Økonomistyring. Ansatte tilknyttet SFO, renholdere og vaktmester kommer i tillegg til bemanningen nevnt ovenfor.

Fosen Kommunerevisjon Korr. brutto driftsutg. til grunnskole per elev 73381 62905 67979 67411 61298 i kommunen og er dermed den Innhentede opplysninger 1.1 Organisering 1.1.1 Administrativ organisering Bjugn kommune/botngård skole Bjugn kommune er organisert med en oppvekst- og kultursjef som blant annet har det overordnede ansvaret for alle skolene. Etatssjefen er skolefaglig ansvarlig i kommuneadministrasjonen og nærmeste overordnet for rektorene. Botngård skole har i 2005 en bemanning Bjugn på totalt kommune 48,29 årsverk. Dette er fordelt på følgende stillingstyper: - rektor/inspektør: 2,76 årsverk - merkantilt ansatt: 0,8 årsverk - assistent: 1,73 årsverk - undervisningspersonale: 41,59 årsverk - 1,06 årsverk går med til 60 års-ressurs for lærere over 60 år. Ansatte tilknyttet SFO, renholdere og vaktmester kommer i tillegg til bemanningen nevnt ovenfor. Åfjord kommune/åset skole Åfjord kommune er organisert med en oppvekstsjef som er skolefaglig ansvarlig i den kommunale administrasjonen. Oppvekstsjefen er også rektorenes nærmeste overordnet. Åset skole har i 2005 en bemanning på totalt 32,97 årsverk. Dette inkluderer: - rektor/inspektør: 1,9 årsverk - sekretær/fullmektig: 1,0 årsverk - assistent: 2,2 årsverk - undervisningspersonale: 27,87 årsverk - 0,19 årsverk går med til 60-årsressurs for lærere over 60 år Ansatte tilknyttet SFO, renholdere og vaktmester kommer i tillegg til bemanningen nevnt ovenfor. Forvaltningsrevisjon 1.1.2 Organisering av undervisningen Botngård skole Botngård skole organiseres fortsatt i tradisjonelle 2008 klasser. Skoleledelsen og lærerne opplever organisering av skolehverdagen som innfløkt og utfordrende da skolen ikke er dimensjonert for teammøter. INNHOLDSFORTEGNELSE

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING OG BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 5 3 AVGRENSNINGER... 6 4 PROBLEMSTILLING... 6 5 VURDERINGSKRITERIER... 6 5.1 ER DAGENS BUDSJETTPROSESS TILSTREKKELIG FOR Å UTARBEIDE ET REALISTISK BUDSJETT?... 7 5.2 ER KRITISKE FAKTORER MHT ØKONOMISTYRING IVARETATT?... 7 5.3 ER RAPPORTERINGSRUTINENE TIL KOMMUNESTYRET TILFREDSSTILLENDE?... 7 6 METODE... 8 7 INNHENTEDE OPPLYSNINGER... 9 ADMINISTRATIV ORGANISERING... 9 ØKONOMIREGLEMENT FOR BJUGN KOMMUNE... 9 BALANSERT MÅLSTYRING - STYRINGSKORT... 10 BUDSJETTPROSESS... 11 7.5 RAPPORTERING GJENNOM ÅRET... 11 7.6 ERFARINGER MED BUDSJETTPROSESS OG RAPPORTERING... 12 7.6.1 Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten (PRO)... 12 7.6.2 Botngård skole... 13 7.6.3 Anlegg og drift... 14 7.6.4 Økonomisjefens synspunkter... 15 8 VURDERINGER... 16 8.1 PRINSIPPER FOR BUDSJETTFRAMSTILLING OG GJENNOMFØRING AV BUDSJETTPROSESS... 16 8.2 KRITISKE FAKTORER MHT ØKONOMISTYRING... 17 8.3 RAPPORTERINGSRUTINER TIL KOMMUNESTYRET... 18 9 KONKLUSJON OG ANBEFALING... 19 10 RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE... 20 11 SENTRALE DOKUMENTER OG LITTERATUR... 23 Rissa 10.03.08 Gaute Krogfjord Revisjonssjef Tore Solli Forvaltningsrevisor FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 2

1 SAMMENDRAG Driftsenhetene i Bjugn kommune har de tre siste årene samlet gått ut over sitt vedtatte driftsbudsjett. Kontrollutvalget i Bjugn ønsket å gjennomføre en forvaltningsrevisjon med fokus på økonomistyring, bl.a. for å sikre at kommunen har gode nok prosesser og rutiner knyttet til utarbeidelse av budsjett, styring gjennom året og rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalget anser at trangere økonomiske rammer i framtiden kan gjøre det vanskeligere å dekke inn et eventuelt overforbruk på driftssiden gjennom bruk av fond eller finansinntekter. Følgende problemstilling ble utledet for å belyse disse forholdene: Har Bjugn kommune interne rutiner og kontrollhandlinger som sikrer at kommunen har en tilfredsstillende økonomistyring? For å kunne svare på problemstillingen har revisjonen valgt å sette fokus på tre vurderingskriterier: Er dagens budsjettprosess tilstrekkelig for å utarbeide et realistisk budsjett? Er kritiske faktorer mht økonomistyring ivaretatt? Er rapporteringsrutinene til kommunestyret tilfredsstillende? Foruten gjennomgang av interne rutiner og styringsdokumenter har Fosen Kommunerevisjon gjennom prosjektet hatt dialog med bl.a. rådmann, økonomisjef, pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten, Botngård skole og anlegg og drift. Dette for å innhente opplysninger om praktiske erfaringer og oppfatninger fra enkeltenheter i kommunen. Revisjonen konkluderer med at de overskridelsene man har hatt på driftssiden i Bjugn kommune de siste årene ikke skyldes manglende interne rutiner. Kommunen har beskrevet prosedyrer og kontrollhandlinger som i utgangspunktet sikrer at kommunen har en tilfredsstillende økonomistyring. Revisjonen mener imidlertid at en av årsakene til overskridelsene kan tillegges gjennomføringen av budsjettprosessen. Enkeltenheter opplever at det vedtatte driftsbudsjettet ikke er realistisk. Dette tyder på at samhandlingen og den reelle medvirkningen i prosessen ikke er god nok. På tross av økonomiske rapporter gjennom året som viser avvik i forhold til vedtatt driftsbudsjett, har det ikke vært iverksatt konkrete tiltak som har rettet opp situasjonen i vesentlig grad. Denne praksisen er ikke i tråd med regelverket, og vil kunne føre til betydelige utfordringer hvis den økonomiske situasjonen strammer seg til. Det er videre viktig at kommunestyret gjennom året behandler framlagte regnskapsrapporter slik at de kan utøve sitt økonomiske ansvar fullt ut. På bakgrunn av rapporten og konklusjonen anbefaler revisjonen følgende: Kvalitetssikre gjennomføringen av budsjettprosessen. Rådmannen må sørge for at enhetene/administrasjonen holder seg til de økonomiske rammene som er vedtatt av kommunestyret. Tertialrapporter som viser utvikling i inntekter og utgifter i henhold til det vedtatte årsbudsjettet skal legges fram for behandling i kommunestyret. Det skal foretas tilleggsbevilgninger gjennom året hvis det er nødvendig å gå ut over den driftsrammen som er trukket opp i budsjettet. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 3

