Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 07.12.2016, Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 18:30 Møtested: Fasvo AS Pancoveien 8, 1624 GRESSVIK, møterom 2. etg. Fra til saksnr.: 16/44 16/55 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) X Marit Werner Haabeth (Ap) X Jan Frode Hanssen (FrP) X Kristine Høgseth (MDG) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, Seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Lene Brudal Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess, Kommunalsjef Atle Holten og Regulering- og byggesakssjef Anna Auganes til sak 16/51 Ordfører: Jon-Ivar Nygård. Ingrid I Willoch. Terje Moland Pedersen Merknader Innkalling og saksliste ble godkjent Saksrekkefølge: 16/44,16/45,16/49,16/51,16/48,16/50,16/46,16/47,16/52,16/53,16/54,16/55 Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Alle saker ble behandlet for åpne dører
Habilitet: Sak 16/48 Marit Haabeth ba om at hennes habilitet ble vurdert. Hun er gift med Ole Haabeth som er styremedlem i FASVO AS. (jf. Fvl. 6 c: inhabilitet inntrer når man er gift med en part i saken) og e pkt. 2: inhabilitet inntrer for styremedlem i selskap som er part i saken). Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken med følgende begrunnelse: Loven kan ikke forstås dit hen at person som er gift med styremedlem i selskap som er part i saken, er inhabil etter 6 c. Sak 16/52 Terje Moland Pedersen informerte om at det på nytt er reist en habilitetsinnsigelse mot ham i denne saken, og at innsigelsen er basert på tilsvarende forhold som ble vurdert av kontrollutvalget i møtet 10.10 2016. Moland Pedersen så ingen grunn til at habiliteten skulle vurderes på nytt. Kontrollutvalget var enig i det. Kontrollutvalget Fredrikstads møte 07.12.2016 Sakliste PS 16/44 Virksomhetsbesøk - FASVO AS PS 16/45 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.10 2016 PS 16/46 PS 16/47 PS 16/48 PS 16/49 PS 16/50 PS 16/51 PS 16/52 Anmodning om rullering av forvaltningsrevisjonsplan Prosjektplan Barnevern Rapport - Eierskapskontroll av FASVO AS Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak Anleggsbidragsmodellen - varslinger til kontrollutvalget PS 16/53 Møteplan 1. halvår 2017 PS 16/54 PS 16/55 Referater og meldinger Eventuelt
PS 16/44 Virksomhetsbesøk - FASVO AS 1. Informasjon om FASVO AS tas til orientering Daglig leder i FASVO AS, May Hammerstad Lund, orienterte om bedriften 1. Informasjon om FASVO AS tas til orientering PS 16/45 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.10 2016 1. Protokoll fra møtet 10.10 2016, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 10.10 2016, godkjennes PS 16/46 Anmodning om rullering av forvaltningsrevisjonsplan 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å levere en prosjektplan til neste møte der temaet er håndteringen av innsynsbegjæringer, hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen 2. Kontrollutvalget tar til etterretning rådmannens ønske om ytterligere utsettelse av prosjekt nr. 2: «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» 3. Prioriteringslisten i inneværende plan blir som følger: 1. Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Ferdigstilt. 2. Refusjoner. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 3. Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. Prosjektplan vedtatt 7.12 2016 4. Håndteringen av innsynsbegjæringer. Prosjektplan legges fram for utvalget i februar 2017 5. Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen utsettes til vår/sommer 2017. 6. Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7. Startlån. 8. Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. Ny vurdering i neste overordnede analyse. 4. Bystyret orienters om endringene
1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å levere en prosjektplan til neste møte der temaet er håndteringen av innsynsbegjæringer, hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen 2. Kontrollutvalget tar til etterretning rådmannens ønske om ytterligere utsettelse av prosjekt nr. 2: «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» 3. Prioriteringslisten i inneværende plan blir som følger: 1 Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Ferdigstilt. 2 Refusjoner. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 3 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. Prosjektplan vedtatt 7.12 2016 4 Håndteringen av innsynsbegjæringer. Prosjektplan legges fram for utvalget i februar 2017 5 Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen utsettes til vår/sommer 2017. 6 Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7 Startlån. 8 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. Ny vurdering i neste overordnede analyse 4. Bystyret orienters om endringene PS 16/47 Prosjektplan Barnevern 1. Prosjektplan Barnevern, vedtas Marith Haabeth foreslo at barnevernets bruk av individuell plan skulle vurderes som en del av problemstillingene som omhandler oppfølging. Kontrollutvalget sluttet seg til dette. 1. Prosjektplan Barnevern, vedtas. Kontrollutvalget ber revisjonen om å vurdere barnevernets bruk av individuell plan under problemstilling 2 og 3 PS 16/48 Rapport - Eierskapskontroll av FASVO AS 1. Kontrollutvalget tar Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, tas til orientering. Marit Haabeth ba om at hennes habilitet ble vurdert. Hun er gift med Ole Haabeth som er styremedlem i FASVO AS. (jf. Fvl. 6 c: inhabilitet inntrer når man er gift med en part i saken)
