MØTEINNKALLING Avdelingsstyret ved Avdeling for sykepleierutdanning Møtedato: 11.10.2013 Tid: Kl.09:00 11:00 Sted: Øya Helsehus, møterom 1. 7etg. Deltakere: Ingeborg O.Kamsvåg (prodekan) Rolf Windspoll (styreleder) Leena Stenkløv Marit Gjemdal Astrid Bjørnerheim Hynne Hans Hadders Raija Dahlø Signe Valsø SU: Sara Kristine Øien Sundet, Jan Niklas Mentzen Kopi andre: Torger Aarvaag, Torunn Hatlen Nøst, Ola Bratås, Mary-Elizabeth B. Eilertsen, Ingvild Aune, Geir-Tore Stensvik, Tillitsvalgte, Studieledere. Referent: Toril Havn Sæther Forfall må meldes til avdelingen så snart som mulig til Toril H. Sæther toril.h.sather@hist.no Saksliste: Sak: nr/år Sak: Ansvarlig: A-sak 36/2013 Godkjenning av innkalling og dagsorden A-sak 37/2013 Resultatregnskap for ASP pr 31.08.2013 og prognose for H.Østerlie 2013 A-sak 38/2013 Dekan orienterer I.O.Kamsvåg A-sak 39/2013 Eventuelt A-sak 40/3013 Godkjenning av protokoll A-sak 36/2013 Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: "Avdelingsstyret godkjenner innkalling og dagsorden." A-sak 37/2013 Resultatregnskap for ASP pr 31.08.2013 og prognose for 2013 Dokumenter: 3 Saksnotat Resultatregnskap per 201308 for ASP Prognose BOA pr 201308 for ASP Forslag til vedtak: " Avdelingsstyret ved ASP tar orienteringen om den økonomiske utviklingen for 2. tertial til etterretning.." HiST, ASP 4.10.2013 Ingeborg O. Kamsvåg
Dato: 4.10.2013 Arkiv: 2013/2654 SAKSNOTAT Avdelingsstyret ASP Til: Avdelingsstyret ved ASP Fra: Dekan Møtedato: 11. oktober 2013 Saksbehandler: Hasle Østerlie A-sak 37/13 Resultatregnskap for ASP pr 31.08.2013 og prognose for 2013. Forslag til vedtak: Avdelingstyret ved ASP tar orienteringen om den økonomiske utviklingen for 2. tertial til etterretning. Innledning Resultatet for perioden viser et overskudd på 0,7 mill. Det er avsluttet to prosjekter innenfor BOA som gav et overskudd på ca 1,1 mill. (overskuddet er overført til BFV). Inntektene for perioden er på 45,8 mill som er i henhold til budsjettet. Lønnskostnadene er 2,1 mill høyere enn budsjettert for perioden. Det arbeides intenst for å redusere lønnskostnadene på sikt. Resultatet for perioden er ingen indikasjon på at prognosen for årets resultat kan bli bedre enn budsjettert resultat. Våre inntekter fra KD er ujevnt fordelt over året og harmonerer ikke med fordelingen av kostnadene. BFV Resultatet for andre tertial viser et overskudd på 0,7 mill. Lønnskostnadene for den bevilgningsfinansierte delen av virksomheten er 2,1 mill høyere enn budsjettet. Dette skyldes i hovedsak at variabel lønn er noe høyere enn budsjettert og et stort sykefravær. Erfaringene viser at det kan være et etterslep i refusjoner av sykelønn. Under andre driftskostnader kan det se ut som det er avvik mellom budsjett og regnskap. Dette skyldes avregningen av BOA prosjekter som er avsluttet (inntektsført). Driftskostnadene er låge og det synes lite sannsynlig å redusere driftskostnadene ytterligere. BOA Aktiviteten innenfor BOA er ujevnt fordelt over året. Nå i høst er det startet nye aktiviteter innen Paramedic, avansert klinisk sykepleie og kardiologi. Under andre driftskostnader er avslutningen av prosjekter kostnadsført med 1,1 mill. (se ovenfor, midlene er overført til BFV). Periodiserte inntekter for BOA aktiviteten er på 1,1 mill.