Fokusere på et netto driftsresultat på minimum 3 % for å stå rustet til svingninger i de økonomiske rammebetingelsene. Økonomireglementet i Bjugn kommune bør ajourføres. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 4

2 INNLEDNING OG BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Driftsregnskapet for Bjugn kommune i 2005 viste at det ble brukt kr 135,6 mill på de ulike enhetene, mens det ble budsjettert med kr 131,4 mill. Det vil si at det ble brukt kr 4,2 mill ut over vedtatt budsjett. Budsjettavviket skyldes noen store poster, men også mindre avvik på mange enheter. I revisjonsberetningen for 2005 konkluderer bl.a. Fosen Kommunerevisjon med følgende: Kommunens drift er ikke i balanse i 2005, og det må derfor legges stor vekt på budsjettarbeid og økonomistyring i inneværende år. Også i 2006 viste regnskapet en total bruk på enhetene som lå 4,8 mill ut over vedtatt budsjett. Revisjonsberetningen for 2006 påpeker at det synes som om mange enheter i kommunen har problemer med å overholde sin budsjetterte ramme. Videre sies det at det etter revisjonens mening bør vurderes om overforbruket ut over enhetenes ramme skyldes mangler ved budsjettprosessen (urealistisk budsjettering), eller mangler med økonomistyringen gjennom året. Prognosene og de foreløpige tallene for 2007 viser det samme mønsteret; enhetene bruker mer penger enn hva de har. Tabell 1 viser bl.a. sammendrag av den økonomiske rapporteringen fra enhetene gjennom året og samlet overforbruket på enhetene ved årets slutt. Regnskapsrapportering (tertialrapporter) Avvik enheter i forhold til budsjett Regnskapsrapport 1, 2005 2,0 mill (4,5 %) over budsjett Regnskapsrapport 2, 2005 3,7 mill (4,3 %) over rev. budsj. Regnskapsrapport 1, 2006 0,9 mill (1,8 %) over budsjett Regnskapsrapport 2, 2006 1,0 mill (1,1 %) over rev. budsj. Regnskapsrapport 1, 2007 2,6 mill (4,9 %) over budsjett Regnskapsrapport 2, 2007 5,1 mill (5,4 %) over rev. budsj. Forslag til tiltak i tertialrapp. Nei (budsjettsald. i juni) Nei Nei (budsjettsald. i juni) Nei Nei (budsjettsald. i juni) Nei Tabell 1: Rapportering og økonomiske resultater for enhetene i Bjugn kommune 2005-2007 Kommunen har over en relativ kort periode gjennomført flere større prosjekter, bla: Ferdigstilling av Fosen videregående skole Gjennomført utbygging ved Bjugn helsesenter Renovering av Botngård skole Bygging av ishall Bygging av omsorgsboliger Bygging Vallersund oppvekstsenter (ferdig om ca. ½ år) Årsregnskap Enhetene bruker i 2005 ca. 4,2 mill ut over vedtatt budsjetttotalt går årsregnskapet for kommunen i null Enhetene bruker i 2006 ca. 4,8 mill ut over vedtatt budsjetttotalt regnskapsmessig mindreforbruk i kommunen på 2,1 mill Foreløpige tall pr. jan. 08 viser at enhetene i 2007 vil bruke ca. 9,9 mill ut over vedtatt budsjett totalt går årsregnskapet ca. 3,5 mill i underskudd Prosjektene vil innvirke på kommunens driftsbudsjett, og bidra til at fokus og kontroll med økonomien vil være viktig for kommunen også kommende år. Kontrollutvalget ønsker en FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 5

gjennomgang av økonomistyringen i Bjugn kommune for å kvalitetssikre prosesser og rutiner. På denne bakgrunnen er det vedtatt å bestille en forvaltningsrevisjon hos Fosen Kommunerevisjon med økonomistyring som tema. 3 AVGRENSNINGER Prosjektets formål retter seg mot økonomistyringen generelt i Bjugn kommune. Det vil allikevel være aktuelt å ta utgangspunkt i utvalgte tjenester/avdelinger under veis i forvaltningsprosjektet for å verifisere deler av revisjonen. Revisjonen har valgt følgende enheter for nærmere gjennomgang: Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten (PRO) Botngård skole Anlegg og drift Utgangspunktet for forvaltningsrevisjonen vil være regnskapsårene 2005, 2006 og 2007. Det er også aktuelt å se på styringsdokumenter for de kommende år (budsjett 2008, økonomiplan). Revisjonen vil i hovedsak omhandle driftsdelen av årsbudsjettet. 4 PROBLEMSTILLING Formålet med forvaltningsrevisjonen vil i tillegg til å beskrive økonomistyringen i kommunen være å undersøke om Bjugn kommune har etablert interne rutiner og kontrollhandlinger som sikrer at kommunen har en tilfredsstillende økonomistyring. Kommunesektoren hadde både i 2005 og 2006 generelt en god inntektsutvikling. Det sentrale spørsmålet er om kommunen har systemer og internkontroll som sikrer økonomistyringen også om de økonomiske rammene skulle bli trangere. For å belyse dette forholdet har revisjonen utledet følgende problemstilling: Har Bjugn kommune interne rutiner og kontrollhandlinger som sikrer at kommunen har en tilfredsstillende økonomistyring? Problemstillingen tar utgangspunkt i de forholdene som kontrollutvalget ønsker skal fokuseres, og er utformet med tanke på bl.a. gjennomførbarhet av prosjektet. 5 VURDERINGSKRITERIER Vurderingskriterier eller revisjonskriterier er de krav og forventninger som Bjugn kommune vurderes/revideres i forhold til, og tar utgangspunkt i problemstillingen som er beskrevet i pkt. 4. Revisjonen har i dette prosjektet valgt å legge fokus på 3 områder for å gi svar på problemstillingen: FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 6