og e pkt. 2: inhabilitet inntrer for styremedlem i selskap som er part i saken). Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken med følgende begrunnelse: Loven kan ikke forstås dit hen at person som er gift med styremedlem i selskap som er part i saken, er inhabil etter 6 c. 1. Kontrollutvalget tar Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, tas til orientering. PS 16/49 Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Ingrid Willoch foreslo et vedtak i saken som kontrollutvalget sluttet seg til 1. Kontrollutvalget tar varslingen angående en av kommunens leverandører innen elektro («leverandør A»), til etterretning. Forhold knyttet til denne leverandøren har tidligere vært undersøkt av kontrollutvalget (sakene 15/15, 15/36, 16/2 og 16/34). I notat fra revisjonen behandlet i kontrollutvalget 9.12 2015, påpekte revisjonen at det har vært mangler ved leverandør As HMS-arbeid. Leverandøren mottok f. eks. fire pålegg fra Arbeidstilsynet i årene 2013-2015. Dette viste at kommunen ikke kunne ha fullstendig tillitt til at HMSlovgivning ble fulgt, selv om leverandøren bekreftet at de tilfredsstilte alle lover og forskrifter. Kontrollutvalget merker seg nå at rådmannen mener at sikkerheten knyttet til gatelysarbeid er i varetatt og at i henhold til opplysninger fra leverandør A, så har de vært revidert av Arbeidstilsynet og det lokale Eltilsyn uten anmerkninger etter «bekymringsmeldinger» fra varsleren. Kontrollutvalgets ber revisjonen om å kontrollere om disse opplysningene medfører riktighet. PS 16/50 Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Ingrid Willoch foreslo et vedtak som utvalget sluttet seg til
Kontrollutvalget ber revisjonen om å vurdere rådmannens tilsvar til saken og undersøke om kommunens anskaffelse av adgangskontrollanlegg er gjort i henhold til kommunens anskaffelsesregelverk. PS 16/51 Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Ingrid Willoch og Terje Moland Pedersen la fram forslag til vedtak. Ingrid Willoch foreslo at revisjonen undersøker nærmere om kommunen følger sine egne retningslinjer for forsvarlig saksbehandling når det gjelder geografisk fordeling av saker mellom saksbehandlerne. Terje Moland Pedersen foreslo at kontrollutvalget anmoder rådmannen om å vurdere om det i kommunens retningslinjer for bierverv/biarbeid bør legges begrensninger på type bierverv/biarbeid en ansatt kan ha sett i forhold til sin stilling i kommunen. Kontrollutvalget sluttet seg til begges forslag med et vedtak i to punkter 1. Kontrollutvalget merker seg at kommunens bygningsmyndighet skriver at de enkelte saksbehandlere er tillagt ansvar for bestemte geografiske områder og fagområder, og at dette er et tiltak for å sikre forsvarlig saksbehandling. Likevel har kontrollutvalget mottatt opplysninger om at saksbehandlere har saker over hele Fredrikstad kommune. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke om dette er tilfelle. 2. Kontrollutvalget merker seg videre at kommunen har retningslinjer og rutiner for å unngå at saksbehandlere blir inhabil eller kommer i lojalitetskonflikt i forhold til sin jobb i kommunen. Likevel ser vi i denne konkrete saken at biarbeid oppfattes som uheldig dobbeltrolle, og det har oppstått tvil om kommunens saksbehandling selv om tvilen kan være uberettiget. For å unngå slik omdømmeproblematikk, henstiller kontrollutvalget til rådmannen å vurdere om det i kommunens retningslinjer for bierverv/biarbeid bør legges begrensninger på type bierverv/biarbeid en ansatt kan ha sett i forhold til sin stilling i kommunen. PS 16/52 Anleggsbidragsmodellen - varslinger til kontrollutvalget 1. Kontrollutvalget tar notat «anleggsbidragsmodellen varslinger til kontrollutvalget», til etterretning. Kontrollutvalget merker seg: at det er gitt upresis og feil informasjon til revisjonen og Skatt øst om kommunens fakturakontroll og at dette kan fremstå som forsøk på å glatte over en uheldig praksis. at ledelsen i RTD ikke informerte rådmannen om hvilken kunnskap etaten hadde våren 2015 om tidspunktene for avtaleinngåelser. Ledelsen i RTD informerte heller ikke rådmannen om at det ble innhentet uttalelse fra ekstern advokat om bestemmelsene knyttet til tidspunkt for avtaleinngåelse. Dette er et alvorlig brudd på lojalitetsplikten overfor rådmannen.