Side 2 av 3 Vår dato: Vår ref.: Det er usikkerhet knyttet til hvordan volumet innenfor BOA vil utvikle seg framover. Det synes å være behov for å utvikle nye aktiviteter for å opprettholde og øke volumet innenfor den eksterne virksomheten. Spesielle tiltak Det er i år gjennomført tiltak for å redusere lønnskostnadene ved ASP. Antall stillinger er redusert fra høsten av. Det gjennomføres tiltak for å gjennomgå pedagogiske aktiviteter for å få bedre utnyttelse av egne ressurser. Dessuten har en innført strengere krav for å leie inn timelærere, gjesteforelesere og sensorer ved eksamener. Prognose for 2013 Prognosen for BOA aktiviteten viser et overskudd på 1,6 mill mens underskuddet for BFV er estimert til 4,6 mill. Årsaken til at det blir forskjell i resultatet i 3. tertial i forhold til 1. og 2. tertial er at inntektene er skjevt fordelt. Akkumulert underskudd for BFV virksomheten HiST praktiserer en ordning med at de ulike avdelingene får overført over- eller underskudd fra et år til neste år. I 2012 hadde ASP et underskudd på kr 3,385 mill for BFV virksomheten. Underskuddet fra tidligere år var på til sammen litt under 1,5 mill. Samlet akkumulert underskudd ved starten av 2013 var således på 4,8 mill. Estimert akkumulert underskudd ved slutten av regnskapsåret 2013 vil ligge på ca 9 mill for BFV virksomheten. Økningen i lønnskostnader var særlig stor fra høsten 2013. For å oppnå balanse i BFV må dette underskuddet dekkes gjennom den ordinære virksomheten i årene framover. Fagøkonomiske vurderinger tilsier at det akkumulerte underskuddet ikke bør øke mer. Ut fra dette forholdet vil en foreslå ytterligere reduksjon i bemanningen i 2014. Dette gjøres gjennom naturlig avgang og at midlertidige stillinger ikke blir forlenget. Dette tiltaket vil være nødvendig for å snu den negative utviklingen. Det akkumulerte underskuddets omfang bør være et viktig element i de videre vurderingene og prioriteringene framover. Risikovurdering Risikovurdering bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) BFV har de siste årene hatt for høge lønnskostnader i forhold til inntektene. Risikoen er blitt lavere fra høsten når antallet ansatte er blitt redusert, men er fortsatt høg. Det bør være en målsetning at BFV skal oppnå balanse i driften og ikke være avhengig av overskuddet i BOA aktiviteten. Risikovurdering - finansiering av FoU aktiviteter Flere med førstekompetanse tilsier økende behov for finansiering av større prosjekter. I 2012 fikk en finansiering for et Post. doc stipend med årlig beløp på 0,75 mill i tre år. I tillegg er det skaffet ekstern finansiering av to prosjekter på 0,5 mill i 2013. Ut over dette er det ikke oppnådd ekstern finansiering av større prosjekter. En mulig årsak kan være at våre nyutdannede doktorander ikke har etablert nødvendig strategiske og taktiske nettverk for å lykkes med finansiering av større prosjekter. Det er moderat til stor risiko for at en ikke vil få gjennomslag for finansiering av større prosjekter i 2013. Det er derimot stor sannsynlighet for at en oppnår finansiering av mindre FoU oppgaver. Mindre FoU oppgaver krever som regel del finansiering fra ASP. Det er etablert større oppmerksomhet mot skriving av søknader og strategi for å få større prosjekter (inntekter) fra eksterne kilder. Det er svært viktig å skaffe finansiering til FoU aktiviteten.
Side 3 av 3 Vår dato: Vår ref.: Risikovurdering av BOA En har over tid oppnådd gode resultater for eksternaktiviteten. Det har vært stor deltakelse på eksternt finansierte kurs og utdanninger som for eksempel Paramedic. Erfaringene viser at initiering og igangkjøring av nye BOA aktiviteter har vært en prosess som tar lang tid ved ASP. De økonomiske utfordringene ved ASP kan bidra til stor risiko for at oppmerksomheten rettet mot BOA muligheter blir redusert og dermed mindre lønnsom. Oppsummering ASP har utfordringer med å få balanse i budsjettet for den bevilgningsfinansierte virksomheten. Dette arbeidet er igangsatt gjennom å redusere lønnskostnadene samt å gjennomgå den pedagogiske aktiviteten for å få bedre utnyttelse av egne ressurser. Det store merforbruket i lønnskostnadene gir klare indikasjoner om at en må være svært restriktiv med å påta seg nye kostnader i dette regnskapsåret.