5.1 Er dagens budsjettprosess tilstrekkelig for å utarbeide et realistisk budsjett? Et realistisk budsjett er en klar forutsetning for å kunne gjennomføre god økonomistyring. I kommunelovens paragraf 5 punkt 2 heter det at kommunens planlegging skal bygge på realistiske vurderinger av den forventede utviklingen i kommunen og av de økonomiske ressursene som vil stå til rådighet. Kommunelovens paragraf 45 og 46 stiller videre krav til innholdet i årsbudsjettet. Av forskriftene til loven fremgår det at årsbudsjettet har som krav at det skal være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Administrasjonen er gjennom samme lov også pålagt å forholde seg til de budsjettrammene kommunestyre vedtar. 47 sier nemlig at Kommunestyrets ( ) bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Ser man kun på kommunelovens vurdering av årsbudsjettet vil det å ikke overholde budsjettrammene være i strid med loven, selv om kommunene de siste årene har hatt en praksis hvor budsjettene salderes sjeldnere enn tidligere. Det å bevisst ikke overholde et budsjett kan videre sies å være illojalt mot kommunestyrets budsjettvedtak. Det vil være administrasjonens ansvar å orientere kommunestyret om eventuelle konsekvenser av det vedtatte budsjettet. For å kunne utarbeide et realistisk budsjett er kommunen avhengig av gode rutiner og prosedyrer for budsjettarbeidet, spesielt i den administrative prosessen. Oppgavefordeling, struktur og kvalitetssikring i forhold til budsjettarbeidet vil være sentralt. 6 i Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) sier bl.a.: I tilknytning til årsbudsjettet skal det gjøres rede for de grunnleggende prinsipper kommunen eller fylkeskommunen har nyttet ved framstilling av årsbudsjettet. En beskrivelse av organiseringen av arbeidet med årsbudsjettet skal inngå i redegjørelsen. 5.2 Er kritiske faktorer mht økonomistyring ivaretatt? God økonomistyring er avhengig av mange faktorer. Det finnes flere definisjoner på hva som kjennetegner god økonomistyring. Avhengig av bakgrunn og arbeidsområder vil en definisjon av dette delvis være en subjektiv vurdering. Dette gjelder også for revisjonen. Revisjonen har i dette prosjektet lagt vekt på at følgende faktorer er viktige for å gjennomføre en tilfredsstillende økonomistyring: - Etablering av rutiner for gjennomføring og kvalitetssikring av budsjettoppfølgingen - Rammer og målsettinger må være utarbeidet, kommunisert og kjent for enhetene - Relevant og nødvendig kompetanse mht økonomistyring må være tilgjengelig for enhetene - Enhetene må ha tilgang til nødvendig økonomistyringsverktøy - Målsettingene til enhetene må følges opp og rapporteres 5.3 Er rapporteringsrutinene til kommunestyret tilfredsstillende? Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) 10 (vedrørende budsjettstyring) påpeker at administrasjonssjefen gjennom budsjettåret skal legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjettet. Det sies videre at det i tilfeller hvor rådmannen forventer budsjettoverskridelser skal det foreslås nødvendige tiltak i de økonomiske rapportene til kommunestyret. Forskriftens kommentarer definerer ordlyden slik at rapportering skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger pr. år. Hensikten med en slik rapportering er å sikre at FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 7

kommunestyret har tilstrekkelig innsikt i den økonomiske situasjonen til å forvalte sitt økonomiske ansvar. For at rådmannen skal kunne oppfylle denne rapporteringsplikten er han avhengig av gode rutiner på rapportering fra enhetene. Dersom informasjonen ikke kommer fram til rådmannen vil den heller ikke kunne bli sendt videre til kommunestyret. 11 i forskrift om årsbudsjett omhandler endringer i årsbudsjettet, og slår fast at det skal foretas endringer i årsbudsjettet når dette må anses som påkrevd. Kommuneloven gir også regler for rapporteringen til kommunestyre ved budsjettavvik. 47 sier at Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen ( ) gi melding til kommunestyret ( ). Ved slike vesentlige endringer må det ny budsjettbehandling til, og denne foregår på samme måte som den ordinære budsjettbehandlingen, bortsett fra at det ikke er påkrevet med alminnelig ettersyn. Blir det nødvendig å gå ut over den rammen som er trukket opp i budsjettet for en enkelt utgiftspost, og det ikke foreligger en overføringsfullmakt, må dette gjøres ved en tilleggsbevilgning. Denne skal foreligge før utgiftsrammen overskrides. Det vil derfor være ulovlig hvis en kommune venter med tilleggsbevilgningene til utløpet av budsjettåret, for så å saldere budsjettet for å få det til å stemme med regnskapet. Ved vurderingen av den økonomiske rapporteringen til kommunestyret har revisjonen lagt vekt på følgende: Kommunen må ha gode rutiner på rapportering fra enhetene til rådmannen, for å sikre at rapporteringen faktisk finner sted og at rapportene er riktige. Rådmannen skal orientere kommunestyret og ved budsjettavvik komme med forslag til tiltak slik at budsjettet kommer i balanse. 6 METODE Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbund (NKRF) sin standard for forvaltningsrevisjon RSK 001, jf forskrift om revisjon 7. Problemstillingen i prosjektet er bestemmende for valg av metode. Dokumentanalyse, regnskapsanalyse og intervju er valgt for innsamling av data. Datainnsamlingen kan nærmere beskrives slik: Gjennomgang av dokumenter/reglement/retningslinjer som angår økonomiarbeidet. Gjennomgang av interne rutiner/retningslinjer. Gjennomgang av gjeldende økonomiplan. Gjennomgang av budsjett for 2005, 2006 og 2007. Gjennomgang av regnskap for 2005, 2006 og 2007. Gjennomgang av regnskapsrapporter/tertialrapporter i de aktuelle årene. Intervju med økonomisjef. Intervju med enhetsledere. Revisjonen anser datamengdens omfang som tilstrekkelig for de vurderinger og konklusjoner som er gjort i rapporten. Faktadelen i rapporten er verifisert av de impliserte i administrasjonen. Rådmannen har hatt rapporten til høring. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 8

