Tilbud 2: Nettsky- / ASP-løsninger» Anskaffelse forsystem Odda kommune Bilag til kjøpsavtale NB: Dokumentet er en foreløpig utgave og kun til orientering i prekvalifiseringsfasen og skal ikke fylles ut. Innhold: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon... 2 Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveransen... 6 Bilag 3: Kundens tekniske plattform...10 Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister...11 Bilag 5: Godkjenningsprøve...12 Bilag 6: Administrative bestemmelser...13 Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser...14 Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten...18 Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen...19 Bilag 10: Lisensbetingelser for standardprogramvare og fri programvare...20
Bilag 1: Kravspesifikasjon Utfylt av kunden. Generelt I denne bilagsdelen og i kjøpsavtalen er begrepet Kunde benyttet om oppdragsgiver (Odda kommune, Teknisk). I konkurransegrunnlaget og kvalifikasjonsgrunnlaget er begrepet oppdragsgiver benyttet. Den delen av dokumentet som avviker fra «Tilbud 1: Lagring av programvare på kommunens servere» er angitt med grå skravur. Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang IKT-strategi hos kunden Kunden arbeider aktivt med strategisk bruk av IKT for kvalitativt bedre og mer kostnadseffektive elektroniske tjenester for innbyggere og samhandlingspartnere i egen og andre kommuner og virksomheter. Teknologien og IKT opplever en rask utvikling og kunden har derfor stor fokus på standardisering og standardiseringsarbeidet. Dagens situasjon Kunden har ansvaret for tjenester innenfor blant annet vann, avløp, renovasjon og feiing/tilsyn. Vann, avløp og renovasjon forvaltes av teknisk drift og feiing/tilsyn forvaltes av Odda brann og redning. Begge avdelingene er organisert under Tekniske tenester. Tjenestene er gebyrbelagte og abonnentene faktureres fordelt på fire terminer i året. Faktureringen skjer via Agresso økonomisystem. Opplysninger om de ulike abonementene finnes i flere ulike registre i kommunen som ikke kommuniserer seg imellom. Løsningen krever mye manuell håndtering og dobbeltarbeid og er svært ressurskrevende. Innen VA benyttes systemet Gemini VA fra Powel for registrering av ledningskartdata mv. Registrering av vannmåledata skjer direkte i Agresso. Det samme gjelder øvrige opplysninger knyttet til fakturagrunnlag, noe som vanskeliggjør å håndtere opplysningene på en god måte. Kunden har benytter GIS-line fra Norkart. Kunden utfører innsamling, omlasting og avsetning av avfall i renovasjonsordningen i egenregi. I Odda kommune har man en løsning med fellesbeholdere for abonnentene på renovasjon. Hvis det er problemer av noe slag ved fellesbeholderne kommer det beskjed fra abonnenter og andre gjennom mange forskjellige kanaler. Dette er en løsning som er krevende, og det er fort at det glipper ved at beskjed ikke kommer frem til rette vedkommende. Innenfor renovasjon benytter man seg av excel regneark for å håndtere opplysninger om abonnentene, bl.a. hvilke fellesbeholdere de er tilknyttet. Det er spesielt utfordrende at næringskundene har ulike tømmebehov og dagens løsning fungerer dårlig for å håndtere dette. Side 2 av 20
VAR-tjenesten har også ansvar for tømming av slamtanker og godkjenning/tilsyn av spredt avløp. Anleggene registreres dag i databasesystemet Septik24. Odda kommune fakturerer husstander for kontrollgebyr og tømmegebyr. Systemet kommuniserer ikke med Agresso og endringer må gjøres manuelt i begge databasene. Septik24 har ikke kartsystem slik at anleggene kan lokaliseres på kart. Feiing og tilsyn blir i dag registrert i Datamann som leveres av Powel. Systemet er ikke koblet inn mot Agresso og endringer må gjøres manuelt i begge databasene. Når det gjelder varsling til abonnentene benytter man seg av Gemini Varsling. Systemet benyttes