26 Gode verktøy medvirkningsmetodikk i møte og prosessledelse Kompetansesentrene for rusrelatert problematikk har en bred kontaktflate med kommuner, skoler, arbeidsliv og andre samarbeidspartnere. Kompetansesentrene anvender en rekke interaktive pedagogiske metoder og teknikker med ulike formål, ulike formater, gruppestørrelser og målgrupper i arbeidet med å forankre prosesser og tiltak på ulike nivåer. kompetansesenter rus region vest Stavanger ønsker å trekke frem og beskrive noen effektive metoder som anvendes i arbeid med større grupper. Tilbakemeldinger viser at deltakere opplever disse metodene som nyttige og inspirerende. Vi har gjennom flere år brukt disse organiserings-metodene i ulike kontekster og har gode erfaringer som vi ønsker å dele for å fremme gode dialoger og likeverdig kommunikasjon. Delaktighet er en forutsetning for eierforhold. For å implementere og utvikle tiltak er det viktig med eierforhold og reell innflytelse og påvirkning. Medvirkning innebærer en viss form for deling av makt og innflytelse. Reell medvirkning åpner for innflytelse over beslutninger, der deltakerne myndiggjøres. Hensikten er å få til dialoger som utvider handlingsrom, finne alternativer og bidra til å skape konsensus når det er ønskelig. Dette kan gi en læreprosess for alle parter. Ulik metodikk innen medvirkning er gode redskaper i den sammenheng. Her presenteres tre metoder for medvirkning som kan brukes i arbeidet med møter, konferanser og veiledning der deltakernes medvirkning, engasjement og eierskap til prosessene er betydningsfull. Håpet er at medvirkningsmetodikk kan inspirere til ulike former for møteledelse hvor deltakernes engasjement stimuleres. de tre metodene som beskrives her er:» reflekterende team og reflekterende prosesser» open Space» hjørnepresentasjon
Gode verktøy 27 reflekterende team og reflekterende prosesser Denne metoden kan brukes både i nettverksmøter og veiledning, samt i behandling i spesialisthelsetjenesten innen rus og psykisk helsevern. Kompetansesenter rus - region vest Stavanger bruker denne metodikken ofte i veiledning til kommunene, og i nettverksmøter. I denne artikkelen fokuseres bruk av metoden i nettverksmøter. av marit vasshus, kompetansesenter rus - region vest stavanger. metoden reflekterende team er utviklet av psykiater Tom Andersen på 1980 - tallet, der han i sine møter med mennesker valgte å fokusere på anerkjennelse, lytte til hva de egentlig sa, samt være nysgjerrig. Han valgte i samtalene å brukte positive eller nøytrale ordvalg og formuleringer. I reflekterende prosesser plasserer man seg i en lytter - og mottager posisjon. Å lytte og motta den andres uttrykk oppfattes som en emosjonell erfaring som fremkaller bilder og tanker. Refleksjon er her ikke et rasjonelt eller kognitivt fenomen, men en blanding der emosjoner og følelsesmessige aspekter, bilder og tanker knyttes sammen. (Helge Eliassen og Jakko Seikkula, Reflekterende prosesser i praksis, 2006). Refleksjon defineres som "noe som blir hørt, tas inn og tenkes på, før en respons gis". Den reflekterende prosess er en kompleks hendelse, som består både av språklige og ikke-språklige, kognitive og emosjonelle og rasjonelle og kroppslige aspekter. Å skape ny forståelse og mening I reflekterende prosesser er man ikke så opptatt av finne en løsning, man er opptatt av å skape ny forståelse og mening. Tanken er at den enkelte selv finner løsningen, ved å lytte til det vedkommende selv sier, og til hva de andre deltakerne reflekterer over. I prosessen blir deltakerne brakt inn i et annerledes lytteperspektiv, hvor hun eller han ikke trenger å planlegge svar, men ta inn over seg det de andre sier. Motstanden legges ned og erstattes av "oppmerksomt nærvær". På denne måten unngår man å fornekte, diskvalifisere