Botngård skole Solkysten barnehage Bjugn kommune 7 INNHENTEDE OPPLYSNINGER Ved innhenting av opplysninger er det i tillegg til data som kan vurderes opp mot formål og revisjonskriterier fokusert på faktabeskrivelser som gjenspeiler virksomhetens praksis på det reviderte området. Administrativ organisering Kommunen har fra 01.01.07 forlatt etatsmodellen, og det er under innføring en flat struktur der rådmannsfunksjonen som består av rådmannen og 2 kommunalsjefer skal ta seg av utviklingsområder og strategi for hele Bjugn kommune. Det vil etter hvert være igjen ca. 10 avdelinger som vil ta seg av de ulike tjenesteområdene, med en leder som har budsjett, personal og faglig ansvar for den enkelte avdeling. Ved inngangen til 2008 ser organisasjonsstrukturen ut som følger: Støttefunksjoner Økonomi Personal Servicekontor IKT Kommunalsjef Rådmann Kommunalsjef Regionale, interkommunale og kommunale selskap/foretak Sandnes skole-fagerenget skole Oksvoll skole Lyngrabben barnehage Stranda Opplæringssenter Barnevern og PPt-faglig kompet forebyggende arbeid Helsestasjon og helsefremmende arbeid Pleie og omsorgtjenesten Psykisk helse og legekontoret Anlegg og drift Arealbruk Kultur Fig. 1. Administrativ organisering Bjugn kommune Økonomireglement for Bjugn kommune Økonomireglementet for Bjugn kommune er utarbeidet 05.02.01 og vedtatt av kommunestyret 11.09.01. Kapittel 2 vedrører utarbeidelse, fordeling, behandling, disponering av oppfølging av budsjett og økonomiplan. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 9

Kommunestyret vedtar budsjettet som nettoramme. Kommunestyret skal i tillegg gi mål og premisser for tildelingen. Budsjettet utarbeides slik at både brutto og netto pr. rammeområde går klart fram, men det vedtas netto. Dette gir at budsjettet må salderes når nettorammen er eller antas å bli overskredet. Gjeldende økonomireglement operer med begrepet etat. Følgene inndeling gjøres av etater: Sentraladministrasjonen (er i praksis igjen inndelt i politiske styringsorganer og administrative styringsorganer, jf. budsjett 2007) Oppvekst og kultur Helse og omsorg Næring og drift Innenfor hver etat sorterer flere rammeområder fastsatt i den interne kontoplanen. Har en etat overskredet det periodiserte budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgninger på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, pr dato dekkes inn i løpet av året skal rådmannen legge fram sak om tilleggsbevilgning til kommunestyret. Dersom det i årsbudsjettet er bevilget midler til et formål hvor det er gjort fradrag for tilhørende inntekter, vil det på den andre siden ikke være nødvendig å foreta endringer i budsjettet dersom økning i utgiftene til et formål lar seg dekke inn ved en tilsvarende økning i inntekter som tilhører formålet. Økonomireglementet gir overføringsfullmakter som gir formannskap og rådmann spillerom for henholdsvis saldering innen de ulike etater og saldering innenfor rammeområder (i tråd med budsjettoppstilling). Fullmaktene er begrenset til budsjettsaker som ikke omfatter tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak. Når det gjelder periodisk rapportering beskriver reglementet at kommunestyret skal behandle følgende regnskapsrapporter: 1. Tertialrapport pr. 30. april 2. Tertialrapport pr. 31. august 3. Årsregnskap behandles innen 1. mai Økonomireglementet er ikke revidert siden utarbeidelsen i 2001. Reglementet er dermed ikke ajourført i forhold til etablerte samarbeidsordninger på Fosen (eks. etablering av Fosen Regnskap og Fosen Inkasso), og det opereres fremdeles med begrepet etat. Flere av forskriften som reglementet bygger på er endret siden 2001. Balansert målstyring - styringskort Kommunestyret vedtok i 2002 forbindelse med behandling av økonomiplanen 2003-2006 innføring av balansert målstyring i Bjugn kommune. Balansert målstyring er en modell for styring, måling og utvikling av virksomheter. Modellen tydeliggjør sammenhengen mellom langsiktige visjoner, strategier, mål og måling av resultater. I Bjugn er den balanserte målstyringen bl.a. materialisert i styringskort for enhetene som danner grunnlaget for rapportering i forhold til områdene samfunn, tjeneste, medarbeidere og økonomi. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 10

Budsjettprosess Følgende er de viktigste styringsverktøyene som brukes for å utarbeide rådmannens budsjettforslag i Bjugn kommune: 1. Kommuneplanens langsiktige del 2. Styringskortet I tillegg benyttes følgende: Fagplaner Konsekvensjustert budsjett Årsregnskap Årsmelding Evaluering av drift og vedtatte mål Nasjonal rapportertering Budsjettprosessen blir i kommunens økonomireglement beskrevet på følgende måte: Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen og årsbudsjettet. Økonomiplanen og årsbudsjettet behandles med vedtak i kommunestyret i desember. I forkant av vedtaket skal rådmannen i september sende ut budsjettrundskriv for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett, med bakgrunn i kommunestyrets målsettingsvedtak. I økonomireglementet framstilles tidsplanen for arbeidet slik: Aktivitet Tidspunkt Rundskriv fra rådmannen September Administrativ behandling i etatene September/oktober Frist etater Ca. 25. oktober Rådmannens forslag presenteres Ca. 15. november Formannskapet Ca. 1. desember Kommunestyret Ca. 15. desember Økonomireglementet beskriver at etatene/enhetene skal utarbeide forslag til økonomiplan på rammeområder innenfor sine respektive avdelinger. I praksis er det økonomisjefen som utarbeider forslaget basert på framskrivning av årets budsjett korrigert bl.a. for renteendringer. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen. Budsjettrundskrivet knyttet til budsjettet for 2008 følger opp de rammene som er beskrevet i økonomireglementet. I tillegg beskriver framdriftsplanen til budsjettrundskrivet bl.a. flere ledermøter i prosessen fram mot rådmannens budsjettforslag. Budsjettrundskrivet fra økonomiavdelingen har fulgt samme mal også i 2005, 2006 og 2007. 7.5 Rapportering gjennom året I løpet av året er det to hovedrapporteringer til formannskapet, per 30. april og 30. august. Her foretas det en grundig gjennomgang av regnskapet i forhold til budsjettet. I bestemmelsene om fullmakter i budsjettsaker fremgår formannskapets og administrasjonens fullmakter til å regulere FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 11

