NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 14.september 2011 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 023/11 024/11 025/11 026/11 027/11 028/11 029/11 030/11 031/11 032/11 Referatsaker Oppfølging av kontrollutvalgets saker 2011 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden 2007 2011 Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 Revisjonsstrategi 2011 Revisors uavhengighetserklæring Orientering fra administrasjonen. Oppfølging sak 020/11 i kontrollutvalget. Unntatt off.het Offl. 13. Forvl. 13 Henvendelse fra publikum. Oppfølging sak 021/11 i kontrollutvalget. Habilitet i OOK. Oppfølging av sak 14/11 i kommunestyret. Oppfølging av revisjonsnotat til regnskapet 2010 Eventuelt Etter møtet vil det bli servert lunsj for kontrollutvalget på Nyrudstua. Grong 7. september. 2011 Anne Lise Grøndal (sign.) leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 99 39 36 88 e-post gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann
KomRev Trøndelag IKS,avd. Grong SAK 023/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 023/11 425-1740-5.3 Referatene tas til orientering 1 KomRev Trøndelag IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon 14.06. 2011 Saksbehandling og opplæring 2.KomSek Trøndelag IKS e-post til Namsskogan kommune 07.09. 2011 v/rådmann Oppfølging av sak 020/11 og sak 021/11 i kontrollutvalget 3.KomSek Trøndelag IKS Melding om vedtak henvendelse 07.09. 2011 fra publikum. Unntatt off.het jf. 14 i Offl. 22.07. 2011 4.KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapsmøtet 23.05. 2011 5.KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapsmøtet, 23.05. 2011 KomRev Trøndelag IKS 6.KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2010 14.07. 2011 7.Namsskogan kommune Svar revisjonsnotat (deles ut i møtet og følger sak 032/11) 8.KomRev Trøndelag IKS Vurdering av oppdragsansvarlig revisors 02.09. 2011 uavhengighet i forhold til Namsskogan kommune 9. KomSek Trøndelag IKS Fylkesmann i N-Trøndelag. Etterspør svar 22.07. 2011 10.KomRev Trøndelag IKS Oppstart av selskapskontroll 13.07. 2011 egenerklæring fra eiere i Holmensenteret Eiendom AS. Sendt Coop Indre Namdal BA og Namsskogan kommune SAK 024/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER 2011 Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 024/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Oversikt over kontrollutvalgets saker i 2011. Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) : For å tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar for oppfølging av egne vedtak framlegges det her en oversikt over status for saker behandlet i kontrollutvalget frem til dags dato. Vurdering Med bakgrunn i framlagte oversikt gis kontrollutvalget mulighet til å sjekke ut at disse sakene enten er avsluttet eller er sendt videre til behandling, og hvordan dette er fulgt opp. SAK 025/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2007-2011 Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 025/11 425-1740-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode 2007-2011 er det nå naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. En slik gjennomgang kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at den kommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert?
Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering: Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm. SAK 026/11 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2012 Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 026/11 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsskogan kommune, med en total ramme på kr. 444.900,-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsskogan kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 23.5.2011. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp
av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * 2012-2015 2011 2012 2013 2014 2015 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 56 400 58 900 58 900 58 900 58 900 Kjøp av sekretariatstjenester 98000 101000 101000 101000 101000 Kjøp av revisjonstjenester 275000 285000 Total ramme kontrollutvalget 429 400 444 900 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2012 som for tidligere år (5 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2012) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene.
Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet. SAK 027/11 REVISJONSSTRATEGI 2011 Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 027/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon 4. Internasjonal revisjonsstandard ISA 300 5. Internasjonal revisjonsstandard ISA 315 I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.
Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 028/11 REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 028/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namsskogan kommune 2. Vandelsattest legges frem i møte Ikke trykte vedlegg 6. Kommuneloven kap 12 7. Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon Enhver som foretar revisjon for kommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor sin årlige egenvurdering vil bli delt ut i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Da det nå er en del år siden kontrollutvalget sist fikk seg forelagt vandelsattest ønsker oppdragsansvarlig revisor også å legge denne frem for kontrollutvalget.
