PRODUKSJON OG DISTRIBUSJON AV UNIFORMER

Transkript

1 PRODUKSJON OG DISTRIBUSJON AV UNIFORMER KONKURRANSEGRUNNNLAG FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING RAM-00497

2 Innhold 1 INNLEDNING Innbydelse Om Oppdragsgiver Kort beskrivelse av anskaffelsen Regelverk og konkurranseform Oppdragsgivers kontaktperson i konkurransen Konkurransegrunnlaget Endringer av konkurransegrunnlaget Leverandørens ansvar for å avklare uklarheter FRISTER Spørsmål vedrørende konkurransen Frist for levering av søknad om kvalifisering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) Samarbeid med andre foretak m.m Støtte fra andre virksomheter Fellesskap av leverandører Krav til leverandørens registrering, autorisasjoner mv Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner BEHANDLING AV SØKNAD OM KVALIFISERING TILDELINGSKRITERIER Øvrige tilbudsvedlegg BEHANDLING AV TILBUDET Forhandlinger Tildelingsbeslutningen KRAV TIL UTFORMING Side 2 av 14

3 7.1 Søknad om kvalifisering Tilbudet Språk og filformat Avvik og risiko for uklarheter Anskaffelsesportalen AVVISNING Generelt Nasjonale avvisningsgrunner ØVRIGE FORHOLD Avlysning Utgifter til å delta i konkurransen VEDLEGG Side 3 av 14

4 1 INNLEDNING 1.1 Innbydelse Sporveien Oslo AS, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer med dette leverandører til å søke om å bli kvalifisert samt levere tilbud for konkurranse med forhandling om «Produksjon og distribusjon av uniformer». Leverandørene skal levere søknad om kvalifisering og tilbud i anskaffelsesportalen. For mer informasjon om anskaffelsesportalen, se punkt 7.5 nedenfor. 1.2 Om Oppdragsgiver Sporveien-konsernet er Norges største leverandør av kollektivtransport målt i antall reiser. Sporveien Oslo AS er morselskapet i konsernet, og for øvrig inngår datterselskapene Sporveien Trikken AS, Sporveien T-banen AS, Unibuss AS, Bussanlegg AS og Sporveien Media AS. Sporveien-konsernet har ca ansatte og omsetter årlig for om lag 4,4 milliarder kroner. I datterselskapene Sporveien Trikken AS, Sporveien T-banen AS og Unibuss AS ble det i 2015 gjennomført vel 230 millioner enkeltreiser. Sporveien Oslo AS eier, drifter, bygger ut og vedlikeholder infrastruktur som benyttes til t-bane og trikk, og forvalter en betydelig eiendomsmasse. Sporveien-konsernet har også ansvar for vedlikehold av trikker og t-banevogner. I Oslo og Akershus er Sporveien leverandør til Ruter AS som planlegger, samordner og kjøper inn kollektivtjenester for Oslo og Akershus og tilbyr dette til de reisende. Sporveien er et produksjonskonsern som eies 100 prosent av Oslo kommune. 1.3 Kort beskrivelse av anskaffelsen Sporveien Oslo AS skal inngå ny rammeavtale om produksjon, distribusjon og produktutvikling av uniformer. Leveransen skal omfatte produksjon av plagg (38 typer i ulike størrelser) på bakgrunn av fastsatte mønster og spesifikasjoner. Leveransen skal distribueres pr post til ansatte. Dette omfatter leveranser til uniformspliktig personell i datterselskapene Sporveien T-banen AS og Sporveien Trikken AS. Totalt ca 1100 ansatte. Anskaffelsens verdi er i størrelsesorden 6-7 mill kr. Det vil bli inngått en 4-årig kontrakt med virkning fra Regelverk og konkurranseform Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 12.august 2016 nr. 975 (forsyningsforskriften) del I og del II. For anskaffelsen gjelder i tillegg bestemmelsene i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget (inkludert det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD), jf. vedlegg og pkt Konkurransen gjennomføres som en konkurranse (kvalifisering) med forhandlinger etter forutgående kunngjøring. Side 4 av 14

5 Oppdragsgiver er for øvrig underlagt lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 (offentleglova). Ved begjæring om innsyn plikter Leverandøren å bistå Oppdragsgiver med å avklare hvilke opplysninger som skal unntas innsyn. 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson i konkurransen Alle spørsmål angående konkurransegrunnlagets innhold skal utelukkende rettes til Sporveien Oslo AS via anskaffelsesportalen. Henvendelser utover dette rettes til følgende kontaktperson: Navn Omberg, Heidi P Telefon E-post heidi.omberg@sporveien.com Leverandørene har i anledning konkurransen ikke adgang til å ha kontakt med andre i Sporveienkonsernet enn Oppdragsgivers kontaktperson. 1.6 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) som redegjør for prosessen frem til kontraktsinngåelse Utkast til kontrakt 1.7 Endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli lagt ut på anskaffelsesportalen. 1.8 Leverandørens ansvar for å avklare uklarheter Leverandøren plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, for å avdekke eventuelle uklarheter. Eventuelle uklarheter skal meddeles Oppdragsgivers kontaktperson i konkurransen. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt, at det er tid til å korrigere uklarhetene før endelig tilbud inngis. Side 5 av 14