budsjettet i løpet av året. I forbindelse med tertialrapportene foretas det budsjettreguleringer etter behov både i de folkevalgte organer og administrativt. Det foretas en årlig saldering av budsjettet i kommunestyret i juni. Revisjonsberetningen for 2005 oppsummerer revisjonens oppfatning av rapporteringen til kommunestyret dette året: Driftsregnskapet for 2005 viser at det er brukt kr 135,6 mill på de ulike enhetene, mens det er budsjettert med kr 131,4 mill. Det vil si at det totalt er brukt kr 4,2 mill ut over vedtatt budsjett. Budsjettavviket skyldes noen store poster, men også mange mindre avvik på mange enheter. Driftsregnskapet viser videre at netto finanskostnader har et mindreforbruk i forhold til budsjett på kr 4,8 mill. Etter kommuneloven og budsjettforskriften skulle kommunestyret gjennom året fått fremlagt disse avvikene med forslag om disponering av mindreforbruk og inndekking av merforbruket i de ulike enhetene. De samme formuleringene gjentas i revisjonsberetningen for 2006. 7.6 Erfaringer med budsjettprosess og rapportering Revisjonen valgte ut 1 avdeling og 2 enheter for nærmere gjennomgang. Gjennom intervju med avdelingsleder og enhetsledere ble erfaringer med budsjettprosess, økonomistyring gjennom året og rapporteringsrutiner kartlagt. 7.6.1 Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten (PRO) Pleie-, rehabiliterings- og omsorgsavdelingen består av enhetene Bjugn sykehjem og hjemmebaserte tjenester. Sykehjemmet ligger i Bjugn Helsesenter sentralt i kommunesenteret Botngård, og disponerer 62 sykehjemsplasser (enerom). 16 av plassene utgjør skjermet enhet for pasienter med spesielle behov. Hjemmebaserte tjenester er en samlebetegnelse for en rekke tjenester som utføres i brukerens bolig. Tjenestene skal bidra til økt livskvalitet til mennesker med bistandsbehov uavhengig av alder og funksjonshemming og tilpasses den enkelte brukers situasjon. Overforbruk avdeling 2005: kr. 760 000 (1,7 %) Overforbruk avdeling 2006: kr. 1 612 000 (3,4 %) Foreløpige tall overforbruk 2007: kr. 5 342 000 (10,3 %) Leder for PRO-tjenesten knytter bl.a. følgende kommentarer til budsjettprosess og rapportering: God kjennskap til budsjettprosessen gjennom bl.a. informasjon i ledermøter og budsjettrundskriv. Viktigste utgangspunkt for budsjettarbeidet er videreføring av dagens driftsnivå. Grunnlaget for enhetens budsjettforslag som oversendes fra økonomiavdelingen samsvarer ikke med enhetens beregninger av kostnader knyttet til dagens driftsnivå. Ulik oppfatning om hva som er realistisk utgangspunkt for den videre prosessen. Ulike føringer under veis i den administrative prosessen når det gjelder justering av driftsnivå; millionene flyr litt veggimellom. PROs hovedoppgave er å gi tilbakemelding om konsekvensene av eventuelle kutt. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 12

Politiske signaler og prioriteringer knyttet til de konkrete forslagene fra avdelingene og enhetene kommer for sent inn i budsjettprosessen. Budsjettet for PRO-tjenestene har ikke vært realistisk de siste årene de økonomiske rammene som er lagt for tjenesten gjennom vedtak av budsjett har vært slik at avdelingen allerede på vedtakstidspunktet har forutsett en overskridelse. Noe av årsaken er at budsjettet de siste årene ikke har tatt høyde for den begynnende eldrebølgen man så i Bjugn fra 2005. Vedtatt budsjett blir internt kommunisert bl.a. til tillitsvalgte og avdelingssykepleierne. Kan bli enda bedre på å fortelle og konkretisere konsekvensene av vedtatt budsjett ut i organisasjonen. Mangler noe eierskap til rapporteringen gjennom året p.g.a. man i utgangspunktet vurderer budsjettet som urealistisk. På grunn av overforbruk har det vært månedlig gjennomgang av den økonomiske situasjonen sammen med økonomiavdelingen. Kunne ha ønsket seg enda mer oppfølging fra økonomiavdelingen gjennom året. Avdelingen kunne i utgangspunktet tenkt seg å nytte tertialrapportene til en mer omfattende beskrivelse av den tjenesteproduksjonen som skjer. I dag er fokuset på avvik i forhold til målene i styringskortet. På bakgrunn av ønsket om å synliggjøre og kommunisere tjenestens virksomhet og behov enda bedre, hadde tjenesten sett det som en fordel om tertialrapportene hadde gått til kommunestyret. Mangler dokumentasjon for å kommunisere behovet for midler og driftsnivå - avdelingen har forventninger til IPLOS som verktøy for å skaffe seg relevant informasjon også til bruk i budsjettprosess og økonomistyring. Har hatt administrativ og politisk godkjenning for et overforbruk innenfor PRO-tjenesten de siste årene. Føler at dette er en aksept for de faglige vurderingene som gjøres. Overskridelsene innenfor PRO-tjenesten har ikke kommet som en overraskelse verken på administrativ eller politisk side. 7.6.2 Botngård skole Botngård skole har vel 50 ansatte og ca. 430 elever fordelt på 1. til 10. klasse. Skolen er bl.a. med i et demonstrasjonsskolenettverk som jobber med kvalitetsutvikling i skolen, og har samarbeid både med Fosen videregående skole og kulturskolen i Bjugn. Overforbruk enhet 2005: kr. 665 000 (3,0 %) Overforbruk enhet 2006: kr. 314 000 (1,2 %) Foreløpig tall overforbruk 2007: kr. 1 620 000 (6,3 %) Rektor knytter bl.a. følgende kommentarer til budsjettprosess og rapportering: God kjennskap til budsjettprosessen gjennom bl.a. informasjon i ledermøter og budsjettrundskriv. Grunnlaget for enhetens budsjettforslag som oversendes fra økonomiavdelingen samsvarer ikke med enhetens beregninger (utarbeidet matrise for beregninger av kostnader knyttet til skolene i Bjugn og Ørland kommune) av kostnader knyttet til dagens driftsnivå. Ulik oppfatning om hva som er realistisk utgangspunkt for den videre prosessen. Utfordring av budsjettår og skoleår ikke samsvarer. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 13