og marginalisere andres opplevelse og mening. Den enkelte kan beveges til et nytt sted gjennom prosessen, og det er ikke et mål at noen skal ha kontroll med hvilken vei vedkommende går. ut av ekspertrollen En av grunntankene i reflekterende team / prosesser er at man tar avstand fra ekspertrollen, der eksperten stiller seg utenfor som en «objektiv observatør". I et reflekterende team inntar man en posisjon der man ikke vet svarene, og der gjensidig påvirkning og samskaping mellom partene vektlegges. Målet er at partene sammen konstruerer en foretrukket eller ønsket virkelighet. Forandring skjer ved deltakernes iboende ressurser. metodens formål Tanken bak er at kunnskapen ligger hos de tilstedeværende, og metodikken brukes som et system for å hente frem denne kunnskapen. Formen er åpen, nysgjerrig, ikke belærende, og dermed lettere å ta til seg, fordi den ikke er formulert som en sannhet, men som undring. Deltakerne kan velge å ta til seg fritt det de ønsker. Man tilfører «de nye perspektivene» inn i egen kunnskap. Metodikken brukes for at deltakerne skal kunne fordype seg, lene seg tilbake og få fatt i egne tanker om hva de har hørt andre si, og derigjennom utvide sitt eget perspektiv: Hva tenker jeg om det jeg har hørt? Når en lytter til andres tanker, settes egne
28 Gode verktøy tankerekker i gang. Refleksjonen inneholder ikke råd, ingen negative formuleringer eller undervisning, men ulike tankespring og undringer. Man samskaper nye historier, ny viten og kunnskap om et tema ved at flere deler egne tanker. Bruk av reflekterende prosesser i nettverkssamlinger Innen det nasjonale spissområdet Arbeidsliv og rus, har Kompetansesenter rus region vest Stavanger brukt reflekterende prosesser aktivt på nettverksmøter for arbeidslivet.» Nettverksmøtene har en struktur der det innledningsvis ofte holdes et innlegg om et relevant tema eller et rollespill med en problemstilling.» Forut for innlegget/rollespillet blir deltakerne delt inn i fokusområder med en «instruksjon» om hva de skal lytte spesielt etter innen det aktuelle tema.» Etter innlegget/rollespillet reflekterer deltakerne i hver sin gruppe ut fra gitte spørsmålsstillinger. Spørsmålsstillingen knyttes gjerne til hvordan deltakerne kan bruke det de nå har hørt inn i egen virksomhet.» Hovedfokusene fra de ulike gruppenes refleksjoner presenteres deretter i plenum slik at alle deltakerne får tilfang til de øvrige gruppene sine refleksjoner.» Avslutningsvis åpens det opp for at alle deltakerne kan dele tanker og refleksjoner om hele prosessen og det en nå sitter igjen med etter å ha hørt alle gruppenes presentasjoner. Dette betegner som metarefleksjon, ved at en reflekterer over det andre har reflektert over. Hensikten med å bruke refleksjon som metode i tillegg til kompetansedeling i form av innlegg eller foredrag, er å gi deltakerne større mulighet til aktiv deltakelse. De kan hente ut det som ble viktigst for den enkelte, samt dele det med de andre. Ved å dele egne tanker med andre skapes igjen ny kunnskap, som gjerne er et utvidet perspektiv av foredraget. På denne måten utvides kunnskapen stadig mer. Deltakerne får forhåpentligvis et større eierskap til kunnskapen og kan lettere ta med seg denne «nye» kunnskapen tilbake til egen virksomhet. et eksempel fra nettverksmøtet for arbeidsliv og rus Tema for nylig avholdt nettverksmøte 24.september 2010 Sola, Stavanger var «Godt AKAN arbeid». Der hadde Kompetansesenter rus region vest Stavanger invitert bedriftshelsetjeneste, ledere og AKAN kontakter fra offentlig og privat sektor. Samlingen ble åpnet med et intervju med en sjef/ arbeidsgiver, en ansatt med tidligere rusproblemer, samt en AKAN kontakt. Deltakerne ble på forhånd bedt om å velge fokusgrupper enten for å lytte spesielt