Resultater fra spørreundersøkelse om administrative systemer i UH-sektoren SMÅ UH-institusjoner Status per 3. april 2008 Lars Nesland / Bjørn-Are Lyngstad
Hvem har besvart? 13 UH-virksomheter < 2.000 studenter 2 1 institusjon hadde også med representant fra Biblioteket
Spørreundersøkelsens inndeling Del 1 Status for de adm. Systemene som benyttes i dag Del 2 Planer/ønsker for nye administrative systemer og funksjonsområder Del 3 Holdninger til administrative systemer 3
DEL 1 - Oversikt dagens adm.sys. Oversikt over de administrative systemene som benyttes i dag, og status for disse. 4
Hvilket økonomisystem bruker dere i dag? System Antall Prosent av svar Agresso 13 / 13 100 % 5 Oracle 0 / 13 0 % Annet 0 / 13 0 %
Status for Agresso øk.sys. Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 6 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket budsjettsystem bruker dere i dag? System Antall Prosent Agresso 3 / 13 24 % 7 Oracle 0 / 13 0 % Annet = Excel 5 / 13 38 % Blank 5 / 13 38 %
Status for Agresso budsjettsystem Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 8 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket fakturahåndteringssystem bruker dere i dag? System Antall Prosent Contempus 10 / 13 76 % 9 BasWare 0 / 13 0 % Ibistic 1 / 13 8 % Agresso 0 / 13 0 % Bruker ikke 2 / 13 16 %
Status for Contempus? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 10 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for Ibistic? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 11 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket lønn- og personalsystem bruker dere i dag? System Antall Prosent Agresso 0 / 13 0 % 12 SAP HR 13 / 13 100 % PAGA 0 / 13 0 %
Status for SAP HR? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 13 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket studieadm.system bruker dere i dag? System Antall Prosent FS 5 / 13 38 % 14 Mstas 8 / 13 62 % Annet 0 / 13 0 %
Status for FS? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 15 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for Mstas? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 16 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket LMS bruker dere i dag? System Antall Prosent Fronter 5 / 13 38 % It s Learning 3 / 13 23 % 17 Annet = Arena 1 / 13 8 % Annet = Moodle 1 / 13 8 % Bruker ikke / ikke relevant 2 / 13 16
Status for Fronter? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 18 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for It s Learning? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 19 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for Moodle? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 20 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket Sak- og arkivsystem bruker dere i dag? System Antall Prosent ephorte 11 / 13 84 % 21 ModuLink 1 / 13 8 % Egenprodusert 1 / 13 8 %
Status for ephorte? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 22 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for ModuLink? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 23 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket bestillingssystem bruker dere i dag? De 13 små UH-institusjonene har ikke bestillingssystem per i dag. 24
Hvilket prosjektstyringssystem bruker dere i dag? System Antall Prosent MS Project 5 / 13 38 % 25 Annet = Excel 1 / 13 8 % Bruker ikke / Blank 7 / 13 54 %
Status for MS Project? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 26 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket system for forskningsdokumentasjon bruker dere i dag? System Antall Prosent ForskDok 9 / 13 68 % 27 Frida 0 / 13 0 % Bruker ikke 2 / 13 16 % Blank 2 / 13 16 %
Status for ForskDok? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 28 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket biblioteksystem bruker dere i dag? System Antall Prosent BIBSYS 10 / 13 76 % 29 Annet = MikroMarc 2 / 13 15 % Annet = Tiedeman On Web 1 / 13 8 %
Status for BIBSYS? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 30 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket timeplansystem bruker dere i dag? System Antall Prosent NovaSchem 1 / 13 8 % 31 Time Edit 5 / 13 38 % Annet = RomRes 1 / 13 8 % Annet = Net Ed 1 / 13 8 % Bruker ikke / Blank 5 / 13 38 %
