Vedlegg 3: Kravspesifikasjon Leveranse av elektrikertjenester. 1 Om avtalen Rammeavtalen skal omfatte tjenester innenfor fagområdet elektrikertjenester (både sterkstrøm og svakstrøm) 2 Beskrivelse av behov Oppdragsgiver skal inngå avtale med leverandører som kan ta på seg små og middels store vedlikeholdsarbeider, utbedringer og installasjoner gjennom rammeavtaler. Avtalen skal gjelde for tilbygg, ombygginger og tilpassinger av lokaler/bygninger eid og/eller drevet av kommunen. 3 Bestillingsrutiner Ordinær bestilling: Bestilling vil fortrinnsvis skje skriftlig via elektronisk post (mail) og omfatte spesifikasjon av omfanget av bestillingen mht. hva som skal gjøres og økonomisk ramme. Leverandør skal avtale evt. tilleggsarbeider med oppdragsgiver før slike arbeider iverksettes. Nord-Fron kommune bestiller tjenester på elektronisk post (mail) via e- handelsplattformen. Leverandør skal derfor ha en e-postadresse som blir betjent alle virkedager. Hastebestilling: Unntaket fra skriftlig bestilling er hastebestillinger. Hastebestillinger vil bli gjort skriftlig og/eller pr. telefon. Leverandør skal derfor være tilgjengelig på telefon. 4 Tilgjengelighet og responstider Responstid er den tid det tar fra oppdragsgiver tar kontakt med leverandøren og til representant/håndverker er på anvist plass. Planlagt arbeid: Leverandøren skal kunne igangsette arbeidet (responstid) senest 10 virkedager fra bestilling. Tidspunkt for oppstart, framdrift og ferdigbefaring blir avtalt ved bestilling. Særskilt mht. skolenes ferieavvikling (sommer-, høst- og vinterferie) må enkelte planlagte oppdrag kunne avtales utført i disse periodene. Leverandøren må derfor være tilgjengelig med tilbudt mannskap i skolenes ferietid, Akuttsituasjoner: Akuttsituasjoner er hendelser som medfører fare for stopp i virksomhet ved f.eks. barnehage, skole, helsebygg el.l og/eller fare for liv og helse og/eller sikkerheten ift. bygg/installasjoner. Responstid ved akuttsituasjoner skal være 2 timer. Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Side 1
5 Beredskap Kommunene har gjennom året behov for assistanse ved akutte situasjoner, som enten går på liv og helse eller hvor det er risiko for betydelige skader på bygning og/ eller inventar. Erfaringsmessig er det 3-5 slike situasjoner pr. kommune i løpet av et kalenderår. Pris pr oppmøte og pris pr time skal oppgis i vedlegg 2. 6 Generelle krav til ytelsen Alle som utfører tjenester eller arbeid for kommunen er bundet av Forvaltningsloven ( 13), og etter personvernlovgivningens regler om taushetsplikt. Brudd på taushetsplikten eller på vilkår etter Forvaltningslovens 13 d annet ledd, straffes etter straffelovens 121. Medarbeidere hos leverandør som blir engasjert i arbeid for oppdragsgiver vil måtte signere taushetserklæring. Leverandør skal bekrefte at punktet er forstått og akseptert. Entreprenøren har til enhver tid ansvar for at gjeldende norske lover og forskrifter følges både for egne ansatte og underentreprenører. Leverandør skal besørge rigg og drift for egne arbeider. Leverandør skal sørge for å informere oppdragsgiver om hvilket grunnlagsmateriell og andre opplysninger han finner nødvendig for å gjennomføre oppdraget. Leverandør skal varsle oppdragsgiver når det oppstår behov for endringer, utredninger eller supplerende undersøkelser. Leverandør kan ikke påføre oppdragsgiver forpliktelser eller fraskrive oppdragsgiver rettigheter uten uttrykkelig fullmakt. Kvalitetssikring av utførelse, helse, miljø og sikkerhet (HMS) er leverandørs plikt og skal gjennomføres i samsvar med aktuelle lover, forskrifter og de enkelte oppdrags målsetninger for kvalitet, arbeidsmiljø og sikkerhet og evt pålegg gitt av oppdragsgiver. Leverandør er ansvarlig for systematisk kontroll av egne og evt. underleverandørene sine arbeider. Leverandøren kan bli pålagt å utarbeide HMS-plan for de enkelte oppdrag. Virksomheten skal følge HMS-plan for hvert enkelt prosjekt, der retningslinjer for Rent Bygg er innarbeidet. De som utfører arbeidet skal ha kunnskap og verneutstyr til å beskytte seg mot arbeidsoperasjoner som medfører støy, støv eller avgassing i henhold til produktdatablad og Arbeidstilsynets regler. Produktdatablad skal være tilgjengelig for produktene som brukes for alle brukere. Kabllng og terminering av kategori 6 og fiberkabel inkl. patchepanel og -skap. 7 Kvalitet på kompetanse og faglig utførelse av arbeid. Kommunen har en rekke bygg som faller inn under tiltaksklasse II. Aktuelle leverandører bes derfor dokumentere at godkjenning i tiltaksklasse II oppnås enten i form av lokal godkjenning eller sentral godkjenning jf. forskrift om byggesak kapittel 9-11 (FOR 2010-03-26-488, byggesakforskriften). Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon Side 2