til lederstemmen, arbeidstakerstemmen eller AKAN-kontaktstemmen ut fra egne ønsker. Bestillingen til deltakerne var som følger:» Hver gruppe sitter i en sirkel og reflekterer 10 min over tema; hva gjorde mest inntrykk på deg av det du hørte leder, arbeidstaker eller AKAN-kontakt sa?» Hver gruppe deler deretter hovedinntrykket fra sitt fokusområde med resten av deltakerne i plenum.» De intervjuede personene reflekterer deretter over hva som gjorde mest inntrykk på dem av det de ulike refleksjonsgruppene formidlet.» Deltakerne deler så er sine tanker og refleksjoner om hele prosessen i plenum. erfaringer Vi har hatt gode erfaringer med å bruke denne metodikken på nettverksmøtene for arbeidslivet. Flere deltakere har gitt tilbakemeldinger om at disse samlingene er betydelig annerledes enn ordinære kurs og seminarer de deltar på. De formidler at de er mye mer aktivt deltagende på samlingene og finner det nyttig og spennende at vi bruker ulik medvirkningsmetodikk som gjør at de kan både tilegne seg og ta med seg tilbake ny kunnskap til egen virksomhet. Deltakerne har også fremhevet at bruk av ulik medvirkningsmetodikk hjelper til med å utvide og se andre perspektiver på forskjellige tema innen dette fagfeltet. Ønsker du å vite mer, kan du kontakte Kompetansesenter rus- region vest Stavanger ved Bente Sikveland, e-mail: bente.sikveland@ras.rl.no J
Gode verktøy 29 open Space en metode for engasjement og medvirkning Hvorfor er det pausene i konferanser som gir rom for deltakerne til å slippe løs praten og engasjementet? Hvordan få det til å gnistre helt fra starten? av: marit vasshus foto: sidsel skotland open SPaCe er en ÅPen metode som egner seg til utviklingsarbeid, til å dele kunnskap, refleksjon og erfaring i organisasjoner og på tvers av avdelinger og virksomheter. Metoden fremmer dialog, delaktighet og kreativitet og fordelen med mangfold blir tydelig. opprinnelse Open Space metoden er utviklet av Harrison Owen, USA i 1983. Han erfarte å arrangere et internasjonalt symposium med ett års forberedelse, der alt hadde vært bra, men hvor kaffepausene skapte det største engasjementet. Owen utarbeidet deretter en konferansemodell der deltakerne utformer programmet og organiserer konferansen. En heldags kreativ kaffepause forarbeid og forberedelser er viktig - Handlingsrommet defineres gjennom forutsetninger som utarbeides i forberedelsene med oppdragsgiver, sier Ingunn Svendsen, Kompetansesenter rus region Vest Stavanger. Hun har samarbeidet med kolleger om metoden siden 2003, da den ble introdusert gjennom en konferanse i Sverige, og opplæring innen The Genuin Contact Program i Sverige og USA.
30 Gode verktøy Ønsker man kontroll over sluttresultatet, bør en annen metode anvendes deltakerne skaper innholdet Open Space kan brukes i konferanser og møter som en strukturert metode der deltakerne har hele ansvaret for innholdet, og organisering. Metoden har en klar struktur og spilleregler. Deltakerne arbeider i et selvorganisert system med delt lederskap, selvstyrte grupper og hvor samarbeidet skaper et godt klima. En forutsetning er at ledere i organisasjonen tør å slippe kontroll og tillate reell deltakelse. Ønsker man kontroll over sluttresultatet, bør en annen metode anvendes. når er metoden velegnet? Metoden kan være egnet i mange sammenhenger, særlig for prosjektoppstart, ifølge Ingunn Svendsen ved Kompetansesenter rus- Stavanger. Metoden virker samlende og inspirerende og er brukt ved oppstart og planarbeid i Regionsprosjektet innen forebygging i Haugesund, et forebyggingsprosjekt initiert av Helsedirektoratet, på nasjonale konferanser for SLT satsing, helsesøsterseminar, oppstart av Arbeidsliv og rus nettverk, med mer. Metoden er også benyttet i samarbeid med kommuner og spesialisthelsetjeneste