HANDLIGSPLAN 2010 MOTVIND 1
Innhold 1. Forord... 3 2. Nåsituasjon... 3 3. Mål for 2010... 4 4. Beskrivelse hovedaktiviteter... 5 4.1 Produkt 5 4.1.1 Profil... 5 4.1.2 Produkt oversikt... 5 4.1.3 Intern produktutvikling... 6 4.1.4 Produktutvikling i samarbeid med... 6 turoperatører... 6 4.1.5 Produktpakker... 7 4.1.6 Temaprodukter /-prosjekter... 7 4.2 Kunnskap 8 4.2.1 Interne samlinger... 8 4.2.2 Kursbehov og kurstilbud... 8 4.2.3 Studietur til en tilsvarende destinasjon... 9 4.3 Marked 10 4.3.1 Definere og beskrive marked... 10 4.3.2 Arbeid mot turoperatører... 10 4.3.3 Arbeid mot media... 11 4.3.4 Arbeid mot norsk kurs- og møtemarked 11 4.3.5 Kunderegister... 12 4.3.6 Infotavler... 12 4.3.7 Messedeltagelser... 12 4.4 Kontakter 13 4.4.1 Felles database... 13 4.5 Rutiner 14 4.5.1 Dokumentasjon... 14 4.5.2 Evaluering av prosjektet... 14 4.6 Veien videre 15 4.6.1 DMC beskrivelse... 15 4.6.2 Videreføring av prosjektet... 15 5. Aktivitetskalender for 2010... 15 2
1. Forord Denne handlingsplanen er et internt dokument som beskriver de konkrete tiltakene i prosjektet, i forhold til strategiplanen. og prosjektmål med tiltakene defineres og verktøy/aktiviteter beskrives detaljert. Også ansvaret deles mellom aktørene. Tiltakene er også tidsspesifisert inn i en aktivitetskalender. Ved gjennomføring av disse tiltakene når vi hovedmålet i prosjektet. 2. Nåsituasjon Vi har gode salgbare produkter tilgjengelig. Disse må holdes oppdatert samt at nye produkter må utarbeides etter ønsker fra de ulike markeder. Produktutvikling lokalt og i samarbeid med turoperatører gir oss kunnskap om produkter og også om de ulike markedene. Med konkurransedyktige produkter og markedskunnskap oppnår vi fortrinn i salgs- og markedsføringsarbeidet sammenlignet med konkurrenter. Mye av informasjon om marked og kontakter ligger per i dag ustrukturert hos prosjektlederen og de enkelte bedrifter. Ved utarbeiding av gode rutiner blir disse tatt vare på samt at de blir tilgjengelige for alle bedrifter. 3
3. Mål for 2010 Produkt Ha natur- og kulturbaserte salgbare og konkurransedyktige produkter på høy og jevn kvalitet tilgjengelig til de utvalgte markeder. 8 st enkelprodukter 4 st ulike produktpakker Underprosjekter Dermed at Motvind anses som et reiselivsprogram i omstillingsprosessen i begge kommuner har vi mulighet og igangsette underprosjekter for reiselivet. Web Starte et eget prosjekt for utarbeiding av web for destinasjonen. Fugletitting Bidra for et eget prosjekt i regi av BRF Vandring Delta på NordNorsk Reiseliv sitt vandringsprosjekt Kunnskap Ved å delta på interne samlinger økes kunnskap om produkter og muligheter lokalt. Dette bidrar også for økt interesse for samarbeid. Med deltagelse på ulike kurs får bedriftene kunnskap om ulike fagområder hvor de mangler kompetanse og de blir mer bevist og motivert på sitt eget salgsarbeid. 4 st interne samlinger 3 st ulike kursarrangement for bedrifter 1 studietur til en sammenlingsbar destinasjon Marked Definere de markedene hvor vi ønsker å satse på for å kunne effektivt fokusere salgs- og markedsføringsaktivitetene på de rette segmentene hvor vår tilbud og etterspørselen møtes. Komme i in 3 turoperatørkataloger for 2011 4 st visningsturer for utenlandske turoperatører 3 st presse- og mediaturer 3-4 deltagelser på INNO eller NordNorsk Reiseliv sine workshoper 2 st salgsturer utland 3-4 st salgsturer innland 2 st felles messedeltagelser med andre reiselivsprosjekter i Øst-Finnmark Infotavler i samarbeid med kommunene på plass før sommersesongen begynner Kontakter og rutiner Etablert informasjonsrutiner for intern kommunikasjon: maler for kunderegister, evalueringer og tilbakemeldinger. ekstern salgs- og markedsførings kommunikasjon: web, produktmanualer, salgsbrev og nyhetsbrev ekstern informasjon for kommuner og finansierer Veien videre Det konkrete arbeidet med veien videre gjelder prosjektåret 2011. 4