i hovedsak innen VA, men også andre fagområder benytter seg av varslingstjenesten. Krav til leveransen Under følger krav til leveransen. Kravene her er absolutte. Leverandøren skal besvare hvorvidt kravene beskrevet her kan imøtekommes i bilag 2 Krav til leveransen Nettsky- / ASP-løsninger I dette tilbudet (tilbud 2) kreves det at leverandøren skal kunne levere nettsky- / ASPløsninger for lagring av all programvare og oppdateringer iht. denne leveransen. Konvertering av historiske data Det er krav om konvertering av historiske data ved overgang til nye løsninger hvis dette kreves eksplisitt fra kunden. Det gjelder i hovedsak dagens abonnementsregistre innen tekniske tjenester som skal benytte seg av de nye fagmodulene. Data knyttet til abonnementsregistre foreligger i hovedsak i Excel, Agresso, Septik24 og Datamann. Moduler Generelt Generelt for alle modulene under kreves at: Leverandøren må kunne levere alle beskrevne fagmoduler i dette kapitlet inkl. modul for feiing og tilsyn som er tatt med som opsjon Programvaren må fungere i integrasjon med Agresso økonomisystem Løsning med alle menyer, hjelpetekster i programvaren er på norsk Mulighet til generere rapporter iht. behov i forbindelse fagmodulene Mulighet til å designe rapporter spesifikt til særskilte behov kunden måtte ha Mulighet for å gjøre utrekk til excel regneark Grunnmoduler Under beskrives hvilke funksjoner som det er ønskelig at fagmodulene skal ha. Tilbyder må basert på beskrivelsen oppgi hvilke grunnmoduler som er nødvendig for ønsket funksjonalitet av fagmodulene. Renovasjon Innen renovasjon skal programvaren dekke følgende behov: Håndtering av abonnementsopplysninger, både fra husholdning og næring, herunder utarbeide rapporter til ulike formål Utarbeide fakturagrunnlag som overføres til Agresso økonomisystem Kommunikasjon mot matrikkelen for oppdatering av eiendomsforhold Side 3 av 20
Endringer mht. beholderstørrelser, tømmefrekvens mv. Mange abonnenter har ikke egne beholdere. Det er derfor nødvendig med et system som gir oversikt over hvilke abonnenter som hører til hvilke beholdere Mulighet for å få oversikt over plassering av beholdere og abonnenter i kart Planlegge innsamlingsruter for renovatørene Feltløsning for renovatørene hvor det er mulighet til å få frem tømmeplan/kjørelister, innhente/sette ut beholdere og hvor renovatør kan melde inn avvik. Mulighet for å kommunisere med abonnentene via PC eller mobil for bla å opplyse om tømmedager mv. og hvor abonnentene kan gi beskjeder om f. eks. ødelagt beholder. Mulighet for abonnentene å kunne logge seg inn i kommunens hjemmesider for å få opplysninger om sitt abonnement, hente ut søknadsskjemaer etc. Vann og avløp (VA) Innen VA skal programvaren dekke følgende behov: Håndtering av abonnementsopplysninger, både fra husholdning og næring, herunder rapporter til ulike formål Utarbeide fakturagrunnlag som overføres til Agresso økonomisystem Kommunikasjon mot matrikkelen for oppdatering av eiendomsforhold Mulighet for å få oversikt over abonnenter i kart Mulighet for abonnentene til å registrere vannforbruk via PC eller mobil Få ut opplysninger ved tilbygg større enn 20 m 2 fordi da er det krav om ny tilkoblingsavgift Mulighet for abonnentene å kunne logge seg inn i kommunens hjemmesider for å få opplysninger om sitt abonnement, hente ut søknadsskjemaer etc. Varsling Leveransen skal inneholde et varslingssystem slik at abonnenter kan bli varslet ved f. eks at renovasjonsbil ikke kommer frem pga. værforhold eller brudd på en vannledning. Private vannverk og avløpsanlegg For private vannverk og avløpsanlegg, herunder minirenseanlegg og slamavskillere, skal programvaren dekke følgende behov: Mulighet for å registrere opplysninger både med hensyn til forvaltning og fakturering av gebyr Mulighet for å tegne inn opplysninger i kart som viser plassering av anlegg, rørtraseer etc. Feiing og tilsyn (opsjon) For feiing og tilsyn, skal programvaren dekke følgende behov: Mulighet for å registrere opplysninger både med hensyn til forvaltning og fakturering av gebyr Mulighet for å tegne inn opplysninger i kart som viser plassering av bygg mv. Opplæring og support Det kreves at personell fra leverandør er personlig tilstede for opplæring av personell i 3 dager hos kunden i forbindelse med oppstart av leveransen. Side 4 av 20
Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang Dersom leveransen skal fungere sammen med Kundens eksisterende tekniske plattform skal dette fremkomme her. Beskrivelse/kommentar: Etablere nødvendige integrasjoner mellom programvaren i denne leveransen og Agresso økonomisystem, angitt i Kundens tekniske plattform beskrevet i bilag 3. Integrasjon mot øvrige systemer beskrevet i bilag 3 inngår i tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget. Avtalens punkt 2.1.2 Tilpasninger og installasjon mv. Dersom Leverandøren skal ha ansvar for å utføre kundetilpasninger, installasjon eller andre oppgaver som skal utføres etter at utstyr og programvare er overlevert eller gjort tilgjengelig for kunden, skal dette fremkomme her. Beskrivelse/kommentar: Konvertering av historiske data til programvaren i denne leveransen. Det gjelder i hovedsak dagens abonnementsregistre beskrevet under Bilag 1 Kap. Krav til leveransen Konvertering av historiske data. Avtalens punkt 2.1.4 Dokumentasjon og opplæring Dersom Leverandøren skal bistå med nødvendig opplæring av kundens personell, skal dette fremkomme her. Beskrivelse/kommentar: Se krav i Bilag 1 Kap. Krav til leveransen Opplæring og support. Avtalens punkt 2.2.2 Undersøkelsesplikt Dersom det skal foretas særskilt godkjenningsprøve, skal dette fremkomme her. (Art og nærmere omfang beskrives i bilag 5) Beskrivelse/kommentar: Det skal foretas særskilt godkjenningsprøve. Side 5 av 20
Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveransen Leverandøren skal, basert på bilag 1 (kunden kravspesifikasjon), beskrive sin leveranse/løsning her. Leverandøren bør være oppmerksom på at avvik, forbehold og andre endringer i bilag 2 til Kundens krav i bilag 1 ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist Generell informasjon om kommentarfeltene under: Feltene kan utvides etter eget ønske. Krav til leveransen leverandørens beskrivelse Under skal leverandøren gi sin besvarelse iht. Bilag 1 Kap. Krav til leveransen. Nettsky- / ASP-løsninger Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Konvertering av historiske data Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Moduler Generelt Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Side 6 av 20
Grunnmoduler Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Renovasjon Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Vann og avløp (VA) Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Varsling Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Private vannverk og avløpsanlegg Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Side 7 av 20
Opplæring og support Krav kan imøtekommes (sett kryss) Ja: ----Nei: Eventuell beskrivelse/kommentar: Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Dersom det etter leverandørens mening er åpenbare feil eller uklarheter i kravspesifikasjonen, skal tilbyder påpeke dette her. Beskrivelse/kommentar: Avtalens punkt 2.1.1 Utstyr og programvare Dersom det er nødvendig å oppgradere kundens tekniske plattform, slik den er beskrevet i bilag 3, for at tilbyders ytelser skal fungere som avtalt, skal dette spesifiseres her. Beskrivelse/kommentar: Avtalens punkt 2.1.3 Forholdet til standard lisens- og avtalevilkår I den utstrekning standardprogramvare som er omfattet av leveransen må leveres under standard lisensbetingelser, skal dette fremkomme her. Kopi av lisensbetingelsene skal være vedlagt som bilag 10. I den utstrekning det er avvik mellom lisensbetingelsenes bestemmelser om disposisjonsrett og denne avtalens bestemmelser om disposisjonsrett, skal dette fremkomme her. Beskrivelse/kommentar: Side 8 av 20