for å utvikle arbeidsmiljø med tema arbeidsliv og rus. Når kan metoden anvendes?» Ved prosjektoppstart» I strategisk utviklingsarbeid» Som "kick - off" med virksomhetsfokus» I forandringsarbeid, for eksempel ved sammenslåinger» I nettverksbygging og erfaringsutbytte» Når et spesielt viktig spørsmål skal diskuteres (eksempel: verdier i en organisasjon)» Når det er et mangfold blant deltakere» Når det er komplekse faktorer» Når det finnes engasjement (konflikt er også en form for engasjement)» For å ta beslutninger et slags pauseseminar - I gjennomføringen er det deltakernes engasjement som skaper innholdet. Det gir en opplevelse av læring og medvirkning som er nyttig både for den enkelte og for organisasjonen når resultatet av innspillene tas i bruk, sier Svendsen. Hun pleier å introdusere en Open Space seanse med følgende kommentar: «Dere er egentlig kommet til et «pauseseminar», fordi på vanlige seminarer og konferanser er det i pausene folk summer om alt de er opptatt av. Vi tar pausen inn i seminarrommet, og deltakerne har ansvar for at det skjer noe, at det blir tema å diskutere.» metode med virkning Deltakernes medskaping av innholdet i konferansen er det essensielle med metoden. Konferanseinnholdet gir rom for:» Spørsmål som er viktige for deltakerne presenteres» Hvert innspill/ spørsmål diskuteres så lenge deltakerne ønsker» Innspillene dokumenteres i et kompendium, som deltakerne får kopi av» Spørsmålene/ innspill ordnes i prioritert rekkefølge» Liknende spørsmål/ problemstillinger grupperes sammen» Man tar ansvar for aktiviteter i neste skritt dere er de rette Alle Open Space møter har fire prinsipper for hvordan møtet gjennomføres: Disse markerer at nøkkelen til eget utbytte er eget engasjement og ansvar, sier Ingunn Svendsen. Prinsippene er:» Dere som er her, er de rette (klokskapen finnes i rommet)» Det som skjer, er det som kunne skje (innsats her og nå er det som teller)
Gode verktøy 31» Når det begynner, er det riktig tidspunkt (kreativitet kan ikke styres)» Når det er slutt, så er det slutt (alt har en slutt, vi vet ikke eksakt tidspunkt for gruppediskusjoner eller avslutning i plenum) Gå når du har fått nok! I tillegg til de fire prinsippene gjelder en hovedregel i møtet; "Bruk føttene". Det er regelen om bevegelse. Hvis du som deltaker befinner deg i en gruppe med en diskusjon, refleksjon du ikke lærer av eller har noe å bidra med, har du ansvar for å bevege deg, gjerne til en annen gruppe. omfang Metoden kan brukes både til møter på et par timer, til flere dagers arbeid. Man kan være fra en håndfull til flere hundre deltakere how to do it Møtet eller konferansen starter med at deltakerne sitter i en sirkel, og får presentert struktur, prinsipper og muligheter. Deretter kan de som har en problemstilling de ønsker å belyse og få innspill på, gå til midten av sirkelen og notere denne på et ark, meddele den og deretter henge den opp på en vegg, der de kan velge tidspunkt for når de vil presentere denne. Temaleverandør blir samtidig leder for gruppen som skal diskutere problemstillingen eller tema. Temaleverandør kan ikke forlate gruppa. Det kan derimot de andre, som kan velge å gå til en annen gruppe med en annen problemstilling de er nysgjerrige på. Temaleverandør har ansvar for at referat skrives og som samles i et kompendium som deltakerne får kopi av. Et Open Space møte kan inneholde 2 5 diskusjonsøkter, ofte en før lunsj og to etter lunsj. Til slutt samles deltakerne i en sirkel, og sier noe om hva som ga mening med denne møteformen og gruppediskusjonene. På denne måten blir alles stemme viktig, alle blir sett og hørt, og får muligheten til å sette dagsorden med sin tematikk. Ønsker du å vite mer, er kontaktperson på Kompetansesenter rus - region vest Stavanger: Ingunn Svendsen, e-mail: ingunn.svendsen@ras.rl.no J
