HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 16/16 Vedlegg til Orienteringssaker Helseplattformen Saksbehandler Ansvarlig direktør Mads E. Berg Torbjørg Vanvik Saksmappe 2014/502 Dato for styremøte 4.februar 2016 Forslag til vedtak: Styret i HMN RHF tar saken til orientering. 1
SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken Ingen Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Sak108/15 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen GJELDENDE FORUTSETNINGER 2012: Vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. Hovedmålene er: Standardisering Informasjonsdeling gjennom hele pasientforløp Journalsystemer i strukturert form og med aktiv beslutningsstøtte til klinisk aktivitet Bedre ressursutnyttelse og pasientlogistikk, samt redusert pasienttransport Bedre prioriterings- og gjennomføringsevne «Styret ber administrerende direktør legge vekt på samhandling med kommunehelsetjenesten og fastlegene, samt andre offentlige og private aktører i det videre arbeidet. «Tiltaksområde 1 Pasientbehandling og samhandling: 1.1 Bytte ut elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt system 2013: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II, Handlingsplan 2013-2018, og ber om at denne legges til grunn for videre arbeid med IKT i foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør videreføre det forberedende arbeidet for utskifting av nåværende pasientadministrative system og journalsystem i foretaksgruppen. 2014: Styringsgruppe ehelse oversender saken til adm.dir. Helse Midt- Norge RHF med anbefaling om at det arbeides videre med planlegging av et prosjekt for realisering av alternativ 2 i programstyrets anbefaling; - Et helhetlig endringsprogram innen hele helsetjenesten i Midt- Norge på tvers av nivåene understøttet av ny felles systemløsning. 2015: 2
Vedtak fra sak 53/15: 1. Styret i HMN RHF gir sin tilslutning til den beskrevne styringsmodellen og ber administrerende direktør om å utarbeide et eget mandat til styringsgruppen for styring av anskaffelsesprogrammet. Styret forutsetter å få seg forelagt forslag til endelig styringsmodell når samarbeidet med aktuelle kommuner er avklart. 2. Styret ber administrerende direktør om at anskaffelsesprogrammet mobiliserer ressurser innenfor tildelte rammer slik at det kan utarbeides et grunnlag for publisering av anskaffelsen som forelegges styret for vedtak i tråd med tidligere føringer gitt i IKT strategi (sak 82/12) og IKT Handlingsplan (sak 53/13). 3. Styret gir sin tilslutning til at det etableres et kvalitetssikringsregime med fire pilarer og ber om at det utarbeides en kvalitetssikringsplan med anbefalte revisjonspunkter for den eksterne kvalitetssikringen på sentrale milepæler/beslutningspunkter som forelegges styret til godkjenning. BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon. Programorganisasjonen har fått navnet Helseplattformen. FAKTISKE OPPLYSNINGER Nedenfor gis det en oppsummering av aktiviteter siden styresaken i desember 2015 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Hovedaktiviteter og fokusområder siden styresaken i desember 2015 Hovedaktiviteter og fokusområder har vært: Forholdet til den nasjonale prosessen er under avklaring, og det må sikres nødvendige avklaringer om kommunenes deltagelse og økonomiske forpliktelse før kunngjøring av konkurransen. Det er gjennomført møter i programstyret i desember og januar, hvor det mest sentrale har vært fastsettelse av programdirektiv og effektmål for programmet og gjennomgang av utkast til anskaffelsesstrategi (*se ytterligere informasjon nedenfor). Denne skal legge rammene for prekvalifisering og gjennomføring av konkurransen med oppstart våren 2016. Programstyret har videre utnevnt en faglig referansegruppe bestående av helseforetakenes fagdirektører i regionen og fagpersoner fra kommuner samt representanter fra fastlegene. Denne skal være rådgivende på sentrale spørsmål for programstyret. Programmet skal i perioden januar til april gjennomføre tre runder med større arbeidsmøter med bred deltagelse av representanter fra helsetjenesten (HF/RHF, kommuner og fastleger) hvor disse får bidra med å definere behov for funksjonalitet i en ny løsning og gi innspill til kravspesifikasjonen. Første arbeidsmøterunde kjøres i uke 4 og 5. Det ble sendt ut invitasjoner via linjelederne til ansatte i HFene, kommuner og fastleger og responsen har vært meget positiv. Programmet har ikke kapasitet til å ta inn alle som har meldt interesse og har sammen med St. Olavs 3