SAK 029/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN. OPPFØLGING SAK 020/11 I KONTROLLUTVALGET. Unntatt off.het Offl. 13, Forvl. 13 Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 029/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Redegjørelsens innhold ble avklart i kontrollutvalgets møte den 23.03. 2011. Det ble avtalt å imøtekomme denne redegjørelsen i kontrollutvalgsmøtet den 22.06. 2011. Etter redegjørelse fra administrasjonen og spørsmålsstilling fra kontrollutvalget ønsket administrasjonen å foreta flere undersøkelser i saken og redegjøre for dette i møtet den 14. september 2011. Redegjørelsen og innholdet er unntatt offentligheten jf. Off.lova 13 og Forvl. 13. Vurderinger Kontrollutvalget ønsker oppfølging i møtet den 14. september. Dette ble påpekt i møteprotokoll fra møtet den 22.juni 2011 og bemerket i oversendelsesbrevet til kommunen datert den 23.06. 2011. En påminnelse om redegjørelsen ble sendt til administrasjonen den 7.september 2011. SAK 030/11 HENVENDELSE FRA PUBLIKUM. OPPFØLGING AV SAK 021/11 I KONTROLLUTVALGET. Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 030/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Avtale bemanningstjenester. Vedlagt til kontrollutvalget Andre saksdokumenter ikke vedlagt.
Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra publikum. Kontrollutvalget vurderte henvendelsen i møte den 22.juni 2011 som sak 021/11. Ut i fra sakens innhold ønsker kontrollutvalget å få orientering om prosessen i denne saken og ønsker en tilbakemelding angående rekrutteringsprosessen og ansettelser ved bruk av vikarbyrå, samt hvordan inngåelse av kontrakt er foretatt. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og angående henvendelsen er kontrollutvalgets oppgave å undersøke om eventuell svikt i den kommunale behandlingen eller om kommunen ikke har fulgt de lover og retningslinjer som den er underlagt. Avtalen mellom Namsskogan kommune og vikarbyrå deles ut til kontrollutvalget. Innholdet i henvendelsen fra publikum unntas offentlighet jf. Off. 14. Vurderinger Kontrollutvalget ønsker oppfølging i møtet den 14. september. Dette ble påpekt i møteprotokoll fra møtet den 22.juni 2011 og bemerket i oversendelsesbrevet til kommunen datert den 23.06. 2011. En påminnelse om redegjørelsen ble sendt til administrasjonen den 7.september 2011. SAK 031/11 OPPFØLGING AV SAK 14/11 I KOMMUNESTYRET. HABILITET I OOK Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 031/11 425-1740-5.3 Saken legges frem uten forslag til vedtak Fylkesmannen i Nord-Trøndelag datert 24.08. 2011 Svar om habilitet ved behandling av sak i utvalg for oppvekst, omsorg og kultur. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Saksprotokoll sak 14/11 i kommunestyret 2. Saksprotokoll sak 019/10 i kontrollutvalget 3. Saksprotokoll sak 027/10 i kontrollutvalget 4. Saksprotokoll sak 001/11 i kontrollutvalget 5. Brev av 16.12. 2010 fra NKRF. Unntatt offentlighet. Offl. 15, Fvl. 13 6. Saksprotokoll sak 49/09 i kommunestyret 7. Saksprotokoll sak 35/08 i kommunestyret 8. Saksprotokoll sak 34/08 i kommunestyret 9. Saksprotokoll sak 21/08 i kommunestyret 10. Habilitet ved saksførehaving i OOK, datert 1.juli 2010 11. Namsskogan kommune 3 dokumenter vedrørende habilitetsvurdering 12. Brev av 19.04. 2010 fra Fylkesmannen 13. Forvaltningsloven 6 Habilitetskrav
Kontrollutvalget mottok i juli 2010 en henvendelse angående habilitet ved saksbehandling i OOK (Oppvekst, omsorg og kultur). Denne ble vurdert av kontrollutvalget den 15.09. 2010 sak 019/10, den 24.11. 2010 som sak 027/10 og den 26.01. 2011 som sak 001/11. Kontrollutvalget sendte saken til kommunestyret for behandling, og kommunestyret fattet den 08.03. 2011 i sak 14/11 følgende vedtak: Saken sendes tilbake til kontrollutvalget for ny behandling. Det bes om at sakspapirer oversendes Fylkesmann i N-Trøndelag for ny vurdering av habilitet i saken bl.a. knyttet til konkurransemessige forhold Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og har sett på forannevnte sak i forhold til behandlingen og habilitet i OOK. Kontrollutvalget har ikke tidligere vurdert de konkurransemessige forhold i saken, men ut ifra henvendelse og leder i OOK sin rolle og nære forhold (gift med daglig leder av vertshuset Nams-Inn) til en bedrift som omhandles av alkoholloven og hvor det utføres skjenkekontroll. Kommunestyret i Namsskogan behandlet den 20.05. 