Invitasjon til prekvalifikasjon P-183268 Business-to-Business Customer Relationship Management (B2B CRM) ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Innbydelse... 3 1.2 Om Oppdragsgiver... 3 1.3 Orientering om anskaffelsen... 3 1.4 Kunngjøring... 4 1.5 Lov om offentlige anskaffelser og forsyningsforskriften mv.... 4 1.6 Avlysning... 4 1.7 Utgifter til å delta i konkurransen... 4 2 Kravene til søknad om prekvalifisering... 4 2.1 Søknadens innhold... 4 2.2 Leveringssted... 5 2.3 Språk, format og merking... 5 2.4 Søknadsfrist... 5 2.5 Endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget og spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 3 Behandling av søknaden... 6 3.1 Generelt... 6 3.2 Kvalifikasjonskrav... 6 3.2.1 Attester m.m... 6 3.2.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 8 3.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 3.3 Avvisning... 9 3.4 Utvelgelse av deltakere til konkurransen... 10 4 Vedlegg... 11 4.1 Forpliktelseserklæringer... 11 Side 2 av 12
1 INNLEDNING 1.1 Innbydelse Avinor AS og Oslo Lufthavn AS (heretter OSL), som oppdragsgiver inviterer Dem herved til å søke om deltakelse i konkurranse om P-183268 Customer Relationship Management (B2B CRM). Oslo Lufthavn AS vil være ansvarlig for gjennomføring av konkurransen på vegne av Oppdragsiver. Konkurransen gjennomføres som en begrenset konkurranse (prekvalifisering) med forhandlinger, jf forsyningsforskriftens 5-1. I pkt 2 nedenfor redegjøres for krav til søknaden. I pkt 3 redegjøres for Oppdragsgivers behandling av søknaden, herunder utvelgelse av leverandører som vil motta en invitasjon til å levere tilbud i konkurransen. 1.2 Om Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Avinor AS og Oslo Lufthavn AS. Avinor AS eier og driver 46 lufthavner og flysikringstjenesten i Norge. Avinor er et statlig aksjeselskap under Samferdselsdepartementet. Oslo Lufthavn AS er et heleid datterselskap av Avinor AS. Oslo Lufthavn AS eier og driver Norges hovedflyplass; Oslo Lufthavn Gardermoen. Lufthavnen hadde ca. 21 millioner passasjerer i 2013. Det pågår nå et utbyggingsprosjekt hvor Oslo Lufthavn utvider og øker kapasiteten. Lufthavnen utvides til å kunne håndtere 28 millioner passasjerer i året. For ytterligere informasjon om Oppdragsgiver vises det til www.avinor.no og www.osl.no 1.3 Orientering om anskaffelsen Oppdragsgiver har en lang rekke forbindelser av ulike type: Flyselskaper Kommersielle aktører på lufthavnen Leverandører av ulike varer og tjenester til lufthavnen Offentlige og private organisasjoner med relasjoner til lufthavnen Det er ofte mange mennesker involvert i kommunikasjon på begge sider. Det er et mål for hele Avinor-konsernet, inkl. Oslo Lufthavn å bli mer kunde-orientert. Konkret for denne anskaffelsen betyr dette å forbedre kommunikasjon mellom lufthavnen og sine forretningspartnere (B2B). De funksjonelle målsetninger for et CRM er: Ett felles kontaktregister Forbedret informasjon om kundens kontaktpersoner Felles informasjon om dialog med kunden Forbedret informasjon om oppdragsgivers kontaktpersoner for kunden Bedre verktøy for distribusjon til og deling av informasjon med kunden Forenkle saksbehandling i.f.t. dialog både i konkurranse- og kontrakts-perioder Enkelt tilgjengelig for brukerne De overordnede målene for anskaffelsen er: Anskaffelse av et B2B CRM så snart som mulig (andre halvdel 2014) Side 3 av 12
Sterk fokus på brukervennlighet og enkelhet antatt integrert med Outlook Gradvis innføring. Implementeringen gjelder i første rekke Oslo Lufthavn og ses på som første fase. Avinor AS skal kunne anskaffe samme løsning ved utløsning av opsjon. Gradvis utvikling med sterk brukerforankring for mange utviklingstrinn. Det er antatt videreutvikling over flere år men denne konkurransen gjelder kun første fase. Det er antatt utvikling av mekanisme for informasjonsutveksling med «alle» systemer som har kontakt-informasjon. Kontrakten er en rammeavtale med varighet på 2 år med opsjon på forlengelse 1+1 år. Kontraktsverdien for angitte fase anslås til å være ca. kr 2 mill. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen (www.doffin.no) den 07.03.2014, ref. nr 2014-084843 og Tenders Electronic Daily (TED). 