Hospital HF ved Regionalt senter for helsetjenesteutvikling og fagdirektørene i helseforetakene gjennomgått tilbakemelding fra HF, kommuner og fastleger og gjort en utvelgelse blant de deltagerne som har meldt interesse. Arbeidet med kravspesifikasjon er godt i gang. Risikostyring og kvalitetssikring Programmets ledergruppe og nøkkelpersoner i programmet arbeider jevnlig med oppdatering av programmets risiki og relevante tiltak. Største risikopunkter pt er avklaring av kommunenes deltagelse i anskaffelsen. Ekstern kvalitetssikrer er påkoblet programmet, og hovedfokus i perioden har vært gjennomgang og innspill til anskaffelsesstrategien. Kommunikasjon og forankring Det har vært god dialog og samarbeid med RSHU, fagdirektører og kommuner om endelig avklaring av deltagelse til arbeidsmøter for kravspesifisering. Det er videre gjennomført flere informasjonsmøter om programmet ved helseforetakene i perioden. Det vil i fortsettelsen bli lagt vekt på at alle tre sykehusforetak er like sterkt involvert. Leverandører er invitert til demo av sine løsninger i uke 4 og 5. Målsetningen er at dette skal gi et godt innblikk i de muligheter som ligger i fremtidens systemer for helseforetak, kommuner og fastleger. En rekke ledere og medarbeidere er invitert til å delta på demoene. Økonomi Programmets endelige regnskap for 2015 vil foreligge ultimo januar. Det forventes noe underforbruk i 2015. Endelig budsjett for programmet for 2016 avklares i løpet av januar. Fremdrift Programmet er i rute med arbeidet med kravspesifikasjon og andre forberedende aktiviteter før kunngjøring. *) Anskaffelsesstrategi Formål med anskaffelsesstrategien Programstyret skal forut for at anskaffelsen kunngjøres (prekvalifisering), vedta en anskaffelsesstrategi som skal definere rammer, prinsipper og forutsetninger for anskaffelsen. Det overordnede formålet med anskaffelsesstrategien er å sikre oppnåelse av effekt- og resultatmål for anskaffelsen innenfor gjeldende kostnads- og tidsrammer med akseptabel risiko. Herunder skal anskaffelsesstrategien (ikke uttømmende liste): - Beskrive rammer (inkludert økonomi) og forutsetninger for anskaffelsen - Beskrive hvem som skal delta i anskaffelsen og hva som skal anskaffes - Redegjøre for anskaffelsesmetode, kontraktstrategi og øvrige sentrale merkantile forhold - Beskrive hvordan hensiktsmessig konkurranse skal sikres - Beskrive sentrale risikoforhold og hvordan disse skal håndteres Prosess for arbeidet med anskaffelsesstrategien hittil og plan for ferdigstillelse: Grunnlaget for anskaffelsesstrategien er fremkommet gjennom følgende prosess: 4
- Nøkkelpersoner i programmet har med basis i program- og prosjektdirektiv utarbeidet utkast til anskaffelsesstrategi - Det er gjennomført arbeidsmøter i programmet for å diskutere ulike alternativer og veivalg, spesielt for å fastsette omfang (hva skal kjøpes) - Det er gjennom høsten gjennomført flere arbeidsmøter med fagdirektørene fra helseforetakene for å gå gjennom delområde omfang. - Det er avholdt møte i januar med kommunerepresentantene i faglig referansegruppe for gjennomgang av delområde omfang. - Det er gjennomført møte i januar med faglig referansegruppe (som rapporterer til programstyret), med spesielt fokus på gjennomgang av omfang i anskaffelsesstrategien Oppbygging av anskaffelsesstrategien Organisering, rammer og mål for programmet og anskaffelsesprosjektet fremkommer av vedtatt Programdirektiv og Prosjektdirektiv. Anskaffelsesstrategien bygger på følgende underlagsdokumenter: - Underlagsdokument mål og rammer - Underlagsdokument omfang og avgrensninger - Underlagsdokument merkantile forhold - Appendix RFI og markedsinformasjon Anskaffelsesstrategien foreligger nå i en 0.75 versjon, og i programstyrets møte 20. januar ble de ulike delene gjennomgått for å få programstyrets innspill og spørsmål til dokumentene. Ekstern kvalitetssikrer har fått oversendt samme versjon av dokumentene og oversendt sine innspill til dokumentene per 24. januar. Basert på innspill fra programstyret og ekstern kvalitetssikrer ferdigstilles dokumentene nå til en 0.95 versjon til programstyrets endelige behandling og godkjenning av anskaffelsesstrategien. Tilbakemeldingene fra ekstern kvalitetssikrer er at dokumentasjonen tilfredsstiller Finansdepartementets krav til en anskaffelsesstrategi med krav til reelle vurderinger og drøftinger for ulike tilnærminger. Ekstern kvalitetssikrer har for øvrig kommet med noen innspill og forslag til utdypninger som programmet hensyntar og innarbeider i endelig versjon. Nedenfor vises videre plan for ferdigstillelse, forankring og vedtak av anskaffelsesstrategien forut for kunngjøring av anskaffelsen. Aktivitet Forslag til 0.95 versjon sendes til programstyret (inkludert innarbeidede innspill fra ekstern kvalitetssikrer) Orientering om anskaffelsesstrategi i møte i RHF- styret (dette møte) Programstyrets behandling av 0.95 versjon Utsendelse av styresak til HF- styrene Behandling i HF- styrene Utsendelse av styresak med 1.0 versjon til RHF- styret Behandling av 1.0 versjon og vedtak om iverksetting kunngjøring i RHF- styret*) 5
Aktivitet Kunngjøring av anskaffelsen *) Vedrørende Behandling av 1.0 versjon og vedtak om iverksetting kunngjøring i RHFstyret RHF- styret forventes å ta stilling til at kunngjøring av anskaffelsen kan gjennomføres, og at det til grunn for dette foreligger en anskaffelsesstrategi som er: - Forankret i linja gjennom faglig referansegruppe - Behandlet i programstyret - Gjennomgått av ekstern kvalitetssikrer - Gjennomgått med administrerende direktør ved HMN RHF ADM. DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Styret anbefales å ta saken til orientering. 6