32 Gode verktøy hjørnepresentasjon med symboler Denne metoden egner seg til korte presentasjoner av prosjekter og tiltak med behov for innspill på tema man arbeider med. Metoden bruker virkemidler som åpner for mer uformelle og kreative væremåter. Man opplever seg invitert på en annerledes måte. av: marit vasshus internasjonal metode Ingunn Svendsen ved Kompetansesenter rus region vest, Stavanger har lært metoden av Frauke Rademann Veit, Stuttgart, Tyskland, i et internasjonalt nettverk i forbindelse med sertifisering på Open Space. Hun har introdusert metoden i ulike nettverk for Arbeidsliv og rus, for å dele kunnskap og inspirere til kunnskapsutvikling. mange prosjekter på kort tid Metoden er nyttig når en ønsker at mange tema og prosjekter presenteres samtidig og belyses uten at alle må høre alt i plenum. Deltakerne står fritt til å velge seg presentasjoner hvor de kjenner størst engasjement, samtidig som de i fellesøkter deltar samlet og får tilgang på hva andre har bidratt med. Innleder må ha meldt tema på forhånd og ha forberedt et innlegg. Deltakerne har nytte av å få en grundigere felles presentasjon før de velger hovedpresentasjon, og de gis anledning til å dele i felleskap hva de hørte i hjørnepresentasjonene. Flere ting skjer felles, dette krever mer styring og gir litt mindre frihet enn med Open Space, fordi alle entrer fellesskapet underveis. Barbervann, dukkeføtter og flybilletter Når du skal presentere ditt prosjekt, hva slags symbol vil du ta med som betyr noe for deg, som du kan dele i plenum og som vekker både dine og andres frie assosiasjoner? Dette spørsmålet er inngangen til noe av kjernen i metodikkens virkemidler. Dette vekker nysgjerrighet og åpner for nye tanker og ideer som stimulerer dialog. Deltakerne samles først i en sirkel i plenum. I sentrum av sirkelen ligger og står ulike gjenstander. Deltakerne som ønsker å holde en presentasjon av ett tema, har meldt dette i forkant til møteleder. Disse har også tatt med seg en gjenstand som symboliserer det de vil presentere og sier kort hvorfor de har tatt med denne gjenstanden, samt litt om eget prosjekt/ tematikk. Selve innlegget foregår i hver av de fire hjørnene i en romslig plenumssal i 25 minutter. Hver deltaker velger den presentasjon de finner mest interessant. Etter hjørnepresentasjonene samles alle i en sirkel og hver gruppe deler inntrykkene fra de ulike presentasjonene i 15 minutter. Møteleder stiller følgende spørsmål: - «For dere som hørte på NN, var det noe du ble overrasket over? Hva inspirerte deg av det du hørte? Er det noe annet du vil si eller tilføye om det du hørte? Alle fire hjørnegrupper skal gis samme rom for refleksjon og ettertanke. Ingen spørsmål tas i plenum, disse henvises til pauser og kontakt etterpå. fellesskap og invitasjon Å sitte i en sirkel gir følelse av felleskap, man møter de andres blikk og det er lettere å få og gi kontakt. De visuelle symbolene er med på å skape
Gode verktøy en felles opplevelse, og den enkelte innleder kan velge hvor personlig hun/ han vil være i delingen av symbolet som er tatt med. Man kan også velge å feste blikket på gjenstandene, da føles ikke sirkelfellesskapet så påtrengende. Veksling mellom felleskap og mulighetene for å velge ut fra egen interesse, gir variasjon. Etter første runde med sirkel i plenum med temaintroduksjon, deretter hjørnegrupper, så felles tilbakemelding i plenum, tar man 15 minutters pause, og oppfordres til kontakt med de man ønsker å vite mer om. Så kan man ha en ny tilsvarende runde på en time til. Kontakt: Ingunn Svendsen, Kompetansesenter rus Stavanger, e-mail: ingunn.sendesen@ras.rl.no J Når du skal presentere ditt prosjekt, hva slags symbol vil du ta med som betyr noe for deg? 33