4. Beskrivelse hovedaktiviteter 4.1 Produkt 4.1.1 Profil Vår destinasjon er ny og bedriftene er mange og svært forskjellige. Dermed er det viktig med felles forståelse av en felles profil. Dette gjør produktutviklingen og segmenteringen av satsingsmarkedene enklere samt at muligheten til å treffe de riktige kundegruppene øker. Kommunikasjon utad blir ryddigere og gir et mer gjennomtenkt og profesjonelt inntrykk. Definere og synliggjøre profilen. En profil alle medlemsbedrifter er enige i og kan identifisere seg med, som man benytter seg av iht. salg og markedsføring av egen bedrift, felles produkter og prosjektet. Felles profil definering skal være godkjent og vedtatt av alle. Alle er ansvarlige hos sin egen bedrift om felles profilforståelse. PL er ansvarlig for utarbeiding av profilbeskrivelse. 4.1.2 Produkt oversikt Informasjon om produkter skal være oppdatert slik at korrekt informasjon er tilgjengelig hele tiden. I reiselivsbransjen skal tilrettelegging og produktarbeidet skje to år i forveien. Etter noen frafall og nye deltagere i prosjektet etter årsskiftet, må oversikten av produkter oppdateres. Oppdatere eksisterende produktmanual med oppdaterte enkelprodukter, produktpakker, nye produkter og priser for 2011. Få ut produktinformasjon med priser til turoperatører slik at vi har mulighet og komme inn i turoperatørkataloger for 2011. Produkter og priser for vinteren 2011 skal være tilgjengelig for turoperatører våren 2010. Produktinformasjon for sommeren 2011 skal være ferdig før høsten 2010. PL og Alle 5
4.1.3 Intern produktutvikling Noen av våre bedrifter har allerede gode salgbare produkter tilgjengelig. Vi har også glimrende utviklingsmuligheter for nye produkter. Noen av de eksisterende produkter må oppdateres og nye kan utvikles basert på etterspørselen fra de ulike markedene. - Produktutvikling hos enkelte bedrifter og bedrifter i mellom. - Prosjektleder skal bidra meg innhenting av informasjon fra markeder samt utarbeiding av produktpresentasjoner. Få utarbeidet lønnsomme, salgbare produkter som tilsvarer etterspørselen og behovet fra de ulike markeder. Behovet for oppdatering av produkter vurderes etter hver intern samling. PL og Alle 4.1.4 Produktutvikling i samarbeid med turoperatører Turoperatører er linken mellom leverandøren og sluttkunden. I samarbeid med turoperatører kan vi utvikle produkter som tilsvarer kundenes behov og etterspørsel. Vi kan også skreddersy produkter til enkelte turoperatører. Produktutviklingsworkshoper i forbindelse med visningsturer og deltagelse på INNO og Nordnorsk Reiseliv sine workshoper. Skreddersy produkter sammen med turoperatører. Få utarbeidet lønnsomme, salgbare produkter som tilsvarer etterspørselen og behovet fra de ulike markedene. Etter tilbakemeldinger fra hvert turoperatørbesøk og workshop deltagelse videreutvikles og utarbeides produkter etter behovet. PL og Alle 6
4.1.5 Produktpakker Å tilby hele tur-/produktpakker for turoperatører kan gi oss et fortrinn i konkurransen. Vi har allerede utarbeidet noen produktpakker for turoperatører, men disse må oppdateres kontinuerlig og nye må utarbeides. Utarbeiding av nye og oppdatering av eksisterende produktpakker. Få utarbeidet salgbare produktpakker som turoperatørene finner interessant og vil selge videre til sluttkunder. Etter tilbakemeldinger fra hver turoperatør besøk og workshop deltagelse videreutvikles og utarbeides produkter etter behovet. PL og Alle 4.1.6 Temaprodukter /-prosjekter INNO og NordNorsk Reiseliv jobber med en del spesielle temaprogrammer som de tilbyr destinasjoner å delta på. Ute på markedene finnes også turoperatører som har spesialisert seg på visse tema, kundesegment eller interessegrupper. Interesse for utvikling av for eksempel fugletitting finnes også i andre destinasjoner i Varanger området. På vår destinasjon har vi gode utviklingsmulighetene for nye temaprodukter som fugletitting, vandring og havfiske. Arrangere egne delprosjekter for tema produkter. Delta på INNO eller NordNorsk Reiseliv sine temaprosjekter. Utarbeide salgbare temaprodukter for utvalgte markeder og INNO og NordNorsk Reiseliv sine temaprosjekter. Sette i gang egne temaprosjekter. PL 7
