Rammeavtale for levering av grafiskeog kommunikasjonsfaglige tjenester Konkurransebestemmelser Referanse: 13/00770 Norsk Helsenett SF
Innholdsfortegnelse Rammeavtale for levering av grafiske- og kommunikasjonsfaglige tjenester 1 Norsk Helsenett SF 1 1. Innledning 3 1.1 Anskaffelsens formål og omfang 3 1.2 Om Norsk Helsenett SF 3 2. Informasjon om konkurransen 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre 4 2.2 Kunngjøring av anskaffelsen 4 2.3 Tilbudsfrist 4 2.4 Konkurransegrunnlaget 4 2.5 Kontraktsvilkår 4 2.6 Kontaktinformasjon 5 2.7 Spørsmål 5 2.8 Tidsplan 5 2.9 Kostnader ved å delta i konkurransen 5 3. Kvalifikasjonskrav 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 6 3.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling 6 3.3 Teknisk og faglige kvalifikasjoner 6 4. Behandling av tilbudene 7 4.1 Åpning av tilbud 7 4.2 Avvisning av tilbud 7 4.3 Evaluering av tilbud 7 5. Krav til tilbudet 8 5.1 Tilbudets innhold og struktur 8 5.2 Vedståelsesfrist 8 5.3 Tilbud på deler av omfanget 8 5.4 Alternative tilbud 8 5.5 Forbehold og avvik 9 5.6 Format og antall eksemplarer 9 5.7 Merking av tilbud 9 5.8 Leveringsfrist og sted 9 5.9 Offentlighet og taushetsplikt 10 6. Avslutning av konkurransen 10 6.1 Orientering om innstilling 10 6.2 Forkastede tilbud 10 7. Vedlegg 10 2
1. Innledning 1.1 Anskaffelsens formål og omfang Norsk Helsenett inviterer til deltakelse i konkurranse med forhandlinger med sikte på å inngå rammeavtale for kjøp av kommunikasjonsfaglige rådgivningstjenester. Den valgte leverandøren vil være Norsk Helsenetts samarbeidspartner innen grafisk design-, kommunikasjons- og markedsføringstjenester. Norsk Helsenett ønsker i å inngå avtale med en leverandør som kan tilby: Konsulentbistand i forbindelse med løpende kommunikasjonsrådgivning. Konsulentbistand i forbindelse med kommunikasjonsfaglig og strategisk utforming av Norsk Helsenetts kommunikasjonstiltak. Det kan dreie seg om konseptutvikling/ideutvikling, tekstproduksjon, publikasjoner, designoppgaver, foto mm. Det tillates at den valgte leverandøren bruker underleverandører, forutsatt at det kan dokumenteres at leverandøren og den/de aktuelle underleverandørene har erfaring med tidligere samarbeid. I tilbudet skal det oppgis én fast kontaktperson hos tilbyder som oppdragsgiver kan forholde seg til i kontraktsperioden. NHN anslår et uttak på 1 500 000 kroner eksklusiv mva. totalt over en periode på 3 år som et realistisk kostnadsoverslag for kontrakten. Estimatet er imidlertid usikkert, og omfanget av behov for bistand til de enkelte prosesser og aktiviteter vil blant annet avhenge av oppdragsgivers egen kapasitet og kompetanse på det aktuelle området. Omfangsestimatet er ikke bindende for det samlede volum av oppdrag, og det kan heller ikke garanteres for noe bestemt volum for rammeavtalen. Norsk Helsenett forbeholder seg retten til å gjøre særskilte anbudsforespørsler dersom det i avtaleperioden skulle oppstå behov for bistand som ikke leverandøren til rammeavtalen kan dekke. 1.2 Om Norsk Helsenett SF Norsk Helsenett SF skal innenfor rammen av nasjonal IKT-politikk legge til rette for mest mulig sikker og effektiv elektronisk informasjonsutveksling mellom alle relevante aktører i helse- og omsorgssektoren. Foretaket skal sørge for en hensiktsmessig og sikker IKT-infrastruktur i helse og omsorgssektoren og bidra til forenkling, effektivisering og kvalitetssikring av elektroniske tjenester til beste for både pasienter og befolkningen for øvrig. Foretakets viktigste oppgave er å sikre en stabil og sikker drift av løsningene som aktørene i sektoren benytter. Norsk Helsenett er et statsforetak som eies av Helse- og omsorgsdepartementet. Selskapet har rundt 140 ansatte, fordelt på hovedkontoret i Trondheim og avdelingskontorer i Tromsø og Oslo. 3