Kuttene i enhetens budsjettforslag gjøres i hovedsak sentralt enheten selv gir i budsjettprosessen ikke skriftlig uttrykk for hvilke konsekvenser reduksjon i enhetens forslag har. Enheten er ikke tilfreds med medvirkningen i budsjettprosessen. Ønsker bl.a. å få legge fram skriftlige kommentarer til enhetens tallbudsjettet som kan ligge med som dokumentasjon, og rektor ønsker også selv en nærmere dialog med politisk nivå for å kunne framstille realiteter og konsekvens godt nok. Ønsker mer oppfølging og samarbeid/samhandling med økonomiavdeling både i budsjettprosess og også gjennom året. Internt i enheten kommuniseres vedtatt budsjett spesielt med de tillitsvalgte. Enheten har vært fornøyd med det økonomiske resultatet selv om enhetens budsjett har vært overskredet de siste årene. Enhetens oppfatning er at vedtatte budsjett for 2008 er ikke realistisk når det gjelder Botngård skole, d.v.s. at rektor forventer overskridelser også inneværende år. Tar ut grunnlaget for den økonomiske rapporteringen selv direkte fra økonomisystemet. Tertialrapporteringen i sin nåværende form oppfattes som en avviksrapportering. Enheten mener at en del vesentlig informasjon ikke kommer fram, og kunne ønsket seg en utvidet rapportering. 7.6.3 Anlegg og drift Anlegg og drift har ansvaret for vei, vann og avløp i tillegg til vedlikehold av kommunale bygninger og anlegg, samt renhold og vaktmestertjenester. Overforbruk enhet 2005: kr. 1 611 000 (12,7 %) Mindreforbruk enhet 2006: kr. 451 000 (6,0 %) Foreløpige tall overforbruk 2007: kr. 82 000 (0,4 %) Enheten knytter bl.a. følgende kommentarer til budsjettprosess og rapportering: Enheten er fornøyd med budsjettprosessen premissene for budsjettet kommuniseres tidlig, og muligheten for medvirkning er god. Selv om budsjettrammen til enheten har blitt redusert de siste årene (noe som bl.a. har ført til nedtrapping av antall vaktmestere) har budsjettene de senere år vært oppfattet som realistiske selv om det alltid vil være mulig å gjøre mer ved tilføring av mer penger. Interne temamøter brukes for å diskutere og avklare konsekvensene av vedtatte budsjett. Enheten rapporterer tertialvis i henhold til styringskortet (i tillegg til årsrapport i februar). Rapporteringsrutinene oppfattes som tilfredsstillende fra enhetens side. Anlegg og drift tar ut relevante økonomirapporter selv gjennom økonomisystemet. Avvik i forhold til målsettingene i styringskortet rapporteres, og enheten beskriver selv forslag til tiltak for å lukke avvikene. Flere av kommunens investeringsprosjekter håndteres av anlegg og drift, og tertialrapportene fra enheten inneholder også opplysninger om disse. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 14

7.6.4 Økonomisjefens synspunkter Revisjonen avholdt i etterkant av intervjuet med avdelingsleder og enhetsledere et møte med økonomisjefen i Bjugn kommune. Økonomisjefens knytter følgende kommentarer til prosjekttemaet: Generelt er formannskapet sentrale når det blir gitt klarsignal gjennom året til å bruke de pengene som er nødvendig for å holde driftsnivået. Innser at kommunens praksis i dag er i strid med kommuneloven når det gjelder driftsenhetenes bruk av penger som ikke er bevilget. Kommunen vil ikke kunne basere seg på å rette opp skjevheter i drifta med finansinntekter i all framtid. Det har ikke vært praksis i Bjugn og ha fokus på oppbygging av driftsreserver for eksempel gjennom å ha et positivt netto driftsresultat av en viss størrelse. Budsjettprosessen har et forbedringspotensial prosessen har vært kjørt etter samme mønster i de senere årene. Økonomisjefen er kjent med at enkelte enheter mener at grunnlaget for budsjettet ikke stemmer, men mener budsjettgrunnlaget som sendes ut fra økonomiavdelingen stort sett er korrekt. Prosessen i dag er noe topptung, og enhetene involveres for lite i forhold til eks. konkretisering av prioriteringer og konsekvenser. Det er spesielt i de tilfellene hvor det er stor differanse mellom budsjettforslagene fra enhetene og totalrammen for budsjettet at det enhetslederne kan involveres bedre (i 2007 var det et sprik på 27 mill kr. mellom ønsker og tilgjengelige penger i innledningen av budsjettprosessen). Praksis har vært at det da er rådmann/økonomisjef som har vært sentral i å gjøre kutt på enhetene, uten at enhetslederne har vært involvert i vesentlig grad. I en slik situasjon burde ledergruppen vært mer aktiv i en dialog med enhetslederne for å få et mer realistisk forslag til budsjett. Lite politikk i innledende faser i budsjettprosessen. Forventninger til politiske prioriteringer knyttet til pågående innsparingsprosess. Økonomisjefen mener at styringsmekanismene ikke er optimale i forhold til god økonomistyring; ideelt sett burde det ha vært levert et mer realistisk budsjett som enhetslederne hadde holdt seg innenfor. Videre burde det fått konsekvenser hvis man bryter budsjettrammen. Tertialrapportene skal først og fremst være en avviksrapportering. Økonomiplanen bør brukes mer aktivt som et redskap for å fastlegge riktig driftsnivå og for unngå de store variasjonene mellom ønsker/forventninger og rammer i årsbudsjettprosessen. Oppdatering av økonomireglementet med en oppstramming av bestemmelsene knyttet til budsjettprosess og økonomistyring vil kunne bidra til en bedring av situasjonen. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 15

