen. 1 Startsiden Bruker kommer til innloggingside uten å trenge å være koblet til internett (Figur 1). Bruker må fylle ut brukernavn («Username» på Figur 1), passord («Password» på Figur 1). Denne siden vil kun være tilgjengelig på engelsk. Figur 1: Android startside. Man velger her språket man ønsker å få applikasjonen vist i før innlogging. Foreløpig er det mulig å velge mellom engelsk og norsk (Figur 2). Her i brukermanualen har vi valgt engelsk. 3
Figur 2: Velg språk engelsk eller norsk. På ios versjonen vil språket fungere litt andreledes, da operativsystemet vil bestemme språket basert på brukerens foretrukne språk. Dvs. at de brukerne som har valgt norsk som foretrukket språk vil få presentert både påloggingssiden og avvikssiden på norsk. For alle andre brukere vil applikasjonen vises på engelsk. 2 Startsiden med "Husk meg" Hvis man velger å huke av «Husk meg»-avhukingsboks («Remember me» på Figur 1) på startsiden, som markert med rød firkant på Figur 3, kommer applikasjonen til å huske det brukernavnet, passordet og språkpreferansen bruker har skrevet inni skjemaet. Dvs. når bruker skal bruke applikasjonen neste gang er alle feltene allerede fylt ut og eneste bruker må gjøre for å logge seg inn, er å trykke på «Login»-knapp. 4
3 Feilmeldinger ved innlogging Figur 3: Huke av "Husk meg" (Remember me). Det er flere feilmeldinger bruker kan få på startsiden når man trykker på «Login»-knappen. Hvis mobiletelefonen ikke har internett-tilgang, får man feilmelding om det. Den informerer bruker om mangel av internett og ber bruker å sjekke sine nettverksinnstillinger (Figur 4). Dvs. at bruker må enten slå på Wi-Fi eller datatrafikken - kommer an på hva som er tilgjengelig eller hva brukeren foretrekker hvis begge er mulige. Ganske ofte er trådløs internett gratis tilgjengelig på de fleste arbeidsplassene (kontorer), og er derfor økonomisk å bruke. Men det hender at på arbeidsplasser som befinner seg utendørs (for eksempel byggeplasser), må man bruke 3G eller 4G som vanligvis er priset per MB. Figur 4 viser feilmeldingen om manglende internett-tilkobling og hvordan bruker kan endre internett-innstillinger både Wi-Fi og datatrafikk. Hvis bruker ikke har fylt ut innloggingsskjemaet riktig som vist på Figur 2 og Figur 3, får bruker feilmelding om enten manglende brukernavn, passord eller språk. Da må man fylle ut det feltet meilmelding viser til å trykke på «Login»-knappen igjen. Hvis noe data fremdeles mangler, får man beskjed om det på nytt. Se Figur 5 for illustrasjonen. 5
Figur 4: Manglende internett-tilkobling, høyre øvre hjørnet slå på Wi-Fi, høyre nedre hjørnet slå på mobil data (3G eller 4G). Figur 5: Alle feilmeldingene som kan oppstå pga. mangelfull utfylling av innloggingsskjema. Hvis bruker taster inn feil brukernavn eller passord, får han beskjed om det. Det kommer feilmelding øverst på siden i rød boks, som alle andre feilmeldinger på startsiden. Vist på Figur 6
6. Det er veldig lett for brukeren å unngå å taste feil brukernavn og passord ved innlogging, hvis man lar applikasjonen huske dem ved å huke av «Husk meg»-avhukingsboks. Figur 6: Feilmelding om feil brukernavn eller passord. 4 Menyvalg på startsiden Hvis man trykker på meny-knappen på Android telefon, får man opp meny med ett valg: «Refresh" (Figur 7). Denne knappen oppdaterer skjermbilde. Det kan være behov for å oppdatere skjermbildet for eksempel hvis bruker får feilmelding og man har feilsøkt som står i manualen, men feilmeldingen fremdeles oppstår. Enda et eksempel på hvorfor skulle man bruke refresh-knappen, er når bruker kommer tilfeldig bort til tastaturet og forandrer/sletter brukernavn eller passord, og klarer ikke å gjenskape dem. Hvis da har man tidligere tillatt applikasjonen huske brukernavn og passord, blir alle feltene i innloggingsskjemaet fylt med riktige verdier når man trykker på refresh-knappen. 7
