Forprosjekt lønn og regnskap Styringsgruppa 12.11.2010 Jan Willy Føreland
Oppdraget Felles kompetanseutvikling og samarbeid om spisskompetanse Standardisering og samordning av rutiner og prosedyrer, innføring av beste praksis Bedre utnyttelse av it verktøy Styringsgruppen vedtok i tillegg at man også skulle utrede hvilke muligheter og begrensninger det er med forskjellige organisasjonsløsninger.
Trender Reduserer manuelt registreringsarbeid, herunder innføring av efaktura Mer selvbetjeningsløsninger for ansatte og innbyggerne Nye krav fra sentrale myndigheter og lokale politikere vil øke arbeidet knyttet til rapportering Økt behov for kompetanse på analyse av styringsdata
Trender Bruk av analysekompetanse inn mot beslutningsprosesser. Mer arbeid med kontroll av rutiner og systemer enn kontroll av data. Lønns og regnskapsmedarbeiderne blir i større grad brukt til opplæring og oppfølgingen av tjenestene i kommunene. Lønns og regnskapskompetanse vil (skal!) være etterspurt i prosjekter ute i tjenesteområdene.
Dagens situasjon Sterke sider Svake sider Lokal kompetanse Sårbarhet Generalistkompetanse Lite spesialisering/ Brukes på flere spisskompetanse til åmøte områder i nye utfordringer kommunene Fragmenterte it systemer Ikke optimale prosesser Manuelt arbeid
Fremtidig situasjon Muligheter Selvbetjeningsløsninger Integrerte systemer Analyse Kontroll/oppfølging Rapportering Opplæring Beslutningsstøtte Trusler Manglende integrasjon mellom it systemer Rekruttering Kompetanse Ekstern konkurranse
Trender som kan føre til økte kostnader Økte krav til kvalitet og effektive verdikjeder i tjenestene krever mer ressurser til utvikling av fagsystemer for å tilfredsstille kravene Økte kostnader ved drift og utvikling (utskifting/supplering) av fagsystemene Økte krav til innbyggerservice, for eksempel innbyggerportal (viktig særlig for regnskapsfunksjonen)
Trender som kan føre til mindre kostnader Teknologien gir muligheter for mer IT baserte løsninger som reduserer manuelt arbeid og dermed kan gi gevinster
Økte krav strategisk grep Drift av lønn og regnskapsenhetene fungerer godt i dag Økte krav og forventninger til kommunene samtidig som de økonomiske rammene er stramme. Må forvente særlig press på støttefunksjonene Strategisk viktig åha robuste enheter med solid kompetanse og ressurser til åprioritere endringsprosesser og stille krav til leverandørene Det krever større enheter enn de fleste kommunene har i dag
Strategisk grep gir muligheter Attraktive arbeidsplasser tilby interessante arbeidsoppgaver Utvikle sterke fagmiljøer satsing på kompetanseutvikling Sikre konkurransedyktighet over tid for åbeholde den kompetente arbeidskraften og være konkurransedyktig i forhold til private virksomheter
Gevinstvurdering Vi har analysert gevinstpotensialet for 5 av 20 30 hovedprosesser i lønn og regnskap Valgt ut områder med dobbeltregistrering Utgangspunkt i prosessene som ble registrert i arbeidsmøtene. Det har skjedd endringer etterpå Standardisering og forenkling av prosessene vurdering sammen med kommunene Ikke tatt med planlagte tiltak i Kristiansand Ikke tatt med mulige endringer ledelsesstrukturen
Gevinstvurderinger
Gevinstvurderinger Utgjør ca 10 % av totalt antall årsverk men usikkerhet: Omfatter både lønn/regnskap og fagenhetene Krevende åfåfull oversikt over alle kostnadene Større potensiale Det må sikres ressurser til utviklingsarbeid for å oppnå gevinstene og øke dem over tid. Forutsetter felles IT løsninger som fungerer. Ikke beregnet disse kostnadene. Nasjonal pilot
Gevinstvurderinger Sanering av antall IT systemer Mulighet styrke felles innkjøpsfunksjon Mulighet styrke HR funksjonen Samlet økt kompetanse kan drive systematisk kompetanseutvikling Mindre sårbarhet ifht langtidssykdom og ferieavvikling
Nasjonal pilot Kommunene har nesten ikke gjennomført effektiviseringstiltak med samarbeid innen lønn og regnskap Vi foreslår en nasjonal pilot faglig og økonomisk støtte til å etablere felles IT løsninger på de viktigste funksjonene: Kraft til åutfordre leverandørene Faglig interessant og utviklende Reduserte endringskostnader