Avtalens punkt 2.1.6 Garantiperiode og garantiytelser Dersom tilbyder stiller krav til vedlikehold som må være utført for at garantien for utstyr skal gjelde, skal dette spesifiseres her. Beskrivelse/kommentar: Avtalens punkt 2.7 Eksterne rettslige krav Tilbyder skal beskrive hvordan denne ivaretar eksterne rettslige krav gjennom sin leveranse her. Beskrivelse/kommentar: Side 9 av 20
Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 3 skal fylles ut av kunden Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang Teknisk plattform: Innen VA benyttes systemet Gemini VA fra Powel for registrering av ledningskartdata mv. Kunden benytter Agresso som økonomi og faktureringssystem og Acos WebSak som arkivsystem. Kunden benytter kartsystemet GIS-line fra Norkart. Slamtanker/spredt avløp registreres dag i databasesystemet Septik24. Feiing og tilsyn blir i dag registrert i Datamann som leveres av Powel. Kunden benytter varslingssystemet Gemini Varsling levert av Powel innen Tekniske tenester Diverse abonnementsdata foreligger på excelark Side 10 av 20
Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister Avtalens punkt 2.1.5 Tid og sted for Leverandørens ytelse Programvare og utstyr skal være levert innen de frister som fremgår her. Kundens beskrivelse/kommentar: 14 dager etter avtaleinngåelse Side 11 av 20
Bilag 5: Godkjenningsprøve Bilag 5 fylles ut av Kunden. Avtalens punkt 2.2.2 Undersøkelsesplikt Dersom det i bilag 1 fremgår at det skal foretas en særskilt godkjenningsprøve, skal art og omfang av denne prøven beskrives nærmere her. Beskrivelse/kommentar: Det skal gjennomføres en akseptansetest av systemene. Etter akseptansetest og eventuelle justeringer settes systemene i drift. Etter driftssetting gjelder en godkjenningsperiode på 3 måneder. Kunden skal innen de 3 månedenes utløp sende gi begrunnet skriftlig beskjed til leverandøren om leveransen godkjennes eller ikke. Ved godkjenning av leveransen, kan leverandør sende faktura for leveransen. Side 12 av 20
Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Det skal fremgå av bilag 1 hvilke deler av bilag 6 som skal fylles ut av Kunden. Eventuelt kan Kunden i bilag 1 be Leverandøren fylle ut deler av bilaget. Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene, og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres her. Avtalens punkt 2.3 Ansvar for underleverandør og tredjepart Fylles ut av leverandøren Underleverandør/firma Oppgaver som skal utføres Periode Avtalens punkt 2.4 Lønns- og arbeidsvilkår Dokumentasjon av Leverandørens oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser som nevnt i avtalens punkt 2.4 (Lønns- og arbeidsvilkår) skal fremkomme her. Dokumentasjonen kan bestå av en egenerklæring eller en tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser. Kundens beskrivelse/kommentar: Underskrevet egenerklæring om lønns og arbeidsvilkår av leverandør, vedlegges avtalen Side 13 av 20
Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Kunden er opptatt av å ha en langsiktig forutsigbarhet av et komplett og helhetlig kostnadsbilde. Pristilbudet skal inneholde alle relevante kostnader i forbindelse med leveransen, implementering og vedlikehold. I leverandørens tilbud skal det klart komme frem hva som er kostnad for programvare, implementeringskostnad (prosjektbistand, opplæring og konvertering) og hva som er årlig avgift for bruksrett/vedlikehold. Årlig avgift for bruksrett/vedlikehold skal være slik utformet at kostnader for support/brukerstøtte og fortløpende systemoppgraderinger er innarbeidet. Kravene beskrevet over, gjelder også for opsjonen. Avtalens punkt 2.1.2 Tilpasninger og installasjon mv Leverandørens timepriser for å utføre kundetilpasninger, installasjon m.m. skal oppgis her. Kundens beskrivelse/kommentar: Priser fylles ut i avtalens punkt 3.1 Vederlag Avtalens punkt 2.1.4 Dokumentasjon og opplæring Dersom opplæring er en del av leveransen i henhold til bilag 1, skal vederlag for opplæringen spesifiseres her. Kundens beskrivelse/kommentar: Priser fylles ut i avtalens punkt 3.1 Vederlag Side 14 av 20