4.2 Kunnskap 4.2.1 Interne samlinger Interne samlinger skal være forum for informasjonsutveksling mellom prosjektlederen og bedriftene, og bedriftene imellom samt plattform for intern kompetanseheving. Disse samlingene skal også benyttes som forum for en fortløpende evaluering av prosjektet. Interne samlinger/visningsturer gjennomføres i ulike steder hos prosjektbedrifter. I forbindelse med samlingene arrangeres det bedriftsbesøk som kan benyttes som produkttesting og innhenting av informasjon av enkelte produkter/bedrifter. Det er viktig at aktivitetene gjennomføres autentisk og evalueres av deltagerne. Aktiv deltagelse fra bedrifter er avgjørende for å oppnå prosjektmål. Øke samarbeidet mellom bedriftene lokalt og over kommunegrensene. Øka kunnskap om hverandres produkter, erfaringsutveksling i forbindelse med felles produktpakkene. Få oppdatert informasjon fra de ulike markeder. Samlinger 4 ganger i året. PL 4.2.2 Kursbehov og kurstilbud Bedriftene i prosjektet er små og de fleste er nyetablerte med lite kunnskap utenom sin egen grunnvirksomhet. Behovet for kunnskap om å være vertskap, salg og markedsføring er stor. Kunnskap om reiselivet nasjonal og internasjonalt generelt er liten hos bedriftene. Ved å delta på kurs kan deltagere bli mer motivert og bevist på sitt eget salgsarbeid. Også prosjektleder har behov for ny og oppdatering av gammel kunnskap. Tilbud på forskjellige kurs per i dag er bra. Ved å samarbeide med kursarrangement med andre reiselivsprosjekter fra INNO Finnmark kan vi spare på ressurser og ha tilgang til bred kursvalg og -muligheter. - Kartlegging av kompetansebehovet og matche det med kurstilbud. - Deltagelse på kurs arrangert i regi av INNO og muligens kjøpe kurs fra andre tilbydere. Dekke behov på de områder hvor det er mangel på kunnskap. Kartlegging av behovet og tilbud av kurs som skal gjennomføres i 2010. PL 8
4.2.3 Studietur til en tilsvarende destinasjon Bedriftene i prosjektet er små og de fleste er nyetablerte med lite kunnskap utenom sin egen grunnvirksomhet. Behovet for kunnskap om å være vertskap, salg og markedsføring er stor. Også samarbeidet over kommunegrenser er nytt. Ved å besøke en lignende destinasjon/prosjekt kan vi lære å få inspirasjon for vårt eget arbeid. Arrangere studietur for bedrifter til en tilsvarende destinasjon for og finne ut og lære hvordan utfordringer er løst andre steder. Ved å delta på en slik studietur kan deltagere få inspirasjon og lære av andre. De blir mer motivert og bevist på sitt eget produkt- og salgsarbeid samt at samarbeidet mellom bedriftene blir sterkere. Bevissthet om mulighetene samarbeidet kan medbringe blir mer synlig. Studieturen arrangeres i mai 2010. PL 9
4.3 Marked 4.3.1 Definere og beskrive marked Ved å studere markeder finner vi de kunder og den etterspørselen som matcher med våre produkter og tilbud. Ved å definere sluttkunder vi ønsker å satse på har vi større mulighet for å hente gevinst. Ved å skaffe oss kunnskap om spesifikke markeder og om hvilke metoder man kan nå ut til dem med, kan vi få en mer effektiv markedsføring. Definere de ulike markeder vi ønsker å satse på. Med klar markedssegmentering kan vi målrette vårt arbeid mot utvalgte markeder og bruke våre ressurser effektivt. Felles markedsdefinering skal være godkjent og vedtatt av alle. PL og alle 4.3.2 Arbeid mot turoperatører Vår destinasjon er relativt ny i reiselivssammenheng. Kunnskapen om vår destinasjon er svært liten ute i markedene, og det er viktig at vi oppsøker turoperatører for å presentere våre produkter og bygge relasjoner. Like viktig er det å lære om de ulike markedene. Slik kan bedriftene tilpasse produktene til de ulike markedenes behov. Visningsturer