2008 sak 34/08 Søknad om skjenkebevilling Skorovasmat AS. Leder i OOK Heider Sæther stilte i denne saken kommunestyret spørsmål om habilitet med bakgrunn i at han selv mente det var et konkurranseforhold mellom serveringsbedrifter i Namsskogan kommune. Skorovasmat AS mener i sin henvendelse til kontrollutvalget at det er et konkurrerende forhold mellom Skorovasmat AS og vertshuset Nams-Inn. Skorovasmat As har tilreisende langt utover kommunegrensen som besøkende på sitt serveringssted og et besøk begrenses ikke grunnet avstand. Heider Sæther har i kommunestyret stilt spørsmål om habilitet i saker som omhandles av alkoholloven og skjenkekontroll ved flere anledninger. Han er vurdert og funnet inhabil i flere saker jf. 6a, 6b og 6e i forvaltningsloven. Vedrørende saker som omhandles av alkoholloven og skjenkekontroll og som er behandlet av OOK, kan en ikke se at det er protokollert vurdering av habilitet. Kontrollutvalget oversendte sakspapirer til Fylkesmannen i N-Trøndelag for vurdering den 24.03. 2011 samt en påminnelse om ønske om svar datert 22.07. 2011. Kontrollutvalget har avventet videre behandling til fylkesmannens vurderinger forelå. Svar fra fylkesmannen er datert 24.08. 2011. Vurderinger: Fylkesmannen har i sin vurdering ikke foretatt lovlighetskontroll av vedtaket, men gir veiledning til kontrollutvalget i sitt svar. Fylkesmannen har i sin veiledning sett saken i forhold til Avgjørelsen av habilitetsspørsmålet Forvaltningslovens 6 2. ledd Kommuneloven 40 nr. 4 I følge fylkesmann må spørsmålet om inhabilitet etter 6 annet ledd på grunn av konkurransemessige forhold må bedømmes ut fra konkret forhold i hvert enkelt tilfelle. Av særlig betydning er hvor direkte konkurranseforholdet er og hvilke betydning den aktuelle saken har for konkurransen mellom dem.
Der det ikke er vedkommende tjenestemann selv som har den økonomiske eller forretningsmessige interessen i konkurranseforholdet, vil det måtte bedømmes nærmere hvilke tilknytning han har til vedkommende. Vil hans ektefelle få fordeler eller ulemper av sakens vikning på konkurranseforholdet, må dette lang på vei likestilles med fordeler eller ulemper for han selv. Dersom det konkluderes med inhabilitet etter 6 annet ledd på grunn av at konkurransemessig forhold foreligger, vil tjenestemannen være inhabil til både å saksbehandle og fatte vedtak i saken. Dette i både OOK og kommunestyret. Fylkesmannen gjør en oppmerksom på kommunelovens 40 nr. 4 hvor det heter seg at et organ kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling. Bestemmelsen har særlig sin berettigelse i små samfunn hvor folk i større grad enn ellers ofte blir personlig involvert i hverandres saker, selv om saken ikke direkte angår dem selv. Kontrollutvalget bør ut i fra de fylkesmannens veiledning ta stilling til de konkurransemessige forhold og interesser i saken og til den tilknytning tjenestemannen har vedkommende eier og bedrift. Saken legges frem til kontrollutvalget uten forslag til vedtak. Saken diskuteres i møtet den 14. september 2011 ut i fra den veiledning fylkesmannen gir, samt de saksopplysninger kontrollutvalget er i besittelse av. SAK 032/11 OPPFØLGING AV REVISJONSNOTAT TIL REGNSKAPET 2010 Kontrollutvalget 14.09. 2011 Gunnhild Berg 032/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Revisjonsnotat til regnskapet 2010 med svar. Deles ut i møtet Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen I forbindelse med regnskapet 2010 utarbeidet revisjonen et revisjonsnotat. Namsskogan kommune ble gitt en frist til 25. juli 2011 med å gi tilbakemelding på notatet. Kontrollutvalget ønsker i møtet en gjennomgang fra revisor av notatet og de tilbakemeldinger kommunen har gitt. Revisjonsnotat med svar deles ut i møtet. Grong 08.09. 2011 Gunnhild Berg Kontrollsekretær