6 2 FRISTER 2.1 Spørsmål vedrørende konkurransen Leverandøren kan stille spørsmål til konkurransegrunnlagets innhold innen kl 12:00. Spørsmålene skal sendes inn via anskaffelsesportalen. Eventuelle spørsmål og svar vil bli lagt ut i anskaffelsesportalen i anonymisert form. 2.2 Frist for levering av søknad om kvalifisering Frist for å levere søknad om kvalifisering er: kl 12: Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er: kl 12: Vedståelsesfrist Tilbyderen må vedstå sitt tilbud i minimum 3 måneder etter tilbudsfrist. Dersom tilbyderen velger å trekke tilbake et bindende tilbud, har Oppdragsgiver rett til å kreve erstattet sitt økonomiske tap som følge av dette. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Generelt Kvalifikasjonskravene er angitt i kolonne A i tabellene i punkt 3, og skal dokumenteres i henhold til kolonne B. 3.2 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) gjelder som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, samt at det det ikke foreligger andre grunner for avvisning og for oppfyllelse av eventuelle utvelgelseskriterier, jf. Punktene i kapittel 3. Leverandøren skal supplere søknaden med dokumentasjonen iht. nevnte punkt først når Oppdragsgiver ber om dette, og i henhold til frist som Oppdragsgiver fastsetter. Dersom leverandøren har levert dokumentasjonsbevis til Oppdragsgiver i tidligere konkurranser, skal leverandøren opplyse om dette i følgebrevet jf. pkt Side 6 av 14

7 Det europeiske egenerklæringsskjemaet er tilgjengelig her: Leverandøren må først velge alternativet "Jeg er leverandør" og deretter " Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen". Leverandøren kan da laste opp.xml fil (vedlagt). Det utfylte skjemaet skal leveres sammen med søknaden. 3.3 Samarbeid med andre foretak m.m Støtte fra andre virksomheter Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet og/eller kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt i punkt 3.5 og 3.6 nedenfor, jf. forsyningsforskriften Virksomhetene skal i så fall levere hver sine versjoner av det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) som en del av søknaden om kvalifisering. Følgende dokumentasjon skal først leveres når Oppdragsgiver ber om dette: Dokumentasjon som viser at leverandøren råder over de nødvendige ressursene til virksomhetene han støtter seg på, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene Dokumentasjon for det relevante kvalifikasjonskravet for virksomheten som leverandøren støtter seg på i henhold til kravene i punkt 3.5 og/eller 3.6, samt dokumentere kvalifikasjonskravene til virksomheten i punkt Fellesskap av leverandører Flere leverandører kan delta i konkurransen i fellesskap og levere felles søknad om kvalifisering og felles tilbud, jf. forsyningsforskriften De deltakende leverandørene skal i så fall levere hver sine versjoner av det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) som en del av søknaden om kvalifisering. Følgende dokumentasjon skal først leveres når Oppdragsgiver ber om dette: Samme dokumentasjon som for individuelle leverandører (jf. kolonne B i punkt 3) skal leveres for hver enkelt leverandør som deltar i fellesskapet. Fellesskapet av leverandører kan støtte seg på kapasiteten til deltakerne i fellesskapet og om nødvendig støtte seg på andre virksomheter, og i så fall gjelder kravene i punkt i tillegg. Oppdragsgiver vil vurdere hver enkelt deltaker i fellesskapet opp mot bestemmelsene om avvisning, jf. forsyningsforskriften 20-2 følgende. Dette med unntak av bestemmelsen i 20-2 første ledd bokstav a (oppfyllelse av kvalifikasjonskrav), som vil bli anvendt på fellesskapet samlet sett. Deltakere i fellesskapet kan ikke inngi individuelle tilbud i konkurransen dersom de kun er kvalifisert som en del av fellesskapet. Side 7 av 14

8 3.4 Krav til leverandørens registrering, autorisasjoner mv. A B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være registrert i foretaksregisteret eller tilsvarende register i den staten leverandøren er etablert Firmaattest fra Foretaksregisteret. Utenlandske leverandører skal isteden levere tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i den stat leverandøren er etablert. 3.5 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet A Kvalifikasjonskrav B Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha en årlig minimumsomsetning på 12 mill NOK og en egenkapitalandel (egenkapitalen i prosent av sum gjeld og egenkapital) på min 10%. Årsregnskap for det siste tilgjengelige regnskapsår inkl. balanse og tilhørende revisjonsberetning. Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiveren har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som har relevans til foretakets regnskapstall/økonomi og som Oppdragsgiver anser egnet. Leverandøren skal begrunne hvorfor han ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd. Side 8 av 14