Arrangere visningsturer for turoperatører for og vise fram vår destinasjon og produktene og knytte kontakter samt lære om markedene. Workshoper Delta på workshoper i de ulike markeder for å møte gamle kunder og finne nye. Presentere våre produkter og lære om markedene. Salgsturer Besøke gamle kunder og oppsøke nye. Gjennomføre salgsmøter. Oppfølging av turoperatører Levere produkter etter kundenes ønsker og behov. Få oppdatert informasjon om markedene. Nyhetsbrev Informere om nye produkter og vekke interesse for nye sesonger. Jobbe målrettet mot de utvalgte markeder som matcher våre leverandørers produkttilbud. Knytte kontakter og lære turoperatører om våre tilbud samt lære selv om de ulike markedene. Få flere turoperatører til å selge våre produkter. I slutten av prosjektperioden er det blitt bygget opp kunderegister med alle turoperatørkontakter tilgjengelig alle bedrifter PL og alle 10
4.3.3 Arbeid mot media Journalistiske artikler og TV innslag anses som objektive og troverdige av kundene og virker kjøputløsende. Medieturer er billig og effektiv markedsføring. Presseturer Kjøre presseturer for utvalgte medier for å nå målgruppene med medieomtale. TV-team Samarbeide med TV produsenter for å bli synlig på utvalgte markeder. Skape reiselyst til vår destinasjon. Det er viktig og få til medieomtale på de samme markeder som vi samarbeider med turoperatører. Slik kan vi matche tilbudet og etterspørselen. 3 presseturer i 2010. Publiserte artikler etter hvert journalistbesøk. PL 4.3.4 Arbeid mot norsk kurs- og møtemarked Noen av våre bedrifter har satset sterkt på møtefasiliteter i det siste. Vi skal øke kunnskap om vårt kurs- og møtetilbud lokalt i Finnmark, regionalt i Nord-Norge og nasjonalt. Med særpreget tilbud på overnatting og aktiviteter skiller vi oss fra andre tilbydere. - Kartlegging av kunder gjennomføres i første omgang. - Salgsbrev via e-post til nøkkelpersoner hos kundene. - Presseturer for fagpublikasjoner. - Annonsering i aktuelle publikasjoner - Salgsturer: Besøke gamle kunder og oppsøke nye. - Gjennomføre salgsmøter. Øke kunnskap om vårt kurs- og møtetilbud. Få mer møte- og kurskunder til vår destinasjon. I løpet av 2010 utarbeide gode rutiner for arbeidet mot kurs- og møtemarked. PL 11
4.3.5 Kunderegister For å lett kunne pleie sluttkunden og muligens oppnå mersalg gjennom informering blant annet om nye produkter og andre sesonger er det viktig med gode rutiner og effektiv dokumentasjon. Utarbeide maler for kunderegister. Få fungerende kunderegister som kan benyttes til for eksempel mersalg. I løpet av 2010 utarbeide gode rutiner for kunderegister. bedrifter 4.3.6 Infotavler Spesielt om sommeren er det mye norske og utenlandske turister som reiser i Nord-Norge på egenhånd. Ved å tilby oversiktlig og lett tilgjengelig informasjon øker interessen for vår destinasjon og våre tilbud noe som genererer til direktesalg. - Skilting/infotavler: Vi skal i samarbeid med kommuner utarbeide infotavler og skilt om tilbud i området for turister. Få turister som allerede er i nord på egen hånd til å legge reiseruten til vår destinasjon eller utvide eksisterende opphold hos oss. Infotavlene skal være på plass for sommersesongen begynner. PL 4.3.7 Messedeltagelser Det finnes kunder/kundegrupper med spesielle interesser som eksempel leirskoler, foreninger og lag som kan være aktuelle for oss. I tillegg ansees Nord- Finland som et viktig marked for oss og for dette markedet har vi fått samarbeidstilbud fra Innovasjon Norge Finnmark. Messe deltagelse: Vi deltar på nordfinske messer (villmarks- og scootermessen) i samarbeid med andre reiselivsprosjekter i Øst-Finnmark. Vi kan kjøre annonsekampanjer i aktuelle publikasjoner i Nord-Finland Få individuelle og grupper med spesial interesse fra Finland (havfiske, isfiske, scooterkjørere, bussgrupper, leirskole) til å komme til området. I samarbeid med andre prosjekter kan vi benytte knappe resurser og dra nytte av felles satsinger. Villmarksmessen i Rovaniemi i mai. Scootermessen i Rovaniemi i oktober. PL 12