8 VURDERINGER Sentralt i revisjonens vurderinger er det faktumet som beskrives innledningsvis (kap. 2, fig. 1); driftsenhetene i Bjugn kommune har både i 2005, 2006 og 2007 samlet gått ut over rammene gitt i årsbudsjettet. Tertialrapportene og årsregnskapet viser at enhetene gjennom året har pådratt seg et vesentlig overforbruk som etter revisjonens oppfatning burde ha fordret en tilleggsbevilgning eller en tilpasning av driften. Dette forholdet er kommentert i revisjonsberetningene for Bjugn kommune både i 2005 og i 2006. Blir det nødvendig å gå ut over den rammen som er trukket opp i budsjettet for en enkelt utgiftspost, og det ikke foreligger en overføringsfullmakt, må dette gjøres ved en tilleggsbevilgning. Denne skal foreligge før utgiftsrammen overskrides. Enhetene i Bjugn har samlet i 2005 og i 2006 gått ut over sine budsjettrammer med henholdsvis 4,2 mill. og 4,8 mill, og det ligger også an til en overskridelse i 2007. Det er jf. forskrift om årsbudsjett ikke anledning til å vente med tilleggsbevilgningene til utløpet av budsjettåret, for så å saldere budsjettet for å få det til å stemme med regnskapet. I budsjettsalderingene som Bjugn kommune har foretatt i juni hvert år har det ikke blitt gitt tilleggsbevilgninger som i vesentlig grad har påvirket det samlede sluttresultatene for enhetene. 8.1 Prinsipper for budsjettframstilling og gjennomføring av budsjettprosess Bjugn kommune har i sitt økonomireglement en grundig beskrivelse av prosessen som ligger til grunn for utarbeidelse av årsbudsjettet. Både oppgavefordeling, struktur og kvalitetssikring av arbeidet er beskrevet. Det årlige budsjettrundskrivet fra økonomiavdelingen følger opp økonomireglementets bestemmelser, og de beskrevne prosedyrene gir et godt bilde på de prinsippene kommunen legger til grunn ved framstilling av budsjett. Revisjonen vurderer at de prosessene som er beskrevet vil kunne sikre forankring og medvirkning, og er et godt utgangspunkt for å lage et realistisk kommunebudsjett. Til tross for tilfredsstillende beskrivelse av rutiner og prosedyrer for budsjettarbeidet, synes det som enkeltenheter ikke har hatt et realistisk driftsbudsjett de siste tre årene. Enhetene har ikke klart å overholde budsjettrammene, noe som er et brudd på forskriftene til kommuneloven. I forbindelse med gjennomføring av prosjektet har revisjonen hatt dialog med en avdeling og to resultatenheter i kommunen. Resultatene fra dialogen tyder på at det ligger et forbedringspotensial i selve gjennomføringen av budsjettprosessen, og det kan stilles spørsmål til om intensjonene i økonomireglement og budsjettrundskriv følges fullt ut. Momenter som påpekes i intervjurunden er bl.a.: For dårlig kvalitetssikringen av budsjettgrunnlaget. For dårlig reell medvirkning. Oppfatning av urealistisk budsjett for enkeltenheter allerede ved budsjettvedtaket. Inntrykket er ikke entydig, og det kan synes som budsjettprosessen oppleves forskjellig fra enhet til enhet. Revisjonen har i sitt prosjekt i hovedsak konsentrert seg om den administrative delene av budsjettprosessen. Følgende utdrag fra årsberetningen for Bjugn kommune i 2006 viser at det også kan være utfordringer knyttet til den politiske behandlingen: Vi har etter rådmannens oppfatning et styringsproblem knyttet til mål og budsjett. Vi kan best anskueliggjøre det ved å FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 16

vise til budsjettet for PRO-tjenesten som ble satt knapt 2 millioner for lavt (penger til ferievikarinnleie ble ikke budsjettert), men der rådmannen fikk et sterkt politisk ønske/pålegg om å fortsette driften som før og bruke alle rom på sykeheimen. Det blir en håpløs situasjon, hvis den får fortsette, fører til en likegyldig holdning til budsjettstyring og oppfølging fordi budsjettet ikke er det viktigste styringsparameteret. Man kan være fristet til å si at et underskudd i PRO lavere enn 1,8/2,0 mill kroner, er et positivt regnskap i 2006. Prinsipielt og regnskapsmessig er det ikke det når det faktiske underskuddet i PRO er på 1,7 mill kroner. 8.2 Kritiske faktorer mht økonomistyring Dokumenterte rutiner for bl.a. gjennomføring og kvalitetssikring av budsjettoppfølgingen er behandlet i eksisterende økonomireglementet for Bjugn. Bl.a. beskrives rådmannens plikt til å legge fram sak om tilleggsbevilgning til kommunestyret hvis det er fare for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Økonomireglementet er fra 2001, og er på flere området utdatert. De organisatoriske endringene hvor man har forlatt etatsmodellen, gjør at reglementet framstår uhensiktsmessig. Regelverket som økonomireglementet bygger på er endret, og reglementet tar heller ikke hensyn til endringer som knytter seg til bl.a. opprettelse av Fosen Regnskap og Fosen Inkasso. Økonomireglementet er en del av det skriftlige styringssystemet og skal sikre effektiv utnyttelse av ressurser og en etisk og økonomisk forsvarlig håndtering av verdier. Et oppdatert økonomireglement må anses å være et moment i kommunelovens krav for å sikre en betryggende kontroll av kommunens økonomiforvaltning. Arbeidet med ny elektronisk økonomihåndbok er i gang og forventes å ivareta sentrale elementer i internkontrollrutinene knyttet til økonomiforvaltning. Det vil være naturlig at Bjugn kommune arbeider parallelt med en oppdatering av sitt økonomireglement, slik at det blir samsvar og sammenheng mellom økonomireglement og økonomihåndbok. Erfaringen de tre siste år tilsier at den årlige budsjettsalderingen ikke har vært tilstrekkelig for å sikre enhetene realistiske budsjettrammer. Ett av fokusområdene i rullering av økonomireglementet bør derfor etter revisjonens mening være kvalitetssikring av budsjettoppfølgingen. Rammer og målsettinger for avdelingene og enhetene i Bjugn kommune er godt kjent gjennom gjennomført bruk av styringskort, og de administrative enhetene rapporterer hvert tertial til rådmannen jf. målsettingene i styringskortet. Enhetene har tilgang til nødvendig økonomistyringsverktøy gjennom direkte oppslag i Agresso, og avdelingsleder og enhetsledere som har hatt spesielt fokus i denne undersøkelsen besitter selv relevant kompetanse mht økonomistyring. Det er allikevel et ønske om bedre oppfølging og støtte fra økonomiavdelingen både i budsjettprosessen og gjennom året. Enheter med spesielle økonomiske utfordringer får i dag månedlig oppfølging av økonomiavdelingen. Kommunal- og regionaldepartementet anbefaler at en forsvarlig økonomisk balanse bør ta utgangspunkt i et netto driftsresultat på minimum 3 %. Dette for å styrke kommunens handlingsfrihet over tid, og for å stå bedre rustet i forhold til svingninger i økonomiske rammebetingelser. I en situasjon uten reserver vil kommune lett kunne få store svingninger i driftsnivået når uforutsette ting skjer. Bjugn kommune har de senere år hatt et dårligere netto driftsresultat enn anbefalt. Denne problematikken bør fokuseres og diskuteres i sammenheng med utarbeiding av økonomiplan og årsbudsjett. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 17

