Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon I bilaget skal Kunden spesifisere driftstjenester som skal leveres etter avtalen. Kunden skal på bakgrunn av sine formål og behov fremstille sine krav som en kravspesifikasjon. Bilaget bør utformes slik at det er enkelt for Leverandøren å besvare med sin løsningsspesifikasjon. Kravspesifikasjonen kan bestå av både en tekstlig beskrivelse av formål, behov og krav, og en kravtabell. 1 Avtalens punkt 1.1: Avtalens omfang 1.1 Kundens formål med anskaffelsen Undervisningsbygg skal kjøpe tjenester for å dekke behovet for prosjekthotell for de til enhver tid løpende prosjekter med behov for ytelsen. Prosjekthotellet skal blant annet muliggjøre samarbeid mellom interne og eksterne aktører, ved å tilby en felles plattform for fillagring og kommunikasjon. Undervisningsbyggs eksterne aktører vil blant annet være arkitekter, rådgivende ingeniører og entreprenører. Undervisningsbygg har normalt byggeprosjekter for rundt 50 skoleanlegg per år. Investeringsbudsjettet for de nærmeste årene ligger på ca. 3 milliarder kroner pr. år. Prosjektenes størrelse varierer fra ca. 5 millioner kroner til ca. 600 millioner kroner. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger, og samlet volum vil derfor kunne variere i avtaleperioden. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ 1.2 Kundens behov Undervisningsbygg har behov for prosjekthotell med prosjektrom for å løse utveksling og oppbevaring av informasjon og data i prosjektenes løpetid. Prosjektrommene vil først og fremst bli benyttet i typiske byggeprosjekter, hvor prosjektmateriale, tegninger, BIM-modell, møtereferater, avvikshåndtering, endringshåndtering, rapporter, bilder og andre data vil genereres. Det vil også være aktuelt å benytte prosjektrom for andre typer prosjekter der det er behov for å lagre og utveksle informasjon. Prosjekthotellet skal leveres som en komplett løsning for alle prosjektene til Undervisningsbygg. Brukere av systemet skal både være interne ressurser og eksterne brukere. Undervisningsbygg har i dag ca. 100 ansatte i Prosjektavdelingen, hvorav ca. 60 er prosjektledere. Totalt er det ca. 200 ansatte og innleide i Undervisningsbygg. Først og fremst vil det være prosjektledere som benytter løsningen, men alle støttefunksjoner skal ha tilgang til systemet. I tillegg kommer eksterne ressurser (innleide rådgivere, byggeleder, prosjekteringsgrupper, Utdanningsetaten, rektor ved skolen, osv.) som vil være deltakere i forskjellige tidsrom av prosjektene. 1.3 Kundens krav Krav stilt til leveransen er angitt i kravtabellen nedenfor. I tilbyders besvarelse må det beskrives hvordan kravene og funksjonaliteten tilfredsstilles. Bruk gjerne skjermbilder som en del av besvarelsen, gjerne med henvisning fra tabellen og til annen dokumentasjon i tilbudet. Leverandøren skal opplyse om forhold der leveransen avviker eller strider med beskrivelsen.