4.4 Kontakter 4.4.1 Felles database En felles database vil gi en vel fungerende kommunikasjon og informasjonsflyt både internt og eksternt. Med gode rutiner og godt utarbeidede maler blir det enkelt å holde felles en database oppdatert. Databasen skal være tilgjengelig for alle bedrifter i prosjektet. Den skal danne grunnlaget for kontakter/kunder til et eventuelt salgsselskap etter endt prosjektperiode. Maler for kontaktregister, evalueringer og tilbakemeldinger til i internt bruk. Maler for produktmanualer, salgs- og nyhetsbrev for ekstern informasjon. Plassering på et nettsted/intranett hvor den er tilgjengelig alle bedrifter. Felles database tilgjengelig alle. I endt av prosjektåret skal web og databaser være på plass. PL 13
4.5 Rutiner 4.5.1 Dokumentasjon Fungerende rutiner for diverse dokumentasjoner rasjonaliserer arbeidet for alle samt garanterer flytende informasjonsutveksling mellom prosjektpartnere. Også informasjonsflyten utad blir enkel og ser proff og ryddig ut. Utarbeide maler til produktmanualer og salgsog nyhetsbrev. Utarbeide mal til dokumentasjon for tilbakemelding/erfaringer/evalueringer Utarbeide rutiner for ekstern informasjon for kommuner og finansierer. Få utarbeidet dokumentasjonsmodeller som alle bedrifter kan benytte seg av. Disse dokumentene lagres på et sted (muligens under nye web sider) hvor alle har tilgang til dem. Etter endt prosjektår skal dokumentasjonsverktøy være på plass PL 4.5.2 Evaluering av prosjektet Erfaringen fra det første prosjektåret har vist at det er behov for mer strukturert arbeid i prosjektet. Bedriftene ønsker å være mer involvert i framgang og rammebetingelsene for prosjektet. Styringsgruppen har behov for flere møter underveis i prosjektperioden hvor den kan vurdere status i prosjektet. Det arrangeres interne samlinger for deltagende bedrifter. Disse samlingene fungerer som forum for en fortløpende evaluering av prosjektet. Styringsgruppemøtene er forum for statusvurderinger av prosjektet. Evaluere prosjektet forløpende 4 ganger i året for å kunne tilpasse tiltakene i prosjektet slik at beste resultat kan oppnås. Fortløpende evaluering av prosjektet 4 ganger i året i forbindelse med interne samlinger. Pl og alle 14
4.6 Veien videre 4.6.1 DMC beskrivelse Et felles salgssystem er et ønske fra flere bedrifter. Dette pga manglende personalressurser hos bedrifter hvor eiere og ansatte er opptatt av den daglige driften i selskapet, i tillegg til manglende kunnskap på salgs- og markedsføringsarbeid. Mange turoperatører foretrekker å samarbeide med et DMC selskap fremfor å forholde seg til mange små enkeltbedirfter. Dette for å gjøre sitt eget arbeid enklere, men også for å spare på resurser og kvalitetssikre leveransen av produktet. -Sette sammen en beskrivelse av det man ønsker et slikt selskap skal gjøre -Sjekke behov for et slikt selskap, eventuelt en stilling i kommunen som kan gjøre jobben -Sjekke mulighetene for finansiering av et selskap/stilling Finne løsning på et felles salgssystem for bedrifter etter prosjektperioden er over. En vurdering/plan av dette skal være ferdig seinest før juli 2010. PL 4.6.2 Videreføring av prosjektet Hvis prosjektet ikke klarer å generere nok trafikk og kunder for at et DMC selskapet skal ha grunnlag for lønnsom drift må det vurderes forlengelse av prosjektet med offentlige midler. -Informere kommunestyret om det som skjer i Motvind, hvor langt man har kommet. -stille krav til kommunen ut fra de behov man har for å kunne gjennomføre eventuelt ønsket reiselivssatsing i kommunen. -informere/ha en dialog med kommunen om hva man ønsker skal skje etter 2011 (DMC/1 stilling). Finne ut løsning på videreføring av prosjektet etter prosjektperioden er over. En vurdering/plan av dette skal være ferdig seinest før juli 2010. PL 5. Aktivitetskalender for 2010 Vedlagt 15