9 3.6 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner A Kvalifikasjonskrav B Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring fra tilsvarende leveranser Oversikt over leveransene som leverandøren har utført i løpet av de siste 3 årene regnet fra søknadsfristens utløp. Listen skal inneholde følgende for hver av leveransene: o o o o o Navn på oppdragsgiver Beskrivelse av leveransen Tidspunkt for leveransen Kontraktens verdi Kontaktperson hos oppdragsgiver med kontaktdata (telefonnummer og e- postadresse). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte kontaktpersoner som referanser. Leverandøren skal ha tilstrekkelige menneskelige og tekniske ressurser til å utføre kontrakten Beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antallet medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste tre årene Beskrivelse av redskaper, materiell og teknisk utstyr som leverandøren råder over til å utføre kontrakten Leverandøren skal ha et tilfredsstillende miljøstyringssystem Attest som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kravene i EU-ordningen for miljøstyring og miljørevisjon (EMAS) eller andre anerkjente miljøledelsessystemer i forordning (EF) nr. 1221/2009 artikkel 45 eller andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer, eksempelvis ISO 14001, eller tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØSstater. Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak aksepteres dersom leverandøren ikke har mulighet til å få slike attester innen fristen, Side 9 av 14

10 og dette ikke skyldes leverandøren selv. Dette forutsetter at leverandøren dokumenterer at disse tiltakene tilsvarer de etterspurte miljøledelsessystemene eller -standardene. Leverandøren skal begrunne hvorfor han ikke hadde mulighet til å få slike attester innen fristen, og hva dette skyldes. 4 BEHANDLING AV SØKNAD OM KVALIFISERING Oppdragsgivers behandling av søknaden vil som utgangspunkt kun bli gjennomført basert på innlevert dokumentasjon, herunder referanser. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å legge vekt på eventuelle egne erfaringer (positive og negative) med søkerne (og evt. samarbeidende foretak, jf. punkt 3.3). Oppdragsgiver har rett til å be leverandøren om utdypning av innlevert dokumentasjon, samt be om ettersendelse av manglende dokumentasjon. Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse til leverandører som avvises eller som ikke blir utvalgt. Frist for begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning er 15 dager regnet fra dagen etter meddelelsen er sendt fra Oppdragsgiver. 5 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på kriteriene i kolonne A nedenfor. Kravet til dokumentasjon er angitt i kolonne B. Dokumentasjonen skal systematiseres i henhold til den vedleggsstrukturen som beskrevet i kolonne B. A - Tildelingskriterier B - Dokumentasjonskrav Pris 50% Utfylt vedlegg Prisskjema. Prisene skal inkludere frakt til ansatte. Prisene for de ulike produktene er vektet. Samlet vektet pris danner grunnlag for sammenligning av prisene mellom tilbyderne. Kvalitet 30% -Beskrivelse av løsning for elektronisk bestillingssystem for ansatte -Beskrivelse av tilbyders kundeoppfølgingssystem -Utfylt samsvarsmatrise (eget vedlegg) -Dersom tilbyder har eventuelle underleverandører så skal det beskrives nærmere hvordan disse følges opp (kvalitetsstyringssystem) Side 10 av 14

11 A - Tildelingskriterier B - Dokumentasjonskrav -Innlevert vareprøve (søm og kvalitet) av hvert plagg som ligger i utlevert uniformspakke som er produsert av dagens leverandør (tilbyder må hente uniformspakke i Sporveien, jfr nærmer omtale i kravspesifikasjon del 1) Vareprøve skal leveres i resepsjonen på hovedkontoret til Sporveien i Økernveien 9 og merkes RAM og med tilbyders navn innen tilbudsfristen kl 12:00. Responstid 20% Tilbyder skal oppgi hvor mange dager det tar fra bestilling registreres av den enkelte ansatte til varene er levert den ansatte pr post. Det legges vekt på effektiv håndtering og levering Det vil trolig bli avholdt avklarings- og forhandlingsmøter i uke 37 ( ). Det forventes at tilbyders tilbudte kontaktperson overfor Sporveien deltar i dette møtet. 5.1 Øvrige tilbudsvedlegg Emne Dokumentasjonskrav Leverandørens organisasjonskart Organisasjonskart med funksjonsbetegnelser som viser prosjektorganiseringen for denne leveransen. Oversikt over eventuelle underleverandører Oversikt over underleverandører inkl. angivelse av hvilke deler av kontrakten som leverandøren planlegger at underleverandører skal utføre Etiske krav til leverandører Signert versjon av Oppdragsgivers etiske krav til leverandører, jf. vedlegg til Avtaledokumentet 6 BEHANDLING AV TILBUDET 6.1 Forhandlinger Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre forhandlinger. Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene. Side 11 av 14