Samarbeidsmodeller som vurderes Modell 1: Ett felles tjenestesenter for Lønn og Regnskap under en ledelse Modell 2: Felles tjenestesenter for Lønn med leder Felles tjenestesenter for Regnskapsenhet med leder Modell 3: Samarbeidsmodell med felles kompetansesenter Felles fagansvar Lønn Felles fagansvar Regnskap
Vurdering av alternativene En felles organisering har klart større mulighet for å få til gevinster enn et samarbeid i felles kompetansesenter: Forpliktende, kan standardisere, felles utnyttelse av IT systemene og felles kompetanseutvikling Best mulighet for åholde kostnadene nede Synergier mellom lønn og regnskap best dersom det organiseres sammen En felles organisasjon er viktigst
Felles tjenestesenter lokalisering i kommunene Fordeler: Nærhet til kommunene De ansatte slipper å få lengre arbeidsreise Ulemper: Lett for at kommunene bruker de ansattes kompetanse og service som før. Gir ikke samme gevinstpotensiale
Fordeler: Bedre mulighet effektiv ledelse av ressursene. Bedre mulighet for utvikling av en felles kultur Gir bedre mulighet for å redusere sårbarhet og felles faglig utvikling Fysisk samlokalisering Ulemper: Oppfattes negativt hos mange ansatte. Kan risikere at kritisk personell velger å slutte. Mange vil få lengre arbeidsreise
Andre forhold Må ha et minimumsnivå for å kunne starte Min. ca halvparten av befolkningen og 3 4 kommuner Svært ønskelig at Kristiansand deltar Opsjon om at flere kommuner kan bli med seinere Avtale betingelsene på forhånd Betaling ut fra faktisk bruk eller befolkningsandel?
Kritisk for ålykkes Felles IT som fungerer nasjonal pilot Felles forståelse, god forankring og effektiv gjennomføring God ledelse Kompetanseutvikling i hele organisasjonen Særlig knyttet til analyse og utvikling
Anbefaling Representantene for arbeidsgivernettverket anbefaler at hovedprosjektet gjennomføres basert på ett felles tjenestesenter lokalisert i kommunene som i dag Representantene for økonominettverket mener gevinstene er overvurdert og anbefaler ikke et hovedprosjekt Representantene for de ansatte mener en forpliktende samarbeidsmodell er best både for kommunene og de ansatte
Anbefaling Prosjektledelse og daglig leder i knutepunktet mener ett tjenestesenter som er samlokalisert har det største gevinstpotensialet Ut fra gjennomført prosess slutter en seg til anbefalingene fra arbeidsgivernettverket Tar ikke stilling til lokalisering av ledelsen Samme styreform og arbeidsgiveransvar som IT drift De ansattes rettigheter sikres i samsvar med vedtatt Personalpolitisk omstillingsplan
Framdrift 1. Intensjonsavtale forplikte på videre prosess 2. Valg av løsning for felles IT 3. Søke og finansiere nasjonal pilot 4. Velge organisasjonsmodell 5. Velge styre 6. Ansette leder som igjen ansetter avdelingsledere 7. Tjenesteleveranseavtale
Framdrift 8. Etablere felles IT drift og felles IT systemer for lønn og regnskap 9. Utvikling og etablering av de viktigste prosesser og rutiner 10. Gradvis implementering for hver enkelt kommune
Omstillingskostnader Avhengig av om vi får en nasjonal pilot Kostnader ved søknad og etablere modellen Kostnader til ny ledelse Overgangskostnader før ny organisasjon og nye rutiner er etablert Forutsetter at frigjorte ledelsesressurser brukes til utviklingsarbeid Lite kostnader til kontoretablering Kostnader oppgradering til felles IT løsninger
Strategisk beslutning Vedtak om etablering av felles lønn og regnskap er en strategisk beslutning som sammen med samhandlingsreformen fra 2012 åpner et stort mulighetsrom for tjenesteutvikling og gevinstrealisering i Knutepunkt Sørlandet/Kristiansandsregionen i årene fremover Felles it drift er en forutsetning.
Vegen videre Prosjektgruppa mener rapporten har tilstrekkelig kvalitet for videre beslutning og derfor kan sendes på høring Foreslått høringsfrist 10. januar Deretter kommer prosjektgruppa med sin endelige anbefaling til styringsgruppa