2. Informasjon om konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16.06.99 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07.04.06 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til (FOA) del I og II, jfr. FOA 5-1. Dersom det blir inngitt flere enn tre tilbud forbeholder oppdragsgiver seg retten til å begrense antall tilbydere som blir invitert til å delta i forhandlingene. En slik begrensning i antallet deltakere vil skje med bakgrunn i oppgitte tildelingskriterier, jfr. FOA 11-8. 2.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort i Doffin/TED databasen den 06.11.2013. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er: 18.12.2013 klokka 12.00. Tilbyder har risikoen for at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Konkurransebestemmelser: dette dokumentet Vedlegg 1: Kontrakts bestemmelser Vedlegg 2: Pris-skjema (fylles ut av tilbyder) Vedlegg 3: HMS-erklæring (fylles ut av tilbyder) Vedlegg 4: Referanse fra tidligere oppdragsgivere (fylles ut av tilbyder) Vedlegg 5: Mal for tilbudsbrev (fylles ut av tilbyder) Tilbyder plikter å sette seg inn i konkurransegrunnlaget, og selv sørge for at han har mottatt all relevant informasjon. Der hvor tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.5 Kontraktsvilkår Kontrakten vil basere seg på vedlagte kontrakts bestemmelser, vedlegg 1. Rammeavtalen trer i kraft ved signering og skal ha en varighet på 2 år. Deretter har NHN en ensidig opsjon på å forlenge avtalen i 1 år. 4
2.6 Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig pr e-post til anskaffelser@nhn.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: 13/00770 Rammeavtale grafiske- og kommunikasjonsfaglige tjenester. 2.7 Spørsmål Eventuelle spørsmål med svar vil fortløpende bli gjort tilgjengelig via www.doffin.no for registrerte tilbydere. Det samme gjelder eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innkomne spørsmål vil i nødvendig grad bli anonymisert og generalisert. Tilbyder har selv ansvar for å holde seg oppdatert om slik informasjon og ta hensyn til det i sin tilbudsbesvarelse. 2.8 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter følgende overordnede og tentative milepælsplan: Aktivitet Dato Kunngjøring 06.11.2013 Tilbudsfrist 18.12.2013 Kontraktstildeling 17.1.2014 Kontraktsinngåelse 31.1.2014 2.9 Kostnader ved å delta i konkurransen Tilbyderen utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. NHN påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med tilbyderens deltakelse i konkurransen. 5
3. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel angir krav til tilbyderen. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgifts attest Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem HMS-erklæring 3.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon fra søkers hjemstat. 3.3 Teknisk og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav En kortfattet beskrivelse av tilbyders organisasjon og oversikt over antall ansatte. Dersom tilbyder skal benytte underleverandører, så skal det også gis en oversikt over disse. Dersom tilbyderen vil benytte underleverandører må det fremkomme hvor stor andel/hvilke deler av kontrakten dette gjelder. Det må fremkomme om de har samarbeidet med tilbyderen tidligere, samt at det skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden En oversikt over de mest relevante oppdrag som er utført i løpet av de siste 3 år. 6
4. Behandling av tilbudene 4.1 Åpning av tilbud Åpning av tilbud gjøres av minst to representanter fra NHN i NHNs lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 4.2 Avvisning av tilbud Det vises her til bestemmelsene i regelverket om avvisning. Det gjøres spesielt oppmerksom på FOA 11-10 og 11-11. 4.3 Evaluering av tilbud Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pris: 30 % Her vil oppdragsgiver evaluere oppgitt timepriser på tilbudt personell, jfr. pris-skjema vedlegg 2. Kvalitet: 60 % Kvaliteten på leveransen vil bli vurdert ut fra kompetanse og erfaring til tilbudte konsulenter, dokumentert ved CV for hver tilbudt konsulent. Oppdragsgiver vil i tillegg vurdere tilbyders referanser fra tidligere oppdragsgivere. Disse skal dokumenteres ved bruk av vedlagt skjema, vedlegg 4, fra fortrinnsvis 3 tidligere oppdrag de siste 3 år. Samarbeids- og gjennomføringsevne: 10 % Her vil oppdragsgiver evaluere tilbyders rutiner for gjennomføring av oppdrag, samarbeidsrutiner og rutiner