Integrert styringssystem
Sivilingeniør J.F. Knudtzen AS` Historie Eierselskapet JFK AS Sivilingeniør J.F. Knudtzen AS ble startet i Oktober 1955 av Johan Fredrik og May Knudtzen, og drives fortsatt som et heleid familieselskap. Weidmüller rekkeklemmer var det første produktet Sivilingeniør J.F. Knudtzen AS begynte med, det er fortsatt en viktig del av produktportefølgen som i dag teller mer en 30 agenturer
Forretningsidè Vår forretningsidè er å satse på prioriterte kundesegmenter, og tilføre markedet løsninger - produkter og kompetanse som sammen gjør at VI SKAPER MERVERDI
Kvalitet Miljø - HMS Sivilingeniør J.F. Knudtzen AS er ISO 9001 (KVALITET) ISO 14001 (MILJØ) OHSAS 18001 (HMS) sertifisert og jobber kontinuerlig med forbedring av våre prosesser og styringssystemer. Vi skal tilfredsstille myndighetskrav og krav/forventninger fra våre kunder, inkludert å hindre miljøbelastning fra vår virksomhet. Vi skal kontinuerlig forbedre kundetilfredshet, miljøbelastning og arbeidsmiljø.
Våre største kunder Rolls Royce marine Ulstein Verft Kongsberg gruppen Produsenter av elektriske maskiner og utstyr Tavlebyggere Grossister Ca 2ooo kunder
Interne avdelinger Salgsapperat ute Ordrerkontor Eget lager Teknisk avdeling Markedsavdeling Innkjøp Produksjon Web, Terminaler, JFK info
Faktaopplysinger 160 millioner i omsetning 40 ansatte 4500 varer på lager 100 000 skaffevarer
Viktige milepæler Overliggende føringer - satse sterkere innenfor offshore Ledergruppen bestemte at vi skulle ISO sertifiseres Undertegnede fikk prosjektlederrollen Konsulentselskap valgt mars 2012 Bestemte oss for å kjøre alle 3 standarder samtidig September 2012 planmøte med DNV Sertifisert 3 standarder Juni 2013
Hvorfor valgte vi å sertifisere oss for 3 standarder Rent tidsmessig ville implementeringen gå raskere ved å kjøre parallelt Kvalitet er for oss som er en mellomstor bedrift kjernevirksomhet vi lever av fornøyde kunder, sertifisering i HMS og miljø ville tilføre en ny dimensjon Kunder etterspurte HMS og Ytre miljø informasjon i stadig større grad, begynte å bli mange skjemaer Vi trengte det selv, fra å være en liten bedrift til å måtte ta større grad av ansvar samt sikte på mer profesjonelle kunder og mer erfarne ansatte Kompetanse innenfor alle områder forsvant når noen sluttet (sårbare) Det ville bli en rimeligere løsning og mange av hovedprosessene i prosjektet kunne kjøres en gang
Et godt styringssystem Skaper økt effektivitet og lønnsomhet Gir en oppskrift på systematisk arbeidsmåte Dokumentere at man tar virksomhetsstyringen (kvalitet) på alvor Sertifisering (3. parts godkjenning) sikrer allmenn aksept for at et system er på plass og troverdighet i informasjonen man gir Gir bedre kommunikasjon og mulighet for medvirkning Skaper oversikt og klar ansvarsfordeling Styrer fokus på det som er viktig (risikobasert/vesentlighet) Engasjerer de ansatte og fokuserer på bedre opplæring Skaper grunnlag for forbedringsarbeid
Hva er fordelen med et integrert styringssystem Alle beslutninger blir tatt i et større bilde og gir dermed mer langsiktige og robuste løsninger (nytt ledningssortiment) Alle standardene er integrert i prosessen og gir et veldig oversiktlig bilde Samme avviksbehandlingssystem for alle standardene Lik rapportgenerator uavhengig av standard
Våre prosesser god oversikt
Enkelt å navigere i prosess og finne ressurser Mål, risiko, krav m.m for Miljø, HMS og Kvalitet
God kontroll på Miljøaspekter og risiko
Integrert system for alle typer avvik/forbedring
Flyt i avvik/forbedring Tilbakemelding til melder Tiltak fullført Avvik lukket Melder Ansvarlig Ev. evaluering Nei Opprett tiltak Tiltak lukket Ja Tiltaksansvarlig
Hva kunne vært bedre/må jobbes mer med Engasjementet hos medarbeidere må det jobbes kontinuerlig med Overgangen fra «snakk» i korridoren til elektronisk rapportering er ikke alle fortrolige med (kos med misnøye) Ledelsen må skape en kultur for tilbakemeldinger i forhold til avvik slik at flere i organisasjonen ser at systemet blir brukt
Hvorfor tror vi på ISO? Stadig flere kunder etterspør informasjon om våre ISO standarer Fordi vi alltid leter etter rotårsaker Vi har ekstern revisjon som «riset bak speilet» De målene som vi har etablert i ISO er en del av virksomhetens KPI Systemet er enkelt å bruke og alle kan forholde seg til det (Skyløsning) Alle ny(ansatte) får/har fått grundig opplæring i systemet Vi blir bedre på alle områder
Hva var/er suksesskriteriene for implementeringen Engasjert ledergruppe og adm dir hele veien Dyktig konsulentselskap som kunne støtte/motivere/forberede hele veien «Hard» styring av møtetid og forventinger (Workshopper osv..) Korte frister for gjennomføring av aktiviteter og milepæler Ikke tviholde på tidligere systemer eller tidligere måter å gjøre ting på Frigjøre nok tid til prosjektleder slik at målene blir nådd og innse at dette går på bekostning av andre prosjekter Ikke tilpasse systemet men jobbe med det og stole på at man har valgt et system som er «godt nok» Kjenne organisasjonen tilstrekkelig for å vite hvem som skal være med på hvilke møter Kontroll på endringer, skal godkjennes og skal være absolutt nødvendige