12 Oppdragsgiver har rett til å redusere det antall tilbud det skal forhandles om både forut for forhandlingene og underveis (en eller flere ganger) i forhandlingene. Reduksjoner som nevnt vil skje basert på en vurdering av tilbudene i forhold til tildelingskriteriene. Videre kan tilbydere som ikke deltar i en forhandlingsfase bli invitert til forhandlinger senere i prosessen. Alle inngitte tilbud (inkl. reviderte tilbud) er bindende til vedståelsesfristens utløp. 6.2 Tildelingsbeslutningen Oppdragsgiver vil før kontraktsinngåelse skriftlig og samtidig meddele alle leverandører som har levert tilbud om hvem som er tildelt kontrakten, med en begrunnelse for valget og angi en karensperiode. 7 KRAV TIL UTFORMING 7.1 Søknad om kvalifisering Søknaden skal inneholde følgende: Følgebrev merket med Produksjon og distribusjon av uniformer og som inneholder Leverandørens navn, organisasjonsnummer, adresse og telefon Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Opplysninger om tidligere konkurranser hvor leverandøren har levert dokumentasjonsbevis til Oppdragsgiver jf. pkt Forespørselsnummer (KON-xxxxxx/RAM-xxxxxx) skal oppgis. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) i utfylt stand, se vedlegg og pkt Tilbudet Tilbudet skal inneholde: Signert tilbudsbrev iht. vedlagte mal Tilbudsvedlegg som er angitt i punkt Språk og filformat Tilbudet skal være utformet på norsk. Med mindre noe annet fremgår av punkt 5 og 5.1 skal filene være i.pdf,.docx eller.xlsx-format. Eventuelle andre format krever forhåndsgodkjenning fra Oppdragsgiver. 7.4 Avvik og risiko for uklarheter Avvik til konkurransegrunnlaget vil kunne føre til avvisning. I stedet for avvik oppfordrer Oppdragsgiver leverandørene til å stille spørsmål og be om avklaring underveis i gjennomføringen av anskaffelsen. Side 12 av 14

13 Avvik skal fremgå av tilbudsbrevet. Tilbyderen kan ikke påberope avvik som ikke fremgår av tilbudsbrevet. Oppdragsgiver har likevel rett til å ta hensyn til avvik som ikke fremgår av tilbudsbrevet, dersom han skulle oppdage slike under evalueringen. Leverandøren har risikoen for uklarheter i tilbudet. 7.5 Anskaffelsesportalen Søknad om kvalifisering og tilbud skal leveres elektronisk via Oppdragsgivers anskaffelsesportal Merk at det er påkrevd at leverandøren logger seg inn i anskaffelsesportalen og registrerer hensikt om å delta for å kunne laste opp dokumenter. Nye brukere av anskaffelsesportalen må registrere seg ved å gå inn på Registrerte brukere som har mistet eller glemt sitt passord kan sette nytt passord ved å følge fremgangsmåten på: 8 AVVISNING 8.1 Generelt Bestemmelsene om avvisning på grunn av formalfeil og forhold ved leverandøren fremgår av forsyningsforskriften 20-1 følgende. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) gjelder som foreløpig dokumentasjon bl.a. for at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Bestemmelsene om avvisning på grunn av forhold ved tilbudet fremgår av forsyningsforskriften 20-8 følgende. Oppdragsgiver vil gi leverandører som avvises en skriftlig meddelelse om avvisningen med en kort begrunnelse Nasjonale avvisningsgrunner For denne konkurransen gjelder også de rent nasjonale avvisningsgrunnene som er: - Forsyningsforskriften 20-2 annet ledd: vedtakelse av forelegg for de angitte straffbare forholdene i forsyningsforskriften 20-2 annet ledd. - Forsyningsforskriften 20-2 tredje ledd bokstav i): andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet. Side 13 av 14

14 9 ØVRIGE FORHOLD 9.1 Avlysning Oppdragsgiver har rett til å avlyse konkurransen med umiddelbar virkning dersom det foreligger saklig grunn. Det tas spesifikt forbehold om budsjettildeling. Dersom det ikke blir gitt budsjettildeling gir dette Oppdragsgiver rett til erstatningsfritt å avlyse konkurransen. Ved avlysning som følge av ovennevnte, har deltakerne i konkurransen ikke krav på erstatning for kostnader til å utarbeide søknad om kvalifisering, tilbud og andre kostnader som deltakerne er påført som følge av konkurransen. 9.2 Utgifter til å delta i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide søknad om kvalifisering, tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 10 VEDLEGG Tilbudsbrev Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) Side 14 av 14