1.5 Lov om offentlige anskaffelser og forsyningsforskriften mv. Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7.april 2006 nr. 403 (Forsyningsforskriften). For anskaffelsen gjelder i tillegg bestemmelsene i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, samt i etterfølgende tilbudsinnbydelse og konkurransegrunnlag. Konkurransen vil bli gjennomført i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk, som sikrer likebehandling av tilbyderne, jf de grunnleggende kravene i Forsyningsforskriftens 3-1. Leverandørene skal under ingen omstendigheter samarbeide i strid med bestemmelsene i lov av 5. mars 2004 nr 12 (konkurranseloven). 1.6 Avlysning Dersom det foreligger en saklig grunn for ikke å videreføre konkurransen, kan Oppdragsgiver avlyse konkurransen. Deltakerne i konkurransen har i så fall ikke krav på erstatning for kostnader til å utarbeide søknad og andre kostnader som deltakerne er påført som følge av konkurransen. 1.7 Utgifter til å delta i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 2 KRAVENE TIL SØKNAD OM PREKVALIFISERING 2.1 Søknadens innhold Søknaden skal bestå av et brev hvor det opplyses om navn, telefonnummer og e-post adresse til den eller de som er leverandørens kontaktperson for søknaden. Som vedlegg til søknaden skal det følge den dokumentasjon som er beskrevet i tabellene i pkt 3.2, jf kolonne B. Dokumentasjonen skal systematiseres i henhold til den vedleggsstrukturen som fremgår av kolonne C i disse tabellene. Side 4 av 12
2.2 Leveringssted Søknad sendes / leveres: Postadresse: Gateadresse: Oslo Lufthavn AS Oslo Lufthavn AS Sentrallageret Sentrallageret v/ Hovedport Postboks 100 Edvard Munchs veg 2061 Gardermoen 2060 Gardermoen Sentrallageret har åpningstid mellom klokken 08:00 15:00 mandag til fredag. Sentrallageret har telefonnr. 64 81 21 26. 2.3 Språk, format og merking Søknaden skal være skriftlig og utformet på norsk, med mindre annet fremgår av kunngjøringsteksten, jf. punkt 1.4. Søknaden skal leveres som en lukket forsendelse, merket P-183268 Customer Relationship Management (B2B CRM). Forsendelsen skal inneholde et eksemplar av søknaden på papir, samt et eksemplar på minnepinne. Søknaden skal ikke innleveres på e-post eller via telefaks. 2.4 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av søknaden er 04.04.2014 kl 12:00 Søknaden skal være Oppdragsgiver i hende på leveringsstedet (Sentrallageret) innen fristens utløp. For sent innkomne søknader kan bli avvist. Leverandøren har risikoen for at søknaden er innkommet til Sentrallageret i tide. Søknadene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte mottak av søknad ved overlevering. 2.5 Endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget og spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Eventuelle endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli lagt ut på www.doffin.no senest 6 dager før søknadsfristens utløp. Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger. Forespørsel om tilleggsopplysninger skal fremsettes i god tid før søknadsfristens utløp. Forutsatt at forespørsel er fremsatt i god tid før søknadsfristens utløp vil Oppdragsgiver besvare denne senest 6 dager før søknadsfristens utløp. Eventuelle spørsmål og svar vil bli lagt ut på www.doffin.no i anonymisert form. Spørsmål skal stilles skriftlig, merkes Spørsmål P-183268 B2B CRM, og rettes til Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: E-postadresse: Oslo Lufthavn AS v/martin Vedeler anskaffelser@osl.no Side 5 av 12
3 BEHANDLING AV SØKNADEN 3.1 Generelt Oppdragsgiver vil først vurdere om søkerne er kvalifisert, jf kriteriene listet nedenfor i pkt 3.2. Søkere som ikke er kvalifisert vil bli avvist, jf pkt 3.3 som også inneholder en opplisting av de øvrige avvisningsgrunnene. Oppdragsgiver vil deretter foreta et utvalg av søkere som vil få anledning til å delta i konkurransen. I pkt 3.4 beskrives hvordan utvelgelse av deltakere vil skje. Oppdragsgivers behandling av søknaden vil som utgangspunkt kun bli gjennomført basert på innlevert dokumentasjon, herunder referanser. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å legge vekt på eventuelle egne erfaringer (positive og negative) med søkerne. Oppdragsgiver har rett, men ikke plikt, til å be leverandøren om utdypning av innlevert dokumentasjon, samt be om ettersendelse av manglende dokumentasjon. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet og/eller kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt i pkt 3.2 nedenfor, jf forsyningsforskriften 7-11 tredje ledd. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på andre foretaks økonomiske og finansielle kapasitet, skal leverandøren fremlegge en selvskyldnererklæring fra foretaket, i henhold til pkt 4.1. Foretaket skal være et lovlig etablert foretak, og dette skal dokumenteres i henhold til pkt 3.2.1. I tillegg skal foretakets økonomiske og finansielle kapasitet dokumenteres i henhold til kravene i pkt 3.2.2. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandøren fremlegge forpliktelseserklæring om dette i henhold til pkt 4.1. Foretaket skal være et lovlig etablert foretak, og dette skal dokumenteres i henhold til pkt 3.2.1. I tillegg skal foretakets tekniske og faglige kvalifikasjoner dokumenteres i henhold til kravene i pkt 3.2.3, avhengig av hvilke kvalifikasjonskrav foretaket skal bidra til å oppfylle. 3.2 Kvalifikasjonskrav 3.2.1 Attester m.m A Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak B Dokumentasjonskrav Firmaattest. Utenlandske leverandører kan isteden levere tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet for leverandøren er registrert som foretak. (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende merknader i pkt 3.1). C Vedlegg 1 Side 6 av 12
3.2.1 Attester m.m A Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling B Dokumentasjonskrav Norske leverandører og andre leverandører som er skattepliktige til Norge skal fremlegge følgende skatteattester: 1) Skatteattest for skatt: Attest utstedt av kemner / kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) 2) Skatteattest for merverdiavgift: Attest fra Skattekontoret avdeling innkreving merverdiavgift, (tidligere skattefogden) i vedkommende fylke. Begge attestene skal være av typen RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet, eller tilsvarende. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. (Den som støtter seg på andre norske foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende merknader i pkt 3.1) C Vedlegg 2 Side 7 av 12
3.2.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet A B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal Årsregnskap for det siste 2 år med tilhørende ha tilstrekkelig revisjonsberetning. økonomisk gjennomføringsevne Dersom søkeren ikke kan fremlegge ovennevnte dokumentasjonen, eller ønsker å dokumentere at denne gir et misvisende bilde av hans økonomiske situasjon, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling ved hjelp av ethvert annet dokument som har relevans til foretakets regnskapstall/økonomi. Søkeren skal særlig begrunne hvorfor den etterspurte dokumentasjonen eventuelt ikke kan leveres eller gir et misvisende bilde. C Vedlegg 3 (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende merknader i pkt 3.1) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre en kredittsjekk av leverandøren via et kredittvurderingsselskap. 3.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner A B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Liste over leverandørens viktigste relevante tilstrekkelig erfaring fra leveranser de siste 5 år regnet fra søknadsfristens tilsvarende leveranser utløp. C Vedlegg 4 Listen skal inneholde følgende for hver av leveransene: Beskrivelse av leveransen Tidspunkt for leveransen Leveransens verdi Navn på oppdragsgiver Kontaktperson hos oppdragsgiver med kontaktdata (telefonnummer og e-postadresse). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte leveransemottakere som referanser. Side 8 av 12