Figur 7: Menyvalg refresh for å oppdatere skjermbilde. 5 Avviksskjema Etter vellykket innlogging kommer bruker til avviksskjemaet på neste side (Figur 8). For å se hele skjemaet må man bla opp/ned. Øverst til venstre ser man navnet til firmaet, til høyre logoen til firmaet. Bruker må fylle ut mesteparten av feltene for å kunne sende avviket. Det er ikke obligatorisk å legge ved bilde når man sender inn rapporten, ikke heller trenger man å huke av at man ønsker kopi av rapporten på e-post. Man må skrive inni følgende feltene: Overskrift, beskrivelse av hendelse, årsaksanalyse, ditt navn og din e-post adresse. Man må velge passende verdier for dato for hendelse, enhets navn, avvikskategori, type hendelse. Hvis bruker ønsker å legge ved bildet, velges det med bildevelger. Nærmere om valg av riktige verdier i neste avsnittene. Bruker kan ikke forandre "Ansvarlig person", siden det er fastsatt av CEMAsys og vises kun for å informere brukeren om hvem som kommer til å få hans/hennes rapport. For å sende inn avviket, må det trykkes på den store grønne "Send inn"-knappen nederst på skjemaet (se også Figur 8). 6 Valg av dato Man må velge dato for hendelse fra kalender som vist på Figur 9. For å få opp kalenderen må man trykke inne i datofeltet to ganger. Man kan enten bruke piler i kalenderen for å komme seg til ønsket dato, eller redigere dato ved å taste den inni kalenderen. Når man har valgt riktig 8
dato fra kalenderen, må man trykke på "Bruk"-knappen i datovelgeren (også vist Figur 9). Da vises valgt dato inne i datofeltet. Det er ikke mulig å velge dato fra fremtiden. Figur 8: Hele avviksskjemaet. 9
Figur 9: Valg av dato. Venstre bilde: man må trykke to ganger i "Dato for hendelse" tekstfeltet for å komme til kalenderen. Midterste bilde: man må bruke piler for å finne riktig dato. Høyre bildet: man kan taste inn riktig dato. 7 Valg av verdier fra nedtrekksmenyer Når man skal fylle ut «Enhets navn», «Avvikskategori» og «Type hendelse» må man velge riktig verdi fra nedtrekksmeny. Se eksempel på Figur 10. Når man har valgt riktig enhet og avvikskategori fra menyene (med "riktig" menes her at det stemmer med situasjonen man ønsker å sende rapport på), fylles «Ansvarlig» tekstfelt automatisk med riktig navn. Det må ha valgt noe i nedtrekksmenyene, hvis ikke, blir rapporten ikke sendt. 10
Figur 10: Eksempel på å velge verdi fra nedtrekksmeny. Når vi velger passende verdi blir det vist i tekstfeltet. Når både enhet og kategori er valgt, vises også navnet på ansvarlig person i "Ansvarlig" tekstfelt. 8 Velg av bilde Det er ikke obligatorisk å legge ved bilde til avviket, men hvis bruker ønsker å gjøre det, har man to muligheter. Først må man trykke på «Browse»-knappen. Da kommer det opp et dialogvindu med flere ikoner. Det hvor mange ikoner/muligheter vises i dialogvinduet, kommer an på brukerens telefon (hvilken Android telefon man har, hvilke programmer har man installert osv.). Det er to hovedtyper: programmer/mapper der tidligere tatt bilder er lagret, og kamera-funksjon. Dvs. bruker kan velge mellom å ta et nytt bilde eller velge et bilde blant de man allerede har i telefonen. Når man ønsker å ta nytt bilde, velger man kamera-ikonet. Med det startes kamera og bruker kan ta bilde med en gang. Etter bildet er tatt, spør applikasjonen om