for å sikre ressurser ved behov. For tildelingskriteriet "Pris" vil det bli gitt en score som gjenspeiler den prosentvis differansen frem til laveste tilbud. For kriteriene "Kvalitet" og " Samarbeids- og gjennomføringsevne" vil det bli gitt poeng ut i fra en skjønnsmessig helhetsvurdering. Det vil ikke bli gitt minuspoeng. Det vil for samtlige tildelingskriterier bli gitt en score fra 1 til 10, hvor beste tilbud vil bli gitt 10 poeng under hvert tildelingskriterium. Poengene blir deretter vektet slik at det maksimalt kan oppnås 3 poeng for kriteriet "Pris", maksimalt 6 poeng for kriteriet "Kvalitet" og maksimalt 1 poeng for kriteriet " Samarbeids- og gjennomføringsevne". 7
5. Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets innhold og struktur Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbyderne bes derfor å påse at tilbudet utformes tilstrekkelig klart og utfyllende. Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Signert tilbudsbrev Se vedlagt mal for tilbudsbrev, jfr. vedlegg 5 2. Kvalifikasjonskrav Etterspurt dokumentasjon, jfr. pkt. 3. 3. Tildelingskriteriet: "Pris" Tilbyder skal fylle ut vedlagte pris-skjema, jfr. vedlegg 2 4. Tildelingskriteriet: "Kvalitet" Tilbyder skal levere en oversikt over navngitte konsulenter som vil være ansvarlige for utførelsen av oppdragene. Tilbyder skal legge med CV for hver tilbudt konsulent. CV-ene skal inneholde informasjon om konsulentenes relevante kompetanse og erfaring i forhold til de oppgaver som er nevnt i pkt. 1.1. 5. Tildelingskriteriet: "Samarbeids- og gjennomføringsevne" Tilbyder skal levere referanser fra tidligere oppdrag. Det skal fortrinnsvis leveres referanser fra tre oppdrag de siste tre år. Vedlagte mal skal benyttes, jfr. vedlegg 4. Her vil oppdragsgiver evaluere tilbyders rutiner for gjennomføring av oppdrag, samarbeidsrutiner og rutiner for å sikre ressurser ved behov. 5.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås og være bindende i to måneder etter tilbudsfristens utløp, eller frem til kontraktsinngåelse finner sted dersom dette inntreffer tidligere. 5.3 Tilbud på deler av omfanget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 5.4 Alternative tilbud Alternative tilbud tillates ikke. Tilbudet skal relateres til de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget. 8
5.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 11-11(1) d og 11-11 (2) b. 5.6 Format og antall eksemplarer Tilbudet skal leveres, i 2 eksemplar, elektronisk på CD eller minnebrikke som inneholder tilbudet i PDF-format, samt kopi av tilbudet i elektronisk redigerbart format (word-format). Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Tilbudsbrev skal leveres signert på papir, jfr. vedlegg 5. 5.7 Merking av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet skal merkes med: Ref:13/00770 att: Marion Andreassen Konfidensielt, åpnes kun av adressaten 5.8 Leveringsfrist og sted Tilbudsfrist er: 18.12.2013 klokka 12.00. Tilbud må være NHN i hende innen denne frist. Tilbud som ankommer NHN for sent vil bli avvist. Tilbudet kan leveres enten direkte eller pr. post på følgende adresser: Per post: Norsk Helsenett SF, Pb 6123, 7435 Trondheim Direkte levering: Professor Brochs gate 2, 2. etg, 7030 Trondheim Tilbud som blir levert per e-post eller telefaks vil bli avvist. 9
5.9 Offentlighet og taushetsplikt Offentleglova av 19.06.06 nr 16 gjelder ved offentlige anskaffelser, jf FOA 3-5. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av søknaden hvor forretningshemmeligheter er sladdet. NHN må uansett ta selvstendig stilling til om opplysningene er å betrakte som forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. 6. Avslutning av konkurransen 6.1 Orientering om innstilling Oppdragsgiver vil skriftlig orientere samtlige deltakere om sin innstilling på valg av leverandør i rimelig tid før kontrakt inngås. 6.2 Forkastede tilbud Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. 7. Vedlegg Vedlegg 1: Kontrakts bestemmelser Vedlegg 2: Pris-skjema Vedlegg 3: HMS-erklæring Vedlegg 4: Referanse fra tidligere oppdragsgivere Vedlegg 5: Mal for tilbudsbrev 10