Det må gis tilgang til tilbudt system for Undervisningsbygg, som viser hvordan krav og funksjonalitet er ivaretatt. Denne tilgangen vil bli brukt til å evaluere brukeropplevelsen av løsningen og den tilbudte løsnings funksjonalitet. Kunden har følgende prioritering i kravtabellen: M = Minimumskrav må oppfylles for deltakelse i konkurransen. Det understrekes at tilbud som ikke oppfyller alle minimumskrav vil bli avvist. K = Krav som skal oppfylles. Dersom løsningen ikke fullt ut oppfyller kravet vil dette vektlegges i evalueringen brukeropplevelsen av tilbudte løsnings funksjonalitet. O = Opsjoner for kunden. Funksjonalitet som må leveres dersom kunden velger å utløse opsjonen. Side 2 av 16
1.4 Kravtabell Beskrivelse av løsningen. Fylles ut av tilbyder Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Utvikling (timer) Tilbyders besvarelse Generelle krav til prosjektrom G1 Løsningen er selvlærende/brukervennlig/intuitiv K G2 Løsningen har norsk språk M G3 Drag and drop kan brukes for import av informasjon K G4 Systemet kan håndtere et stort antall brukere både interne og eksterne - med ulike rettigheter. De forskjellige rettighetsnivåene må beskrives under dette punktet. Tilgangskontroll må kunne styres på enkeltpersoner og grupper. Tilgangskontrollen må styre skrive- og leserettigheter. M G5 Bruker skal kunne ha tilgang til flere prosjektrom. M G6 G7 G8 Løsningen skal støtte alle kjente filformater. Det skal være ett klikks/dobbelklikkåpning av filer. Prosjektrommet har ulike standardoppsett med mappestruktur, roller med tilhørende rettigheter, tilpasset forskjellige prosjektstørrelser. Oppsettet må også kunne tilpasses ved behov. Det er enkelt å opprette nytt prosjekt. Beskriv hvordan nytt prosjekt i prosjekthotellet etableres. M K M Side 3 av 16
Beskrivelse av løsningen. Fylles ut av tilbyder Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Utvikling (timer) Tilbyders besvarelse G9 Det kan være flere administratorer per prosjektrom. M G10 G11 G12 G13 G14 G15 Prosjektrommet har to søkefunksjoner, begge med kort responstid. En enkel søkefunksjon og en avansert søkefunksjon. Det er mulig å abonnere (motta varslinger pr epost) på endringer på mappenivå eller filer. Den enkelte bruker kan velge å slå av og på denne funksjonen. Det er mulig å distribuere filer via e-post fra prosjektrommet. Filen sendes som hyperlink/url til prosjektrommet. Filer skal både sendes «til» og «kopi til» Det skal være mulig å sende filer til eksterne som ikke er brukere i prosjektrommet, men da som egen funksjon Løsningen skal ha en logg hvor all aktivitet (f.eks. nye/endrede file, filer som er distribuert, filer som er lest, etc) på prosjektrommet vises. Det tilbys hjelpefunksjon og supporttjeneste (3.linje) hos tilbyder. Beskriv innholdet og oppbygningen av denne. K K K O K M G16 Komplett prosjektarkiv når prosjektet er avsluttet K G17 Mulighet for opplæring av prosjektmedarbeidere. Det skal K Side 4 av 16
Beskrivelse av løsningen. Fylles ut av tilbyder Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Utvikling (timer) Tilbyders besvarelse være en kort og lettlest brukermanual på norsk G18 Løsningen kan også anvendes på Windows, ios, Android plattformene (lesebrett/nettbrett/smartphone) eller det eksisterer en "App" for dette. O Dokumenthåndtering og kommunikasjon D1 D2 D3 Alle filer skal lagres med versjonshistorikk. Denne skal ikke kunne slås av. Beskriv hvordan rommet håndterer samtidig bruk/låser filer. Beskriv hvordan prosjekthotellet håndterer bildedokumentasjon, f.eks. funksjon som gir mulighet for å ha rask oversikt og se mange bilder samtidig. K M O Godkjenning, se forklaring ovenfor. D4 D5 Løsningen gir mulighet for å opprette skjemaer/filer som sendes på flyt og med elektronisk godkjenning. Beskriv løsningen ved eksemplene 1 og 2 og inkluder -forhåndsdefinert signeringsrekkefølge O O Side 5 av 16
2 Avtalen punkt 4.5: Overføring av avtalen til Kunden eller til Tredjepart I forbindelse med forberedelse til inngåelse av ny avtale skal Leverandøren minimum levere følgende informasjon: Alle data som er lagret hos leverandøren skal være tilgjengelig for Undervisningsbygg og den nye leverandøren av tilsvarende tjeneste. Leverandøren skal stille til rådighet de nødvendige ressurser for å bistå arbeidet med å eksportere dataene til den nye løsningen eller til et datalagringssted valgt av Undervisningsbygg. Side 6 av 16
Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Leverandøren skal beskrive sin løsning (Leverandørens løsningsspesifikasjon) i forhold til Kundens kravspesifikasjon i bilag 2. Dette gjøres ved å ta utgangspunkt i den overordnede kravtabellen i bilag 1 som Kunden har fylt ut. I tillegg må de relevante punkter nedenfor fylles ut. 101190-1.0
Bilag 3 Kundens tekniske plattform Her skal Kunden beskrive sin nåværende tekniske plattform som er relevant for Leverandørens driftstjenester. Dette er kun en beskrivelse, og her skal det ikke fremsettes krav. Server: Vårt driftsmiljø er delvis et virtuelt miljø. Vi kjører windows server 2008 r2 og utrulling via AD og MSI-pakker. Klient : Pc-plattform med Windows 7 og Internet Explorer v 9. Lan/Wan: Eies og driftes av Oslo Kommune Side 8 av 16
Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for leveransen. Nedenfor følger bestemmelser som henviser til frister eller endringer til dette bilaget. 1 Overordnet fremdriftsplan for leveransen: Leveransen forutsettes å kunne leveres på kort tid og uten en omfattende etableringsfase eller prosjekt for implementering. Fremdriftsplanen legger derfor opp til en kort etableringsfase og med vanlig godkjenningsperiode etter akseptansetest. Tiden fra kontraktsinngåelse til leveringsdag/ordinær drift skal være innenfor 3 måneder, men kan skje vesentlig tidligere. 2 Avtalen punkt 4.1: Varighet Etableringsfasen starter samtidig med kontraktsinngåelse. Kunden planlegger å sette av inntil 1 arbeidsdag for å planlegge etableringsfasen og foreta eventuelle avklaringer mellom kunde og leverandør. Avtalte frister Oppstartsdag/Godkjenningsperioden skal starte innen 30 dager etter kontraktsinngåelse. Leveringsdag (første virkedag etter at driftstjenestene er eller anses godkjent) skal være innen 60 dager fra oppstartsdag. Side 9 av 16
Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Her angis krav med frister og kompensasjon i forhold til tjenestenivå, eller det vedlegges en Tjenestenivåavtale (SLA). Bilaget brukes dermed som et dokument for styring og oppfølging av ytelsene. Kravene må derfor være målbare. Eksempler på tjenester som kan dekkes av garanterte ytelsesnivåer er oppetid og responstid for applikasjoner, svartid på brukerstøtte, tilbakelegging av back-up data, oppretting og sperring av brukere. 3 Oppetid (tilgjengelighet) på applikasjonen Oppetidskrav er 99,95 % regnet ut i fra 24/7 tilgjengelighet til tjenesten for sluttbruker i 365 dager. Tilgjengelighet måles i form av oppetid, der oppetiden er definert som den perioden kunden har tilgang til avtalt programvare, dvs. når brukerne er i stand til å behandle og motta transaksjoner, med definert funksjonalitet og responstid. Målt fra leverandørens driftsmiljø og til brukerens plattform. Refusjon ved brudd på tilgjengelighetsgarantien Ved brudd på tilgjengelighetsgarantien som ikke kan tilskrives kundens forhold, kan kunden kreve refusjon i henhold til tabell som angitt nedenfor: Oppetid i % innenfor kjernetiden Refusjon i % av løpende vederlag for angjeldende tre måneders måleperiode 99,3% -99,6% 5% per applikasjon oppad begrenset til maksimalt 20% 98,9% -99,2% 6 % per applikasjon oppad begrenset til maksimalt 30% 97,0% -95,1% 14 % per applikasjon oppad begrenset til maksimalt 70% Lavere enn 95,0% 20 % per applikasjon oppad begrenset til maksimalt 100% Dersom oppetiden i løpet av en seks måneders periode er lik 95,0 % eller lavere er det å anse som vesentlig mislighold og kunden kan i tillegg til refusjon i det månedlige vederlaget, velge å heve avtalen. 4 Responstid til applikasjonen Systemets responstid skal være mindre enn 3 sekunder uansett funksjon (spørring, registrering etc.) 5 Hjelpefunksjon og supporttjeneste Leverandøren bes beskrive hva slags hjelpefunksjonalitet som systemet gir og hva slags support-tjeneste som inngår. 6 Tilbakelegging av backupdata Leverandøren bes beskrive rutiner for backup/restore. Backup skal tas minst en gang pr. døgn. Side 10 av 16