8.3 Rapporteringsrutiner til kommunestyret Kommunen har gode praktiske rutiner når det gjelder rapportering fra enhetene til rådmannen. Rapportering i forhold til styringskortet gir styringsinformasjon i forhold til de oppsatte målene for enhetene, selv om det fra enkelte er et ønske om å kunne gi ytterligere opplysninger om tjenesteproduksjonen. Det er etter revisjonens vurdering ikke tilstrekkelig at rådmannen legger fram tertialrapportene knyttet til bl.a. økonomi kun til formannskapet. Forskrift om årsbudsjett peker på at det minimum to ganger årlig skal legges fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjettet. Tertialrapportene er et viktig redskap for kommunestyret i forhold til å utøve den myndighet som er tillagt organet etter kommuneloven. Hensikten med en slik rapportering er å sikre at kommunestyret har tilstrekkelig innsikt i den økonomiske situasjonen til å forvalte sitt økonomiske ansvar. Ved budsjettavvik skal rådmannen komme med forslag til tiltak slik at budsjettet kommer i balanse. Enkelte av tertialrapportene i perioden 2005-2007 viser at enhetene samlet har et vesentlig overforbruk, uten at det legges fram konkrete forslag til tiltak. Kommunen har i samme periode saldert årsbudsjettet i juni. Budsjettsalderingene synes ikke å i vesentlig grad ha medvirket til enhetenes evne til og samlet unngå overforbruk ved årets slutt, selv om enkelte enheter har fått tilført ekstra driftsmidler. Budsjettforskriftens krav til rapportering skiller ikke mellom drift og investeringer. Økonomireglement for kommunen tilsier at alle investeringsprosjekter skal gjennomgås i forbindelse med den løpende rapporteringen jf. kravene til rapportering i regnskapsforskriften. Tertialrapportene i 2005, 2006 og 2007 inneholder begrenset informasjon om investeringsprosjekter. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 18

9 KONKLUSJON OG ANBEFALING Revisjonen konkluderer med at overskridelsene på driftssiden i Bjugn kommune de siste årene ikke skyldes manglende interne rutiner. Kommunen har beskrevet prosedyrer og kontrollhandlinger som i utgangspunktet sikrer at kommunen har en tilfredsstillende økonomistyring, men erfaringer og økonomiske resultater viser at rutinene ikke fungerer optimalt i praksis. Fosen Kommunerevisjon vil nærmere oppsummere funnene i undersøkelsen slik: I perioden 2005-2007 kan det tyde på at både urealistisk budsjettering og for lite fokus på overholdelse av vedtatte budsjettrammer har bidratt til et overforbruk på driftsenhetene. I en situasjon hvor det ved årets slutt ikke finnes reserver i form av driftsfond, eller kommunen får en svikt i finansområdet, vil en praksis hvor det er manglende økonomistyring på driftssiden kunne gi større konsekvenser enn det har gjort de siste årene. Budsjettprosessen slik den er beskrevet i gjeldende økonomireglement og årlige budsjettrundskriv er et godt utgangspunkt for å lage et realistisk årsbudsjett for Bjugn kommune, men revisjonens mener at selve gjennomføringen ikke er optimal bl.a. på grunn av følgende forhold: o Uenighet/uklarhet om hva som er riktig budsjettgrunnlag for den enkelte avdeling/enhet. o Oppfatning i enheter om manglende reell medvirkning. o Oppfatning i enheter om at det vedtatte driftsbudsjett er urealistisk. o Tidligere erfaringer gjør at enkelte avdelinger/enheter forventer at det vil aksepteres/tolereres at man går ut over budsjettrammene. Disse momentene gjør at eierskapet og lojaliteten til det politisk vedtatte budsjettet kan svekkes, og det vil også kunne påvirke den videre økonomistyringen gjennom året. Rapporter gjennom året som viser utviklingen i inntekter og utgifter i henhold til vedtatte årsbudsjett (tertialrapporter) blir ikke lagt fram for behandling i kommunestyret. Dette er et brudd på forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) og kommunens gjeldende økonomireglement. I og med at opplysningene som ligger i tertialrapportene ikke når kommunestyret, vil det også være vanskeligere for kommunestyret å ivareta bl.a. sitt overordnede økonomiske ansvar. Tertialrapportene i den aktuelle perioden har til dels vist vesentlige avvik som burde ha fått konsekvenser i form av tileggsbevilgninger eller tilpasninger av driften. Dette har ikke skjedd, heller ikke i vesentlig grad gjennom den årlige budsjettsalderingen i juni. Det er ikke anledning til å vente med tilleggsbevilgningene til utløpet av budsjettåret, for så å saldere budsjettet for å få det til å stemme med regnskapet. Kommunen har ikke praksis med budsjettering av positivt netto driftsresultat. FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 19

Økonomireglementet for Bjugn kommune er ikke ajourført i henhold til endringer i regelverk og organisering. På bakgrunn av rapporten og konklusjonen anbefaler revisjonen følgende: Kvalitetssikre gjennomføringen av budsjettprosessen. Rådmannen må sørge for at enhetene/administrasjonen holder seg til de økonomiske rammene som er vedtatt av kommunestyret. Tertialrapporter som viser utvikling i inntekter og utgifter i henhold til det vedtatte årsbudsjettet skal legges fram for behandling i kommunestyret. Det skal foretas tilleggsbevilgninger gjennom året hvis det er nødvendig å gå ut over den driftsrammen som er trukket opp i budsjettet. Fokusere på et netto driftsresultat på minimum 3 % for å stå rustet til svingninger i de økonomiske rammebetingelsene. Økonomireglementet i Bjugn kommune bør ajourføres. 10 RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE Rådmannens høringsuttalelse gjengis i sin helhet på påfølgende sider: FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 20

FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 21

FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 22

11 SENTRALE DOKUMENTER OG LITTERATUR Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), LOV 1992-09-25-107 Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner), FOR 2000-12-15-1423 Økonomireglement for Bjugn kommune, vedtatt 11.09.01 Budsjetter Bjugn kommune 2005-2007 Regnskap Bjugn kommune 2005-2007 Regnskapsrapporter (tertialrapporter) i Bjugn kommune 2005-2007 FOSEN KOMMUNEREVISJON Side 23