3.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner A B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Det skal redegjøres for leverandørens totale tilstrekkelig bemanning for denne typen ytelse, herunder for gjennomføringsevne gjennomsnittlig arbeidsstyrke og gjennomsnittlig antall medarbeidere i den administrative ledelse i løpet av de siste tre år. C Vedlegg 5 Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende merknader i pkt 3.1) Bekreftelse på ISO 9000 eller tilsvarende sertifisering, eller kort redegjørelse for firmaets kvalitetssikringssystem for leveranser av denne typen. (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende merknader i pkt 3.1) 6 3.3 Avvisning Oppdragsgiver skal avvise leverandører som: ikke oppfyller de materielle kvalifikasjonskrav, jf punkt 3. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som: ikke innleverer søknad innen søknadsfristen, jf punkt 2. innleverer søknad elektronisk pr. e-post eller telefaks eller har unnlatt å levere søknaden i en lukket og merket forsendelse, jf punkt 2.3 ikke oppfyller kravene til dokumentasjon under punkt 3 eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger etter Oppdragsgivers kunnskap er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller for andre straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter er skattepliktig til Norge og ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter Side 9 av 12
3.4 Utvelgelse av deltakere til konkurransen Minimum 4 og maksimum 8 av de kvalifiserte leverandørene vil bli invitert til å levere tilbud i konkurransen. Etter søknadsfristens utløp vil Oppdragsgiver beslutte hvilket antall som vil bli invitert, og deretter basere utvelgelsen på følgende kriterier: Kriterium Vekting Leverandørens erfaring fra tilsvarende leveranser 80% Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne 20% Vurderingen vil bli basert på dokumentasjonen av de tilsvarende kvalifikasjonskrav, jf pkt 3 ovenfor. Side 10 av 12
4 VEDLEGG 4.1 Forpliktelseserklæringer Til punkt 3.2.2 i Invitasjon til prekvalifikasjon: Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Leverandører som ikke selv oppfyller kravene til økonomisk gjennomføringsevne i punkt 3.2.2 i Invitasjon til prekvalifikasjon, kan legge ved forpliktelseserklæring fra en eller flere tredjeparter for å oppfylle kravene. Følgende erklæring skal undertegnes av hver av de tredjeparter som leverandøren eventuelt vil støtte seg på hva gjelder kvalifikasjonskravet knyttet til økonomisk og finansiell kapasitet: *** FORPLIKTELSESERKLÆRING ------------------------------------ ( Garantist ) garanterer med dette, og uten forbehold, som selvskyldnerkausjonist for ------------------------------------ ( Leverandørens ) oppfyllelse av kontrakt «K-183268 Customer Relationship Management (B2B CRM)» med Oslo Lufthavn AS For -------------------------------------- (Garantist) -------------------------------------------- (Signatur på vegne av Garantist) -------------------------------------------- (Navn og sted/dato) Vedlegg A: Vedlegg B: Vedlegg C: Firmaattest for Garantist Årsregnskap med tilhørende revisjonsberetning for Garantist for det siste året Eventuell annen dokumentasjon for at Garantist har tilstrekkelig økonomisk evne til å dekke et eventuelt garantiansvar Side 11 av 12
Til punkt 3.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandører som ikke selv oppfyller alle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner som angitt i punkt 3.2.3 i Invitasjon til prekvalifikasjon, kan legge ved forpliktelseserklæring fra en eller flere foretak for å oppfylle ett eller flere av kravene for deltakelse i konkurransen. Følgende erklæring skal undertegnes av den eller de foretak som leverandøren eventuelt vil støtte seg på hva gjelder kvalifikasjonskrav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner: *** FORPLIKTELSESERKLÆRING ----------------------------- ( Foretaket ) bekrefter med dette at ------------------------------ ( Leverandøren ) ved utførelse av oppdrag for Avinor AS og Oslo Lufthavn AS knyttet til «K-183268 Customer Relationship Management (B2B CRM)»,gjennom hele kontraktsperioden vil ha uinnskrenket rådighet over de ressurser som er angitt i Vedlegg B. For -------------------------------------- (Foretaket) -------------------------------------------- (Signatur på vegne av Foretaket) -------------------------------------------- (Navn og sted/dato) Vedlegg A: Firmaattest for Foretaket Vedlegg B: Den dokumentasjon som kreves i Invitasjon til prekvalifikasjon pkt 3.2.3, vedlegg 4 til vedlegg 5, avhengig av hvilke kvalifikasjonskrav Foretaket skal bidra til å oppfylle. Side 12 av 12