man har lyst å forkaste eller lagre det. Velger man forkast kan man ta nytt bilde etter det. Velger man lagre dirigeres bruker tilbake til skjema-siden og bildestien vises i "Bilde"-tekstfelt. Se Figur 11 (øverst). Når man ønsker å velge et bilde som allerede er lagret i telefonen, velger man ikonet til det stedet man vet bildet befinner seg i (for eksempel «Galleri»). Valgt mappe åpnes og bruker kan navigere seg til bilde ved å bla opp/ned. Bildet velges ved å trykke på den, igjen dirigeres bruker tilbake til skjema-siden og bildestien vises i «Bilde»-tekstfelt. Se Figur 11 (nederst). 11
Figur 11: Valg av bilde, øverst i midterst tas nytt bilde; nederst midterst velges et allerede eksisterende bilde. 9 Feilmeldinger ved innsending av avviksskjema For å sende inn avviket, må man trykke på «Send inn»-knappen. Det kan oppstå to type feil. En av dem er manglende internet-tilkobling (Figur 12) for å kunne sende inn avvik, må telefonen være koblet til nettet. Når denne feilmeldingen kommer opp, må man trykke på OKknappen og deretter fikse internett-tilkoblingen (Figur 4). Hvis det ikke lar seg koble til internett, kan bruker vente med å sende inn avviket til man får tilbake nettet. Bruker kan forlate applikasjonen og bruke telefonen som normalt - den husker data man har tastet inn- men det er ikke lov å slå av mobilen, hvis det gjøres, mistes all data fra tekstfeltene. Når man har fått internett-tilkobling igjen, kan applikasjonen åpnes og avviket sendes. Den andre type feilmeldingen som kan oppstå ved innsending av avvik er at bruker har glemt å fylle ut skjemaet fullstendig. Som nevnt tidligere, er det ikke obligatorisk å legge ved bilde til avviket, ikke heller må avvikssender huke av at han/hun ønsker kopi av rapporten på e-post. Alle andre tekstfelter må være fylt ut enten med senders egne ord (fritekst) eller valg av riktige verdier fra nedtrekksmenyer. I tilfellet bruker har glemt et tekstfelt eller flere, får man beskjed om det (Figur 13). Der er det listet opp alle mangelfulle tekstfelter. Bruker må trykke på OKknappen, fylle ut de tekstfeltene man hadde glemt tidligere og prøve å sende avviket på nytt. 12
Figur 12: Feilmelding ved innsending av avvik: mangler internet-tilkobling. Figur 13: Feilmelding ved innsending av avvik: mangelfull utfylling av skjemaet. 10 Menyvalgene i avviksskjema-siden Menyvalgene inne på avviksskjema-siden - som man får opp når man trykker på menyknappen på Android telefonen - er følgende: «Innstillinger» og «Avslutt» (Figur 14). Når man trykker på «Innstillinger», kommer man på egen side (Figur 15) der bruker kan huke av «Husk meg». Det kan være nødvendig hvis man glemte å gjøre det ved innlogging eller bare ombestemte seg etter på. I tilfellet man ikke har huket av "Husk meg" og forlater applikasjonen, er det ikke mulig for applikasjonen å huske brukernavn og passord til neste gang. Så det er anbefalt å huke av "Husk meg" ved innlogging eller senere under innstillinger for lettere bruk av applikasjonen senere. Hvis man ønsker å logge seg ut/forlate applikasjonen, trykker man på «Avslutt». 13
Figur 14: Menyvalgene inne på avviksskjema-siden. Figur 15: Innstillinger-side. 11 Vellykket innsending av avvik Når innsending av avviksskjema har blitt vellykket (dvs. ingen feil med internett-tilkoblingen eller utfylling av skjemaet, og rapporten har blitt lagret i CEMAsys), kommer det bekreftelse på det på skjermen (Figur 16). Bruker må trykke på «OK»-knappen og kan dermed begynne å skrive nytt avvik eller forlate applikasjonen. Figur 16: Melding om vellykket innsending av avvik. 14