Bilag 6 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. 1 Avtalen punkt 1.5: Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Dag-Ronald Nybakk Stilling: IKT-leder Telefon: 23 06 09 70 E-post: postmottak@ubf.oslo.kommune.no For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Dersom en av partene skifter ut bemyndiget representant, skal den andre part varsles på angitte e-postadresse i god tid før representanten skiftes ut. 2 Avtalen punkt 2.1.6.2: Formålet med og forutsetninger for godkjenningsperioden Spesifikasjon av rutiner som skal fungere i godkjenningsperioden: Samtidig opp og/eller nedlasting av flere store datafiler. Samtidig bruk av minst 10 % av det totale antall brukere. 3 Avtalen punkt 2.1.6.4: Håndtering av feil Prosedyrer for melding av feil: 1) Autorisert feilmelder hos Undervisningsbygg melder feil til leverandørens supporttjeneste skriftlig pr. e-post. 2) Leverandøren bekrefter mottatt feilmelding og angir tidspunkt for oppstart av feilsøking. 4 Avtalen punkt 5.2: Leverandørens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde 5 Avtalen punkt 5.5: Bruk av underleverandør Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org. nr Leveranseområde Side 11 av 16
Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen kapittel 8: Vederlag og betalingsbetingelser Priser og påslag for ytelser utenom ovenstående priser må spesifiseres særskilt og vil anses som et forbehold. 1 Vederlag for ytelser spesifisert i bilag 2 Ytelse: Betingelser: NOK Mva Total Oppsett av web-hotellet Prosjekthotell, som spesifisert i vedlegg 2, pris pr mnd 750 interne/eksterne brukere 250 GB datalagring 2 Timepriser Beskrivelse: NOK Mva Total Brukerstøtte 08.00 16.00 Brukerstøtte 16.00 08.00 Oppstartsmøte for inntil 50 brukere av systemet. Avholdes i kundens lokaler Konsulentbruk/programvareutvikling/ tilpasninger/integrasjonsløsninger 3 Satser for reise- og diettkostnader og fakturering av reisetid Alle enhetspriser og timepriser skal gis inklusive alle påslag, administrasjonskostnader og reisekostnader (for eksempel transport, bilkjøring, telefon, fakturering, kopiering og lignende). Reisetid til og innen Oslo forutsettes å være inkludert i prisene og er ikke fakturerbar. 4 Avtalen punkt 2.2.4: Bestilling av tilleggstjenester Tilleggstjenester: Beskrivelse NOK Mva Total Ytterligere 100 brukere Ytterligere 100 GB datalagring 5 Avtalen punkt 2.2.6: Dokumentasjon Timesatser for utlegg knyttet til fremskaffelse av ytterligere dokumentasjon eller instruksjon: Beskrivelse NOK Mva Total Opplæring av inntil 20 brukere i kundens lokaler Bruksanvisning i papirformat på norsk Side 12 av 16
6 Avtalen punkt 8.2: Fakturering Fakturaadresse: Undervisningsbygg Oslo KF Oslo kommune Fakturasentralen Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Faktura skal merkes med: Kontrakt, ressursnummer og navn på kontaktperson. 7 Avtalen punkt 8.5: Prisendringer Prisene reguleres årlig, med virkning fra den 01.01 og i tråd med endringer i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (KPI). Utgangspunktet for reguleringen er indeksens verdi for desember 2013. Regulering foretas frem til indeksens verdi for november i året før regulering skjer. Første regulering skjer med virkning fra den 01.01.2015. 8 Forsikring For oppdraget stilles følgende forsikringer: 9 Forbehold (Kryss av) Det tas ingen forbehold. Det tas forbehold som er nærmere listet opp i tilbudsbrevet. Se nærmere tilbudsinvitasjonen om forbehold. Side 13 av 16
10 Vedlegg til tilbudsskjema (Kryss av) Har levert all dokumentasjon som fremgår av punkt 17 tilbudsinvitasjonen. 11 Forpliktende underskrift Firmanavn og org. nr. Firmaadresse Telefon E-post Sted og dato Stempel og underskrift Side 14 av 16
Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 4.1 Varighet Fra oppstartsdag for ordinær drift varer avtalen i 2 (to) år, og fornyes deretter automatisk for en periode på 1 (ett) år om gangen, med gjensidig rett for partene til å si opp avtalen med 6 (seks) måneders skriftlig varsel før utløpet av hver avtaleperiode. Krav om efaktura Den prosjekterende plikter å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som den prosjekterende må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom den prosjekterende ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 50,- per faktura oppdragsgiver mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 50,- for hver faktura oppdragsgiver mottar på papir. Side 15 av 16
Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i kapittel 3 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder: Oppdateringer til kravtabellen Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (J/N/forbehold) Side 16 av 16