at arkivplikten ikke er overholdt. Det medfører at kommunen kan risikere manglende tillit til forvaltningen i disse sakene, særlig fordi bruk av anleggsbidrag innebærer at utbyggere får økonomiske fordeler. Rådmannen mener journalføringsfeilen knyttet til det eksterne advokatnotatet, kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor ham. at ved eventuelle framtidige inngåelser av anleggsbidragsavtaler, vil det bli tydeliggjort i forsikringsavtalen at den dekker disse avtalene. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han ser svært alvorlig på de funn som er avdekket i notatet, og at det er igangsatt arbeidsrettslige tilnærminger knyttet til funnene. Rådmannen redegjør også for gjennomførte og igangsatte forbedringstiltak. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen nå erkjenner flere av svakhetene i sin håndtering av saken, og ser ut til å iverksette tiltak for å bedre forholdene. 2. Saken sendes til Skatt øst til orientering og til bystyret til behandling Terje Moland Pedersen informerte om at det på nytt er reist en habilitetsinnsigelse mot ham i denne saken, og at innsigelsen er basert på tilsvarende forhold som ble vurdert av kontrollutvalget i møtet 10.10 2016. Moland Pedersen så ingen grunn til at habiliteten skulle vurderes på nytt. Kontrollutvalget var enig i det. Forvaltningsrevisor Lene Brudal innledet kort om saken. Rådmannen ønsket ikke å gi kommentarer utover det som står i hans høringsuttalelse til notatet. Utvalget delte synspunkt på om, og hvordan saken bør følges opp fra kontrollutvalgets side. Kristine Høgseth mente at saken burde utsettes i påvente av resultat fra den eksterne granskningen. Utvalget var ikke enig i dette, men det var enighet om å legge til et nytt pkt. 3 om oppfølging av saken. 1. Kontrollutvalget tar notat «anleggsbidragsmodellen varslinger til kontrollutvalget», til etterretning. Kontrollutvalget merker seg: at det er gitt upresis og feil informasjon til revisjonen og Skatt øst om kommunens fakturakontroll og at dette kan fremstå som forsøk på å glatte over en uheldig praksis. at ledelsen i RTD ikke informerte rådmannen om hvilken kunnskap etaten hadde våren 2015 om tidspunktene for avtaleinngåelser. Ledelsen i RTD informerte heller ikke rådmannen om at det ble innhentet uttalelse fra ekstern advokat om bestemmelsene knyttet til tidspunkt for avtaleinngåelse. Dette er et alvorlig brudd på lojalitetsplikten overfor rådmannen. at arkivplikten ikke er overholdt. Det medfører at kommunen kan risikere manglende tillit til forvaltningen i disse sakene, særlig fordi bruk av anleggsbidrag innebærer at utbyggere får økonomiske fordeler. Rådmannen mener journalføringsfeilen knyttet til det eksterne advokatnotatet, kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor ham. at ved eventuelle framtidige inngåelser av anleggsbidragsavtaler, vil det bli tydeliggjort i forsikringsavtalen at den dekker disse avtalene.
Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han ser svært alvorlig på de funn som er avdekket i notatet, og at det er igangsatt arbeidsrettslige tilnærminger knyttet til funnene. Rådmannen redegjør også for gjennomførte og igangsatte forbedringstiltak. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen nå erkjenner flere av svakhetene i sin håndtering av saken, og ser ut til å iverksette tiltak for å bedre forholdene. 2. Saken sendes til Skatt øst til orientering og til bystyret til behandling 3. Kontrollutvalget ber bystyret om at utvalget gis anledning til å følge opp de sider av saken som omhandler rutiner og internkontroll PS 16/53 Møteplan 1. halvår 2017 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2017: 8. februar 15. mars 10. mai (regnskapsmøte) 21. juni Møtestart er kl. 16.30. Forslaget ble endret: 8. februar endres til 15. februar 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2017: 15. februar 15. mars 10. mai (regnskapsmøte) 21. juni Møtestart er kl. 16.30. PS 16/54 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 16/55 Eventuelt Ingrid Willoch varslet om at hun vil sette sak 16/36, «Henvendelse til kontrollutvalget angående vakt og sikring av kommunale bygg», på sakslisten på nytt i møtet 15. februar 2017. Hun begrunnet det med at det var forhold ved saken som hun mente ikke var belyst godt nok. Sekretariatet informerte om kommende kontrollutvalgskonferanser. Kontrollutvalget har budsjettert med at to kan delta på NKRFs konferanse på Gardermoen 1-2 februar. Terje Moland Pedersen Kristine Høgseth og Marit Haabeth meldte sin interesse. Det ble bestemt at Terje Moland Pedersen deltar. Kristine Høgseth og Marit Haabeth melder fra til sekretariatet hvis datoene passer. Hvis det passer for begge, blir en av dem satt opp som reserve.