Avtalens punkt 3.1 Vederlag Priser oppgis iht. kriteriet pris iht. konkurransegrunnlaget kap. 4 Tildelingskriterier. Priser oppgis i NOK, eks. mva. A. Prisskjema Beskrivelse Pris for alle relevante kostnader i forbindelse med leveransen frem til installasjon og klar til bruk, inkl. opplæring i oppstartsfasen. Vedlikeholds- og supportkostnader for leveransen pr. år Kostnad for nettsky- / ASP-løsning pr. år **Timepris for oppmøte hos kunden for en rådgiver inkl. reisetid, reise- og oppholdskostnader Evt. andre relevante kostnader føres inn under: A Enhetspris B *Antall år/timer 4 år 4 år 30 timer C1 SUM C1=A*B SUM C1 (Føres i skjema C) *Antall år/timer er satt kun for evalueringens skyld **Posten gjelder tjenester som ikke er spesifikt beskrevet av leverandøren i bilag 2. Reisetid kompenseres med 50% av timepris Side 15 av 20
B. Pris opsjon Feiing og tilsyn Beskrivelse A Enhetspris Pris for alle relevante kostnader i forbindelse med leveransen frem til installasjon og klar til bruk, inkl. opplæring i oppstartsfasen Vedlikeholds- og supportkostnader for leveransen pr. år Kostnad for nettsky- / ASP-løsning pr. år Evt. andre relevante kostnader føres inn under: B *Antall år/timer 4 år 4 år C3 SUM C3=A*B *Antall år/timer er satt kun for evalueringens skyld SUM C2 (Føres i skjema C) C. Totalpris Beskrivelse Sum C1 SUM Sum C2 SUM totalt Side 16 av 20
Avtalens punkt 3.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser Øvrige betalingsvilkår, samt eventuelle vilkår for bruk av EHF, skal fremkomme her. Kundens beskrivelse/kommentar: Faktura skal sendes EHF (elektronisk handelsformat). Kunden bruker send-regning.no som aksesspunkt Faktura må merkes med: 54002 Avtalens punkt 3.5 Prisendringer Eventuelle andre bestemmelser om prisendringer enn det som fremgår av avtalens punkt 3.5, skal fremkomme her. Kundens beskrivelse/kommentar: Bruksrett/vedlikeholdskostnader kan justeres årlig med bakgrunn i prisstigning i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks for varer og tjenester m/arbeidslønn som dominerende faktor. Side 17 av 20
Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles her med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til og resultatet av endringen. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at avvik, forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt i avtalen Tillegges med Kapittel 1.1 Avtalen omfatter også vedlikehold og support, angitt i bilag 1 og 2 Kapittel 1.1 Kontraktsperioden er 4 år med mulighet for 1 år forlengelse En forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før kontrakten utløper Side 18 av 20
Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 9, og uten ugrunnet opphold gi Kunden en oppdatert kopi. Kunden må selv holde oversikt over hvilke endringsanmodninger de har sendt, hvilke endringsoverslag de har mottatt og hvilke endringsordre de har gitt. Eksempel på endringskatalog: Endringsnr. Beskrivelse Ikraftsettelsesdato Arkivreferanse Side 19 av 20
Bilag 10: Lisensbetingelser for standardprogramvare og fri programvare Kopi av lisensbetingelser for standardprogramvare og fri programvare inntas i bilag 10. Avtalens punkt 2.1.3 Forholdet til standard lisens- og avtalevilkår Kopi av lisensbetingelser for standardprogramvare som er omfattet av leveransen skal være vedlagt her. Leverandørens beskrivelse/kommentar: Side 20 av 20