Status for NovaSchem? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 32 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for Time Edit? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 33 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilken e-post klient bruker dere i dag? System Antall Prosent Thunderbird 0 / 13 0 % 34 Eudora 1 / 13 8 % MS Outlook 11 / 13 84 % Novell Groupwise 1 / 13 8 %
Status for Eudora? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 35 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for MS Outlook? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 36 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for Novell Groupwise? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 37 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Hvilket brukeradministrativt system bruker dere i dag? 38
Status for Cerebrum? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 39 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for HR-Admin (edirectory/idm)? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 40 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
Status for HR-Admin (AD/MIIS)? Hva er status for dette systemet? : Totalt sett hvor fornøyd er dere med systemet? : 41 Er dette et system dere ønsker å bytte ut i nærmeste fremtid? :
DEL 2 Planer og ønsker Planer og ønsker for nye administrative systemer og funksjonsområder. 42
Oppsummering nye administrative systemer Planer og ønsker for nye administrative systemer Planer om å anskaffe Plan i felles prosess Ønske om nytt system Ønske i felles prosess Sum plan + ønske Sum plan + ønske felles prosess System Prosjektstyringssystem 4 3 4 3 8 6 Bestillingsssystem 7 7 2 2 9 9 Konkurransegjennomføringsverktøy 3 2 0 1 3 3 Meldingssentral efaktura 0 0 1 1 1 1 Kurs og konferansesystem 1 0 2 0 3 0 Videokonferansesystem 3 3 2 2 5 5 IT-basert kval.sikringssystem 0 0 1 1 1 1 Tidsregistreringssystem 5 2 2 1 7 3 Møteplansystem 1 1 1 1 2 2 Arbeidsplansystem 1 2 5 4 6 6 Rom-/kapasitetssystem 3 2 2 2 5 4 Betalingssystem 3 1 3 3 6 4 Alumnisystem 4 1 3 1 7 2 E-post system 1 0 0 0 1 0 Påloggingsprotal 3 1 2 1 5 2 Web publiseringsløsning 3 0 1 1 4 1 Fuskesystem 2 1 1 1 3 2 Adm. Og rapp. System for formidling 1 1 2 2 3 3 Risikostyringssystem 1 1 4 4 5 5 Evalueringssystem for studenter 1 1 4 2 5 3 43
Vurdering av nye funksjonsområder Hvilke av disse funksjonsområdene kunne din institusjon tenke seg standardiserte løsninger, eventuelt fellesløsninger for? 44 Er det andre områder som din institusjon kunne tenke seg standardiserte løsninger, eventuelt fellesløsninger for? Før disse inn i tekstfeltet. -OpenSource, -Studieadm system, -Valg av samisk bør være standard for fellesløsningene (språkloven)
DEL 3 Holdninger Tilbakemelding på UH-sektorens holdninger til ulike aspekter om de administrative systemene og bruken av disse. 45
Holdning # 1 Kunnskapsdepartementet bør være mer aktiv i å pålegge UH-institusjonene bruk av felles administrative systemer. 46
Holdning # 2 Kunnskapsdepartementet bør delfinansiere anskaffelse av felles administrative systemer. 47
Holdning # 3 UHR bør være mer aktiv i anskaffelse av felles administrative systemer. 48
Holdning # 4 Fellesløsninger bør være basert på kommersielle standardsystemer med eventuelt noen tilpasninger. 49
Holdning # 5 Fordelen med fellesløsninger er reduserte utgifter til anskaffelse og drift av IT-systemer. 50
Holdning # 6 Fellesløsninger gir større leverandøruavhengighet for UH-institusjonene. 51
Holdning # 7 Ulempen med fellesløsninger er mangel på skreddersøm tilpasset UH-institusjonenes behov. 52
Holdning # 8 Brukergrensesnittet i de fellessystemene som vi benytter i dag er en større terskel for mer effektiv bruk av systemene, enn det mangel på funksjonalitet er. 53
Holdning # 9 Ved innføring av nye systemer må det legges langt større vekt på de organisatoriske implikasjoner (endringer i arbeidsprosesser/ansvarslinjer) som en systeminnføring medfører. 54
Holdning # 10 Fellesløsninger gir enklere tilpasning til krav som stilles til rapportering. 55
Holdning # 11 Fellesløsninger gir enklere integrasjon mellom systemer. 56
Holdning # 12 Fellesløsninger gir ikke tilstrekkelig tilgang til egne data. 57
Holdning # 13 Fellesløsninger med sentral drift er ønskelig fremfor lokal drift 58