Firmaet skal ha ansvarlig person som har minimum mesterbrev, teknisk utdanning som svarer til krav til Mesterbrevsutdanning, teknisk fagskole med fagplan for linjefag i de aktuelle fagfeltene. Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren stiller med fast(e) person(er) som utfører arbeider for oppdragsgiver i kontraktsperioden. Ved hendelser som gjør bytte av personer aktuelt, er det varslingsplikt på 2 uker. Oppdragsgiver skal godkjenne bytte av aktuelt personell. Det skal dokumenteres kompetanse og faglige kvalifikasjoner gjennom å vedlegge CV på de dedikerte/faste personene som vil bli benyttet til oppdrag for oppdragsgiver. CV en(e) skal også inneholde anleggsreferanser fra tidligere arbeider disse personene har utført. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan de dedikerte personer hos leverandøren holdes ajour med den faglige og tekniske utviklingen i bransjen. Det kreves fast kontaktperson. Kontaktpersonen må beherske norsk skriftlig og muntlig.tilbyder skal oppgi navn og dokumentere vedkommendes faglige kompetanse gjennom å vedlegge dennes CV, samt CV for den person som vil være stedfortreder. Dersom leverandør benytter underleverandører skal tilsvarende leveres for disse. CV en(e) skal også inneholde anleggsreferanser fra tidligere arbeider disse personene har utført. Dokumentasjon på ansvarsforsikring relatert til avtaleområdet, som dokumenteres med kopi av polise. 8 Lærlinger Leverandøren skal senest ved kontraktsignering fremlegge dokumentasjon på at bedriften er en offentlig godkjent lærebedrift. Leverandør som ikke er godkjent lærlingebedrift ved kontraktsinngåelse, skal i løpet av det første kontraktsåret tilknyttes en godkjent lærlingordning. Bedriften skal i hele kontraktsperioden på forespørsel fremlegge dokumentasjon som viser at kravet er oppfylt. 9 Krav til personell 9.1 Politiattest Håndverkere som skal utføre arbeid i skole, skole/fritidsordning (sfo), barnehage, omsorgssenter eller annen lokasjon der barn eller funksjonshemmede oppholder seg må ha gyldig vandelsattest utstedt av politiet. Leverandør skal senest ved kontraktsinngåelse vise gyldig vandelsattest for de medarbeiderne som iflg. tilbudet skal utføre arbeid for Oppdragsgiver. 9.2 ID/Logo Alle leverandørens arbeidstakere som oppholder seg hos oppdragsgiver, skal bære firmaets logo og kunne identifisere seg med ID-kort. 9.3 Språk All kommunikasjon, skriftlig og muntlig, med leverandøren i forbindelse med utførelse av oppdrag skal være på norsk (eller alternativt svensk eller dansk). Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon Side 3
10 Materialvalg, materialkvalitet og produktspekter Dersom det ved bestilling ikke presiseres annet, skal det i leveransen inngå levering av nødvendig materiale som medgår til å utføre de aktuelle oppdrag. Leverandør er forpliktet til å benytte materiell som tilfredsstiller norske forskrifter, NS, TEK 10 og øvrige bransjenormer og om nødvendig legge fram dokumentasjon på de aktuelle produkter. Oppdragsgiver kan også velge å bestille materiellet fra egen materiell-leverandør, slik at det kun er selve installasjonstjenesten som utføres. Dette avtales i så fall for de(t) spesifikke oppdrag ved bestilling. Generelt gjelder at det skal benyttes materialer og utstyr av anerkjent fabrikat med gode servicemuligheter og god tilgang til reservedeler. Det bes om at nettoprisliste vedlegges tilbudet som dokumentasjon på hva leverandør vil levere av materialkvalitet, priser, samt produktspekter, når materiale inngår i leveransen. 11 Avfallshåndtering 11.1 Gjenvinning All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar. Restavfall skal fjernes av leverandøren og behandles på forskriftsmessig måte. Restavfall som ikke returneres/resirkuleres skal leveres på godkjent miljøstasjon. Avfall skal ikke brennes. 11.2 Opprydding Leverandøren skal rydde etter egne arbeider. 12 Plan for samarbeid med oppdragsgiver Leverandøren skal beskrive hvordan oppdragsgiver vil bli fulgt opp i avtaleperioden og hvordan leverandøren ser for seg et praktisk samarbeid. Dette gjelder gjennomføring av statusmøter, hva leverandøren mener er nødvendige for å sikre leveringsdyktighet og nødvendig kapasitet og kvalitet i avtaleperioden, og hva leverandøren ser for seg av praktisk samarbeid i forbindelse med større prosjekter. Leverandøren skal også beskrive hva som tilbys av statistikk på planlagte og gjennomførte oppdrag. Det forutsettes at den faste kontaktpersonen deltar på minimum 1 statusmøte i året vederlagsfritt. 13 Referanser Leverandøren skal oppgi minimum 2 relevante referanser. De oppgitte referanser kan bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd kvalitet, service og oppfølging vedrørende følgende temaer: Leveransepunktlighet dvs. bestilte oppdrag levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid Leveransekvalitet dvs. kvaliteten på gjennomførte oppdrag Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med leveranser dvs. hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? Faktureringsrutiner, inkludert underdokumentasjon til faktura. Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon Side 4
Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt. 14 Avvikling av avtalen Leverandør skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av avtalen. Det gjelder blant annet å avgi alle dokumenter, tegninger, prosjektgrunnlag, beregninger, opplysninger om avklaringer med ev.t. tredjeparter med videre som naturlig hører til de oppdrag som er gjennomført eller er under gjennomføring for oppdragsgiver til oppdragsgivers kontaktperson(er). Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon Side 5